Автоматизация передачи информации о МПЗ между контрагентами

Введение

В настоящее время бухгалтерский  учет на предприятиях всех форм собственности  становится все более автоматизированным. Наиболее распространенной системой автоматизации  учета являются программные продукты фирмы - «1С» («1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие», «1С: Управление торговли»)

 Система программ фирмы  «1С» предоставляет широкие возможности  ведения автоматизированного учета  на предприятиях, в организациях  и учреждениях, независимо от  их вида деятельности и формы  собственности, с различным уровнем  сложности учета. Также она  позволяет организовать эффективный  бухгалтерский, кадровый, оперативный  торговый, складской и производственный  учет, расчет заработной платы,  а также налоговый учет.

Актуальность выбранной  мной темы заключается в том, что  торговля в современное время  осуществляется на достаточно больших расстояниях.  Вводит в ручную все наименования, поставленные нам, скажем из Польши, достаточно затруднительно, ведь количество товаров не 10 или 15, а в сто или в 200 раз больше.

Задачи:

- Выяснить для чего  нужна автоматизация передачи  информации;

- Рассмотреть это в  «1С: Бухгалтерия» и «1С: Управление  торговли»;

- Показать все на примере.

 Объект исследования  программа 1С

1.Автоматизация  передачи информации о МПЗ  между контрагентами.

1.1Понятие контрагента и МПЗ

КОНТРАГЕНТЫ — субъекты, связанные обязательствами по общему договору, сотрудничающие в процессе выполнения договора.

Контрагентами являются:

• Поставщики и подрядчики – юридические или физические лица, перед которыми другая организация имеет обязательства;
• Покупатели и заказчики - юридические или физические лица, которые имеют обязательства перед другой организацией.

Материально-производственные запасы (МПЗ) – это:

Активы:

- используемые в качестве  сырья, материалов и т.п. при  производстве продукции, предназначенной  для продажи (выполнения работ,  оказания услуг);

- предназначенные для  продажи;

- используемые для управленческих  нужд организации.

В состав МПЗ входят, в  частности, материалы, готовая продукция, товары.

Порядок бухгалтерского учета  МПЗ регулируется Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина  РФ от 09.06.2001 № 44н

В данной работе нас интересует:

• Материалы;
• Готовая продукция;
• Товары.

1.2 Передача информации  между   контрагентами на «1С:  Предприятие 8.2».

Продвижение технологий платформы "1С:Предприятие" в сторону средних  и крупных заказчиков естественным образом повышает значимость проблемы интеграции ее прикладных решений между  собой и с внешними приложениями.

Все розничные торговые сети, а также многие поставщики розницы  используют в своей работе ту или  иную информационную систему. С помощью  информационных систем регистрируются хозяйственные операции, оформляются  первичные документы, анализируется  деятельность организации и выполняются  другие действия, предусмотренные разработчиками систем. При этом взаимодействие между  информационными системами разных организаций зачастую отсутствует. Обмен данными в этом случае выполняется  не между системами, а между организациями, как правило, с помощью документов на бумаге (приходные и расходные  накладные, счета-фактуры и т.д.), факсограмм и файлов MS Office, поступивших  по электронной почте или на электроном носителе. Ввод в информационную систему  данных, полученных подобным образом, выполняется вручную. При большой  номенклатуре товаров, список которой  в розничных торговых сетях, например, может состоять из 40-50 тыс. позиций, эта работа требует привлечения  значительных ресурсов и неизбежно  сопровождается ошибками, для поиска и устранения которых также необходимы ресурсы.

Для организации обмена данными  в электронном виде между информационными  системами поставщиков и розничных  торговых организаций фирма «1С» разработала сервисное решение «1С:Сеть». С апреля 2006 г. данный сервис встроен в типовые прикладные решения «1С:Управление торговлей 8.0» и «1С:Управление производственным предприятием 8.0». С апреля 2006 г. решение «1С:Сеть» также можно получить на диске ИТС в виде конфигурации, объединяемой с упомянутыми прикладными решениями.

Реализация обмена данными  в электронном виде предполагает наличие между его участниками  определенных договоренностей. Это  договоренности о бизнес-процессах  обмена, содержании и форматах данных, способе обмена.

Бизнес-процессы обмена данными

В основе решения «1С:Сеть» находятся стандартные бизнес-процессы, разработанные межрегиональной общественной организацией «Стандартизация обмена деловой информацией» - МОО «СОДИ». Эта организация создана в 2004 г. рядом российских компаний и занимается разработкой и продвижением единого отраслевого стандарта информационного и технологического взаимодействия предприятий розничной торговли.

В настоящее время «СОДИ» разработала 10 бизнес-процесса и около 20 документов, обеспечивающих их выполнение. Это бизнес-процессы «Обмен данными  о товаре», «Передача счетов-фактур», «Создание актов сверки, взаиморасчеты», «Обмен данными о претензиях, акцепт претензии», «Обмен данными о товарных сертификатах» и др.

Сегодня решение «1С:Сеть»  поддерживает четыре самых существенных бизнес-процесса из десяти. Это процессы «Обмен данными о товаре», «Обмен коммерческими предложениями», «Заказ товара, акцепт заказа» и «Поставка  товара, накладная. Акцепт накладной».

Каждый бизнес-процесс  представляет собой некоторую последовательность действий. Следует отметить, что  бизнес-процесс «Обмен данными о  товаре» применяется для синхронизации  данных и предусматривает обмен  идентификаторами товарных позиций  в каталогах. В результате выполнения этого бизнес-процесса в информационной системе оператора торговой сети (далее - клиента) для каждого поставщика формируется «Список товаров, принятых к работе». Этот список содержит перечень товаров из ассортимента поставщика, которые клиент будет приобретать. Кроме того, теперь товар в информационной системе поставщика, например «Гречка», будет восприниматься системой клиента как «Крупа гречневая», поскольку в системе клиента этот товар называется именно так. После выполнения бизнес-процесса «Обмен коммерческими предложениями» в систему клиента загружается прайс-лист поставщика с полным перечнем коммерческих условий по товарам и услугам, поставляемым данному клиенту.

Предположим, что бизнес-процессы «Обмен данными о товаре» и  «Обмен коммерческими предложениями» выполнены, и рассмотрим более подробно бизнес-процесс «Заказ товара, акцепт заказа».

В информационной системе  клиента формируется электронный  документ «Исходящий заказ» и передается поставщику. В системе поставщика этот документ трансформируется в электронный  документ «Входящий заказ». На основании  этого документа создается документ «Заказ покупателя». Далее в соответствии с бизнес-процессом для поставщика предусмотрено два варианта действий.

Если поставщик может  выполнить заказ в полном объеме в указанный срок, то в системе  формируется электронный документ «Акцепт заказа», который передается клиенту. В случае если поставщик  может выполнить заказ частично или на других условиях поставки, то в системе формируется документ «Отказ заказа» (в терминологии операторов розничных сетей - «Реджект заказа»). Данный документ содержит информацию только о той части заказа, поставку которой поставщик готов выполнить, и фактически является предложением клиенту оформить новый заказ.

После получения от клиента  нового входящего заказа и его  акцепта заказ считается принятым к исполнению.

Форматы данных

Электронные документы, формируемые  и обрабатываемые сервисом «1С:Сеть», соответствуют стандарту CommerceML, разработанному «1С» при участии Microsoft в 2000 г. В настоящее  время актуальна версия стандарта 3.0. Данный стандарт позволяет унифицировать обмен коммерческой информацией между различными предприятиями и в результате уменьшить их затраты на организацию информационного взаимодействия.

В то же время в «1С:Сеть»  предусмотрена конвертация электронных  документов в другие XML-форматы обмена, принятые в иностранных компаниях, такие, как GS1 XML и OASIS UBL.

Способы обмена

Поставщики и операторы  торговых сетей могут обмениваться данными как напрямую, так и  через специализированный Центр  обработки данных (ЦОД) «1С:Сеть».

Прямой обмен данными можно реализовывать с помощью выгрузки электронных документов в файл на носитель информации и последующей его загрузки. Предусмотрен и прямой обмен данными по электронной почте. При этом отправка и получение данных выполняются непосредственно во время работы с интерфейсом «1С:Предприятия 8.0».

Разработчиком ЦОД «1С:Сеть», а также провайдером услуг  по обмену коммерческой информацией  через ЦОД является компания UnitSpace. Первый месяц услуги по обмену данными  оказываются бесплатно, далее - на платной  основе. Чтобы подключиться к ЦОД, поставщик должен получить приглашение  от абонента ЦОД – оператора торговой сети. Использование ЦОД для обмена данными дает поставщикам и операторам торговых сетей определенные преимущества. К ним относится, например, предотвращение ошибок при помощи проверки документов в ЦОД на соответствие формата  и содержания стандартам электронного обмена данными, а также на соответствие логике исполняемого бизнес-процесса. Пользователи ЦОД защищены и от получения  нежелательных документов, которые  свободно распространяются по электронной  почте. ЦОД может оповещать менеджеров компаний-пользователей о наступлении  контрольных событий. Кроме того, информацию центра можно использовать в качестве независимого источника информации при решении споров в области обмена документами.

По состоянию на июнь 2006 г. завершен пилотный проект по внедрению  сервиса «1С:Сеть» и подключению  к ЦОД в ТД «Перекресток». В  настоящее время проводится планомерное  подключение к «1С:Сеть» его  поставщиков. Ведутся также переговоры о подключении к ЦОД с другими  операторами розничных сетей.

1.2 Передача информации  о МПЗ между   контрагентами  на «1С:Управлене торговлей 8.2 ».

В системе "1С:Управление торговлей 8.2" реализованы XML-схемы CommerceML для публикации электронных каталогов  и прайс-листов на Web-витринах, поддерживающих стандарт CommerceML, и обработка полученных заказов.

Использование реализованных  механизмов позволяет:

формировать XML-каталоги и  коммерческие предложения по имеющейся  в информационной базе номенклатуре товаров;

публиковать каталоги и коммерческие предложения на любой Web-витрине, поддерживающей стандарт CommerceML;

принимать, подготавливать и отправлять электронные заказы на товар, опубликованный в каталогах  в соответствии с коммерческими  предложениями;

рассылать прайс-листы организациям (клиентам, партнерам и т.д.) для  анализа и последующего выставления  заказа;

анализировать собранную  в электронном виде от различных  поставщиков информацию о товарах  и ценах.

В системе реализованы  механизмы подготовки и публикации коммерческих предложений и каталогов  на Web-витринах в соответствии со стандартом CommerceML как первой, так и второй редакций. Это позволяет предприятиям сохранить уже используемые технологии и выбирать формат, соответствующий возможностям партнера.

В системе реализована  возможность выгрузки данных в файл или отправка таких данных по электронной  почте.

Загрузка электронных  документов также возможна как из файла (например, полученного от контрагента  на магнитном носителе), так и  непосредственно из своего электронного почтового ящика.

Прикладное решение интегрировано  по стандарту CommerceML с продуктами ряда ведущих компаний, разработчиков  тиражных интернет-решений: "Битрикс", "Квантум Арт", "ФОРС – Центр  Разработки", "Инотех"; отраслевыми  торговыми площадками, Интернет-магазинами, Web–витринами: Gvozdik.ru, Price.ru, TorgCenter.ru.

Организация электронного обмена данными в цепочке  поставок. Услуга 1С:СЕТЬ

В системе программ "1С:Предприятие 8.2" реализован сервис для организации  электронного обмена данными между  информационными системами операторов розничных торговых сетей и поставщиков  товаров для розницы. В поставку системы "1С:Управление торговлей 8.2." включена конфигурация "1С:Сеть". Конфигурация "1С:Сеть" и правила (порядок) объединения конфигураций "1С:Сеть" и "1С:Управление торговлей, редакция 10.2" также публикуются  на диске ИТС (апрель 2006 года).

Сервис "1С:Сеть" реализует  бизнес-логику взаимодействия сетевых  операторов и поставщиков, разработанную  Межрегиональной общественной организацией "Стандартизация обмена деловой  информацией", объединяющей ведущих  российских сетевых операторов, производителей и поставщиков (МОО СОДИ).

Электронные документы (ЭД) формируются в соответствии с XML-схемами CommerceML, разработанными специально для  организации электронного обмена данными  в цепочке поставок. XML-схемы описывают  электронные документы бизнес-процессов, принятых МОО СОДИ для обеспечения взаимодействия поставщиков и сетевых операторов.

Организация взаимодействия между информационными системами  Клиента и Поставщика может осуществляться через Центр обработки "1С:Сеть" (необходим отдельный договор  на обслуживание), а также посредством  передачи XML-файлов с ЭД, выгруженными на внешний носитель информации или  отправленными по электронной почте. Для определения способов обмена в системах Клиента и Поставщика необходимо сформировать "Учетные  записи".

Центр обработки данных (ЦОД) "1С:Сеть" обеспечивает надежную и  защищенную передачу коммерческих документов (заказов, накладных, каталогов и  т.п.) между торговыми партнерами в электронном виде.

ЦОД "1С:Сеть" объединяет информационные системы абонентов, не требуя вмешательства пользователя при осуществлении обмена.

ЦОД "1С:Сеть" доступен через обычное интернет-подключение.

Процесс подключения

Подключение к "1С:Сети" пользователей системы программ "1С:Предприятие 8.2." состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Получение приглашения

Необходимо по электронной  почте получить от своего контрагента, являющегося абонентом "1С:Сети", приглашение к подключению.

Шаг 2. Регистрация на рабочем портале 

По ссылке, содержащейся в приглашении, нужно зайти на рабочий портал "1С:Сеть", принять  публичный договор-оферту, зарегистрироваться и получить логин, пароль и идентификатор  обмена.

Шаг 3. Настройка системы

Полученные при регистрации  сведения необходимо внести в систему 1С:Управление торговлей 8.2. в соответствии с инструкцией пользователя.

Тарифы  и оплата

Первый месяц пользования  услугами ЦОД "1С:Сеть" не оплачивается абонентом. В дальнейшем оплата производится в соответствии с условиями абонентского договора.

Размер оплаты пропорционален количеству полученных или отправленных заказов.

Создание  учетной записи

Учетная запись электронного обмена необходима для установки  способов передачи и приема электронных  документов, определения организаций  — участников обмена и их идентификаторов, времени ожидания ответа на переданный электронный документ и других важных параметров обмена.

Для создания учетной записи необходимо выбрать пункт меню "1С:Сеть" и открыть справочник "Учетные  записи электронного обмена".

Общая информация

Независимо от способов передачи электронных документов в учетной  записи необходимо указать:

Код — внутренний код учетной записи

Наименование  — наименование учетной записи

Организация — организация, от лица которой будет осуществляться обмен электронными документами (из справочника Организации)

Идентификатор — идентификатор организации, от лица которой будет осуществляться обмен электронными документами

Способ  отправки — способ передачи и приема электронных документов

Время ожидания ответа — период времени с момента создания документа, в течение которого ожидается реакция на данный документ

В табличной части документа  регистрируются организации, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами.

Подключение к серверу  Центра обработки 1С:СЕТЬ.

Для организации обмена электронными документами через Центр обработки "1С:Сеть" необходимо предварительно зарегистрироваться на сервере. Затем  в настройках учетной записи выбрать  способ отправки Отправлять на сервер, ввести полученные при регистрации  Имя пользователя на сервере и  Пароль пользователя на сервере.

Электронные документы бизнес-процесса "Заказ  товара"

Формируется торговой сетью (Клиентом) и передается Поставщику. Для отправки документа в информационную систему  (ИС) Клиента из меню "1С:Сеть" / "Журнал электронных документов" необходимо сформировать электронный  документ "Исходящий заказ".

В соответствии с учетной  записью документ отправляется в  ИС Поставщика. Отправка осуществляется по кнопке "Отправить".

Электронные документы бизнес-процесса "Поставка товара, накладная".

"Электронная  накладная"

Формируется Поставщиком  и передается Клиенту не позднее, чем дата поставки товара. Для этого  в информационной системе (ИС) Поставщика из меню "1С:Сеть" / "Журнал электронных  документов" формирует для отправки в ИС Клиента электронный документ "Исходящая электронная накладная".

Отправка осуществляется по кнопке "Отправить".

2. Практикум 

«Подрядчик ОАО  «Пчелка» сделала заказ на приобретение мягких игрушек у ОАО «Авалон» на сумму 500000 тысяч рублей, НДС в том числе»

Схема действий:

• Создать организацию ОАО «Авалон»
• Оформить заказ от ОАО «Пчелка»
• Отправить заказ и электронную накладную.

Запускаем «1С: Управление торговлей 8.2», создаем  предприятие ОАО  «Авалон» (Справочник/ Предприятие/ Организация)

С помощь кнопки «Добавить» создаем организацию (реквизиты  придумываем сами)

Как создали организацию, нужно зарегистрироваться в «1С: Сеть».(Сервис/ Обмен данными через  «1С: Сеть». Появиться сообщение:

Нажимаем «Да» и создаем  учетную запись.

После заполняем поля отмеченные красным. В поле «Контрагенты с которыми организуется обмен»

Вводим контрагента ОАО  «Пчелка»  Как показано, на рисунке.

После того, как ввели  контрагента, переходим к заполнению Номенклатуры. ( Справочники/Номенклатура).

В номенклатуре создаем группу  «Игрушки». И вводим наименование игрушек (По своему желанию).

Пример:

Плюшевый мишка, базовая  единица штуки, ставка НДС 18%.

Тигренок, Барашек, Жираф, Тряпичная  кукла и т.д.

Конечный результат ввода  номенклатуры.

После ввода номенклатуры переходим в раздел «Установка цен номенклатуры».

В открывшимся окне создаем  новый документ «Установку цен номенклатуры: Новый*». С помощью кнопки подбор добавляем все имеющиеся у  нас игрушки и устанавливаем  цены. Как показано на рисунке.

 После того, как все  ценны введены. Оформляем заказ на товары.

Используя кнопку подбора, вводим все игрушки. В левом верхнем  углу видим вкладку  цены и валюты заходим и устанавливаем «Продажную цену».

Цены должны заполниться  автоматически, остается только ввести количество товара и НДС 18%.

После того как оформили заказ реализуем  продукцию. Для  этого заходим (Документы/Продажа/Реализация товаров и услуг)