Архивные описи и их назначение. 2

Введение 

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Основные правила работы архивов  организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей  правовой базе в области информации, документационного обеспечения  управления и архивного дела, синтезируют  опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств  и информационных технологий в работе с документами.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через  год после завершения дел в  делопроизводстве.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Целью данного реферата являются изучение понятия архивные описи  и их назначение.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

• Изучить понятие архивная опись
• Рассмотреть составление и оформление описей дел
• Рассмотреть назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

Глава 1. Понятие  архивная опись

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым  архивным справочником, к ним в  первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных  справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В  связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные  описи:

• Дел постоянного срока хранения;
• Дел временного срока хранения
• Дел по личному составу;
• Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
• Состав архивной описи:
• описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
• итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
• лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
• справочный аппарат к описи.
• Справочный аппарат к описи включает:
• титульный лист;
• содержание (оглавление);
• предисловие;
• список сокращённых слов;
• переводная таблица (в случае переработки);
• указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет  большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи  зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Глава 2. Составление  и оформление описей дел

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному  составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные  отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой  перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через  год после завершения дел в  делопроизводстве.

Описательная статья описи дел  структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся опись под самостоятельным номере м),
• порядок нумерации дел описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи: вслед за последней  описательной статьей заполняется  итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел  по описи дел, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (наличие литерных и пропущенных  номеров).

Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации  к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в  деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с  временными сроками хранения, имевших  отметку "ЭПК", причем только после  сверки их со сводной номенклатурой  за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В  необходимых случаях заголовки  дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при  обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Годовой раздел сводной описи дел  постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому  годовому разделу сводной описи  фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие  годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной  описи. Заголовки дел, включенные в  годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки  дополнительно обнаруженных дел  в зависимости от их количества могут  быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или  в конец годового раздела. После  внесения в опись записей о  поступлении или выбытии дел  составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются  также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной  описи дел изменений после  утверждения его ЭПК архивного  учреждения допускается только после  принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной  описи дед постоянного хранения составляется предисловие и при  необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые  составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие  дел, выходящих за хронологические  границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дастся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие  справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления  и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным  за архив).

Оглавление составляется, если в  годовом разделе сводной описи  дел имеются подразделы, другие более  мелкие группы дел, справочный аппарат  к разделу. В оглавлении перечисляются; список сокращений (составляемый в  необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп  дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи дел  составляется 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются  и не переплетаются; они должны храниться  в папках с клапанами и завязками.

Годовой раздел сводной описи дел  постоянного хранения подлежит Рассмотрению U3K (ЭЮ) организации, после чего в  случае согласования в конце раздела  ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел, представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела  ЗПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный  архив, остальные остаются в организации.

Несколько годовых разделов сводных  описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число  заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной  архивной описью.

В организациях с небольшим объемом  ежегодно образующихся дел постоянного  хранения (до 200 дел) опись считается  законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается  номер. Законченная опись имеет  самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная  надпись к законченной описи  составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный  лист.

На титульном листе законченной  описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т. д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном  листе оставляется место для  написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно  храниться дела данной организации, к законченной описи обязательно  составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии  последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным  листом и справочным аппаратом к  ней заключается в твердую  обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи  дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме. Порядок  заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Систематизация заголовков дел  в годовом разделе сводной  описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу  этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем  утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел  по личному составу имеет установленную  форму. Порядок заполнения граф, формы  описи, нумерации заголовков дел  раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Заголовки дел в годовом разделе  сводной описи дел по личному  составу систематизируются по номинальному признаку с у ютом следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи тайных дел);
• личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел)(.приложение А, Б, В, Г, Д, Е);
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи),
• акты о несчастных, случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в 'самостоятельные  годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточка) вносятся в сводный  годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу  сводной описи дел и к законченной  описи дел по личному составу  составляются оглавления, указатели  и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел  по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором  по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения  раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного  учреждения и утверждению руководителем  организации.

Форма титульного листа к законченной  описи дел по личному составу  идентична форме титульного листа  к законченной описи дел постоянного  хранения.

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических  для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также  на служебные ведомственные издания  определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в  годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

Отбор документов на уничтожение и  составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении  документов и дел к уничтожению  рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем  организации после утверждения  описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Дела постоянного и долговременного  хранения, включая документы по личному  составу, передаются в архив организации  не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации  осуществляется по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделен, передающих документы в архив, и утвержденному  руководителем организации.

В период подготовки дел структурным  подразделением к передаче в архив  организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел  работники структурного подразделения  обязаны устранить. При обнаружении  отсутствия дел составляется соответствующая  справка.

Глава 3. Назначение архивных описей. Организация и методика составления описей

Функции описи:

• информационная (раскрывает состав и содержание документов);
• учетная (обеспечивает учет дел);
• классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). 
  Архивная опись состоит из двух частей:

1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей) 

2. справочный аппарат к описи. 
1. Составление собственно архивной описи дел

После проведения классификации  дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного  фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. 
 
 Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

• на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
• все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Количество дел, внесенных  в одну опись, не должно превышать  самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления  в соответствии со схемой классификации  дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.  
 Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов: 
порядкового номера;

• делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
• заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа; 
• крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
• количества листов в деле;
• примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует  своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 - «Заголовок дела» - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные  в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то - 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой  заголовка. 
 Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

Составление справочного  аппарата к описи

Справочный аппарат к  описи выполняет две функции: 

• во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи 
• во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

• титульный лист;
• оглавление;
• предисловие;
• список сокращений;
• указатели.

Это основные элементы справочного  аппарата, но опись может содержать  и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический  словарь. 
 Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при  каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия  раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.