Автоматизация процессов персонала

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский  государственный университет

сервиса и экономики»

Выборгский  филиал

______________________________________________________

Кафедра «Менеджмент» 
 

Реферат

 по  дисциплине: «Автоматизация управления предпринимательской деятельностью».

на тему: «Системы автоматизации управления персоналом». 
 
 

      Выполнила:

      Студентка _3___курса,

                                                        группы 4/2109

      Тафинцева Алена 

      Проверила:

        ст.преп.Бокучава Т.П. 
 
 

Выборг 

2012

Содержание 

Введение………..3

1 Категории  систем для управления персоналом….4

2 Что  дает автоматизация управления  персоналом…..5

3 Необходимые  функции HR-систем……7

4 Решения  от западных разработчиков……8

5 Российские  HR-системы……10

6 Реальность  автоматизация учета персонала……11

7 ОфисМонитор  2.0: учет персонала и корпоративная  культура…..13

Заключение……..16

Список  используемых материалов……17 

Введение 

     Главная задача управления персоналом состоит  в определении количественного  и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу ежедневно решает руководство  предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, сотрудников  которых с советских времен называют кадровиками, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems).

     Задачи, решаемые отделом кадров, можно разбить  на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной работой  с людьми, а вторая - с информацией  о них. Чтобы непосредственная работа с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени  у сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально  автоматизирована.

     В первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также  текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся  анализ резюме, собеседование и отбор  претендентов на вакантные рабочие  места. В круг задач текущего кадрового  управления входят учет персонального  состава, перемещение персонала, его  обучение и переобучение, продвижение  по службе, трудовая дисциплина, составление  должностных инструкций, формирование отчетности. 
 
 

Категории систем для  управления персоналом 

     С появлением первых средств автоматизации  были разработаны и первые программы  учета и управления персоналом. Они  были реализованы на различных аппаратных платформах, начиная от больших ЭВМ  и заканчивая ПК. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены  для оптимизации работы в первую очередь руководства и персонала  кадровых служб предприятий и  играют большую роль в повышении  производительности их труда. Существующие в настоящее время на рынке  автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие  основные группы:

     - многофункциональные экспертные  системы, позволяющие проводить  профориентацию, отбор, аттестацию  сотрудников предприятия;

     - экспертные системы для анализа  персонала, выявления тенденций  развития отделов и предприятия  в целом;

     - программы расчета зарплаты;

     - комплексные системы управления  персоналом, позволяющие формировать  и вести штатное расписание, хранить  полную информацию о сотрудниках,  отражать движение кадров внутри  фирмы, рассчитывать зарплату.

     С помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. С формальной точки зрения такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

     Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь  такие системы необходимы руководству  для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием. 

Что дает автоматизация  управления персоналом 

     Сейчас  важность качественной работы с персоналом возрастает как никогда. Так, например, прием на работу некомпетентного  сотрудника или необоснованный перевод  служащего с одной должности  на другую может привести к прямым финансовым потерям, не говоря о косвенном  ущербе (ухудшении психологического климата), который проявляется не сразу и почти не поддается  учету.

     Неоспоримым фактом является то, что процесс  управления персоналом требует серьезной  информационной поддержки. Дело осложняется  тем, что все, связанное с отношениями  между людьми, слабо поддается  формализации. Если рассматривать проблему масштабно, то персонала, хотя для отечественных  предприятий именно с этого начинается внедрение компьютерных систем управления человеческими ресурсами.

     Используя программное обеспечение для  управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в  своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических  отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому  резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

     Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также  иметь возможность непосредственного  доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально  готовить и проводить некоторые  кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

     Принято считать, что эффект от внедрения  систем управления персоналом наблюдается  при численности персонала предприятия  более 100 человек, а при численности  до 100 эффективность учетных задач  имеет место лишь при большой  текучести кадров. Ощутимый эффект наблюдается при автоматизации  управления персоналом, численность  которого превышает более 1000 человек. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию  получить организационные, экономические  и социальные эффекты.

     Организационные эффекты позволяют:

     - сократить время принятия решений  на всех уровнях управления  предприятием;

     - повысить качество кадровых решений;

     - оперативно готовить различные  отчетные документы.

     Экономические эффекты позволяют:

     - снизить затраты на управление  персоналом;

     - повысить производительность труда  персонала;

     - оптимально использовать профессиональные  качества конкретного сотрудника  предприятия.

     Социальный  эффект состоит в:

     - персональном учете пенсионных  накоплений сотрудников предприятия;

     - ведении полной индивидуальной  трудовой истории персонала предприятия;

     - подготовке руководящего резерва  и продвижении по службе наиболее  перспективных сотрудников предприятия.

     В целом, автоматизация процессов  управления персоналом приводит к увеличению общей культуры работы с сотрудниками предприятия и увеличению достоверности  данных и оперативности их обработки. 

Необходимые функции HR-систем 

     HR-программы должны обеспечивать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках и их свойствах, в том числе приказах и карьере, организациях и их свойствах, а также различная часто используемая информация справочного характера. При этом важно, чтобы в одной базе данных можно было вести учет по нескольким филиалам корпорации и иметь консолидированный учет.

     Эта важнейшая часть кадрового делопроизводства должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, так как именно с ней связаны кадры предприятия. Необходимо обеспечивать не только возможность формирования дерева штатного расписания любой сложности, но и отображать занимаемые сотрудниками позиции. Со штатным расписанием связаны различные виды отчетности: вакансии, текучесть кадров, штатно-должностная книга, алфавитная книга и др.

     Так как в базе данных хранятся огромные массивы сведений о сотрудниках  и их свойствах, приказах, должностях, организациях, то в HR-системе должны поддерживаться хорошие поисковые механизмы. Для быстрого получения аналитических данных должны быть предусмотрены средства, позволяющие получать данные по контексту «на лету».

     В деятельности кадровой службы используется множество документов: документы  по сотрудникам (приказы, контракты, должностные  инструкции, справки, выписки) и отчеты (установленных форм и произвольные списки). Эти документы необходимо получать как в электронном виде, так и печать на принтере, чтобы  хранить бумажные копии. Поэтому  генерирование и печать документов и отчетов является важной функцией кадровой программы.

     Инструменты и средства для настройки модулей  HR-программы необходимы для обслуживания как создаваемых баз данных, их резервного копирования и восстановления, так и для предварительных настроек параметров.

     Хотя  табельный учет является необходимым  компонентом (функциональностью) систем расчета заработной платы, так как  обеспечивает учет отработанного времени, тем не менее, все большее число разработчиков включает этот модуль в свои HR-системы. Это обусловлено тем, что табельный учет становится функцией некоторых отделов кадров.

Решения от западных разработчиков 

     Большинство автоматизированных систем управления предприятием, созданных западными  разработчиками, построены по модульному принципу и имеют в своем составе  модуль управления персоналом, реализующий  учет и управление кадрами, а также  расчеты с персоналом.

     Несмотря  на то, что западные разработчики вложили  в создание модулей управления персоналом огромные средства и накопили огромный опыт внедрения в тысячах организаций  развитых стран, тем не менее, на отечественных  предприятиях они встречаются очень  редко. Как правило, они внедряются тогда, когда собственниками предприятия  являются западные инвесторы, а внедряемая система принята в качестве корпоративного стандарта.

     Среди основных «ограничивающих» факторов для  распространения этих модулей на украинских предприятиях следует отметить следующее:

     - высокая цена.

     Кроме стоимости программного обеспечения  в несколько десятков тысяч долларов, к этим суммам необходимо добавить стоимость предпроектных работ, обучения и сопровождения. Так, по приблизительным  подсчетам первоначально вложение в западную систему управления персоналом, даже с модулем расчета заработной платы, может составить $30-50 тысяч;

     - ориентация только  на крупные предприятия.

     В силу охвата большого количества функций  по управлению персоналом и высокой  стоимости программных решений  западные HR-системы могут использоваться только на крупных предприятиях. Собственно говоря, эти системы так позиционируются и самими разработчиками;

     - недостаточная полнота  локализации.

     Иногда  это имеет место, что вызывает явное раздражение отечественных  кадровиков;

     - «инородные» модели.

     В основе западных модулей лежат модели западной бизнес-культуры и ментальности, не очень понятной и воспринимаемой отечественными пользователями;

     - функциональная избыточность.

     Западные  модули включают функции, пока невостребованные на украинских предприятиях. Это, например, индивидуальное планирование карьерного роста сотрудника, отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудника, учет снижения (или повышения) его  квалификации, планирование мероприятий  по повышению квалификации персонала, мотивационные компоненты и др.;

     - недостаточная скорость  адаптации к украинскому  законодательству.

     Из-за того, что в Украине нет достаточного числа продаж западных HR-систем, то их разработчики не тратят деньги на содержание украинских программистов, которые могли бы оперативно вносить необходимые изменения в локализованную версию программного продукта.

     Несмотря  на серьезные препятствия внедрению  западных HR-систем на отечественных предприятиях, кратко рассмотрим некоторые из этих систем, доступные в Украине.

     Среди наиболее распространенных западных HR-систем можно выделить модули известных ERP-решений:

     - SAP Human Resources Management System (www.sap.com)

     - Oracle Human Resources Analyzer (www.oracle.com)

     - iRenaissance Human Resources/Payroll (www.rossinc.com)

     - Rodertson&Blums Payroll 3.1 (www.robertsonblums.com)

     - Scala HR (www.scala.ru)

     - Axapta HR Management (www.navision.ru) 

Российские  HR-системы 

     В настоящее время российские разработчики HR-систем по общему количеству созданных решений, наверное, занимают первое место во всем мире. Среди них как модули комплексных систем, так и автономные программы:

     - пакет «БОСС-Кадровик» компании  АйТи (www.it.ru);

     - программный комплекс «АиТДУправление  персоналом» (рис. 1) от компании  Софт АиТ (www.aitsoft.ru);

     - система «Фараон» (рис. 2) от Центра  Кадровых Технологий (www.hrsott.ru);

     - программа «Orakl-Кадры» ((рис. 3) от Инфо-Центра (www.-infocentre.spb.ru);

     - программа «Парус-Кадры» от компании  Парус (www.parus.ru);

     - кадровый модуль системы «Аккорд»  от компании Атлант-Информ (www, atla nt- і nform. ru);

     - автоматизированное рабочее место  «Управление персоналом» системы  Флагман от компании Инфософт (www.flagman.com.ru);

     - модуль «Управление персоналом»  системы управления предприятием  компании Галактика (www.galaktika.ru);

     - модуль «Управление персоналом»  системы электронного документооборота N.System от ComputerLand/St.Petersburg;

     - АСУ «Кадры», разработанная в  ВНИПИ АСУ Газпрома и аппарате  управления НПО «Союзавтоматика»;

     - программа «ИНЭК-Персонал» от  компании ИНЭК (www.inec.ru);

     - программа «1С: Зарплата и Кадры»  компании 1С (www.lc.ru);

     - программа «TRIM-Персонал» компании АСК;

     - программный комплекс «Персонал-2000»  от Центра информационных технологий  Телеком-Сервис. 

Реальность  автоматизация учета  персонала 

     Решит ли автоматизация все проблемы кадровика?

     Программное обеспечение (ПО) всего лишь автоматизирует существующие технологии работы. Нельзя автоматизировать беспорядок или хаос: получится автоматизированный беспорядок и хаос. Если задачи управления персоналом хорошо продуманы, то программные средства автоматизации ускорят процесс  учета.

     Благодаря увеличению быстродействия HR-системы, можно решать большее число задач, причем делать это можно с высокой эффективностью. Если проблема состоит в том, что работы выполняются не вовремя (например, отчеты формируются с запозданием), то автоматизация поможет устранить это отставание.

     Насколько сложна HR-система?

     По  сравнению с бухгалтерскими программами  автоматизированная система управления персоналом несложное и недорогостоящее  ПО. Главная особенность автоматизированной системы управления персоналом заключается  в обработке множества данных о работающих и кандидатах, приказах, должностях, стажах и др. Тем не менее, хранение подобной информации, создание отчетов и выполнение ряда тривиальных  вычислений не представляет какой-либо сложности.

     Сколько времени занимает внедрение HR-системы?

     Для малых и средних предприятий  автоматизация (использование коробочных программных продуктов) может быть выполнена за очень короткий промежуток времени. После установки программы  основная задача заключается в том, чтобы ввести необходимые сведения о сотрудниках и структуре  предприятия. Если на предприятии имеется  отлаженная система учета, то внедрение  ПО - это лишь вопрос ввода этой информации и последующего ее использования.

     Сколько времени требуется на подготовку к работе с HR-системой?

     Хорошо  спроектированное и разработанное  ПО опирается на существующие методики работы отдела кадров или службы управления персоналом. Разумеется, пользователям  придется понять, каким образом автоматизированная система реализует то, что обычно они делали вручную. Легкость освоения подразумевает удобство применения. Как правило, ПО поставляется с Руководством пользователя, которое нужно внимательно  изучить, или прослушать курс обучения. Если в течение какого-то времени  пользователи не могут освоить принципы работы с программой, то, очевидно, дело в плохой программе, а не в самих пользователях.

     Нужна или настройка HR-системы и сколько это стоит?

     Консультирование  и настройка автоматизированной системы управления персоналом с  учетом пожеланий пользователей - это, как правило, очень дорогая услуга. Необходимо помнить о том, что  любое ПО требует настройки, поскольку  только в этом случае оно будет максимально отвечать предъявляемым к нему требованиям. Поэтому при выборе ПО необходимо, чтобы в нем была предусмотрена возможность конструирования и настройки. Это позволит, в крайнем случае, пользователю самостоятельно выполнить необходимую подстройку системы под свои потребности. Таким образом, всего за несколько часов, можно существенно настроить функциональные характеристики системы.

     Крайне  важно, чтобы программный продукт, который пользователь собирается приобрести, наиболее полно соответствовал его  пожеланиям. Не стоит покупать автоматизированную систему управления персоналом, предназначенную  для решения одних задача, а  затем пытаться использовать ее для  решения других. Поэтому нужно  тщательно изучить рынок программных  продуктов, чтобы выбрать именно то, что нужно.

     Требует ли HR-система постоянного внимания со стороны системного администратора?

     Возможно, некоторые автоматизированные системы  учета персонала и требуют  постоянного внимания системного администратора, но это абсолютно не приемлемо  для хорошо разработанных и правильно  внедренных решений. Немаловажное значение имеет и тот факт, что пользователи должны иметь некоторый уровень  компьютерной грамотности, а не бежать по всякому поводу к системному администратору. Собственно говоря, вторая часть этой книги и призвана повысить уровень  пользователя в плане работы с  компьютером, сделав его полноценным  участником информационной системы  предприятия. 

ОфисМонитор 2.0: учет персонала  и корпоративная  культура 

     Предлагаемое  на рынке кадровое ПО предназначено  для хранения, обработки и предоставления информации о персонале предприятия, оставляя без внимания корпоративную  культуру. Именно этот «пробел» решила устранить российская компания UNI (www.uni.ru), выпустив специальный Интернет-продукт. Ее система 4П .ОфисМонитор 2.0 (рис. 5) позволяет автоматизировать оба эти аспекта кадровой деятельности. С ее помощью можно оперативно получать сведения о структуре предприятия, информацию о сотрудниках. Кроме того, она позволяет полностью автоматизировать процесс сбора и обработки статистики по использованию рабочего времени и доступа на предприятие.

     4П:ОфисМонитор  2.0 запускается в обычном Интернет-браузере  и объединяет в себе:

     - внутрикорпоративный информационный  портал;

     - систему управления персоналом;

     - систему безопасности (контроль  физического доступа на предприятие  и его офисы).

     В качестве внутрикорпоративного Интранет-портала  система 4П: ОфисМонитор выполняет  две основные функции:

     - выступает в качестве источника  актуальной информации для сотрудников  организации;

     - является интерактивной средой  взаимодействия сотрудников и  средством обратной связи между  персоналом и руководством предприятия.

     Постоянная  доступность этой информации упрощает взаимодействие между сотрудниками в процессе ежедневной работы и облегчает  адаптацию новых сотрудников  к уже существующим корпоративным  правилам. Встроенная система публикаций позволяет специалистам HR-подразделений изменять страницы корпоративного Интранет-портала и актуализировать информацию по мере необходимости, не обладая при этом даже минимальными навыками программирования.

     В качестве интерактивной среды взаимодействия система 4П: ОфисМонитор предоставляет  такие средства обеспечения совместной работы, как форумы, голосования  или опросы общественного мнения, размещение частных объявлений сотрудников, ведение персонального журнала регистрации, формирование выборочных списков сотрудников, оповещение о факте появления коллеги в офисе.

     Система 4П:ОфисМонитор 2.0 дает возможность  каждому сотруднику персонифицировать  рабочие страницы, вести и анализировать  персональный журнал учета рабочего времени, использовать систему планирования событий, управлять формой визуализации персональной информации для других сотрудников и изменять персональный пароль доступа к системе.

     Как кадровая система, 4П:ОфисМонитор позволяет  структурировать и хранить персональную информацию о сотрудниках (ФИО, фотография, дата и место рождения, номер паспорта, номер водительских прав, ИНН, домашний адрес и телефон, данные о семье, даты приема на работу, сведения о медицинской  страховке, график работы и др.). С  ее помощью можно выполнять сбор, обработку, учет и анализ статистики по использованию рабочего времени, формировать различные отчеты как  персональные, так и по отделам  предприятия.

     4П:ОфисМонитор  2.0, как система контроля физического  доступа, обладает возможностью  автоматического фиксирования времени  прихода-ухода сотрудника на работу (достигается за счет интеграции  с системой контроля физического  доступа). 

Заключение 

     Используя программное обеспечение для  управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в  своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических  отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому  резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.