Анализ документационного обеспечения управления персоналом МБОУ ДОД ЦРТДиЮ им. А. Матросова

Анализ документационного обеспечения управления персоналом МБОУ ДОД ЦРТДиЮ им. А. Матросова

2.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка  документирования и работы с  документами,

- совершенствование форм и методов  работы с документами с учетом  автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- функции, связанные с документированием  управленческой деятельности:

- разработка бланков документов  и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования,

- копирования и тиражирования  документов,

- контроль за качеством подготовки  и оформления документов, а также  за соблюдением установленной  процедуры согласования и удостоверения  документов;

- функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка  прохождения документов (документооборота  организации),

- обработка поступающих и отправляемых  документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых  систем, организация информационно-справочной  работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка  номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел  в архив организации, организация  работы ее архива,

- обеспечение защиты документной  информации,

- организация работы с обращениями  граждан;

- функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных  и методических документов организации  по делопроизводству,

- проведение работ по унификации  документов, разработка и внедрение  табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников  организации и их консультирование  по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Несмотря на то, что ООО "РДВ-медиа" существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО "РДВ-медиа" осуществляется секретарем Генерального директора.

Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …?

Организация документооборота производится на основании "Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО"РДВ-медиа", утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО"РДВ-медиа".

К таковым относятся следующие документы:

- Конституция Российской Федерации.

- Гражданский кодекс Российской  Федерации (части I и II).

- Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" (с последующими изменениями).

- Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. "Об информации, информатизации  и защите информации".

- Федеральный конституционный закон  РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

- Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. "Об электронной цифровой  подписи".

- Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

- Основные требования к концепции  и разработке проектов федеральных  законов (утверждены Постановлением  Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

- Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".

- Правила подготовки нормативных  правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

- Распоряжение Правительства Российской  Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р "О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины".

- ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения" (утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

- ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документации" (утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

- Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

- Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда  РФ от 21.08.1998 г. № 37).

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

- Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

- Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением  коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

- Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти (утверждены  Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

- Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти (утверждены  Постановлением Минтруда и социального  развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- документы, поступающие из других  организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие  организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Издательстве  и используемые сотрудниками  в управленческом процессе (внутренние  и организационно-управленческие).

С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате.

В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем – это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет.

Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ – это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Приложение № 2.

Бланк ООО "РДВ-медиа" не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

- не указана правовая форма  организации;

- не указаны коды: ОГРН; ОКПО; ИНН; КПП;

- справочные данные смещены в  правый нижний угол;

- расположение элементов не соответствует  правилам;

- справочные данные смещены в  правый нижний угол;

- нет ограничительной черты для реквизитов;

- нет ссылки на номер и дату  входящего документа.

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение № 3.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые  регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями  и руководителями Департаментов (приказы, распоряжения);

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Секретарь Генерального директора контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

2.2 Документы, определяющие организацию  делопроизводства в ООО "РДВ-медиа"

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления  документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации  исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения  документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

4.7. Экспертиза ценности документов.

4.8. Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО "РДВ-медиа" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Ведет документооборот в компании ООО "РДВ-медиа" секретарь Генерального директора.

Также необходимо отметить, что в ООО "РДВ-медиа" присутствуют Учредительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи), так как на протяжении деятельности Компании вносились изменения в Устав, это отражено документально. Существует Решение Учредителя об образовании ООО "РДВ-медиа", Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО "РДВ-медиа" следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

2.3 Порядок работы с входящими  документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "РДВ-медиа" осуществляется централизованно секретарем Генерального директора (за исключением регионального отдела).

Входящие документы проходят в Издательстве следующие этапы обработки:

- Прием и первичная обработка  документов;

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или  доплатных документов;

- судебных документов.

- Предварительное рассмотрение и  регистрация документов;

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем Директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

- Рассмотрение документов руководством  Издательства;

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Секретарь Генерального директора обладает дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Он введен для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

- Передача документов исполнителю;

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал передается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

- Контроль исполнения и подшивка  исполненных документов в дело.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций, эти письма не регистрируются и не хранятся,

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

2.4 Порядок работы с исходящими  документами

Обработка исходящих документов в ООО "РДВ-медиа" состоит из следующих операций:

- подготовка и оформление документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка исходящих документов.

Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу.

Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Подготовленный документ передается исполнителем секретарю (для передачи на подпись Генеральному директору или заместителю Генерального директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, секретарь генерального директора обязан проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. После подписания исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют.

Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал – отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело.

Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате.

2.5 Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО "РДВ-медиа" придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу

В ООО "РДВ-медиа" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки).

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО "РДВ-медиа" осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу "название вида документа".