Басқарудағы коммуникация. 2

        Қазақстан Республикасының Білім  және Ғылым министрлігі

                Л.Н.Гумилев атындағы Еуразия  ұлттық университеті 
 
 

      «Экономика» факультеті

                                                      «Менеджмент» кафедрасы 
 
 
 
 
 
 
 

Тақырыбы: Басқарудағы коммуникация 
 
 
 

                                                         Орындаған: Сұлтанғалиева Г., Мн-31қ

                                                          Тексерген: Жунусова А.Ж. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                            А с т а н а  2 0 1 0 

                       Ж о с п а р:

Кіріспе

I. Мәлімет туралы түсінік, оның қозғалысы

1.1. Мәліметтерді жіктеу

II. Басқарудағы коммуникация процесі

2.1. Коммуникация түрлері

Қорытынды

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Кіріспе

Кәсіпорынның  барлық қызметтері бақылау нәтижесін  пайдаланып отыруы керек. Сондықтан  кәсіпорынға ақпарат жүйесі қажет.

    Ақпарат күнделікті қажеттілік  болып танылады. Бұл жерде сөз мақсаттар және оларға қол жеткізу тәсілдерін таңдау, жоспарлау, нарықтағы қимылдар, қызметті баылау туралы бола бермек .

    Ақпараттық жүйені жасау бірнеше  кезеңде өткізіледі.

    Ең алдымен кәсіпорын өзінің  дамуының әрбір сатысында қандай ақпаратқа мұқтаж екені анықталады. Бұдан соң осы ақпараттың көздерін (клиенттер, потенциалды тұтынушылар, бәсекелестер, салалық құжаттар, мамандандырылған және экономикалық пресса); содан кейін ақпарат жинау және салыстыру, жүйелеу, талдау, жалпылау арқылы оны тексеру өткізіледі. Ақпарат барлық қабылдаушыларға жететін болуы тиіс, оны үзбей толықтырып және пайдаланып отыру міндетті.

    Тіпті болмаса, егер кәсіпорынның  ақпаратты қамтамасыз етуге арнайы  зерттеулер және коммерцялық  іздестіру қызметі болмаса, онда ол сауалнама, имиджін, ынта-ықыласты зерттеу арқылы керекті ақпарат бере алатын мамандандырылған ұйымдарға тапсырыс береді. Бірақ керек ақпараттың көп бөлігі фирманың өз ішінде шоғырланған: бұған тапсырыстар туралы ақпараттар (өнімде, секторлар, тұтынушылар, сатып алушылар сегменттері жөнінде) және кейбір деңгейде коммерциялық қызметтер жөніндегі ақпараттар жатады.

    Кәсіпорын қызметкерлерінің фиманы  дұрыс басқарудағы ақпараттың  маңызына бір ауыздан сенім  білдіруі ақпараттық жүйені енгізудің  керекті шарты болып танылады. Фирманың өзінің сатушылары, тіпті бәсекелес фирманың сатушылары да ақпараттың өте бағалы көздері болып табылады. Бірақ оларға өздерінің мүдделерін түсіндіріп және ақпарат іздеп табуға ынталандырып отыру керек. Коммерциялық ақпаратқа келсек, оларды жиірек берудің маңызы зор.

                 I. Мәлімет туралы түсінік, оның қозғалысы

    Мәлімет (ақпарат) – «информация» термині латын тілінен енген – түсіндіру, баяндау, мәлімет деректер беру деген ұғымдарды білдіреді. Басқару ісінде мәлімет ұғымы сақтауға, таратуға және түрлендіруге тиісті деректер ұғымын береді.

    Табиғатта, қоғамда, өндірісте  болатын кез келген өзгерістер  нендей бір деректердің, бөлімнің  көзі болып саналады. Әрі ол  кез келген құбылыстың, процестің, оқиғаның сандық және сапалық сипаттамасын бейнелейді. Осы деректердің барлығы кез келген нышанда және кез келген мазмұнда мәлімет болып саналады.

    Практикада бүкіл технологиялық  процестер барлық жерде мәліметтік процестердің процестердің нәтижесінде туындайды, таалады және бағытталады. Жанды күштер, материалдар, еңбек құралдары тасқынымен қоса, өндіріс процесінде мәліметтер тасқынының айналысы да блады, ал өндірісте өз кезегінде қарама-қарсы мәліметтер туындайды – ағымдағы жоспарлардың орындалуы туралы есептер, жедел тапсырмалар мен жарлықтар. Оның өндірістегі рөлі де, міне осында. Басқарушы мен басқарылатын жүйелердің аралығында мәлімет алмасудың арасында кәсіпорынды басқару жүзеге асырылады.

    Басқару процесі тұрғысынан қарастырғанда  мәліметте еңбек құралы, басқарылатын, басқаратын жүйелер және сыртқы орта туралы деректер жиынтығы ретінде қарастыруға болады. Бұл ұғымда мәлімет басқару процесінің негізі, шешімді әзірлеу, қабылдау және жүзеге асыру ретінде орын алады. Басқару процесі шешімін біршама дәйектілігі түрінде жүзеге асады, ал оның тиімділігін аралық және ақырғы нәтижелер туралы мәлімет негізінде анықтауға болады.

    Сонымен, басқару процесінің барлық  сатылары мен кезеңдері мәліметтерді  өңдеуге байланысты. Басшының және  басқару аппаратының ұйымдық-практикалық, қызметі де көбінесе мәліметтік сипат алады. Мәліметсіз басқару мақсатын анықтау жағдайын бағалау, проблеманы тұжырымдау, шешім қабылдау және оның орындалуын бақылау мүмкін емес.

    Мәлімет процестерін ұйымдастырған кезде, жалпы және ерекше сипатта болатын мәлімет қасиеті де ескеру қажет.

    Мәліметтің негізгі қасиеті, оның  оқиғаларды, процестерді көрсете  алатын қасиетінде. Біз көңіл  аударатын жүйе неғұрлым күрделі  болған сайын ол көптеген элементтерден  құралған сайын, оны сипаттайтын  деректердің құрамы мен ауқымы соғұрлым қомақты, жүйе күйін бағалау да соғұрлым күрделі бола түседі. Осыған орай мәліметтерді жинау, тарату, өңдеу құралдарының қуатын арттыруға және жетілдіруге талап күшейеді.

    Қазіргі кәсіпорындар қызметі  толып жатқан процестер, оқиғалар, құбылыстар жиытығынан тұрады, олардың әрқайсысы мәлімет көзі болып саналады. Мұндай кәсіпорындарды басқарудың күрделілігі көбінесе өндіріс сипаттамасын бағалауға байланысты.

    Мәліметтер қасиетінің бірі –  оны әлде неше рет пайдалануға болатындығы. Бұл қасиеті мәліметтің тұтыну ерекшелігіне, сол процестен кейін оның жайылып кетпейтіндігіне байланысты. Осындай қасиеті болғандықтан мәліметті өңдеу, сақтау жүйесін ғана емес, сондай-ақ басқару аппараты қызметкерлерінің оны пайдалануды орталықтандыруына тура келеді.

    Мәліметті жинаудың негізі оны  түсіну, яғни объект бейнесін  қалыптастыру, оны тану және бағалау.  Мәліметті түсінудің нәтижесінде  ол таратуға және өңдеуге лайықты  нышанға ие болады. Адамдар мәліметтің кез келген түрін түсіну үшін, оның өзі адам органдарының сезіміне лайықталып тиісінше индекстелуі тиіс.

    Индекстелу нышандары:

• цифрлық (құжаттарға цифрмен жазу, есептегіштерге, таблоға жазу, т.б.);
• алфавиттік (құжаттарға сөзбен жазу, есептегіштерге, таблоға жазу, т.б.);
• символикалық (сызбаларға,чертеждарға), схемаларға шартты түде бейнелеу;
• заттық-бейнелік (телевизиялық бейне, фотосурет, т.б.)

Мәліметті тасымалдаушылар ( оны кескіндеу  және тарату құралдары): дәстүрлі жүйеде – адам есі (мәліметтің ауызша және жазбаша түрлері);

• құжаттар (ведомостар, кестелер, деректер, технологияық карталар,т.б.)
• механикаландыруды және автоматтандыруды қолдана отырып: перфокарттар, перфоленталар, магниттік дискілер, барабандар,т.б.

    Мәліметтер – басқару процесінің негізі болып саналады. Басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері мәліметтерді өңдеуге байланысты. Мәліметтерсіз басқару, мақсатын айқындау, жағдайды бақылау проблеманы тұжырымдау, шешім қабылдау және орындалуын бақылау мүмкін емес.

    Басшының және басқару аппаратының ұйымдық-практикалық қызметі де көбінесе мәліметтік сипатта болады, өйткені олар шешім қабылдау үшін мәліметтер алады және де қабылдаған шешімдер жайлы мәліметтер таратады.

    Мәліметтер рөлі біркелкі емес, ол әртүрлі кезеңде түрліше келеді. Мәселен, басқару мақсатын айқындаған кезде мәлімет ауқымы, оның сонылығы, құндылығы, толықтығы т.б. маңызды.

    Жағдайды бағалаған кезде, осы  бағалауды жинақы түрде, жүйелік  тұрғыдан анықтауға мүмкіндік  беретін мәлімет түрлерінің айрықша  маңызы бар.

    Шешімді шығару және аналитикалық  әрекет сатысында мәліметтерді өңдеу мүмкіндігі зор рөл атқарады да, мұның өзі оның ұсынылу нышанына тәуелді болады.

    Шешімді жүзеге асыру жөніндегі  ұйымдық-практикалық істе мәліметтердің тарату процестері, таратылу жылдамдығы, дер кезінде берілуі, оның түсу толықтылығы т.б. айрықша рөл атқарады.

    Басқару процесінде мәлімет рөлі  екі жақты. Біріншіден, өндіріс  дамыған сайын мәлімет көлемінің  тұрақты ұлғаюы басқаруды қиындата түседі. Екіншіден, мәліметтер, әсіресе ғылыми-техникалық мәліметтер ұлғайған сайын басқаруды жетілдіру мүмкіндіктері де арта түседі.

    Сонымен, басқаруға пайдаланылатын  мәлімет көлемінің өсуін бір  жақты бағалауға болмайды. Мұның  өзі басқару қиындығының диалектикалық тұтастығын және оны ойдағыдай меңгеру мүмкіндігін көрсетеді.

                  1.1. Мәліметтерді жіктеу

    Өндірісті басқару процесінде мағыналық мазмұны жағынан алуан түрлі мәліметтерді пайдалануға тура келеді. Оның өзі мәліметтің қолданылу мақсаты, тасымалдану, оқиғаны қамту дәрежесі, қозғалу бағыты және басқа да белгілері жағынан түрліше болады. Бұл белгілер біршама көп болатындықтан мәліметтерді жіктеуге тура келеді. Мұның бәрі қойылған мақсатқа орай мәліметтер тасқынын қаншалықты терең зерттейтіндігімізге байланысты.

    Мәліметтерді жіктеу жан-жақты, жүйелі тұрғыда басқару үшін, сондай-ақ мәліметтер жүйелерін қалыптастыру және жетілдіру үшін қажет, әрі ол басқару процесінде мәліметпен қамтамасыз етуді талдаудың маңызды амалы болып саналады. Мәліметтерді алуан түрлі белгілері бойынша жіктеуге болады, мұның әрқайсысы басқару процесінде мәліметтерді пайдалану сипатын көрсетеді.

1. Мәліметтер басқару жағдайына қарай жіктелуі мүмкін. Бұл белгілер бойынша экономикалық, ұйымдық, әлеуметтік, техникалық мәліметтер болып бөлінеді.
2. Көрсетілу сипатына қарай кескінделген, аудио және аудиовизуалдық мәліметтер болып бөлінеді.
3. Көрсетілу нышаны бойынша цифрлық, әріптік және кодталған мәліметтерге бөлуге болады.
4. Алыну көзі бойынша сыртқы және ішкі мәліметтерге бөлуге болады. Мұнда басқару жүйелерінің деңгейі бойынша жіктелетін кіріс және шығыс мәліметтеріне бөледі. Ішкі мәліметтер өндірісжүйесінің алуан түрлі даму динамикалығымен сипатталады.
5. Өңдеу дәрежесі бойынша алғашқы және туынды мәліметтерге бөлінеді. Басқару практикасында туынды мәліметтер пайдаланылады, оны тұрақты және ауыспалы мәліметтерді өңдеунәтижесінде алады және де мұның өзі шешім қабылдауға неғұрлым даяр мәліметтер болып саналады.
6. Мәліметтер қарқынды пайдалану уақыты бойынша да жіктелуі мүмкін.Мұнда шартты тұрақты және ауысалы мәліметтерге бөлуге болады.

    Жалпы мәліметтердің ішінде шартты-тұрақты  мәлімет көлемі бойынша шамамен  жетпіс пайыздай болады, әрі мұның  өзі өзгеріссіз қалады немесе  ұзақ уақыт бойы шамалы ғана  өзгеріп, басқару міндеттерін шешу үшін бірнеше рет пайдаланылады.

                                 II. Басқарудағы коммуникация

    Коммуникация – бір субъектіден екінші субъектіге ақпарат беру арқылы байланыс.

    Коммуникация – қалаулы, қажетті жауап алу мақсатында бір адамның басқа адамға идеяны, мәліметті, фактіні, пікірді, ымдауды, сезімдерді, қабылдауды, сана-сезімді және қатынастарды ауызша, жазбаша немесе тағы да басқа формаларда жіберу.

    Коммуникация процесі келесі  кезеңдерден тұрады:

- кодтау;

- ақпараттың  жіберілуі;

- декодтау;

- дабыр,  шу;

- кері  байланыс;

    Кодтау. Жөнелтуші персоналаралық  қатынастардағы біліміне, жұмыс  тәжірибесіне байланысты ақпаратты  кодтайды. Ол ақпаратты жібермей  тұрып, символдардың көмегімен вербалды және вербалсыз қатынастарды қолдана отырып, кодтайды.

    Вербалды коммуникация – жіберілетін  ақпаратты кодтау үшін қолданылатын  тіл мен сөздер таңдауы.

    Вербалсыз коммуникация – бет-әлпеттің қозғалысы, интонация, дауыс тембрі.

    Ақпаратты жіберу. Жөнелтуші коммуникациялық құралдарды пайдалана отырып, ақпаратты алушыға жіберуі керек. Көптеген ұйымдар ұйым мүшелерін ақпаратпен қамтамасыз ететін информатик мамандармен қамтылған.

    Декодтау. Ақпаратты алушының ойындағы  жөнелтуші символдарының аудармасы. Алушы ақпаратты жіберілген ескерту, сынау, зерттеу немесе көмек ретінде қабылдауы мүмкін.

    Декодтау процесі ақпарат алушының  жіберілген ақпаратты немесе  жағдайды қалай түсінгендігіне  байланысты. Ақпаратты алушыдан  да жөнелтуші жіберген ақпаратты  дәл анықтауы талап етіледі.

    Шу. Комуникация процесіне кері  әсерін тигізушілер. Ақпаратты  жіберу тарихында дабыр мағынаны  бұзушы саналады. Дабырдың кесірінен  кодтау немесе декодтау процестері  кезінде ақпараттың мағынасы  өзгереді.

    Кері байланыс – бұл екіжақты байланыс:

• ақпаратты алушының ақпаратты алғандығын көрсетеді;
• ақпаратты алушының ақпараты түсінгендігі жөніндегі ақпараттармен жөнелтуші құлақтанады;

                                2.1. Коммуникация түрлері

    Коммуникация бағыттары. Ақпарат ұйым ішінде бір деңгейден екінші бір деңгей шеңберінде вертикальді түрде алмасады. Ұйым ішіндегі бөлімдер мен бөлімшелер арасындағы ақпарат алмасулар көлденең бағытта жүзеге асады.

    Персоналаралық қатынастар және бейресми коммуникациялар. Екі адам немесе топ арасындағы қатынастар, сонымен қатар коммуникация процесі кезіндегі климат та жіберілген немесе алынған ақпараттың анықтығына әсер етеді. Егер адамдар бр біріне сенсе, олардың арасындағы коммуникация да барынша анық және ашық болады.

    Бейресми коммуникациялар ұйымда «жүзім сабағы» деп аталатын коммуникация үрдісін құрады. Жұмысшылар қатынастарын ақпаратпен қамтамасыз етеді, ұйым ішінде шешім қабылдағанда немесе басқа да қызметтерде жұмысшыларға эмоцианалды жауап береді. Менеджерлер және ұйымның басқа да мүшелері ұйымның барлық қызметтерінде «жүзім сабағы» үлгісін кездестіреді.

    Көпмәдениетті және көпұлтты  коммуникациялар. Мәдениеттердің  әртүрлілігі коммуникация процесінің дамуына әсер етеді. Мысалы, персоналдардың әртүрлі мәдениетке деген қатынастарының көптеген түрлері болады.

    Ақпаратты алушы ақпаратты басқа бір мәдениет арқылы түсінсе, қате коммуникацияның орын алғандығы.

    Вербалды және вербалсыз стильдердің  орынды немесе орынсыз қолданылуы мәдениетаралық коммникациялардың дамуына өз әсерін тигізеді.

    Жетілген коммуникация – географиялық, кәсібилік, функционалдық, әлеуметтік әртүрліліктер арқылы адамдардың негізгі құндылықтардың, талпыныстар мен қалауларының кеңеюін талап етеді.

     Коммуникацияның дамуын жетілдірудің келесі жолдары бар:

• коммуникацияға көмектесетін климаттың құрылуы;
• ұтымды коммуникациялық қатынастардың қолданылуы;
• «тыңдай білу» белсенді техникасының қолданылуы;

                                            Қорытынды

    Нарықтық экономика жағдайында коммуникация рөлі арта түседі. Басқару құрылымын, олар атқаратын қызметінің құрамы мен мазмұнын түбегейлі өзгерту коммуникацияның дұрыс жүзеге асуына, ақпараттың мұқият таратылуына себепші болады. Экономиканы басқарудың барлық деңгейінде жоспарлау-экономикалық міндеттердің номенклатурасы мен мазмұны елеулі өзгеріске ұшырап, оларды шешудің сапасы мен режиміне талап күшейеді. Осы проблемаларды игеру көп жағдайда қажетті ғылыми-техникалық, коммерциялық және демографиялық деректерді жинауды, сақтауды және өңдеуді жүзеге асыруға байланысты.

    Әміршілдік-әкімшілдік жүйелерді қайта құру жағдайындағы өндірістік бірлестіктер мен кәсіпорындардың дербестік алуы, басқару шешімдерінің көпшілігін негізгі буын деңгейіне ауыстыруды талап етеді, демек, осыған орай мәліметерді қалыптастыру мен тарату жүйесінде де елеулі өзгерістер болады деген сөз.     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     Пайдаланылған әдебиетер тізімі: 

1. Н.П.Резникова, Е.В.Демина – Менеджмент в телекоммуникациях
2. Ахметов – Менеджмент  негіздері
3. Г.Саймон, Д.Смитбург, В.Томпсон – Менеджмен в организациях