Архивные описи и их назначение

 

Депобразования  и молодёжи Югры

бюджетное учреждение среднего профессионального образования 

Ханты-Мансийского  Автономного Округа – Югры  
БУ «Мегионский профессиональный колледж» 

 

Содержание

 

 

Введение…..…………………………………………….............................	3
Глава 1. Понятие и функции архивной  описи…………………………..	4
Глава 2. Правила составления архивной описи…………………………	5
Глава 3. Функциональное назначение описи дел……………………….	9
Заключение………………………………………………………………..	10
Список литературы……………………………………………………….	11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Обеспечение общества достоверной  ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность  функционирования научно-справочного  аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Политические и социально-экономические  изменения жизни российского  государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно  активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Особое место в системе НСА  занимает архивная опись - базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в.  Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

 

 

 

1. Понятие и функции архивной  описи

 

 

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - С.: Госстандарт России,1998..

Функции описи:

1. информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

2. учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

3. классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит  из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела личного состава;

- документы на спецносителях;

- входящие в архив ведомственные и служебные издания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила составления архивной описи

 

 

При составлении  описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

1. нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;

2. систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

3. описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;

5. на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

6. графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

7. опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;

8 документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

9. нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;

10. систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

11. каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

12. при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

13. при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем - списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

14. личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

15. описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления  описи учреждения:

- годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

- годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

- на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения - раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит:

- титульный лист;

- оглавление;

- предисловие;

- собственно опись;

- список сокращений;

- указатели;

- переводные таблицы;

- библиографию;

- терминологический словарь;

- лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Функциональное назначение описи дел

Опись документов, отправленных на архивное хранение, должна составляться в 2-х экземплярах. Первый из них отправляется вместе со всеми описанными делами в архив, а вторая часть будет находиться в структурном подразделении.

Опись, которая была передана в  ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении  их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроль за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу НСА архива составляли описи  дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора НСА  направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей. 
 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам бывших партийных  архивов: Метод. рекомендации. –  М., 1994.

2. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

3. Федеральные архивы  России и их научно-справочный  аппарат. – М., 1994.

4. Основные положения  развития системы научно-справочного  аппарата к документам государственных  архивов. – М., 1981.

5. организация использования  документов ГАФ СССР: Пособие  для архивистов. – М., 1987.

6. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

7. Автократов В.Н. Общая  теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.

8. Алексеева Е.В. Архивы  и права. – М., 2003

9. Бакалинская Г.Г.  О пересмотре отраслевого состава  источников комплектования АФ РФ. – М., 2004

10. Банасюкевич В.Д.  Формирование Архивного фонда  Российской Федерации. – М., 2003

11. Крайская З.В. Архивоведение.  – М., 2004

12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004

13. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

14. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.