Автоматизация в казначействе

Введение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика –  это первый и определяющий этап автоматизации  любого учета. В настоящее время  проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные  предприятия, как правило, имеют  опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена  уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго  поколения.

Среди задач финансового  управления на предприятии наиболее важными являются: поддержание достаточного уровня ликвидности и платежеспособности, оптимизация финансовых потоков, ускорение  оборачиваемости капитала и увеличение отдачи от него.

Кроме этого, актуальным являются такие задачи, как эффективное  управление потоками наличности, календарное  и оперативное планирование движения денежных средств, устранение кассовых разрывов, исключение риска технического дефолта, бюджетирование и тщательный контроль над расходованием денежных средств на всех уровнях.

Достижение поставленных целей требует от предприятия  внедрения и автоматизации казначейства.

В данной работе рассматривается  автоматизированные информационные технологии в системах автоматизации деятельности казначейства.

1. Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства

1.1 Внедрение казначейства на предприятии: необходимость и способы организации

Итак, что представляет собой  бюджетирование и казначейство, и  решению каких бизнес-задач способствует внедрение казначейства на предприятии?. Казначейство – это экономическая и организационная система, призванная обеспечить планирование, управление, контроль и анализ движения денежных средств на предприятии. Конечная цель системы бюджетирования и казначейства – оптимизировать финансовые потоки и повысить эффективность использования оборотного капитала. В качестве инструментов выступают: текущее и календарное планирование, бюджеты движения денежных средств и план–фактный анализ потоков расходования и поступления наличности.

В качестве конкретных задач, которые решает внедрение казначейства на предприятии, можно выделить следующие:

• планирование денежных потоков предприятия;
• обоснование оптимальных лимитов по остаткам денежных средств;
• составление бюджетов движения денежных средств, осуществление платежей в рамках бюджета;
• управление кредиторской и дебиторской задолженностью и др.

Развитие предприятия  характеризуется ростом количества и масштаба хозяйственных операций, увеличением числа бизнес-транзакий, усложнением и интенсификацией денежных потоков. В этой ситуации организовать эффективное финансовое управление и, в частности, выстроить бюджетирование и казначейство, невозможно без применения автоматизированных программных продуктов.

Автоматизация казначейства – это необходимое условие  для эффективного управления денежными  средствами.

1.2 Общая концепция автоматизированной системы управления

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет  смысл при достаточно высоком  уровне автоматизации остальных  процессов предприятия, особенно соприкасающихся  с казначейством. Поэтому не имеет  смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение  самой АСУП. Основными целями внедрения  АСУП являются создание единого информационного  пространства и автоматизация, оптимизация  процессов учета. АСУП условно разбивается  на два блока:

• КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик
• Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает  в АСУП следующим образом:

• Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.
• Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

  Соответственно ежедневно  осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться  в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

2. Программные средства  автоматизации управления казначейства и их структура

2.1. Программы для автоматизации 

У большинства российских и зарубежных компаний инструментами  автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских  компаний, свидетельствуют об аналогичном  положении дел и в зарубежных компаниях.

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

• простота формирования и использования;
• возможность управления несколькими таблицами или базами;
• возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
• низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются  в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного  инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме  того, они применяются в средних  и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные  на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

• возможность потери информации;
• вероятность возникновения ошибок в файлах;
• трудности передачи данных и их совместного использования;
• высокая вероятность двойного ввода информации;
• значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
• низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или  частичного перехода от электронных  таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться  с поставленными задачами. Как  правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста  числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.

2.2.Специализированные системы  автоматизации казначейства

Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных  продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались  следующие системы:

1. CF/Cash and Treasury Master (разработчик XRT - Cerg).
2. SAP R/3, модуль Treasury (разработчик SAP AG).
3. System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
4. Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
5. Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
6. AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
7. Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).

Основным ограничением для  внедрения зарубежных программных  продуктов является относительная  дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты  на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание - около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк — клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.

Таблица1. Инструменты реализации казначейских функций в ЗАО «МОГ»

Качественных стандартизированных  российских систем управления функциями  казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация - сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С:Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк - клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.

2.3. Этапы автоматизации казначейских функций

Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также  стоимость капитала для нее.

Этап 1. Обеспечение  актуальных данных

Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения  актуальных данных о перечне обслуживающих  банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании.

Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м  счетам) на начало операционного дня, а именно:

• балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
• денежного выражения расчетных векселей;
• денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк - клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы.

Формат отчета об остатке  расчетных векселей (в том числе  векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.

Для обеспечения своевременного занесения информации в систему  следует разработать регламент  ежедневного обновления форм оперативной  отчетности, а также наладить систему  контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один - три раза в месяц следует проверять  корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками  и выпиской из журнала учета векселей.

По факту разнесения выписки  и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.

Этап 3. Создание системы операционного финансового  планирования

После организации сбора  значений по счетам денежных средств  формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового  планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:

1. Календарь очередности  платежей и поступлений (кредиторской  и дебиторской задолженностей  к погашению), запланированный по  датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) .Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автоматически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.

2. Консолидированный платежный  календарь по видам деятельности  и датам Консолидированный платежный  календарь по видам деятельности  и датам составляется автоматически  на основании календаря очередности  платежей. Код статьи управленческого  отчета о движении денежных  средств (прямой метод) связывает  операционные планы по движению  денежных средств с утвержденным  бюджетом на плановый период.

В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости  внешнего финансирования для обеспечения  ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных  финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.

Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге 

Оперативная информация о  состоянии внешнего долга и его  динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря  на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:

• ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам;
• объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования;
• состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования;
• перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.

Этап 5. Создание системы управления рисками

Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять  с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу  расчетов по выставлению лимитов1 на контрагентов: на поставщиков - на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции — на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.

Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками

С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.

2.4. Терминальная архитектура  автоматизированной информационной  системы казначейства

Создание информационных систем в терминальной архитектуре  с использованием мэйнфреймов имеет значительные исторические традиции. За рубежом и в нашей стране еще недавно широко использовались такие комплексы на основе электронно-вычислительных машин высокой производительности. Преимуществом таких систем является централизованная многопоточная и многозадачная обработка всей информации, находящейся в информационной системе. Это позволяет оптимизировать использование дорогостоящих вычислительных ресурсов высокой производительности центральной машины. При работе мэйнфрейма каждому пользователю и каждому процессу выделяется комплекс информационных ресурсов, позволяющий решать поставленные задачи. Пользователь может общаться с машиной как с помощью скоростных устройств ввода-вывода информации, являющихся принадлежностью вычислительного комплекса на базе мэйнфрэйма, так и посредством работы на терминалах, подключенных к центральной машине комплекса. Операционные системы мэйнфрэймов отличаются устойчивостью в работе, защищенностью и эффективностью использования ресурсов памяти, центрального процессора (одного или нескольких) и периферийных устройств ввода-вывода информации. Данная архитектура изначально была ориентирована на эффективное решение нескольких (или многих) различных задач одновременно в режиме разделения времени, потому имеет развитые средства защиты информации и защиты от сбоев. Расчет операционных систем на работу большого числа (до нескольких тысяч) пользователей определил создание развитых и скоростных телекоммуникационных средств, встроенных в операционные системы и аппаратную часть мэйнфрэймов, поддержку всех основных, в том числе многопоточных коммуникационных протоколов. Аппаратная часть системы, создававшаяся для условий многолетней безостановочной работы в напряженном режиме обработки информации, отличается высокой надежностью и отказоустойчивостью. Программные продукты, устанавливаемые только на центральную машину, позволяют достаточно легко и быстро выполнять модификацию и замену без ущерба для пользователей системы.

Однако в последние  годы мировая практика свидетельствует  о значительной переориентации основных потребителей систем на основе мэйнфрэймов на применение более дешевых решений с использованием новых компьютерных технологий. Это происходит по ряду причин

• Создание терминальных систем чаще всего приводит к монополизации поставщиком начальной системы всех услуг по их развитию.
• Интенсивное развитие персональных компьютеров и мини-ЭВМ на основе высокопроизводительных процессорных комплексов, насыщение ими рынка информационных технологий привело к появлению недорогих конкурентных решений. Снижение цен на вычислительные системы на базе мощных микропроцессоров при повышении их производительности и экономичности энергопотребления делает эти системы очень привлекательными для широкого применения в сферах, традиционных для мэйнфрэймов — банки, коммуникации, финансовая деятельность, сложные корпоративные системы.
• Совершенствование операционных систем персональных компьютеров и систем на их основе приближает их к мэйнфрэймам по характеристикам как производительности и надежности, так и в области поддержки многозадачности и многопоточности. Разработчики прикладного программного обеспечения и инструментальных пакетов, ориентируясь на персонал менее квалифицированный, чем в случае эксплуатации мэйнфрэймов, выпускают продукты, более ориентированные на пользователя, и, конкурируя между собой на широком рынке, устанавливают на эти продукты цены существенно ниже, чем программные продукты такого же класса для монопольных производителей суперкомпьютерных систем.

Не отрицая важной роли суперкомпьютеров и систем с их применением, создатели и интеграторы современных  автоматизированных информационных технологий избирают ориентацию на применение легко масштабируемых и удобных в применении систем на базе локальных вычислительных сетей как общего, так и закрытого доступа. Особое место при этом отводится перспективным системам UNIX, Windows NT и NetWare. При этом мэйнфрэймы могут рассматриваться как мощные файловые серверы, серверы глобальных баз данных и коммуникационные серверы этих сетей. Перспективы применения таких дорогостоящих в приобретении и эксплуатации вычислительных машин должны рассматриваться в строгом соответствии с реальной потребностью в их услугах.

3. Перспективы  внедрения автоматизации

3.1 Ожидаемый эффект

Допустим, на предприятии  работает информационная система, в  которой отражаются различные бизнес-процессы организации. Имеет смысл дополнять  систему целым блоком или использовать отдельную программу? Если казначейство выделено как элемент организационной  структуры, то имеет смысл и использовать для этого подразделения собственную  программу, связанную с основной информационной системой. А если такого подразделения нет или функции  казначейства при небольших объемах  операций выполняет один человек, то имеет смысл встроить подсистему в основную информационную систему.

Резонный вопрос - а что  получит предприятие от автоматизаций  функций казначейства? Каков ожидаемый  эффект от внедрения АСУП в казначействе? Само собой, основная цель - оптимизировать процессы

• Внесения заявок
• Ввода платежных поручений
• Отражения фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Так же предприятие получит  оперативность внесения и обработки  платежных документов, например, прямым эффектом от внедрения будет снижение зависимости от проведения документов по бухгалтерскому учету. И плюс ко всему исключение дублирования операций, сокращение ручного труда. Это самые  простые преимущества, полученные от автоматизации казначейства, остальные  же определяются набором функций  казначейства, подлежащих реализации.

При внедрении системы  управления денежными средствами важно  сделать правильный выбор партнера по внедрению. При определении поставщика решения нужно оценивать такие  критерии, как сроки и стоимость  внедрения, количество аналогичных  проектов, наличие разработанных специализированных и отраслевых решений, предоставление поддержки после завершения внедрения  и т.д. Кроме того, как показывает опыт, необходимо своевременное тщательное тестирование функциональных блоков, привлечение будущих пользователей системы к процессу внедрения, точная оценка ее производительности, качественное обучение участников.

Успех проекта по автоматизации  работы казначейства в значительной степени зависит и от того, насколько  в компании продумана методология  управления денежными средствами. При  том, что программный продукт имеет внутреннюю методологию учета денежных средств, компании не обойтись без положения о бюджетировании, учитывающего ее специфику и реализованного в практической деятельности. Если методология работает, внедрение информационной системы управления казначейством внесет существенный вклад в повышение эффективности работы компании.

3.2 Сложности автоматизация казначейских функций

В средних и крупных  компаниях трудно обеспечить оперативность  и эффективность управления денежными  средствами без применения автоматизированных систем. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать  число платежных документов, ежедневно  оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50–100 в день, то оперативное управление финансовыми  потоками будет затруднено5.

Для автоматизации казначейской деятельности необходимо предпринять  те же шаги, что и при внедрении  любой информационной системы: определить требования к системе и выбрать  программное обеспечение, разработать  техническое задание, настроить  программное обеспечение, подготовить  систему к эксплуатации, осуществить  опытную эксплуатацию и, наконец, приступить к полноценному использованию системы.

Необходимо отметить, что  для группы компаний схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными  средствами появляется два звена. Планирование денежных средств начинается на уровне бизнес-единиц (производственных, торговых, обслуживающих предприятий), а затем на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и сводный платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху.

Заключение

Казначейство - реальный инструмент, позволяющий получить положительный экономический эффект от управления денежными средствами. Использование инструментов казначейства дает быстрые результаты, которые можно наблюдать сразу после внедрения этой системы на предприятии.

Не стоит забывать, что  инструменты казначейства и планирования взаимосвязаны, внедрение одного элемента не даст такого эффекта, как внедрение  полного комплекса бюджетного управления, но при этом возможно поэтапное внедрение  этих систем с их последующей «связкой».