Бухгалтерские информационные системы

Министерство образования  и науки  Российской Федерации 

ФГБОУ ВПО «Курганский  Государственный Университет»

Кафедра Экономической  теории и моделирования  экономических  процессов 

 

 

 

 

 

         Реферат

                                  На тему:

    «Бухгалтерские информационные системы»

 

 

 

Выполнил:

 Студент группы 10113

Меньщиков М.Ю.

 

Проверил:

преподаватель

Кин Галина Владимировна

 

 

Курган 2013

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

1 Бухгалтерские информационные  системы (БУИС)………………………….2 
2 Особенности БИС, структура, классификация ……………………………....3 
3 Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета…………..9

4 Принципы проектирования  БУИС…………………………………………...13

5 Список используемой литературы…………………………………………...14

 

 

 

1. Бухгалтерские информационные системы (БУИС)

 

В условиях рынка информация - ценный ресурс, вид собственности. Ее хранят, используют и защищают. Бухгалтерская  информационная система создается  для получения информации, необходимой  для управления производственной и  хозяйственной деятельностью. БУИС - инструмент управления работой предприятия. БУИС - это связующее звено между хозяйственной деятельностью предприятия и лицом, принимающим решения(ЛПР).

 

Данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для ЛПР - выходом из БУИС. Главная цель функционирования БУИС - обеспечить руководство предприятия (ЛПР) финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Используется и нефинансовая информация, создаются экономические информационные системы. В них среди всех подсистем бухгалтерская подсистема является важнейшей, она выполняет ведущую роль в управлении потоками информации о состоянии объекта управления. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности. Сейчас, при переходе на международные стандарты ведения бухучета, изменилась ориентация бухгалтерской информации. Раньше основными пользователями были органы государственного управления и госнадзора (фискальная система). Сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений. БИС представляет количественные данные для таких функций управления, как планирование, контроль и анализ.

 

-Для планирования  БУИС дает информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. 
-Для контроля - от БУИС исходит информация сравнения фактических доходов и затрат с планом.  
-На этапе анализа, на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель функционирования предприятием. Если не была, то каковы причины. По результатам анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

 

Внутренние пользователи бухгалтерской информации: руководство и менеджеры служб предприятия (определяется чистая прибыль, норма прибыли, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, прибыльные направления деятельности предприятия, себестоимость продукции). Бухгалтерская информация - основа для прогнозирования.

 

Внешние пользователи: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, аудиторы, налоговые службы.

 

БИС должна быть достоверной и значимой. Основные требования к БИС: 
- должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства (постоянные формы и методы бухучета),  
- существенность (каждый выбирает свой уровень существенности учета), 
-консервативность (выбирается наименее оптимистичная оценка состояния хозяйственной деятельности). Это обеспечивает осторожность.    
-полнота (максимум сведений).

 

При построении БУИС именно эти качества информации заложены в общие принципы системы.

 

Различают БУИС кредитных  предприятий и БУИС предприятий  малого и среднего бизнеса.

 

2.Особенности БИС, структура, классификация

 

Особенности БИС 

 

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

 

-информационной базы  объекта управления;

 

-программного обеспечения; 

 

-вычислительной системы; 

 

-пользователей. 

 

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

 

Особенности программ автоматизации бухгалтерского учета:

 

-Программы позволяют  автоматизировать все участки  бухучета, могут использоваться  на любых предприятиях, что характеризует их универсальность.

 

-Предназначены для  работ в различных операционных  средах (DOS, Windows 98, NT,XP; OS/2).

 

-Пользователям предлагается  стандартная настройка программ, включающая настройку плана счетов, справочников аналитического учета,  первичных документов и стандартных форм отчетности.

 

-Учет в программах  основан на регистрации бухгалтерских  проводок, отражающих совершаемые  хозяйственные операции.

 

-Программы обеспечивают  ведение синтетического и аналитического  учета (в количественном и суммовом выражении).

 

-Для организации аналитического  учета предусмотрено использование  любого количества справочников  объектов аналитического учета. 

 

-Для работы с первичными  документами предусмотрен большой  набор стандартных первичных  документов.

 

-Имеется набор готовых к использованию стандартных форм бухгалтерской отчетности.

 

-Программы располагают  сервисными возможностями адаптации  к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим  изменениям.

 

К задачам БИС относятся:

 

-обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

 

-получение достоверной  оперативной информации о текущем  состоянии дел на предприятии  для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

 

-интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета  на основе единой первичной  информации;

 

-получение достоверной  информации для обратной связи,  используемой при принятии управленческих  решений; 

 

-автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

 

Структура БИС 

 

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

 

Обеспечивающая часть  ИС

 

Информационное обеспечение  имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

 

Характеристики подсистемы:

 

-качественные (оценки: степени  отображения предметной области  в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);

 

-количественные (оценки: максимального объема хранимых  и обрабатываемых данных, временных  характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

 

Техническое обеспечение  представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки  данных.

 

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

 

 

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

 

Лингвистическое обеспечение  представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и  сочетания информационных единиц при  общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

 

 

Правовое обеспечение  представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов  ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

 

Математическое обеспечение  включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

 

Организационное обеспечение  включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы  и технических средств, задействованных  в процессе обработки данных. Функции  подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

 

Эргономическое обеспечение  — это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

 

Функциональная часть  ИС

 

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

 

К комплексам задач БИС  относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

 

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует  их расчленения на более мелкие части  — функциональные задачи, для решения  которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

 

Автоматизированные рабочие  места в БИС 

 

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и  программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

 

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной  технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.

 

АРМ можно классифицировать по различным признакам.  
 
Выделяют следующие виды АРМ:

-по выполняемым функциям: проблемные и технологические; 

-по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;

-по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые. 

 

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др.

 

При количественной оценке учитывают  надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

 

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и  инструментальными средствами, обеспечивающими  автоматизацию большей части  выполняемых им операций.

 

Типичный состав устройств АРМ:

 

-ЭВМ с микропроцессорами, внешней,  оперативной и кэш-памятью и  шинами, для взаимной увязки устройств; 

 

-устройства ввода и вывода, включающие  клавиатуру, мышь;

 

-дополнительные периферийные устройства.

 

К инструментальным средствам АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

 

Требования к программному обеспечению 

 

Программное обеспечение должно отличаться простотой использования. Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

 

Полнота и уровень автоматизации  функций в программном обеспечении  означает, что отдельные расчетные  функции должны быть реализованы  практически в любом пакете. Высокий  уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.

 

Одним из требований программного обеспечения является настраиваемость  пакета, что означает наличие средств  настройки на новые показатели. При  этом у бухгалтера снимаются проблемы появления новых, ранее не предусмотренных  показателей; можно вводить и  настраивать новые виды показателей без изменения программного обеспечения.

 

Программное обеспечение  должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавлять  новые данные без изменения в  структуре и предполагает ведение  бухгалтерского учета на всех его стадиях.

 

Программное обеспечение  должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных  отраслей хозяйства. Надежность системы  характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

 

Каждое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, они взаимозависимы.

 
3. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

 

На предприятиях, совершающих  небольшое количество хозяйственных операций, применяются программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

 

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, предлагаемые фирмами «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др. 'Курсивное начертание' Программа «1С: Бухгалтерия» — это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

 

Программа обеспечивает возможность ведения количественного  и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных  и отчетных документов.

 

Бухгалтерские проводки могут вводиться в «Журнал  операций» вручную, с помощью  типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным  периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

 

Режимы работы программы:

 

-«Конфигуратор» —  позволяет редактировать структуры  данных, формировать список пользователей  системы с назначением прав  доступа, выполнять процедуры  сохранения и восстановления данных;

 

-«Отладчик» — предназначен  для отладки программных модулей; 

 

-«1С: Бухгалтерия»  — исполнительная часть системы,  выполняющая ввод и обработку  бухгалтерской информации.

 

Все элементы типовой  настройки являются образцами, которые  могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

 

Программа «1С: Предприятие» — инструментальная система, состоящая  из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

 

Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения  учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонент «Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонент «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

 

Система «Галактика»  — это многопользовательский  сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

 

Возможности комплекса:

 

-оперативное управление  финансами; 

 

-контроль за ходом  выполнения договорных отношений; 

 

-контроль взаимных  обязательств;

 

-управление складскими  запасами;

 

-формирование и контроль исполнения финансового плана;

 

-планирование, учет и  выполнение внутреннего бюджета. 

 

Структурно комплекс состоит из четырех блоков: «Административное  управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно.

 

Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

 

Подсистемами оперативного учета в программе являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые  хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в  форме операционных документов, а  также в форме первичных документов.

 

Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной  для автоматизации управления предприятиями  в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса  входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

 

Информационное ядро системы — подсистема «Главная книга», в которой накапливаются все бухгалтерские проводки, и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства.

 

Система «Бухгалтерский комплекс» — самая старая форма  существования бухгалтерских программ представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая система остается наиболее приемлемой.

 

Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения  аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов.

 

Система «Бухгалтерский конструктор» представляет собой систему  с расширенными инструментальными  возможностями. В одну программу  невозможно заложить специфику учета  многих бухгалтерий, но можно создавать  некоторые универсальные заготовки, из которых с помощью настроек пользователь может сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характеризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности для адаптации к конкретным условиям учета.

 

Система «Интегратор» —  многопользовательская сетевая  бухгалтерская система, программный  продукт нового поколения. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу могут быть использованы персоналом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков.

 

Система «Бухсофт». Программы  серии «Бух Софт» — одни из первых условно бесплатных программ для  автоматизации бухгалтерского учета  на рынке, которые не только охватили все участки автоматизации учета предприятия и предпринимателей, но и свободно представлены для скачивания в интернете.

 

Доступность программ, простота их освоения, надлежащая поддержка, бесплатные функции и, конечно же, стремительное увеличение количества пользователей Интернета обеспечило бухгалтерским программам «БухСофт» быстрый рост их популярности среди бухгалтерского сообщества. Программы рекламируются и доступны не только на сайте разработчика, но и на самых популярных интернет-сайтах, посвященных бухучету.

 

На сегодняшний день программы «БухСофт» имеют широкую  известность, достойно конкурируют  с лучшими бухгалтерскими программами  и по ряду ключевых показателей превосходят  их.

 
4.Принципы проектирования БУИС

 

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические.  К общим принципам построения и функционирования БУИС относят: -Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

 

-Принцип системного  подхода предполагает в процессе  проектирования БУИС проведение  анализа объекта управления в  целом и системы управления  им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

 

-Принцип надежности  характеризует надежность работы  БУИС, которая обеспечивается с  помощью различных способов. Например, дублирование структурных элементов  системы или их избыточность.

 

-Принцип непрерывного  развития системы требует от  системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.

 

-Принцип экономичности  заключается в том, что выгоды  от новой БУИС не должны  превышать расходы на нее. 

 

-Принцип совместимости  предполагает, что проектируемая  БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в этой системе.