Анализ проблемы выставочной деятельности

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт  психологии и педагогики

кафедра изобразительного искусства 
 
 
 

Реферат:

по курсу  «Основы выставочной деятельности»  на тему: «Анализ проблем выставочной деятельности» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические аспекты функционирования выставочной деятельности………………………………………………………. …..5
2. Анализ понятие выставки со стороны выгод или представлений о ней тех или иных аудиторий…………………………………………..7
3. Современные проблемы выставочной деятельности………………9

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     СПИСОК  ЛИТЕРАТЫРЫ

ВВЕДЕНИЕ

     Выставка — публичная демонстрация достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни. Понятие может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные, а также всеобщие, охватывающие все отрасли человеческой деятельности (например, Выставка достижений народного хозяйства СССР ВДНХ), и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. Также различают выставки периодические (временные) и постоянные.

     Выставка (по определению "Международного бюро выставок") - это показ, каково бы ни было его наименование, путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества для удовлетворения потребностей, а также в целях прогресса в одной или нескольких областях его деятельности.

     Из  явления в области торговли они  превратились в событие в области  коммуникаций и информационных технологий. Именно поэтому не стоит ограничивать круг субъектов выставочной деятельности только выставочными центрами, компаниями и сервисными организациями. Субъектами выставочной деятельности все в  большей степени становятся организации, работающие в сфере делового туризма, информации, коммуникаций.

     Выставки - один из эффективных инструментов налаживания деловых контактов, торговли и кооперации, достижения стратегических целей.

     Объект  исследования – выставочная деятельность.

     Предмет исследования – анализ проблем в сфере организации выставки.

     Цель  работы – разобрать основные проблемы выставочной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические аспекты  функционирования  выставочной деятельности.

     Прежде  чем начать анализировать выставочную  деятельность, целесообразно уточнить терминологию. В русском языке  два основных слова определяют эту  сферу – ярмарки и выставки. Гораздо больше терминов в английском – кроме fair и exhibition – exposition, show, display, во французском к ним добавляется salon – термин, который перекочевал и в русский язык, и т.д.

     Этимологически  в словаре Даля «ярмарки» (в славянском языке – ярмонка) – большой торговый съезд и привоз товаров в определенное (срочное) в году время, годовой торг. Причем различаются ярмарки общие – на всякий товар и частные – на отдельные виды товара; в немецком jarmarket означает ежегодный рынок. В то же время ярмарка (в английском языке – fair) подразумевает не только рынок товаров, но и во многом рынок развлекательных услуг (аттракционы, сцены и т.п.). Это сродни и старому русскому пониманию.

     Таким образом, под ярмарками историческими  понимались регулярные торжища широкого значения; рынок, регулярно, периодически организуемый в традиционно определенном месте; сезонная распродажа товаров  одного или многих видов.

     Выставка  определялась как публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека.

     В Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации  употребляются следующие понятия.

     Выставки  и ярмарки – это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

     В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

     Отличительной чертой ярмарок является то, что  они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в  настоящее время границы между  понятиями «выставки» и «ярмарки»  сведены до минимума.

     Выставки  и ярмарки – как правило, многокомпонентные  мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также  конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие  информационную функцию.

     Комитет немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок дает свои определения.

     Ярмарки – регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты  преимущественно квалифицированным  специалистам – посетителям ярмарок, многочисленные участвующие в ярмарке  предприятия представляют основные товары и услуги одной или нескольких отраслей, предлагаемые промышленным заготовителям и реализуемые  преимущественно на основе выставленных образцов.

     Выставки  – рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно обычным посетителям-неспециалистам, многочисленные участвующие в выставке предприятия представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей или информируют потребителей.

     Фактически  сегодня в первоначальном значении этого слова выставками с позиции  терминологии, укоренившейся в России, следовало бы называть выставочные  мероприятия, не преследующие торговые (коммерческие) цели, к которым в  первую очередь относятся всемирные  выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предназначенных  для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов. 

     2. Анализ понятие выставки со стороны выгод или представлений о ней тех или иных аудиторий.

Для экспонента 

     Например, для экспонента выставка – это рабочие дни в незнакомой атмосфере, стресс, разложенная по полочкам стратегия перед и детальный анализ после.

Для посетителя  

     Для посетителя выставка - это шоу и  праздник, мероприятие которое приносит положительные эмоции, яркие впечатления, информацию о тенденциях, возможность  завязать интересные знакомства, сделать  ценное приобретение.

Для организатора 

     Для организатора выставка - это источник дохода, его бизнес, дело жизни. Он арендует у выставочного центра площадь для  проведения своего мероприятия. Естественно, хочет, чтобы выставка окупилась, все  выставочные места нашли своих  участников. Посетители были довольны и приходили еще. Вот почему организатор  тратится на рекламу, выходит на контакт  с заинтересованными в участии  клиентами, всячески привлекает посетителей, заботится об организационных моментах, чистоте и порядке, приглашает застройщиков выставочных стендов, с которыми сотрудничает и СМИ, помогает советами по подбору персонала на выставку.

Для владельца выставочного центра

     Для владельца выставочного центра выставка - это событие, которое регулярно  проводится на его территории. Иногда сам владелец выставочного центра является организатором и инициирует мероприятия, которые там проходят. Захочет - сдаст  свой «выставочный дом» в аренду организатора фестиваля рекламы «REX», а захочет - для проведения концерта западного  исполнителя или международную VIP-конференцию. Главное, чтобы оборудование, площадь  и возможности отвечали характеру  мероприятия. 

Для сервисных компаний  

     Для сервисных компаний выставка - это  бизнес-площадка для их деятельности. Именно компании, которые застраивают  выставки, делают выставочные стенды участников ярче и привлекательней. 

Для СМИ 

     Для СМИ выставка - это информационный повод. Возможность сделать хороший  репортаж, который станет интересен  целевой аудитории читателей  издания, или зрителями канала, или  слушателям радиостанции. Интерес со стороны СМИ может быть как  коммерческим (найти клиентов которые  захотят разместить эксклюзивную статью/анонс/передачу о своей компании в их СМИ) или некоммерческий (профиль выставки отвечает характеру их СМИ, и они просто охотятся за актуальной, достоверной и интересной информацией).

Для рекламных агентств 

     Для рекламных, PR и креативных агентств выставка - это способ предложить свои услуги, помочь с организацией акций, подготовить рекламно-сувенирную продукцию, проконсультировать персонал компании о выставочном этикете, разработать стратегию участия и т.д.

     Настолько разным может быть ответ на вопрос: «Что такое выставка?», что еще  раз подтверждает теорию о том, что  все в мире относительно. Но, бесспорно, для всех и каждого выставка - это особая культура отношений, модель общения и возможность найти  свое место в огромном выставочном  мире. 
 
 
 
 
 
 

     3. Современные проблемы выставочной деятельности. 

     На  сегодняшний день существует ряд  проблем, которые тормозят развитие выставочной деятельности. Если говорить, например, о Барнауле, то это недостаточная  материально-техническая база - отсутствие выставочных площадей. Выставочное  сообщество сейчас пытается решить эти  проблемы собственными силами, «варится»  внутри себя, выстраивая отношения между выставочными компаниями, формируя выставочную культуру экспонентов, устанавливая международное сотрудничество.

     Все активнее выставочные организации  используют новые и сверхновые технологии. Параллельно с количественным взрывом, характерным для многих стран, выставки переживают стадию метаморфоз и жестокой конкуренции. Серьезным аргументом в этой конкуренции становится не только модернизированная выставочная  площадь, но и организация конгрессов, конференций, симпозиумов, проводимых в рамках выставочных проектов и  способствующих развитию научных и  экономических связей между участвующими в них экспонентами и посетителями. Этой цели служит и все более усложняющаяся  система информационной и рекламной  поддержки, внедрение мультимедийных и интернет-технологий в выставочный проект.

     Разработка  любого выставочного проекта непременно включает в себя оценку влияния на него факторов риска, что позволяет  определить степень вероятности  не получить запланированный результат. Следует отметить, что в последнее  время появилась специальная  литература, в которой авторы касаются проблем риска проектов. Однако литературы по оценке выставочных проектов нет.

     Выставочный процесс так же, как и многие другие отрасли хозяйства, подвержен  действию всевозможных рисков. На всех этапах жизненного цикла выставочного проекта от создания концепции до завершения существует опасность нарушения  разработанных планов, принятых режимов  деятельности, появления различных отрицательных эффектов. Чтобы принять «решение с риском» об участии в выставочном мероприятии, фактически нужно приобрести не только уверенность, но и основание беспроигрышно представить на нем экспонаты. Для определения эффективности выставочного проекта, процесс его реализации должен быть развернут во времени и включать все основные этапы.

     Для анализа рисков выставочного проекта, с точки зрения влияния на достижение поставленных целей и задач, следует выделить три основные группы рисков по приоритетам:

     1 приоритет – группа рисков, связанных с планированием участия в выставочном мероприятии (весовой коэффициент – 3,0).

     2 приоритет – группа рисков, связанных с подготовительным процессом участия (весовой коэффициент – 2,0).

     3 приоритет – группа рисков, связанных с осуществлением работы экспонента во время выставки (весовой коэффициент – 1,0).

     При этом для каждой группы имеется свой, индивидуальный набор наиболее вероятных  функциональных рисков, который в  свою очередь определяет перечень факторных  переменных, имеющих наибольшую вероятность  измениться.

     Охарактеризуем  риски, потенциальная возможность  которых порождает потери.

     Риски первого приоритета

     Риск  несовпадения темы выставки и целей  экспонента предполагает недостаточную  изученность выбранного мероприятия, ошибочное определение потенциала выставки с точки зрения поставленных целей и задач.

     Риск  недополучения внимания целевой аудитории в силу присутствия на выставке фирм-лидеров. Существует опасность, что фирма-экспонент не в полном объеме и правильно определит свою конкурентоспособность, с точки зрения потенциального спроса на экспонируемые товары.

     Риск  неполного анализа количественного  и качественного состава посетителей  сводится к риску неверных выводов  о емкости целевого сегмента на предстоящей  выставке.

     Недостаточная информация об условиях участия в  выставке подразумевает недостаточный  анализ информации о размещении и  площади предполагаемых выставочных  стендов, оборудования, их стоимости.

     Неудачное время проведения выставки связано  с совпадением сроков проведения выставки с праздниками или событиями, которые отвлекут посетителей и  СМИ, освещающих выставку, с одновременным  проведением более крупной и  престижной выставки в крупных выставочных  городах.

     Риск  переноса сроков выставки. Экспоненту необходимо всегда учитывать возможность  переноса сроков выставки, а также  отмену ее проведения.

     Риски второго приоритета

     Общий риск данного этапа выставочных  работ сводится к недополучению необходимого внимания аудитории из-за неэффективной маркетинговой кампании и ошибок подготовительных организационных работ.

     Отсюда  можно выделить характерные ошибки, приводящие к снижению рентабельности проекта.

     Риск  недостаточного изучения и определения  целевой группы посетителей.

     Риск  неправильного установления целей  рекламной кампании сводится к тому, что рекламная акция направлена не на ту группу потенциальных посетителей  и с небольшой долей вероятности  может называться эффективной.

     Риск  неправильного выбора рекламного канала касается выбора тех форм коммуникаций, которые в силу своей специфики  не могут привлечь к себе в полной мере внимание потенциальной аудитории.

     Риск  недостаточной или избыточной рекламы. Реклама экспонента рискует оказаться недостаточной или избыточной по интенсивности, объему, частоте доведения ее в различных формах до объекта воздействия.

     Риск  отклонения фактической стоимости  выполненных работ от плановой заключается  в увеличении цен на ресурсы на последующих стадиях проекта  выше уровня, который прогнозировался  при составлении сметы.

     Риск  неправильного описания этапов выставочных  работ, требований к ним и их взаимосвязям сводится к ошибочному определению  характеристик выставочных работ.

     Риск  неправильной оценки продолжительности  работ (детализация этапов) заключается  в неверном временном планировании отдельных выставочных этапов.

     Риск  не выдерживания сроков этапов (длительность этапа) предполагает нарушение временных границ подготовительной деятельности.

     Риск  неправильного определения стоимости  каждого этапа проекта (бюджет этапа) означает ошибочное планирование бюджета  и, как следствие, неверное определение  затрат на финансирование проекта.

     Риск  несоблюдения сроков выполнения контрагентами  текущих договорных обязательств выражается во вхождении в договорные отношения  с контрагентами, не обеспечивающими  надлежащую им работу в установленные  сроки.

     Риск  выплаты надбавок за срочность выполнения работ связан с удорожанием заказов, которые компания может оказаться  вынужденной разместить у альтернативных контрагентов, нагоняя график проекта.

     Риски третьего приоритета

     К рискам заключительной группы относятся  риски, связанные с привлечением и обслуживанием посетителей  непосредственно во время прохождения  выставки.

     К рискам данной группы следует отнести  риски, связанные с оформлением  выставочной экспозиции, первоочередная задача которой достаточно очевидна – остановить внимание целевой аудитории. Если выставочный стенд будет привлекать внимание каждого посетителя, то выставочному персоналу придется много работать для того, чтобы отделить квалифицированных посетителей от неквалифицированных. В противном случае, если посетители будут игнорировать стенд, то целесообразность участия отсутствует.

     Таким образом, получаем три группы приоритетов  с общим перечнем рисков, характеризующий  их отрицательное влияние на результат.

     Согласно  имеющимся методикам устанавливаем  вес каждой группы в соответствии с уровнем приоритетности (начиная  с группы рисков с наименьшим приоритетом) по формуле 

     где Wk – вес простых рисков группы наименьшего приоритета,

     n – количество групп рисков,

     g – величина, обозначающая отношение весового коэффициента первого приоритета к последнему. 

     Удельные  веса остальных групп определяются по формуле 

     где Wj – вес простых рисков по группам приоритетов,

     j – номер группы рисков. 

     Важную  роль в снижении рисков выставочного проекта играет приобретение дополнительной информации, поскольку этот процесс  предполагает получение, переработку и практическое использование разного рода информации. Как показывает практика, решение об участии в выставке принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограничена. Отсутствие полной информации является одним из существенных факторов риска, и принятие решений в условиях неполной информации служит источником дополнительных финансовых и других потерь, следовательно, недополучения прибыли. Следовательно, цель приобретения дополнительной информации – уточнение некоторых параметров проекта, повышение уровня надежности и достоверности исходной информации, что позволяет снизить вероятность принятия неэффективного решения. В рамках успешного управления рисками выставочного проекта информация о рисках выставочной деятельности может поступить от одних участников проекта к другим в форме наиболее вероятных оценок проектных параметров. Как подчеркнуто выше, полезно посмотреть на выбранную выставку и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания). Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за участие, приняв хотя бы одно неправильное решение. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать свое участие более эффективным и снизить риск. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Достаточно  сложно охватить все тонкости такой  глобальной сферы как выставочная  деятельность. Мы приходим к пониманию того, что сегодня выставочная деятельность включает в себя не просто оформление выставки, а её проектирование, организацию, создание, то есть – это творческий трудоёмкий процесс.

     Выставочным компаниям нужно предпринять  меры, стимулирующие спрос на выставочную деятельность.

- более тщательное  изучение потребностей экспонентов  посредством различных опросов;

- создание комплексных  ценовых пакетов совместно с  организациями, которые выполняют  строительство выставочных стендов;

- разработка  и использование норм, регулирующих  полномочия и обязанности участников  выставочной деятельности, компаний, обеспечивающих строительство стендов,  организаторов выставок, а также  государственных органов;

- применение  эффективных инструментов по  увеличению посетителей, релевантных для экспонентов;

- разработка  выставочных концепций, направленных  на привлечение аудитории;

- уход от убыточных выставочных проектов;

- разработка  низкобюджетных рекламных пакетов для экспонентов; 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Выставочная  деятельность: практика на грани  искусства / Под ред. И.Д. Макарова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 530 с.

2.Котов Ю.И. Выставочная деятельность – перспективная отрасль российской экономики // Маркетинг в России, № 8, 2003.

3. Фалеев Д. Выставочная деятельность. - М.: Издательство НОРМА, 2005. – 382 с.

4. Филоненко И.Д. Основные проблемы выставочной деятельности в России // Менеджмент в России, № 8, 1999.