Автоматизации основных операций оптовой торговли с помощью программных продуктов

Введение.

Оптовая торговля - это форма отношений между предприятиями, организациями, при которой хозяйственные связи по поставкам продукции формируются сторонами самостоятельно. Она влияет на систему экономических связей между регионами, отраслями, определяет пути перемещения товаров в стране, благодаря чему совершается территориальное разделение труда, достигается пропорциональность в развитии регионов. В развитых условиях экономики автоматизация оптовой торговли становится средством эффективного управления организацией.

Для руководителя предприятия в первую очередь важно, чтобы система автоматизации приносила реальную пользу. "1С:Управление торговлей" повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Большим преимуществом "1С:Предприятия" является то, что система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу.

Целью работы является описание автоматизации основных операций оптовой торговли с помощью программных продуктов.

В соответствии с поставленной целью, в работе были поставлены и решены следующие задачи:

- раскрыты основные принципы оптовой торговли;

- дана организационная  характеристика ООО «Азамат Медиа»;

- определены возможности конфигурации 1С:Управление торговлей;

- рассмотрена общая концепция  системы 1С:Предприятие;

- Разработка в системе “1С:Предприятие;

Объектом исследования  является ООО «Азамат Медиа». Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и литературы.

Для описания автоматизации основных операций оптовой торговли я использовал программный продукт 1С:Управление торговлей 8. В процессе автоматизации предметной области я доработал эту программу в системе 1С.Предприятие 8.1.

Глава 1. Теория

1.1 Роль оптовой  торговли в экономике.

Развитие торговли, торговли отношений, обмена материальными и духовными ценностями между отдельными лицами, странами и народами всегда составляло важнейший источник жизнеспособности человеческого общества, роста материального и духовного уровня людей.

Отсутствие торговли, как известно, характеризовало состояние доцивилизованного, первобытного общества. Первые древнейшие цивилизации стали возникать в условиях первоначальных, во многом еще примитивных торговых операций - обменов излишками производимых продуктов. Те цивилизации и страны, которые всячески содействовали развитию торговых отношений, могли укреплять свое могущество, создавали богатство материальной и духовной культуры. Товар – средство удовлетворения потребностей людей.

Движущей идеей торговли вообще и искусства торговать в частности является удовлетворение или, по меньшей мере, стремление к наиболее полному удовлетворению многообразных нужд, потребностей и запросов человека. Под нуждой понимается чувство ощущаемой человеком нехватки или отсутствия чего-либо. Понятно, что нужды человечества характеризуются чрезвычайным многообразием и включают в себя:

- физиологические потребности  в пище, тепле, одежде, безопасности;

- социальные нужды (имеются  в виду потребности человека  в духовной близости, опеке, влиянии  и привязанности);

- личные нужды (например, в самовыражении, в получении  образования).

Одной из форм товарного обращения, посредством которого осуществляются хозяйственные связи между субъектами коммерческой деятельности, является оптовая торговля, т.е. торговля товарами с последующей их перепродажей или профессиональным использованием.

Основная задача оптовой торговли заключается в снабжении товарами розничной торговой сети. Решение этой задачи связано с реализацией ряда торговых и технологических функций.

К числу торговых функций, составляющих основу коммерческой деятельности оптовых предприятий, относятся:

-Изучение спроса населения  и оптовых покупателей на товары;

-Заключение договоров  поставки и контроль их исполнения;

-Воздействие на поставщиков  с целью расширения ассортимента  и увеличения выпуска товаров  высокого качества, а также производства  новых товаров, в наибольшей степени  соответствующих спросу населения;

-Формирование ассортимента  товаров и управление товарными  запасами;

-Заключение договоров  купли-продажи с оптовыми покупателями  и обеспечение контроля их  исполнения;

-Оказание товарных услуг, связанных с оптовой продажей  товаров;

-Организация и проведение  рекламных мероприятий.

-Технологические функции  оптовых предприятий включают:

-Планомерный и бесперебойный  завоз товаров на свои склады  для накопления необходимых запасов  товаров;

-Приёмку товаров по  количеству и качеству;

-Хранение товаров в  условиях, отвечающих их физико-химическим  и биологическим свойствам;

-Подготовка товаров к  продаже (фасовку, упаковку, маркировку  и т.п.);

-Обеспечение бесперебойного  снабжения товарами розничной  торговой сети.

Наибольшее значение имеет оптовая торговля при снабжении розничной торговой сети сложным ассортиментом товаров. Ведь предприятиям-производителям выгодно вести реализацию своих товаров большими партиями, без подсортировки с учётом нужд розничной торговли. Но далеко не каждый даже крупный магазин обладает необходимыми помещениями и работниками для того, чтобы вести работу по преобразованию промышленного ассортимента в торговый. Следовательно, для таких розничных торговых предприятий оптимальным является прибегнуть к услугам оптовой торговли.

Необходимость в использовании оптового звена торговли связана, кроме того, с сезонностью потребления некоторых непродовольственных товаров, а также с сезонностью производства отдельных продовольственных товаров. Товаропроизводители не могут длительное время хранить на своих складах произведённые товары, а у многих розничных торговых предприятий собственные склады отсутствуют. Предприятия же оптовой торговли в состоянии создать надлежащие условия для хранения товаров, с тем, чтобы реализовывать их по мере возникновения спроса.

Таким образом, выступая в роли посредника, оптовое звено берёт на себя часть функций розничной торговли, связанных с поиском поставщиков, закупкой, подсортировкой, хранением, упаковкой, фасовкой и доставкой товаров. Это во многом способствует бесперебойному снабжению розничных торговых предприятий товарами, снижению розничных цен на них положительно сказывается на качестве обслуживания покупателей.

Учитывая важность тех задач, которые решает оптовая торговля, необходимо, чтобы её развитие осуществлялось в следующих направлениях:

-формирование сети оптово-посреднических  организаций для сезонного хранения  и поставок товаров.

-обновление складского  хозяйства, в том числе строительство  новых и реконструкции действующих  холодильников и баз для хранения  сельскохозяйственной продукции.

-совершенствование технологий  складирования товаров.

-реорганизация старых  и создание новых организаций  по закупке с/х продукции с  последующей её реализацией на  переработку или длительное хранение.

-расширение круга услуг, связанных с оптовой продажей  товаров, и повышение качества  их выполнения.

-разработка более совершенных  методов хранения и доставки  товаров в розничную торговую  сеть.

-разработка мероприятий  по усилению воздействия торговли  на производство на основании  проводимых исследований спроса  населения.

-использование компьютерной  техники и программного обеспечения, позволяющих вести автоматизированный  учёт товаров на всём пути  их движения, начиная с заключения  договора поставки и заканчивая  отправкой в розничную торговую  сеть.

При оптовой торговле товар закупается крупными партиями. Оптовая торговля не связана с реализацией продукции конкретным конечным потребителям, т.е. она позволяет изготовителям с помощью посредников сбывать товар с минимальными непосредственными контрактами с потребителями. На товарном рынке оптовая торговля представляет собой активную часть сферы обращения.

Общеизвестным фактом является то, что хранение запасов в опте обходится значительно дешевле, чем их размещение в розничной сети. Особенно большое значение имеет хранение оптовыми предприятиями товаров, производство и спрос на которые носят сезонный характер. К сожалению, пропорции размещения запасов в оптовой и розничной торговле в РФ далеко не оптимальные. Рассматривая в этой связи опыт хранения товаров в зарубежных странах, следует отметить, что оптовому звену принадлежит ведущая роль в накоплении товарных запасов. Оптовые организации более приспособлены для специализированного выполнения функций хранения. Розничные предприятия, укрепив связи с оптовыми поставщиками, освобождаются от операций по содержанию значительной части товарных запасов. При этом сокращаются размеры подсобных помещений магазинов, следовательно, увеличивается площадь торговых залов, снижается численность персонала, обслуживающего раннее при магазинные склады.

Оптовая торговля - это форма отношений между предприятиями, организациями, при которой хозяйственные связи по поставкам продукции формируются сторонами самостоятельно. Она влияет на систему экономических связей между регионами, отраслями, определяет пути перемещения товаров в стране, благодаря чему совершается территориальное разделение труда, достигается пропорциональность в развитии регионов.

Принципы осуществления оптовой торговли:

1. Создание ресурсной  основы для её функционирования, т.е. достижение сбалансированности  товарной массы и денежных  средств, выражающих платежеспособный  спрос покупателей.

2. Создание необходимых  элементов инфраструктуры рынка, позволяющих свободно выбирать  партнеров и формировать коммерческие  связи для успешной реализации  торговой сделки.

3. Формирование системы  финансово-ценовых регуляторов на  всех этапах оптовой торговли, включающей элементы материального  стимулирования и ответственности.

Задачи, решаемые оптовой торговлей:

- сбор и создание банка  данных конъюнктурного исследования  с текущими и перспективными  прогнозами состояния спроса  и предложения на продукцию  производственно-технического назначения  и товары народного потребления;

- размещение производства  товаров в четком соответствии  с действительными запросами  потребителей по ассортименту, количеству  и качеству;

- своевременное, ритмичное  и качественное обеспечение потребителей  в соответствии с полученными  заказами, договорами и контрактами;

- формирование товарных  запасов и организация складского  хранения в целях оперативного  маневрирования или в случае  покрытия текущей и непредвиденной  потребности заказчиков;

- внедрение прогрессивных  форм и методов оптовой торговли  с использованием высокомеханизированных  погрузочно-разгрузочных средств  мобильного транспорта, высокоэффективных  видов многооборотной тары;

- широкое использование  экономических методов регулирования  и стимулирования всей системы  взаимоотношений процесса оптовой  торговли между поставщиками  и покупателями, с сохранением  достойной доли коммерческого  успеха для каждого;

- получение максимально  возможной совокупной экономии  в результате снижения уровня  издержек обращения на всех  этапах реализации процесса оптовой  торговли.

Система оптовой торговли решила важнейший для нашего общества вопрос - занятость и трудоустройство населения, оказавшегося в связи с поступательным ходом экономических реформ в большинстве своем без работы и средств к существованию.

Современное состояние развития оптовой торговли нуждается в решении такой проблемы, как формирование элементов рыночной инфраструктуры. В настоящих условиях хозяйствования катастрофически не хватает складских и торговых площадей. Это связано с тем, что старые площади сконцентрированы в руках немногих бывших крупных государственных организаций, а они в свою очередь диктуют недоступные для торговцев высокие цены за аренду этих помещений. Структура транспорта устарела как морально, так и физически, а на приобретение новейших видов мобильного транспорта не хватает денежных средств.

Для повышения научно-технического уровня материальной базы своевременной оптовой торговли необходимо государственное регулирование этих вопросов со стороны Российского Правительства и государственных органов управления субъектов Федерации. Это, прежде всего, льготное налогообложение на инвестиции, направленные на формирование элементов рыночной инфраструктуры и целевые капиталовложения в развитие материально-технической базы торговли.

Оптовая торговля до начала 1994 года представляла собой центральное государственное снабжение продукцией и товарами с обязательным прикреплением к поставщикам.

С развитием рыночных отношений система бывших Госснабовских и внешнеторговых структур ликвидирована. Создались условия для формирования оптового рынка со свободным выбором хозяйственных связей. За последние годы произошло заметное изменение структуры оптового рынка. Для изучения изменений инфраструктуры оптового рынка Госкомстат России по состоянию на 1. 05. 95 года провел первую всероссийскую перепись предприятий оптовой торговли. Переписи подлежали предприятия торговли, включая малые, занимающиеся оптовой, оптово-посреднической, снабженческо-сбытовой деятельностью, состоящие на самостоятельном балансе, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм хозяйствования. В ходе переписи впервые установлено количество юридических лиц, для которых оптовая торговля является основным видом деятельности.

Администрация оптового рынка обеспечивает соблюдение установленного порядка ведения торгов, предоставляет участникам рынка в аренду необходимые площади в торговом зале, на имеющихся складах, за специальную рыночную пошлину, обеспечивает своевременную уборку территории рынка, санитарные условия и технику пожарной безопасности. За нарушение правил торговли или невыполнение своих обязательств администрация несет полную ответственность, предусмотренную договорными обязательствами перед пользователями её услугами.

Участниками торгов на оптовом продовольственном рынке являются продавцы, покупатели, персонал оптового рынка.

В роли продавцов выступают:

-товаропроизводители (с/х  предприятия, предприятия пищевой  и перерабатывающей промышленности  и т.д.)

-оптовые предприятия-посредники.

Покупателями могут быть:

-предприятия розничной  торговли

-предприятия общественного  питания

Важнейшая задача оптовой торговли – планомерно регулировать товарное предложение в соответствии со спросом. Объективная возможность успешно решить эту задачу обусловлена промежуточным положением оптовой торговли: в ней концентрируется значительная часть товарных ресурсов, что позволяет не ограничиваться операциями пассивного характера, а активно влиять на сферу производства, розничную торговлю и через неё – на сферу потребления.

Оптовая торговля как никакое другое звено, связанное с реализацией товаров, способна активно регулировать региональные и отраслевые рынки за счёт накопления и перемещения товаров. Это направление работы и должно занять определяющее место во всей её деятельности. Оптовые предприятия призваны совершенствовать звенность товародвижения, развивать централизованную поставку и кольцевой завоз товаров. В настоящее время наряду с положительным в деятельности оптовых предприятий имеются существенные недостатки. Нередко не соблюдаются сроки поставки товаров, нарушаются договорные обязательства по объёму, ассортименту и качеству поставляемых товаров.

От работы оптовой торговли во многом зависит эффективность функционирования всего народнохозяйственного комплекса, сбалансированность внутреннего рынка, удовлетворение растущих потребностей людей. В новых условиях хозяйствования сфера оптовой торговли будет значительно расширена.

Усиление роли товарно-денежных отношений связано не только с развитием оптовой торговли предметами потребления, но и с переходов к оптовой торговле средствами производства. Эти две формы станоятся важнейшими каналами планомерного движения материально-технических и товарных ресурсов.

Основной показатель хозяйственной деятельногти предприятий и организаций оптовой торговли – оптовый товарооборот. Он представляет собой продажу товаров народного потребления и производственного назначения для последующей реализации населению, а также поставку для внерыночных потребителей и экспорта. Оптовый товарооборот отражает переход товаров из сферы производства в сферу обращения и их движение внутри сферы обращения.

Его объём, структура, виды и формы товародвижения предопределяют другие важнейшие показатели хозяйственной деятельности.

1.2 Возможности  программных обеспечений используемые  в оптовой торговле.

KEEP COUNT - ОПТОВАЯ  ТОРГОВЛЯ

Программное обеспечение «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ».

Программное обеспечение «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» от компании САОТРОН является уникальным, ультрасовременным и профессиональным решением на Российском рынке, обеспечивающим учет товародвижения, продаж, учет остатков, комплектацию и сборку продукции. С помощью программного обеспечение «KEEP COUNT», на терминале сбора данных или карманном компьютере предоставляется возможность формирования заказа или оформление планируемого заказа с последующей передачей данных в основную учетную систему. Комплексное решение «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ», является лучшим в области торговли и логистики.

Использование «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» Позволит:

-Сократить время на  формирование заказа и его  последующую передачу в систему  учета

- Существенно сократить  время на отгрузку продукции  со склада

- Своевременно подготовить  заказа к одгрузке

- Получать актуальные  остатки продукции по всем  складам

- Исключить ошибочное  включение товаров в формируемый  заказ

- Исключить необходимость  повторного ввода информации  на этапах занесения данных  в систему автоматизации

- Повысить достоверность  обработки информации

- Создавать и назначать  документы (заказы) на выполнение  вне досягаемости самой системы  автоматизации с возвратом результатов  выполнения или проверки

- Оперативно получать  информацию о товаре на терминале  сбора данных или карманном  компьютере, например его наименовании, цену, остатки и т.д.

Выгоды от использования «KEEP COUNT -ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» :

Использование программного решения «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» дает возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения оформления заказов покупателей, а также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность учета продукции.

Практически в любой компании часть прибыли уходит на всевозможные издержки, связанные со складской деятельностью. Время, затрачиваемое на проведение отгрузки покупателю, существенно растет, что неизменно увеличивает и затрачиваемые трудовые ресурсы, а соответственно и затрачиваемые денежные средства. Использование «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» позволяет существенно сократить трудозатраты и существенно сократить время на передачу данных заказа в основную систему учета.

Функциональные возможности «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ»:

Предлагаемое программное обеспечение позволяет проводить предварительное оформление заказов покупателей с использованием терминалов сбора данных и технологий штрихового кодирования, с последующей отгрузкой товаров со склада.

 Ведение основных справочников

 Идентификация товаров, залов продаж, складов, клиентов

 Ввод данных о формируемом  заказе

 Проведение сборки  ранее загруженного заказа

 Ввод данных о поступлени  и, отпуске или перемещении товаров

 Осуществление возврата  продукции

Программное обеспечение «KEEP COUNT - ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ» позволит проанализировать и обработать выгружаемые из основной системы учета данные, отображать детальную, многострочную информацию по каждому объекту учета и при желании просматривать графические изображения.

На основании ранее загруженного на терминал сбора данных или карманный компьютер, а так же по самостоятельно созданному документу «Заказ» производится резервирование продукции на отгрузку клиенту. В результате оформления заказа, в основной учетной системе создается документ «Заявка покупателя» который служит основанием к оплате и сборке продукции по данному заказу на складе.

Резервирование товаров в системе учета клиента происходит автоматически, при формировании заказа клиента. Таким образом, при выборе количества выбранного клиентом товара по радио каналу происходит запрос на резервирование в систему учета клиента. Результатом запроса служит возвращаемое количество фактически зарезервированного товара. После чего на дисплее терминала сбора данных отображается информация о товаре, о требуемом клиентом и фактически зарезервированным количестве. Программное обеспечение может работать и в накопительном режиме, что означает необходимость установки терминала сбора данных или карманного компьютера в коммуникационную подставку, для обмена данными с учетной системой.

С подтверждением об оплате, производится отгрузка продукции, которая по аналогии с формирование заказа, контролируется программным обеспечением «KEEP COUNT – ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ»

1С:Предприятие 8. Управление торговлей

Для руководителя предприятия в первую очередь важно, чтобы система автоматизации приносила реальную пользу. "1С:Предприятие 8. Управление торговлей" повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Большим преимуществом "1С:Предприятия" является то, что система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы "1С:Предприятие" является ее широкая популярность - более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовыe помочь предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации. В отличие от предыдущей версии 7.7, "1С:Предприятие 8" рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей. Однако, еще более важна возможность получения и анализа управленческой информации на регулярной основе.

"1С:Предприятие 8. Управление  торговлей" ( тиражный продукт  нового поколения, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для организации эффективного управления современным торговым предприятием:

•  управление продажами;
• управление поставками;
• управление складскими запасами;
• управление заказами;
• управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• управление товарооборотом предприятия;
• планирование продаж и закупок;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• мониторинг и анализ показателей торговой деятельности.

Управление продажами

"1С:Управление  торговлей 8" обеспечивает сквозную  автоматизацию процесса продаж  в оптовой и розничной торговле. Поддерживаются различные схемы продажи товаров ( со склада и под заказ, продажа в кредит или по предоплате, продажа товаров, принятых на комиссию, передача на реализацию комиссионеру и т.д. Мощные средства взаимосвязанного планирования и контроля продаж и закупок позволяют комплексно решать задачи ведения заказов покупателей, резервирования товаров на складах, выявления текущих и перспективных потребностей в товарах, формирования на их основе заказов поставщикам. Применение этих средств дает возможность значительно уменьшить риск срыва поставок и поддерживать оптимальный уровень складских запасов.

Планирование продаж

Реализованные в системе возможности планирования и план-фактного анализа обеспечивают поддержку принятия решений, определяющих развитие бизнеса, и позволяют перейти от "стихийного" управления к регулярному менеджменту продаж. Система дает управленческому персоналу компании мощные и удобные инструменты для планирования:

• объемов продаж в натуральном и стоимостном выражении, в том

числе на основании данных о продажах за предыдущие периоды, информации о текущих складских остатках и полученных на плановый период заказах покупателей;

• отпускных цен, в том числе на основании информации о текущих

ценах компании и конкурентов;

• себестоимости продаж, с учетом информации о ценах поставщиков и фактической себестоимости продаж за определенный период.

Планирование продаж может производиться как по предприятию в целом, так и по подразделениям или группам подразделений, для отдельных товаров и товарных групп, для определенных категорий покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.). Руководители и менеджеры составляют планы продаж по направлениям, за которые они отвечают, а система обеспечивает консолидацию отдельных планов в сводный план продаж предприятия.

Планирование может вестись с различной временной детализацией, от дня до года, что позволяет:

• переходить от стратегических к оперативным планам, сохраняя при этом информацию о показателях, установленных на каждом этапе планирования;
• вести планирование как с учетом, так и без учета сезонных колебаний спроса.

Для контроля выполнения разработанных планов в системе предусмотрены развитые средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах.

Управление заказами покупателей

Функциональность управления заказами, реализованная в системе, позволяет:

• оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ);
• обеспечивать четкое соблюдение сроков поставки заказанных товаров, удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов и при этом избегать возникновения избыточных складских запасов;
• повысить привлекательность компании как надежного поставщика и уменьшить издержки.

Все этапы прохождения заказа и его корректировки фиксируются в системе соответствующими документами. Можно в любой момент получить полную информацию о ходе выполнения заказа, отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оценивать эффективность и надежность работы с ними.

Управление закупками

"1С:Управление  торговлей" обеспечивает менеджеров  торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Основные функции подсистемы управления закупками:

• оперативное планирование закупок;
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• платежный календарь расхода денежных средств.