Автоматизация бухгалтерского учета
Министерство образования Российской Федерации
Челябинский государственный университет
Институт экономики отраслей, бизнеса и администрирования
Кафедра экономики отраслей и рынков
Реферат
По дисциплине: Пакеты прикладных программ
На тему: «Автоматизация бухгалтерского учета »
Челябинск
2012
Содержание:
Введение…………………………………………………………
1.Теоретическая часть: назначение и классификация бухгалтерских
программ…………………………………………………………
2. Практическая часть: система бухгалтерского учета «Галактика»……....9-14
Заключение……………………………………………………
Список используемой литературы……………………………….……………..
Приложение……………………………………………………
Введение
Развитие информационных технологий в нашей стране оказывает непосредственное влияние на экономические аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на всю систему бухгалтерского учета.
В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных практически немыслимо. Автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя бухгалтерских программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для составления баланса предприятия.
Сейчас, когда процесс автоматизации учета на предприятии получает активное развитие, и у бухгалтеров возникает много вопросов, касающихся бухгалтерских программ и организации работы с этими программами, необходимо проследить развитие бухгалтерских информационных систем, обобщить материал освещающие вопрос автоматизации бухгалтерского учета.
Автоматизация бухгалтерского учета требует построения на предприятии автоматизированной системы. Тут важно, как работает предприятие, какова его организация, управленческая структура и что представляют собой основные бизнес - процессы на предприятии. После уяснения этих вопросов осуществляется выбор одной из программ комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
Назначение и классификация бухгалтерских программ
Автоматизированный бухгалтерский учет сегодня - повседневная реальность. В начале 90-х это были простые программы, похожие на сложный калькулятор, с функциями не только сложения и вычитания, но и вывода баланса, просто помощник бухгалтеру. В середине 90-х масштабы деятельности многих предприятий выросли, появилась потребность в налаживании управленческого и оперативного учета. Сегодня автоматизация учета сильно расширяет возможности бухгалтера. С помощью средств автоматизации бухучет становится более масштабной задачей, т. к. может использоваться при принятии оперативных решений в реальном режиме времени. В настоящее время разработчиков ПО интересует программа, которая позволила бы полностью автоматизировать деятельность предприятия. Эффективная автоматизация бухгалтерского учета - не только вопрос удобства в работе бухгалтера, это тенденция времени.
Компьютерные методы обработки уже надежно вошли в технологию бухгалтерского учета и сейчас на российском рынке большую популярность завоевали такие программные продукты, как «1С-Бухгалтерия», «Галактика». Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день - решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учета. Это происходит по причине ориентации сегодняшних систем не только на работников бухгалтерии, но также и на работников склада, менеджеров и руководителей. Причем преимущество отдается программным продуктам, которые позволяют автоматизировать целое направление деятельности фирмы.
На западе популярна концепция управления ресурсами предприятия в целом, что означает анализ изменений этих ресурсов и использование полученной информации при планировании и формировании бухгалтерской отчетности.
В нашей стране программное обеспечение по автоматизации бухучета постоянно модернизируется. Представляя на рынке оригинальный продукт, российские фирмы изучают накопленный до них опыт и успешно используют его в своих разработках. Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных предприятиях РБ. Интерес к ним возрастает с каждым днем. В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции для достижения успехов просто необходимо использование передовых технологий. Автоматизированные бухгалтерские программы - именно то, что нужно современному бухгалтеру.
Сложности при работе с автоматизированной программой. Они, в основном, связаны с изменениями правил учета в нашей республике. Так, например изменение ситуации в начале года по поводу НДС; постоянно меняется порядок ценообразования, оформления документов. Производителям ПО приходится оперативно реагировать на подобные изменения в законодательстве. Вот почему важно делать акцент на отечественных программах, можно отдать предпочтение и российским, но они должны хорошо поддерживаться в РБ.
Что нужно учитывать при переходе предприятия к автоматизации бухгалтерского учета. Во-первых, важно правильно выбрать саму систему и понимать, чего Вы от нее ждете. Не имеет смысла покупать Галактику на предприятие в 20-30 человек, т. к. она рассчитана на гораздо больший объем информации, так же, как не имеет смысла усложнять простую программу, автоматизируя те операции, которые требуются раз в три месяца. Во-вторых, необходимо подготовить персонал к работе с программой, особенно, если люди будут работать в сети. В этом случае они должны научиться координировать свои действия с действиями остальных сотрудников. В-третьих, нужно учитывать уровень сервиса, предоставляемый разработчиками программ. Сюда включаются вопросы подбора рационального ПО, соответствующего требованиям и ожиданиям предприятия, возможность апробации пакета в реальных условиях, настройка системы в случаях изменения законодательства, обучение персонала работе с программой и т. д.
Системы обычно имеют защиту данных. В программах предусмотрен порядок архивирования информации. На любом предприятии, независимо от того, считается программа надежной или нет, должны создаваться архивные копии. Это как правило ведения документации при ручной обработке информации. Если система сложная, сетевая, то обязательно нужен специалист, который будет заниматься сопровождением, вести архивы.
Программные продукты, реализующие второе направление, являются наиболее популярными. Фирма «1С» владеет значительным сегментом рынка - порядка 60-70-ти процентов; вторую и третью позицию занимают программы «Галактика» (15%) и «БЭСТ» (9%) соответственно; многие предприятия до сих пор пользуются программами, которые разрабатывались под заказ, еще до появления специализированных фирменных разработок, а также собственными разработками на основе популярного табличного редактора Excel.
Уровень подготовки специалистов-бухгалтеров постоянно растет, потребности развивающихся предприятий не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Все это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.
На данный момент созданы инструментальные средства, образующие информационные системы бухгалтерского учета и включающие взаимосвязанные пользовательские места, которые имеют строгую функциональную направленность в соответствии с разделением полномочий между уровнями управления.
Данные по бухгалтерскому учету, хранящиеся в персональном компьютере, обеспечивают возможность получения всей необходимой информации в виде ведомостей, видеограмм, запросов и др. Создание единого массива бухгалтерских записей позволяет получать регистры любой степени детализации по синтетическим счетам, аналитическим счетам, поставщикам, покупателям и др.При составлении регистров производится выборка сумм, относящихся к соответствующему счету. Таким образом, наличие массива бухгалтерских записей позволяет обеспечить соблюдение принципа двойной записи гораздо экономичнее, чем при ручном ведении учета, что в свою очередь, позволяет контролировать хозяйственные операции по существу, показывая взаимосвязь между счетами, и дает возможность организовывать контроль за поставщиками, покупателями и др. контрагентами.
Процесс группировки данных так же отличается от ручных методов и основывается на многократном использовании одних и тех же массивов информации для составления таблиц в любых размерах. Это значительно облегчает и ускоряет процесс учета, дает возможность получать такие сведения, от которых приходилось отказываться при ручном способе обработки информации. Взаимосвязь показателей различных регистров достигается на основании использования единой информации файла бухгалтерских записей и остатков.
Помимо решения традиционных задач по разделам и счетам бухгалтерского учета, появляется возможность получать ответы на различные запросы. Современные информационные системы позволяют реализовать по запросу получение пользователем любых комбинаций запрашиваемых показателей, отдельные из которых должны быть вычислены. Основным преимуществом такой системы является возможность для пользователя обращаться к системе с широким спектром запросов, не производя при этом работы по программированию.
Классификация бухгалтерских программ
Система бухгалтерского учета «Галактика»
Система «Галактика» — это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.
Возможности комплекса:
-оперативное управление финансами;
-контроль за ходом выполнения договорных отношений;
-контроль взаимных обязательств;
-управление складскими запасами;
-формирование и контроль исполнения финансового плана;
-планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.
Структурно комплекс состоит из четырех блоков: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно.
Система «Галактика», как многопользовательская комплексная система управления организацией (корпорацией), разработана с учетом следующих основных требований:
· адаптивность по отношению к профилю деятельности организации любой формы собственности за счет параметров, позволяющих настроить систему на специфику хозяйственной, финансовой и производственной деятельности организации-пользователя;
· разграничение оперативно-управленческих и финансово-учетных задач при полной их интеграции на уровне база данных;
· поддержка распределенных баз данных для обеспечения информационного взаимодействия многоофисных корпораций и территориально удаленных подразделений;
· охват всего спектра типовых производственных и административных функций;
· единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;
· предоставление удобного инструментария для развития системы пользователем;
· ускоренная подготовка системных администраторов по эксплуатации системы.
Функциональные особенности архитектуры системы
Как было сказано выше, система развивалась без единого плана, под заказ и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:
1) система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;
2) модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);
3) управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.
Информационные связи между модулями это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Самое интересное, что таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).
Настройка системы производится путем настройки базовых справочников и определения хозяйственных операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.
Схемой настройки бухгалтерского учета - является классическая Советская схема по балансовым счетам и хозяйственным операциям. Причем, оперативные документы в системе существуют сами по себе, а хозяйственные операции - сами по себе.
Какой-либо единой базовой технологии обработки документов (типа FLEXBUILDER, WORKFLOW или ACCOUNT ENGINE) не существует. Результатом этого является то, что не существует способа определить сквозную (по всей системе) процедуру обработки бизнес - функции (например, реализация бизнес - функции снабжения материалами, начиная от заявки и проверки бюджета и кончая поступлением на склад и отражением этого в бухгалтерском учете). В целом архитектура примитивна и вполне типична для такого класса задач.
Технологические особенности архитектуры системы
Система исходно была реализована в архитектуре клиент-сервер в понимании этого термина системой BTRIEVE и остается такой по сей день. 90 процентов (я думаю, что 99,9%) установок системы сделаны на этой архитектуре (т.е. NOVELL).
Реализация прикладного программного обеспечения на языке высокого уровня теоретически позволяло разработчикам обеспечить работу системы с любым СУБД путем простой подмены базовой библиотеки. Однако, практически, сложность заключается в том, каким набором функциональности базовой библиотеки BTRIEVE пользовались разработчики (BTRIEVE имеет функции обратной прокрутки выборки, которой не имеется например в ORACLE, а также весьма специфические функции многопользовательской защиты). Таким образом, если система работы с новым СУБД похожа на BTRIEVE, то переход не представляет проблем. Если же это не так, то требуется весьма трудоемкая доработка базовой библиотеки, которая иногда завершается изменением функциональности и необходимостью переписывания исходных программ системы. Не имею информации о реализации системы на SQL-Server.
Что касается ORACLE, то при запросе одного нашего клиента продемонстрировать систему на ORACLE, представители НОВОГО АТЛАНТА не смогли этого сделать (Морской порт СПБ, лето 1998 года), более того цена на систему на ORACLE оказалась в 7 раз выше, чем на BTRIEVE. В рекламных материалах о версии ГАЛАКТИКИ на ORACLE в основном рассказывается о том, что получит клиент от перехода на ORACLE и ничего о работающей системе.
Система не поддерживает ни трехуровневую архитектуру, ни WEB архитектуру. Вся логика приложения находится на клиенте (правда это не страшно, так как бизнес логика в системе отсутствует).
В заключении, необходимо отметить, что техническая реализация на базе BTRIEVE не позволяет системе манипулировать большими объемами данных и, соответственно, претендовать на Корпоративное решение.
Функции системы ГАЛАКТИКА необходимо оценивать не на основании рекламных материалов с функциональными структурами (очень красивыми), а из содержания прайс-листа со списком подсистем (“контуров”), списком модулей в этих подсистемах и их названий.
В прайс листах, а также презентациях и рекламных материалах, систему представляют, как интегрированную управляющую систему, состоящую из так называемых четырех “КОНТУРОВ УПРАВЛЕНИЯ”. Далее приводятся все эти контуры и модули и проводится сравнение их функциональности с функциональностью ORACLE APPLICATION.
Достоинства системы
Система имеет очень широкий набор функций, по-видимому самый большой среди Российских систем и покрывает широкий спектр запросов Заказчиков. Это единственная система, которая имеет функции планирования и производства.
В бухгалтерской части система построена в полном соответствии с представлениями бухгалтеров об автоматизированной системе. Имеет полный набор стандартной и специальной бухгалтерской отчетности.
Во всех своих модулях система очень хорошо обеспечивает нужды печати оперативных документов (накладных, счетов-фактур, счетов, сопроводительных документов и т.д.). Это обеспечивает достаточную эффективность ее использования.
Система имеет достаточно много параметров настройки на особенности конкретного Заказчика.
Система имеет очень простые, эффективные и универсальные средства расширения форм ввода и определения новых справочников. Генераторы финансовой и табличной отчетности очень эффективны и просты.
Система уже отлажена (в своем ядре) и по-видимому достаточно устойчиво работает.
Имеет четкую стратегию и тактику продвижения системы на рынке, а также развития системы.
Недостатки системы
Несмотря на заявленную на первой странице своего описания правильную цель работы предприятия и задачу внедрения системы на нем, реально ГАЛАКТИКА не обеспечивает выполнение этой цели. Система не является управляющей. Она не реализует алгоритмов формирования оптимальных запросов на производство и/или снабжение в зависимости от состояния спроса, планов, прогнозов или их комбинации. Внедрение ее не приносит конкретной прибыли.
Система не имеет механизма определения и контроля процедур выполнения конкретных операций или группы операций (например, определение процедуры снабжение : способ формирования заявки - заявка - выбор поставщика - формирование заказа - отслеживание его выполнения - процедура получения на склад), что не позволяет руководителю быть уверенным, что его управляющие решения исполняются.
Система не имеет функций, необходимых для обеспечения деятельности крупных корпораций (Централизованное снабжение, распределение функций между организациями, передача полномочий от одной организации к другой, взаиморасчеты внутри корпорации и т.д.)
Система, практически, не является интегрированной. Большинство модулей практически не связано между собой, а их связь с финансами очень условна, т.к. документы в финансовом модуле вводятся вручную на основании первичных документов, что приводит к расхождению в материальном и финансовом учете.
Система практически не имеет аналитики в Главной Книге (счет, субсчет, код аналитического учета, который неизвестно как используется). Данная система учета не позволяет на основании финансовых данных построить более или менее глубокий финансовый анализ.
Система не контролирует бюджет при вводе оперативных документов и вообще не имеет механизмов прогнозирования движения денежных средств, что недопустимо при управлении предприятием.
Основным назначением системы является максимально быстрое формирование всех необходимых проводок для закрытия месяца и формирования отчетности в налоговую инспекцию.
Т.е. все модули системы, включая и производственные, обеспечивают не функции бизнеса (получение максимальной прибыли с минимальными затратами), а функции автоматического формирования проводок в главную книгу. Бухгалтерия счастлива. Все предприятие вводит за нее проводки.
Претензии Галактики на ERP-систему просто блеф и маркетинговый трюк, однако, при поголовной абсолютной неграмотности нашего менеджмента он проходит. Мало-мальски грамотный руководитель тут же увидит подмену понятий.
Заключение
ППП в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы.
При существовании на рынке множества бухгалтерских программ, удовлетворяющих самые разнообразные к ним требования, задача выбора программы для конкретного предприятия остается весьма затруднительной. Ведь приобретение и внедрение элементов программного обеспечения требует значительных материальных и трудовых ресурсов; затрат ресурсов требует также практическое использование информационных систем.
Система «Галактика» — это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.
Список использованной литературы
1. Информатика (В.А. Острейковский. Москва, "Высшая школа", 1999 год).
2. Математика и программирование (Ю.Г. Хацкевич. Минск, ТОО "ХАРВЕСТ", 1996 год).
3. Самоучитель работы на компьютере - 2-е издание (А. Левин. "Питер", 2003 год).
4. Справочник по информатике (К.А. Рывкин. Москва, "ОНИКС 21 век": "Мир и Образование", 2005 год)
5. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. - М.: Издательский центр "Академия", 2004.
Приложение
Рис.1
Рис.2
Рис.3
1
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учёта
- Автоматизация банковской деятельности. Банковские сети
- Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота
- Автоматизация биохимического контроля
- Автоматизация бульдозеров
- Автоматизация бульдозеров
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
