ГЛАВА 4. АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  МАТЕРИАЛОВ

3.1. Обзор  программ автоматизации бухгалтерского  учета для бюджетных учреждений

      Автоматизация бухгалтерского учета в бюджетных  учреждениях  также получила широкое  распространение, как и автоматизация учета в промышленных, торговых или иных хозяйственных организациях. Однако особенности бюджетного учета, связанные с самостоятельным Планом счетов, особым порядком учета, утвержденным Инструкцией № 148н, необходимостью применения кодов бюджетной классификации и отражению операций на счетах учета  с 20-значной нумерацией делают  процесс разработки программных продуктов для бюджетных учреждений более сложным и трудоемким по сравнению с разработкой программных продуктов для хозяйствующих субъектов, и делает предложение на рынке программных продуктов для бюджетных учреждений более ограниченным. Рассмотрим основные программные продукты, предназначенные для автоматизации бюджетного учета.

      1) Инфо-Бухгалтер бюджетный учет - программа для автоматизации бюджетных организаций

      Бюджетная версия программы "Инфо-Бухгалтер" предназначена для автоматизации  бухгалтерского и налогового учета  учреждений, финансируемых из бюджета. Бюджетная версия "Инфо-Бухгалтер" неоднократно признавалась лучшей разработкой  для бюджетного учета на многочисленных конкурсах. В основе признания экспертов - сочетание в программе глубокой многофункциональности, логической стройности и подкупающей простоты в работе.

      Немаловажным  фактором для организаций, финансируемых  из бюджета, является стоимость программы и ее дальнейшего обслуживания. "Инфо-Бухгалтер" и в этой категории "ближе к народу", чем аналогичные разработки конкурентов.

      Для применения нового Плана счетов в  бюджетных учреждениях при содействии специалистов Главного Управления Федерального казначейства Минфина РФ компания "Инфо-Бухгалтер" разработала новую версию программы "Инфо-Бухгалтер 8.506 Бюджетный учет".

      В новой версии бюджетный учет основывается на едином взаимосвязанном технологическом  процессе обработки первичных учетных документов и отражении операций по соответствующим разделам нового интегрированного Плана счетов. Программа автоматически формирует все первичные и отчетные документы, разработанные в строгом соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету и приложениям к ней.

      Функциональные возможности профессиональной версии "Инфо-Бухгалтер Бюджетный учет":

• возможность выбора объекта налогообложения - либо доходов, либо доходов за вычетом расходов;
• автоматическое формирование книги учета доходов и расходов;
• автоматическое ведение налогового учета;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• расчет заработной платы и взносов в пенсионный фонд;
• валютный учет;
• учет банковских и кассовых операций;
• кадровый учет

      Программа "Инфо-Бухгалтер" позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ведение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам. В программе "Инфо-Бухгалтер" данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.

      Программа "Инфо-Бухгалтер" формирует:

• стандартные формы (оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, главная книга, карточка движения средств, журналы-ордера и другие);
• отчетные формы, настраиваемые бухгалтером в соответствии с законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие выходные формы).

      Все отчеты формируются за любой отчетный период с любой детализацией от одной хозяйственной операции до года. Встроенный текстовый редактор позволяет корректировать и создавать любые новые бланки бухгалтерской отчетности с возможностью ведения архива по каждому бланку.

      Версия "Инфо-Бухгалтер УСН" поставляется как в локальном варианте, так и в сетевом и работает в среде MS Windows. Минимальная конфигурация компьютера для работы с программой - процессор серии Pentium-133, объем оперативной памяти от 16 Мб.

      2) «1С Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений»

        1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений" представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных учреждений", Редакция 6.

      Конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных учреждений", Редакция 6 предназначена для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений, состоящих на самостоятельном балансе и финансируемых из федерального, регионального (субъектов Российской Федерации) или местного бюджетов, а также из бюджета государственного внебюджетного фонда на основании сметы доходов и расходов и ведущих учет по Плану счетов бюджетного учета.

      Конфигурация  «Бухгалтерия для бюджетных учреждений»  разработана в соответствии с  требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и реализует стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

      Конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных  учреждений" соответствует требованиям, предъявляемым к программным  средствам для автоматизации  бухгалтерского учета бюджетных  учреждений:

• стандартная методология бюджетного учета;
• оперативная поддержка законодательства;
• полнофункциональный комплекс готовых решений по автоматизации основных участков бюджетного учета;
• единый взаимосвязанный технологический процесс обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса;
• работа в едином информационном пространстве;
• единый документооборот;
• однократный ввод данных;
• использование государственных классификаторов;
• обмен данными с казначейскими системами;
• обмен данными с системами типа «Клиент-Банк»;
• загрузка данных из других программ;
• формирование бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде;
• возможность подключения внешних отчетов, сохранение любой отчетной информации в виде excel-файлов
• многое другое, что позволяет позиционировать программу, как готовое решение, которое можно сразу использовать в большинстве бюджетных учреждений – получателей бюджетных средств.

      Конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных  учреждений" является готовым решением по автоматизации большинства участков бухгалтерского учета. Каждый раздел учета в конфигурации - это автономный методически выверенный технологический цикл учета отдельных видов имущества, средств, обязательств в рамках единой типовой конфигурации, который предусматривает получение всех необходимых первичных учетных документов, регистров учета и отчетных форм.

      В основу типовой конфигурации заложен  принцип ввода бухгалтерской  информации в программу "от документа". Это значит, что в программе  возможно создание и хранение электронных  образов первичных учетных документов и автоматическое формирование на их основе бухгалтерских записей (проводок). Документы соответствуют типовым формам и, если необходимо, то возможен вывод на печать их копий. Технология работы "от документа" позволяет вводить любую информацию в программу однократно. Многие документы могут быть автоматически заполнены на основании уже существующих (используются функции копирования или "ввод на основании"). Возможны также ввод проводок вручную и с помощью типовых операций.

      Программа позволяет автоматически выполнять регламентные операции, такие как переоценка валюты, закрытие счетов.

      Введенная информация автоматически обобщается, что позволяет формировать необходимую  отчетность за любой период времени.

      Стандартные и специализированные отчеты, входящие в конфигурацию, позволяют оперативно получать необходимые регистры учета и представлять бухгалтерскую информацию в удобном для анализа виде.

      Комплект  регламентированных отчетов (ежеквартально  обновляемый) содержит формы бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, отчетности в фонды, необходимые для месячного, квартального и годового отчета бюджетного учреждения.

      Применение программы  позволяет:

• поставить учет в соответствии с действующим  законодательством по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях;
• оперативно отслеживать текущие изменения методологии учета;
• снизить трудоемкость учета;
• исключить счетные ошибки;
• повысить качество учета и отчетности;
• сделать учет «прозрачным»;
• оперативно получать достоверную бухгалтерскую информацию за любой период времени;
• оперативно получать информацию в разрезе источников финансирования, целевых программ (подпрограмм);
• оперативно контролировать соблюдение финансовой дисциплины;
• оперативно контролировать состояние расчетов с юридическими и физическими лицами;
• оперативно контролировать наличие денежных средств и материальных ценностей;
• оперативно контролировать исполнение сметы доходов и расходов;
• формировать достоверную бухгалтерскую отчетность в короткие сроки.

      В зависимости от объема бухгалтерских данных и технологии документооборота в учреждении, Конфигурация «1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерия для бюджетных учреждений» может использоваться с программой «1С:Бухгалтерия 7.7» («1С:Предприятие 7.7» с компонентой «Бухгалтерский учет»)

• профессиональной,
• сетевой версий, а также
• версии для SQL (клиент-сервер).

      Типовая конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных  учреждений» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных настроек и доработок.

      Программа имеет необходимые средства администрирования. Система «1С:Предприятие» включает средства, позволяющие администратору:

• вести список пользователей системы;
• назначать пользователям пароль на вход в систему;
• назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
• формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;
• просматривать список работающих пользователей;
• получать историю работы пользователей.

    Таким образом, для каждого пользователя (учетного работника) в рамках единой конфигурации можно ограничить доступ к информации, содержащейся в информационной базе системы, и отслеживать каждый шаг работы пользователя в системе.

    В поставку конфигурации "1С:Предприятие 7.7. Бухгалтерия для бюджетных  учреждений», редакция 6 входят методическая литература и демонстрационная база, отражающие технологию ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях с помощью конфигурации.

    При изменении законодательства и методологии  учета выпускаются обновления (релизы) конфигурации. Механизм обновления позволяет загрузить новые возможности без потери введенных пользователем данных и сохранить пользовательские настройки конфигурации.

4) Отраслевое решение «1С Медицина»

    Программный продукт для автоматизации управленческого учета, финансово-хозяйственной деятельности медицинских организаций с целью управления ресурсами (финансовыми, кадровыми, материальными и др.).

    Продукт «1С:Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность» разработан на базе комплексного решения «1С:Управление производственным предприятием 8» и имеет следующие основные функциональные возможности (с учетом функциональных возможностей базового продукта):

• автоматизация деятельности больничных аптек ;
• финансовое планирование - бюджеты, потоки денежных средств, кредитные и кассовые планы, финансовые результаты;
• финансовый анализ - расчет финансовых показателей, динамика по отношению к другим периодам;
• расчет себестоимости единиц учета объемов медицинской помощи по утвержденной и оригинальной методикам;
• управление персоналом - работа с соискателями, управление данными о сотрудниках, система квалификации с учетом медицинской специфики, должностные инструкции, системы оплаты труда, расчет заработной платы для хозрасчетных медицинских организаций.

      Продукт может использоваться для автоматизации  работы следующих структурных подразделений медицинской организации:

• больничной аптеки;
• фармацевтического отдела;
• экономической службы;
• инженерной службы;
• подразделений, имеющих хозяйственные склады;
• кадровой службы;
• бухгалтерии (для хозрасчетных медицинских организаций).

    Решение 1С:Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность позволяет выстроить систему управленческого учета для конкретной медицинской организации с учетом различных источников финансирования и моделей взаиморасчетов с покупателями медицинской помощи.

    Решение позволяет анализировать и строить  различные варианты стратегии развития медицинской организации, осуществлять выбор оптимального варианта развития, формировать центры ответственности за результаты деятельности медицинского учреждения, определять стоимость медицинских услуг и оптимальные цены для их реализации.

    Конфигурация  1С:Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность предназначена для автоматизации следующих задач управленческого учета:

• планирование объемов медицинской помощи;
• финансовое планирование (бюджетирование);
• контроль за выполнением планов оказания медицинской помощи с последующей оценкой эффективности деятельности медицинского персонала для принятия последующих управленческих решений;
• формирование обоснованных потребностей в лекарственных средствах и расходуемых материальных ресурсах для оптимизации затрат на лекарственное обеспечение;
• анализ показателей деятельности медицинской организации.

      4) Программа серии 1С «Блок учета продуктов питания»

      Программа позволяет создавать плановые меню и автоматического распределять на их основании продукты питания по категориям довольствующихся и источникам финансирования в том числе с использованием диетических столов. Документы конфигурации не просто отражают движение сырья, продуктов, но формируют все необходимые бухгалтерские проводки.

      В программе учтены особенности учета  следующих учреждений:

• больницы;
• санатории;
• пансионаты;
• школы;
• детские сады;
• детские оздоровительные лагеря;
• дома интернаты;
• профтехучилища.

      Основные возможности конфигурации "ВДГБ:Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях":

• ведение списка рецептуры (блюд) и технологии приготовления блюд согласно сборникам рецептур или технико-технологическим картам (ТТК) с учетом нормативов расхода продуктов, химического состава (количество жиров, белков и углеводов), калорийности. Возможность хранение описаний блюд и способа их приготовления. Возможность формирования и печати карточек раскладок;
• автоматический расчет энергетической ценности, а также белкового, углеводного и жирового состава блюда. Анализ этих данных за произвольный период;
• отражение всех необходимых операций по движению сырья (продуктов). Поступление продуктов как от контрагента так и от сотрудника (через авансовый отчет). Возврат поставщику. Операции по внутреннему перемещению между материально ответственными лицами и подразделениями (к примеру местами хранения). Списание продуктов в производство по калькуляции и т.д.;
• калькуляция. Формирование калькуляционной карты (Меню раскладки) на любой день или за произвольный период. Возможность применения сложных калькуляций с использованием диетических столов. Возможность формирование карты с подробным указанием нормативов расхода продуктов питания. Возможность получения отдельной подробной калькуляции: на вид приема пищи (обед, завтрак, ужин и т. д.), на категорию довольствующихся;
• возможность корректировки автоматически рассчитанной калькуляции продуктов. Автоматическое распределение продуктов питания по источникам финансирования и КБК. Произвольная настройка правил списания продуктов питания в зависимости от категории довольствующихся, источника финансирования и КБК;
• отчетность. Получение меню блюд на день и указанием цены за порцию. Получение отчетов по движению продуктов питания по дням и в целом за период. Получение отчетов по определенному источнику финансирования, по определенной категории довольствующихся. Соответствие форм документов и отчетов требованиям законодательства;
• учтена специфика учреждений сферы медицины. Присутствует возможность применения столов диетпитания. Получения анализа расхода продуктов питания по нормам питания для определенной категории довольствующихся и конкретного типа продукта питания;
• ведение табеля питания. Возможность персонального учета питающихся. Получение отчета питания с персональным указанием сумм за питание. Начисление платы за питание;
• производство готовой продукции на основании произведенной калькуляции.

      5) Программное обеспечение «Парус».

      Программное обеспечение "Парус" позволяет  построить автоматизированную систему  учета финансово-хозяйственной деятельности учреждения, состоящего на государственном бюджете. Линейка программных продуктов (ПП) "Парус" включает в себя ряд модулей для автоматизации всего процесса учета.

      Модуль "Парус-Бухгалтерия" предназначен для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Программа позволяет настроить бюджетный учет по единому 26-разрядному плану счетов, интегрированному с бюджетной классификацией.

      Модуль "Бухгалтерия" позволяет:

• вести учет активов и обязательств бюджетного учреждения;
• определять результат финансовой деятельности учреждения, в зависимости от текущих доходов и расходов;
• учитывать нефинансовые активы: основные средства, непроизведенные активы, нематериальные активы, материальные запасы;
• рассчитывать амортизацию основных средств и нематериальных активов;
• отслеживать состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
• вести учет санкционирования расходов бюджета: лимитов бюджетных обязательств, принятых обязательства, бюджетных ассигнований.

    На  основании заведенных первичных документов формируются хозяйственные операции по заранее определенным правилам. В систему встроены различные шаблоны для печати первичной документации и регламентированных отчетов.

    Система позволяет вести бухгалтерский  учет в централизованных бухгалтериях в разрезе подведомственных учреждений.

    Дополнительные  функции и отчеты для модуля "Бухгалтерия"

• отчет по кредиторской задолженности
• отчет "Проверка остатков ТМЦ и ИК"
• отчет "Анализ счетов по аналитике"
• функция "Расшифровка оборотной ведомости по инвентарным карточкам"
• отчет "Итоговая инвентарная книга на дату"
• модуль "Сверка начисленной амортизации"
• отчет "Акт сверки расчетов с ДК", включен в стандартную поставку (начиная с версии 7.68)
• функция "Расчет амортизации"
• отчет "Уведомление о лимитах БО"
• функция по проверке базы данных на корректность ведения учета
• функция редактирования данных в инвентарной карточке
• шаблоны "Накладная М15" и "Товарно-транспортная накладная"
• используются для печати документов по исходящим счетам-фактурам.
• функция "Закрытие счетов"
• функция "Сверка остатков ТМЦ".

      6) Программное обеспечение системы «Галактика EPR»

      Контур  бухгалтерского учета системы Галактика ERP обеспечивает эффективное решение  всего спектра задач, связанных  с ведением бухгалтерского и налогового учета, формированием соответствующей отчетности на предприятиях различных отраслей и масштабов, в компаниях с многофилиальной и территориально-распределенной структурой.

      Контур  бухгалтерского учета системы Галактика ERP – надежный инструмент для ведения бухгалтерского и налогового учета. Его отличительными особенностями являются:

• поддержка нормативных правил и требований законодательства в области бухгалтерского и налогового учета;
• поддержка ведения учета и формирования отчетности в международных стандартах (IAS, US GAAP);
• гибкая настройка аналитического учета;
• бухгалтерская отчетность в электронном формате;
• поддержка параллельного учета в нескольких планах счетов бухгалтерского учета.

      Задачи  контура бухгалтерского учета – предоставить пользователям эффективный инструмент работы со всем спектром задач современного бухучета, с учетом актуальных изменений в законодательстве и специфики процессов бухгалтерского учета в СНГ. Модуль формирует все актуальные бухгалтерские документы (платежные требования, бухгалтерские справки, заявления на аккредитив, инкассовые поручения, платежные поручения, авизо и т.п.). Все эти документы интегрированы в общую ERP-систему и могут быть связаны с документами-основаниями в других контурах и модулях.

      Модуль «Фактические затраты». Информация, получаемая в результате работы модуля «Фактические затраты», позволяет получить важнейшую и первичную для любого бизнеса информацию – фактическую себестоимость производимой продукции (работ, услуг). Получаемые в результате суммы являются базовыми при определении стоимости продукта и фактически формируют отпускную цену.

      Модуль «Типовые хозяйственные операции» является основным исполнительным инструментом всего Контура бухгалтерского учета. Задачи работы модуля - обеспечивать автоматизированное отображение проведенных хозяйственных операций в бухгалтерском и управленческом учете. В данном модуле поставленная задача решается с помощью типовых хозяйственных операций (ТХО) и типовых финансовых операций (ТФО).

      Модуль  «Налоговый учет» разработан с учетом реалий действующего налогового законодательства, поэтому его механизмы для автоматического ведения налогового учета предельно гибки и позволяют в кратчайшие сроки перестроить учет в связи с любыми изменениями в законодательстве. Модуль позволяет как вести реальный налоговый и бухгалтерский учет, так и формировать регистры и налоговые отчетности, учитывая особенности и специфические требования отечественного законодательства.

      Модуль «Консолидированная финансовая и бухгалтерская отчетность» обеспечивает возможность создания совместной базы данных по налоговому и финансовому учету и получения любой необходимой налоговой отчетности.

      Модуль  «Клиент-банк» предназначен для обмена платежными документами с банковскими организациями. Модуль содержит необходимую для работы часть функционала модуля «Обмен бизнес-документами».

      Модуль  «Касса» позволяет вести учет всех выплат, выданных через кассу, включая: выдачу зарплат, командировочных расходов, учет расчетов наличными средствами, операций в национальной, так и иностранной валюте.

      Модуль  «Бухгалтерская отчетность» поставляется с набором готовых актуальных на момент поставки отчетных форм по сводному балансу и налогам. В модуль включены: анализ бухгалтерских счетов, автоматическое закрытие временных счетов.

      Модули «Учет ОС», «Учет НМА». Большинство функций этих модулей в системе «Галактика-Экспресс» однотипны, но существуют и некоторые отличия, учитывающие специфику учета объектов НМА.

      В исследуемой организации для  автоматизации бухгалтерского учета  применяется программа 1С для  бюджетных учреждений версии 7.7.  Именно  программный продукт серии 1С выбран потому, что это наиболее полнофункциональный продукт из всех представленных выше. Семейство программ 1С имеет множество решений, предназначенных для автоматизации отдельных участков учета, например, модуль для учета продуктов питания, рассмотренный выше. Также программа 1С по соотношению «цена/качество» имеет наиболее высокий показатель и за свою цену предлагает пользователю наибольший набор функций. Программы серии 1С также имеют удобный пользовательский интерфейс.  Однако возникает вопрос, почему же на исследуемом предприятии установлена версия 7.7, а не более новая 8.0? Дело в том,  что исследуемая организация является бюджетным учреждением, имеющим ограниченное финансирование из бюджета, и по смете на 2010 год не предусмотрены средства на обновление  программного продукта. Для установки  1С 8.0 необходимо не просто приобрести обновление и оплатить его установку, но и работников бухгалтерии  необходимо переобучить, а также произвести модернизацию вычислительной техники, что требует значительных финансовых вложений. Также следует отметить, что в настоящее время программный продукт 1С версии 7.7 вполне удовлетворяет потребности небольшого бюджетного учреждения, каким является исследуема организация, и потребности в обновлении программного продукта в настоящее время не возникает.