Автоматизация бухгалтерского учета. 3

ВВЕДЕНИЕ 

     Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать  оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и  банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое  применение бухгалтерских пакетов  и программ, благодаря внедрению  которых повышается оперативность  обработки данных и достоверность  деловой информации, принимаются  более объективные финансовые и  управленческие решения.

      Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчётности в налоговые органы в условиях переходной экономики Беларуси является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные.

      В условиях относительной неопределённости в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском  учете. Примеров тому достаточно, причём часто страдают предприятия, стремящиеся  работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии  предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних  законов и распоряжений (а они  принимаются сплошь и рядом). При  ведении бухгалтерского учёта вручную  возможны и простейшие арифметические ошибки.

      Чем же может помочь бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа  не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время  и силы за счёт автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учёте и отчётности, оценить  текущее финансовое положение предприятия  и его перспективы.  
 
 
 
 
 
 
 

1. Особенности автоматизации бухгалтерского учёта

     В настоящее время наблюдается  повсеместное внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) в сферу  управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация  управления приносит наиболее ощутимый эффект.

     Едва  ли не первыми объектами автоматизации  в управлении предприятиями стали  задачи бухгалтерского учёта. В подразделениях бухгалтерского учёта документооборот  более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки  и составления документов по сравнению  с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учёта с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование  в работе бухгалтерской программы  даёт широкие возможности для  автоматического отражения любых  документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учёте посредством  бухгалтерских проводок, а также  исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все  первичные и отчетные документы.

     Вместе  с тем построение АИС по бухгалтерскому учёту всё же представляет собой  довольно сложную исследовательскую  и проектную работу. Бухгалтерский  сектор имеет определённую специфику. В содержательном плане бухгалтерская  информация отображает большую часть  процессов материального и финансового  учёта любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние  предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой  документов и показателей. Эти документы  и показатели имеют довольно сложный  уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность базы данных, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

     Сравнительно  большой объем документов обусловливает  необходимость привлечения технических  средств обработки и передачи данных с расширенным объёмом  памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы  автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто  оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой  программы. Вместе с тем, с учётом технологической нагрузки на сотрудников  бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учёте должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким  уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Информационные технологии в бухгалтерском учёте

2.1 Основные классификации программ бухгалтерского учёта

     Автоматизация бухгалтерского учёта на предприятии  и подготовка финансовой отчётности является одной из наиболее важных задач.  

     Приобретая  программный продукт, не многие могут  определённо сказать насколько  он подходит. Практически любая программа  этого класса, предлагаемая на рынке  постсоветского пространства, несёт  отпечаток нормативно-правовой среды  той страны, в которой находится  разработчик, а эта среда неоднородна  и неустойчива в другой. Возникают  сотни фирм, специализирующихся на адаптации этих программных средств  к соответствующей среде, причем делается это подчас трудно, несвоевременно, неквалифицированно. Оставляет желать лучшего и дальнейшая техническая поддержка. Во всех случаях несёт убытки клиент, приобретший программу.

     Под программным продуктом понимается программа, которую независимо от её разработчиков можно использовать в предусмотренных целях на разных компьютерах, если только они удовлетворяют её системным требованиям.

     Клиент, выбирающий программу, не может и  не должен быть бизнес - экспертом; даже владея полной информацией обо всех программных продуктах, не всякий может  её правильно проанализировать.

     Можно рекомендовать основные классификации  программ бухгалтерского учета, на которые  необходимо обратить внимание на этапе  анализа при выборе программного продукта:

1. Программы предназначены и создаются для работы в различных операционных средах (оболочках) – MS DOS, Windows и т.д.
2. По степени автоматизации программы бывают узкоспециализированные, специализированные и универсальные (комплексные).
3. Программы создаются и предназначены для работы в различных организациях. При этом можно выделить бюджетные организации и коммерческие.
4. Очень часто возникает необходимость организовать раздельный бухгалтерский учет на нескольких рабочих местах с последующим слиянием данных для подведения итогов. Поэтому программы делятся на работающих в автономном режиме и работающих в сетевом режиме.
5. Размер организации, специфика бухгалтерского учета на том или ином предприятии также накладывают свой отпечаток при создании программ. Поэтому бухгалтерские программы делятся на категории: для малых, средних, крупных предприятий.
6. Наличие макроязыка и степень его развития в целях адаптации программного продукта к изменяющимся условиям функционирования производства и законодательной базы.
7. Наличие сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и т.д.: отсутствуют, недостаточно развитые, хорошо развитые, позволяющие делать изменения, настройку самим пользователям, не изменяя при этом программ.
8. При отсутствии или недостаточном наличии сервисных возможностей, дальнейшая техническая поддержка.

     Традиционно бухгалтерский учёт разделяется  на участки: банковские операции, учёт ОС, складской учет и т.д. Этот подход положен в основу большей части  бухгалтерских программ. Начиная  работать с такой программой, вы видите на экране монитора перечень этих участков. За каждым из них в компьютере скрывается программный модуль. Такие  модули называются автоматизированными  рабочими местами. В каждом таком  АРМ собраны все функции соответствующего участка: в АРМ банковских операций – оформление платёжных документов, регистрация выписок, формирование журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ведомостей и прочих отчётных банковских документов; в АРМ учёта ОС – функции ведения картотеки, расчёта износа, формирования инвентаризационных ведомостей и т.д. Практически во всех таких программах существует и АРМ главного бухгалтера. В нём собираются все проводки из основных АРМ, формируются документы внутренней и внешней отчетности.

     Говоря  о традиционной (классической) схеме  построения бухгалтерской системы, следует обратить внимание на два  существенных требования. Первое из них  – полнота представления функций  в АРМ. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой-либо другой. Такие переходы из одного АРМ в другой отнимают много времени и отрицательно влияют на производительность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМ. К числу систем, построенных по классическому принципу, относятся программы «Лука-Про», корпоративная система «Галактика» и многие другие.

     Следующим вариантом организации бухгалтерских  программ является группировка в  АРМ по классификации выполняемых  действий. Так, в отдельном АРМ  собираются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости  от того, к какому участку учёта  они относятся. В другом АРМ –  все операции с проводками. В третьем  – все отчёты. И так далее. Такое  построение на первый взгляд может  показаться неудобным. Однако автоматизация  любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от «ручного» ведения учёта. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчётов  принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному  оформлению первичных документов, с  одной стороны, и развитию аналитического учёта – с другой.

     В таком (видовом) построении системы  значительную роль начинает играть механизм фильтрования. Чтобы получить информацию по счетам, нужно отфильтровать (выделить) их из всего списка первичных документов. А чтобы получить журнал операций по ОС – отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация – очень удобный и эффективный инструмент, широко используемый во всех без исключения системах.

     Еще один способ построения бухгалтерских  программ - это привязка к журналу  хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных  операций. Он как бы является гвоздём, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены «1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие 7.7». Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объёме и разноплановости учётной информации постоянное фильтрование нужных данных становится трудоемким.

     Есть  системы с гибким механизмом построения. Весьма показателен в этом отношении  «Интегратор» фирмы «Инфософт».

     Программный комплекс «Галактика», обладающий функциональным наибольшим охватом, полностью реализован на базе инструментальных средств собственной  разработки, в числе которых –  собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчётов и возможность  произвольного подключения нестандартных  пользовательских процедур на языках Паскаль и Си. Таким образом, развитие программного обеспечения для рынка  экономических программ в Беларуси в значительной степени ориентируется  на более полный функциональный охват  и на создание инструментов, необходимых  для адаптации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.

     Выбор бухгалтерской информационной системы  зависит от различных факторов: форм собственности (ТОО, АО, и т.д.);

     размера предприятия; количества видов деятельности; специфики и объемов учетных  и финансовых операций; применяемых  средств вычислительной техники  и различных средств телекоммуникаций;

     Информационные  системы, предназначенные для автоматизированного  ведения бухгалтерского учета, можно  условно разделить на три группы:

     1. Мини-системы;

     2. Универсальные системы для малых и средних предприятий;

     3. Комплексные системы, ориентированные на крупные пред-

     приятия-

     Мини-системы  предназначены для применения на предприятиях с небольшим оборотом и невысокими требованиями к функциональным возможностям системы, в них учёт реализован в суммовом выражении  без учёта специфики участков учёта. Это такие системы, как: ГЛАВНЫЙ  БУХГАЛТЕР, 1С БУХГАЛТЕРИЯ.

     Универсальные системы характеризуются глубокой аналитикой. Они осуществляет функции  стоимостного учёта и ведение  всех участков бухгалтерского учета. Это  такие системы, как: ЛУКА, ТСВ БУХГАЛТЕРИЯ, ПАРУС и т.д.

     Крупные комплексы и системы, ориентированные  на крупные предприятия, представляют собой локальные вычислительные сети и характеризуются набором  АРМов, ориентированных на определённые участки учёта, такие, как: Основные средства, Банковские операции, Касса, Заработная плата, Материалы, Склад и т.д. Характерной чертой таких систем является наличие мощных средств обработки и управления данными, мощных генераторов отчетов входных и выходных форм и т.д. К таким системам относятся ЛУКА-ПРО, ИНТЕГРАТОР, БОСС 1.0, К5-баланс, СУПЕР-МЕНЕДЖЕР и т.д.  

     2.2 Система «ТСВ БУХГАЛТЕРИЯ»

     При выборе информационной системы учёта  необходимо учитывать её эффективность, надежность, адаптивность, стоимостные  показатели и т.д.

     Система «ТСВ БУХГАЛТЕРИЯ», разработанная фирмой ТСВ СОФТ, представляет собой простой, удобный в использовании мощный комплекс, включающий в себя журнал хозяйственных операций, зарплату и товарно-материальный учет.

     В журнал хозяйственных операций вносятся первичные проводки методом двойной  записи с указанием соответствующей  аналитики. На основе проводок и остатков программа выдает на экран (в файл) по любым счетам за любой период следующие ведомости: ведомость  учета операций, журналы ордера, главную книгу, шахматку, оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам, баланс. По счетам, по которым ведется аналитика, выдаются оборотно-сальдовая ведомость по клиентам и карточка клиента. Осуществляются просмотр и корректировка любых справочников в требуемых разрезах,

     В многопользовательской версии программы  реализована поддержка локальной  сети, есть возможность обмена информацией  с удаленными компьютерами через  электронную почту. 

     2.3 Система «ГАЛАКТИКА»

     Система «ГАЛАКТИКА» разработана корпорацией Галактика и является многопользовательской сетевой системой управления деятельностью крупной фирмой (корпорацией). Она обеспечивает деятельность на уровне западных аналогов, учитывая специфику предприятия и создавая единую информационную основу для взаимодействия, предоставляя руководству четкую картину текущего состояния дел и показывая перспективу. Гибкая структура системы позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах для любого количества филиалов или подразделений предприятия. Кроме того, обладая средствами экономического анализа, система позволяет выявить четкую схему налогообложения и определить структуру платежей с целью избежания налоговых переплат и штрафов.

     Основные  принципы, реализованные в системе  «ГАЛАКТИКА», - это:

     - интеллектуальное решение задачи  управления предприятием в отличие  от традиционного подхода регистрации  и накопления информации;

     - интегрированность - «сквозное» прохождение документов через различные службы предприятия;

     - модульность - возможность поэтапного внедрения системы, гибкого маневрирования;

     - доступность - наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных;

     - открытость - возможность взаимодействия с другими программами, работающими на предприятии;

     - адаптивность - наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации системы.

     Комплексная автоматизация на базе системы «ГАЛАКТИКА» обеспечивает: специальные схемы планирования и минимизации налогообложения; оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и, как следствие, более эффективное использование персонала; возможность быстрого принятия решений об изменении ассортимента или ценовой политики; средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков; возможность стандартизации технологии управления корпорации; построение консолидированной отчетности, а при создании новых филиалов - передачу им вместе с «ГАЛАКТИКОЙ» технологии управления, баз данных для ведения электронных архивов без дополнительных затрат, высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

     «ГАЛАКТИКА» решает задачи планирования, оперативного управления, бухгалтерского учёта, контроля и анализа.

     Программный комплекс решает задачи планирования: финансовое планирование, построение бюджета; календарно-сетевое (хозяйственное) планирование; планирование маркетинговых  компаний, проектов развития; техническая  подготовка и планирование производства; оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей. В рамках оперативного управления предприятием решаются следующие задачи: управление закупками - материально техническое снабжение; управление продажами - сбыт и реализация продукции; управление бартерными операциями и взаимозачетами; управление запасами - движение и наличие материальных ценностей; управление договорными обязательствами, расчётами с поставщиками и получателями; управление производством; управление проектами; управление себестоимостью продукции - товаров, услуг; управление персоналом, учёт кадров; управление внутренним и внешним делопроизводством. На фоне решения управленческих задач многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования и т.д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. 

     2.4 Программа ЛУКА-ПРО

     Чрезвычайно важно обучение пользователей именно базовым информационным технологиям, которые являются фундаментом для  построения компьютерных информационных систем любого класса сложности. В качестве базовых информационных технологий выступают стандартные «бухгалтерские» информационные технологии программ типа 1С: Предприятие; ЛУКА – ПРО, а также «офисные» информационные технологии широко распространенного программного продукта фирмы Microsoft – MS Office.

     Программа ЛУКА-ПРО продолжает серию продуктов фирмы ПЛЮСМИКРО для IBM-совместимых персональных компьютеров под общим названием "Компьютерная бухгалтерия ЛУКА". Она предназначена для разработки и эксплуатации приложений учетного и управленческого характера на предприятиях различного масштаба.

     Своё  название семейство бухгалтерских  программ получило в честь Луки Пачоли, итальянского математика эпохи Возрождения, автора труда "Трактат о счетах и записях".

     Собственно  ЛУКА-ПРО представляет собой проблемно-ориентированную  СУБД, которая с помощью средств встроенного непроцедурного языка манипулирования данными поддерживает работу с информационными объектами общего и специфического типов (план счетов, главный журнал и пр.).

     Программа оснащена мощным генератором отчетов  и конструктором экранных форм. Данные и процедуры обработки хранятся в общей базе данных.

     ЛУКА-ПРО  обеспечивает удобный многооконный интерфейс для одновременной  работы с разными информационными  объектами.

     Раскраска интерфейсных объектов программы, параметры  управления печатью и др., могут  быть изменены в любое время на каждом рабочем месте с учетом личных предпочтений пользователей.

     Система обмена сообщениями дает возможность, не прерывая текущей работы получать и отправлять экстренные сообщения  и распоряжения, которые немедленно всплывают на экранах адресатов.

     СУБД  прикладного уровня ЛУКА-ПРО поддерживает работу со следующими информационными  объектами словарь данных, картотеки, пользовательские процедуры обработки данных, журналы (учетных записей и документов), планы счетов, справочник валют (точнее журнал курса валют) и справочник единиц измерения.

     Словарь содержит описание полей данных БД (типы и другие свойства).

     Картотеки содержат карточки (записи), структура  которых проектируется пользователем  в терминах словарных данных. В  карточках хранятся экземпляры значений данных. Данные обрабатываются с помощью  пользовательских процедур обработки.

     Процедуры могут содержать до трех разделов:

• расчетная схема, - раздел, который описывает алгоритм обработки данных. Алгоритмы обработки данных проектируются с помощью встроенного в ЛУКУ-ПРО непроцедурного языка манипулирования данными;
• форма ввода-вывода, - раздел, который описывает представление данных на экране дисплея и сценарий диалога. Форма может содержать поля ввода-вывода, переключатели, кнопки действия и контекстную подсказку;
• схема отчета, - раздел, который описывает представление данных для печати.

     Журнал  учетных записей (главный журнал) - содержит однострочные и многострочные  учетные записи, которые соответствуют  простым и сложным проводкам. Вид журнала стандартный и  не зависит от приложения.

     Журналы документов - древовидный классификатор  документов, каждая из конечных вершин которого представляет собой журнал регистрации какого либо конкретного  документа. Для каждого журнала  в приложении проектируется конкретное содержимое записи и ее представление  на экране.

     Словарь, картотеки и процедуры имеют  иерархическую структуру. Это позволяет  гибко классифицировать прикладные объекты по различным группам  в зависимости от требований приложения.

     С помощью программы ЛУКА-ПРО могут  быть созданы прикладные системы  обработки данных (приложения) практически  любого назначения. Каждое приложение (или часть приложения, представляющая одно из функциональных рабочих мест) может иметь свое собственное  меню.

     Для разработки конкретного приложения необходимо:

• классифицировать и описать в словаре все необходимые данные;
• используя словарь описать структуры данных в картотеках;
• классифицировать документы и спроектировать соответствующие журналы;
• с помощью языка манипулирования данными описать алгоритмы обработки данных, сконструировать диалоги и отчеты;
• спроектировать меню для конкретных пользователей и установить для каждого права доступа.

     Расчетные схемы и схемы отчетов редактируются  с помощью удобного текстового редактора, который позволяет также редактировать и создавать любые текстовые документы. При проектировании алгоритмов текстовый редактор благодаря встроенному справочнику поддерживает все языковые конструкции и обращения к функциям обработки.

     Проектирование  новых форм ввода-вывода, ввод данных и выбор команд осуществляются пользователями в диалоговом режиме с помощью  манипулятора мышь.

     Макрогенератор позволяет запомнить последовательности нажатия клавиш (макросы), которые приходится выполнять особенно часто, и вызывать их затем по ключу - одним нажатием комбинации клавиш. Макрос может автоматически вызываться при запуске программы (стартовый макрос) - например, для того, чтобы открывать окна картотек или процедур в начале каждого сеанса работы всегда в одном и том же заданном месте.

     Все документы, как бухгалтерские, регистрирующие акты хозяйственной деятельности (счета, накладные и пр.), так и прочие (договора, претензии и др.) могут быть классифицированы средствами ЛУКИ и для документа каждого типа по описанию будет сгенерирован свой журнал.

     Записи  в журнале документов могут иметь  ссылки на учетные записи в главном  журнале. Таким образом, генерация  учетных записей и их проводка могут при желании выполняться  полностью в автоматическом режиме на основании работы с документами. Собственно экземпляры исходящих документов печатаются средствами генератора отчетов  на основании журнальных записей. Экземпляры входящих документов могут быть отсканированы  и сохранены в БД. Доступ к изображениям оригиналов обеспечивается через журналы  регистрации документов.  

     2.5 Программа «1С:  Предприятие 8.0»

     Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных по данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

     Платформа «1С: Предприятие» 8.0 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ «1С: Предприятие» 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков.