Автоматизированные системы обработки экономической информации

Реферат: Автоматизированные системы обработки экономической  информации

 
 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.......................................................................

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ  ЭКОНОМИЧЕСКОЙ

ИНФОРМАЦИИ............................................................

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ.......................................

БАЗЫ ДАННЫХ....................................................................

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»....................................................

ЗАКЛЮЧЕНИЕ....................................................................

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.........................................

    

     

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблемы повышения  прибыльности предприятия, эффективности  работы персонала,

создание оптимальной  структуры управления волнуют любого руководителя. Ему

приходится принимать  решения в условиях неопределенности и риска, что

вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово -

хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом  количестве

документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и

систематизированная она является в определенной степени  гарантией

эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных

данных может привести к неверному управленческому  решению и, как следствие, к

серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских  пакетов и программ позволяет  автоматизировать  не

только бухгалтерский  учет, но и навести порядок в  складском учете, в

снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее

рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности  в бухгалтерском учете предприятие  может сильно пострадать

или даже потерпеть  крах.  Примеров тому и очень много, причем часто страдают

предприятия, стремящиеся  работать честно. Страдают из-за небрежного ведения

внутренней бухгалтерии  предприятия. Страдают также из-за незнания и

соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении

бухгалтерского учета  вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

В данной работе будут  рассмотрены основные системы автоматизации  обработки

экономической информации.

    

      ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ  СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ

ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

В качестве технической  базы (технического обеспечения) рабочего места

специалиста, обрабатывающего  экономическую информацию вполне можно  выбрать

типовой компьютер, предлагае многими продавцами компьютерной техники, а

неправильный выбор  программного обеспечения может  привести к большим потерям

времени, денег и  тяжелым психологи последствиям. Достаточно лишь

представить, как  при отсутствии преемственности  при переходе на новый

программный продукт  придется заново переучивать весь персонал, заново ввести

базу данных, созданную  и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

Главным назначением  АРМ, конечно, является решение задач  профессиональной

на (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности,

планирования и  прогно и т.п.). Однако персональный компьютер

непосредственно не может взаимодейст с программами профессионального

назначения, необходима операционная система, с помощью  которой все остальные

программы-приложения и будут работать. Компьютер и  опе система

будут как бы являться вычислительной платформой, на которой  базируют все

прикладные программы.

    

ПРИКЛАДНОЕ  ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

 

Прикладное программное  обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно

разделить на две  группы:

1.       Базовое (общесистемное) программное  обеспечение, которое практически

не привязано (или  слабо привязано) к решению конкретных узко профильных

задач, к области  узкой профессиональной деятельности пользователя, которые

можно разделить, в  свою очередь, натри крупных подгруппы:

функциональные ППП;

многофункциональные и интегрированные ППП;

проблемно - ориентированные  ППП общесистемного назначения.

2.       Проблемно-ориентированные ППП профессионального  назначения, которые

можноразделить, в свою очередь, на две подгруппы:

типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система

бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе);

локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

     Функциональные  ппп

ППП первоначально  разрабатывались именно как прикладные программы для решения

определенной группы задач - для реализации одной функции  прикладного

программного обес: текстовые редакторы, табличные процессоры

(электронные таблицы), графические ре, системы управления  базами

данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реа в

многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах  типа Office, однако они

стоят значительно  дороже и требуют значительно больших ресурсов компьютера

(хотя в полном комплеете, может быть, и не нужны), поэтому функциональные

пакеты имеют очень  широкое распространение. Очень  часто эти программные

продукты можно  найти в свободном, общедос распространении (shareware)

на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно бесплатно

установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить возможности,

однако при коммерческом использовании необходимо зарегистрироваться у

разработчика и  заплатить ему некоторую сумму, чаще всего небольшую.

    

БАЗЫ  ДАННЫХ

 

Современные СУБД в  основном являются приложениями Windows, так как данная

среда позволяет  более полно использовать возможности  персональной ЭВМ, нежели

среда DOS. Снижение стоимости  высокопроизводительных ПК обусловил  не только

широкий переход  к среде Windows, где разработчик программного обеспечения

может в меньше степени  заботиться о распределении ресурсов, но также сделал

программное обеспечение  ПК в целом и СУБД в частности  менее критичными к

аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких  представителей систем управления базами данных можно

отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox,

Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft

SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии

«клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог,

выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и

возможности, любое  приложение способно работать со многими  форматами

представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию

большого числа  конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи,

позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых

процессоров, пакетов  построения графиков и т.п., и встроенные версии языков

высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального

программирования  интерфейсов разрабатываемых приложений.

    

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

 

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа,

являющаяся самой  распространенной (по данным «Финансовой  газеты», газеты

«Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия»

может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на

своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности.

Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет

автоматизировать  различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары,

основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.  «1С:

Бухгалтерия» успешно  используется на малых предприятиях, в торговле, в

бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство

пользователя и  регистрационная анкета. Для установки  и эксплуатации программы

компьютер должен иметь:

-операционную систему   Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память  не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется  около 4 Мбайт)

-накопитель на  гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования  «1С: Бухгалтерия»

предоставляется пользователям  в защищенном от копирования виде (ключевая

дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности  «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического  и аналитического учета применительно  к потребностям

предприятия

-возможности ведение  количественного и многовалютного учета

-получение всей  необходимой  отчетности и  разнообразных документов по

синтетическому  и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,

систему проводок, настройки  аналитического учета, формы первичных  документов,

формы отчетности;

-возможность автоматической  печати выходных первичных документов.

Исходными данными  для программы являются проводки, вносимые в журнал

хозяйственных операций. В  программу следует вводить  все проводки, отражающие

хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение

большого числа  проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда

можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию.

Кроме этого можно  ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и

т.д.

Документы  могут  содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой

период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько  списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий

на некотором бухгалтерском  языке описать форму и содержание отчета, включая в

него остатки и  обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С

помощью данного  режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые

органы, кроме этого  данный режим используется для создания внутренних отчетов

для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом  использовании «1С: Бухгалтерии» можно  ограничиться только

простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на

их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную

книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные

документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности  программы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении

аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с

конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие  и движение товаров

и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с

подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и

режим сохранения в  архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом  предлагается широкий перечень заполняемых  форм первичных

документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может

изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь  внутренним

макроязыком, можно  описать практически любой документ. Реализованные в

базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации

требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения  информации на

счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые

инспекции. Для этого  используется генератор отчетов, в  котором при помощи

внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы

расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать  собственные

алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в  зависимости от

действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным

активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы:

“АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС,

БЭСТ, АККОРД.

    

     

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Кроме энергии и  сырья, на любом предприятии используется также информация -

жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы  быть в курсе всей

деятельности предприятия  и руководить ею. При наличии или  отсутствии

автоматизации, с  компьютерной техникой или без нее, информация существует и

циркулирует внутри предприятия, состав его информационную систему (ИС).

При этом автоматизация, даже частичная, внедряе искусственным путем в

естественные информационные потоки, будет эффективна толь тогда, когда

произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной сис­тем

(АИС) в структуру  предприятия.

Внедрение автоматизированных систем обработки экономической  информации

позволяет существенно  уменьшить затраты, связанные с  обработкой данных,

повысить производительность труда экономических работников (не тратиться

время на бумажную работу), улучшить связь между разными  подразделениями

предприятия (общая  база данных).

    

     

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.     «1С:  Бухгалтерия», Настольная книга  пользователя М.: 1999 г.

2.     Брага  В.В. «Компьютеризация бухгалтерского  учета М.: Финстатинформ

1996 г.

3.     Банк  В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные  информационные технологии в

экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.