Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Автоматизированные системы управления документами

Введение

Автоматизированные системы управления документами

Приступая к обсуждению задач автоматизации документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Вообще говоря, конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
электронный архив документов
система согласования договоров
система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
согласование и утверждение ОРД
контроль исполнения документов и поручений
контроль исполнения жалоб и обращений граждан
автоматизация договорного процесса
библиотека регламентов управленческих процедур
организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
система контроля знаний должностных инструкций
ведение архивов конструкторской и технологической документации
организация документооборота в рамках ведения проектов
система согласования бюджетов
оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д.

В любой более-менее крупной организации можно насчитать не один десяток подобных задач. При этом набор конкретных процессов, требующих автоматизации будет разниться в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная организация, торговая компания и пр.), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство сотрудников организации. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого приложения.

Специфичность приложений

В приложениях автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.

Нерегулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически, по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес-процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест и требуют возможности модификации в процессе эксплуатации.

Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота, без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это делает невозможным эффективное внедрение всего комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции. Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота. При подобном подходе задача разбивается на два этапа, а именно - внедрение платформы для автоматизации документооборота и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений. Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
Обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений
Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов
Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов

Как уже было отмечено, у IT-специалистов не сложилось четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. Причем базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных приложений.

И именно поэтому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота иллюстрируется следующим образом. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно недорого. Однако при внедрении большого количества приложений существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала. С другой стороны, возникает необходимость их интеграции (например, необходимость создания единой системы аутентификации, общих инструментов построения отчетов, включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Кроме того, пользователи, по мере развития системы, вынуждены применять множество приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность работы.

Внедрение платформы автоматизации не только избавляет от всех этих проблем, но более того, по мере накопления опыта использования системы, позволяет затрачивать меньше усилий на внедрение очередного приложения и существенно снижает риски неудачного внедрения.

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.

Вывод: если организация должна оперативно решить лишь несколько конкретных задач, например, создать архив документов, автоматизировать канцелярию, но при этом оставить без изменений другие процессы обработки документов, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы.

В таком случае внедрение платформы и разработка приложений на ее базе потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала и не приведет к качественному улучшению реализации приложений. Другое дело, если в организации осознается необходимость последовательной автоматизации большого числа процессов обработки документов, то есть ставится задача постепенного внедрения системы автоматизации управленческих процессов.

Особенно актуальной реализация интегрированной платформы автоматизации документооборота становится при внедрении современных концепций управления организациями, такими, как тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, управление посредством системы сбалансированных показателей эффективности, управление знаниями, структуры горизонтального управления, которые совершенно немыслимы без автоматизации основных процессов обработки документов, внедрения мощных средств накопления информации о протекании бизнес-процессов, средств, упрощающих и ускоряющих коммуникации между сотрудниками компании и поиск информации, накопленной в компании. Именно эти задачи и призвана решить комплексная система автоматизации документооборота компании.

Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:

Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации.
Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы.
Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.

При наличии данных предпосылок у компании появляются шансы успешного внедрения комплексной системы автоматизации документооборота.

Классификация систем управления документами

Существующие системы электронного документооборота можно разделить на несколько групп. Логичнее всего классифицировать их по кругу решаемых задач и числу реализованных функций. При таком подходе можно выделить следующие группы СЭД: системы делопроизводства, электронные архивы, workflow-системы и ЕСМ-системы. Продукты разных производителен чаще всего в той или иной мере включают в себя элементы всех перечисленных групп.

Системы делопроизводства

В начале и середине 90-х годов, на заре компьютеризации российского бизнеса, самым популярным направлением разработок и внедрения были системы делопроизводства. Они отличаются ориентацией на организации с ярко выраженным вертикальным управлением, в условиях которого существуют жесткие, формально закрепленные правила создания ограниченного количества типов документов. Необходимым применение систем делопроизводства становится в том случае, если документ на всех этапах жизненного пути должен соответствовать стандартам, установленным государством для различных организаций. Наиболее часто решаемая ими задача организации — автоматизация канцелярии как элемента документационного обеспечения управления.

Электронные архивы

Электронные архивы документов не предназначены для организации их движения в компании, цель их создания — хранение ее документов, структурирование и сортировка для решения специфических задач конкретной компании, ускорение поиска нужных материалов и отслеживание изменений. Очевидным заказчиком архивных систем становится любое учреждение, в котором необходима возможность именно накопления информации и знаний, а также оперативного доступа к ним: архивы всех родов, информационные службы, крупные промышленные предприятия, различные силовые ведомства. Затраты на хранение и обработку документов в электронном виде на 80% ниже в сравнении с бумажным архивом, время поиска конкретного документа, обычно варьирующееся от 1 до 15 минут, сокращается до 1-20 секунд.

Workflow-системы

Системы, которые сегодня соответствуют обывательскому представлению об электронном документообороте, принято называть workflow-системами (workflow — поток работ), или системами автоматизации деловых процессов. Принцип их работы вкратце можно сформулировать так: входящий документ или задание передается от одного сотрудника к другому в соответствии с устоявшейся системой правил обработки, в условиях строго заданных функциональных обязанностей каждого сотрудника, сроков и способов передачи. Такие системы внедряются в организациях, имеющих дело с массовым потоком однотипных документов, к которым можно отнести банки, финансово-юридические фирмы, страховые компании. При этом необходимо отметить, что системы, относящиеся к данной категории, могут с разной эффективностью решать задачи автоматизации делопроизводства и организации электронного архива или даже в принципе не решать их.

ЕСМ-системы

Комплексные системы управления документами, или, как они называются за рубежом, ECMS (Enterprise Content Management System, системы управления корпоративными информационными ресурсами), являются набором инструментов для выполнения широкого круга задач. Они предоставляют возможности обработки и хранения неструктурированной информации, которая включает в себя все типы документов в самом широком смысле этого слова — от обычных внешних и внутренних приказов и служебных записок, имеющих хождение внутри организации, до рисунков, видеофайлов, сканированных факсов, сообщений электронной почты и любой другой информации, которую можно перевести в электронный вид. В ЕСМ-системе можно реализовать функции, которыми обладают рассмотренные выше системы — в их рамках организованы как создание, хранение и интеллектуальный поиск документов, так и автоматизация деловых процессов. В настоящее время к ЕСМ-системам относят зарубежные разработки, но в то же время в ряде российских систем идет постоянное наращивание ЕСМ-функционала, отвечающее на существующие запросы и где-то даже с прицелом на будущие потребности. В частности, в России уже есть примеры, когда в рамках проектов по автоматизации документооборота в крупных компаниях реализованы технологии ввода, разбора и организации движения документов без участия оператора.

Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым, то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой «категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)».

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно - и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства разработчиков отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым, минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества разработчиков. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Следует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск
2–D документов в оригинальных форматах (изображений,
CAD–файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний, преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема. корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения LanDocs: Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа; автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;

обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

подписание электронных документов электронной цифровой подписью; интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

Функциональные возможности

В данном разделе мы рассмотрим несколько СЭДО систем популярных на территории республики Беларусь.

Основные принципы СЭДО

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.