Бухгалтерские информационные системы. 3

Бухгалтерские информационные системы.

Тема №1. Особенности бухгалтерских информационных систем,

их место  в системе управления предприятием.

Учет финансового состояния  и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления. В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных техно-

логий создает систему  автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС. Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения . В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, – выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Некоторые предприятия  также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается  автоматизированная система управления предприятием, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления предприятием. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, т.к. выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предприятия, как планирование, контроль и анализ. На этапе планирования бухгалтер должен предоставить отчет о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с

плановыми. На этапе анализа  на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет, если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб  предприятия. На основе этой информации оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, определяется себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия  при принятии различных решений.

Таким образом, современная  БУИС, являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления предприятием.

Существуют внешние  пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем

следует уменьшить. Может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. Покупателей продукции интересует соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересуют полнота и правильность определения прибыли и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений  следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская  информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность  означает, что информация должна полностью  отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого- либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, на сколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская  информация достаточно однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская  информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. Т.е., нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных.

Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный  метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. Т.е., если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту учета, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а

в другом – к материально-производственным запасам и сразу списан на затраты.

 В-третьих, бухгалтерская  информация должна быть консервативной. Т.к. отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли. В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности  на различных уровнях управления.__

Принцип системного подхода  предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует  надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов. Например, дублирование структурных  элементов системы или их избыточность.

Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность  расширяться без проведения серьезных  организационных изменений.

Принцип экономичности заключается  в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет  учитывать организационную структуру  предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский  учет. Они должны быть подготовлены к работе этой системой.

Для БУИС свойственны специфические черты. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, т.к. каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним  из основных принципов любой системы  управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить  обратную связь. БУИС – единственный источник достоверной информации для обратной связи.

Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным  является возможность автоматизации  обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм учета еще и автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям использования вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

 Тема №2. Классификация БУИС

Российский рынок финансово-экономического программного обеспечения непрерывно развивается, а количество фирм, занимающихся его разработкой в настоящие  время, постоянно растет. Широким  спросом пользуются программные продукты для автоматизации страховых, торговых, строительных, банковских, промышленных и других предприятий.

Однако проблема автоматизации  бухгалтерского учета на предприятии  остается одной из актуальных и сложных  в современных условиях в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

Развитие рынка БУИС в России прошло ряд этапов. Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин (ЕС ЭВМ) и представляли бухгалтерские комплексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной информации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, т.к. были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ – децентрализовано.

Дальнейшее развитие БУИС было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации – бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распределение баз данных между пользователями.

Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы  для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Парус – Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С – зарплата» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и другие.

В силу своей специфики  такие БУИС обеспечивают автоматизацию  первичного учета и связаны с  автоматизацией управленческого учета.

Для комплексной автоматизации  бухгалтерского учета на предприятии  необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной  программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу, должна быть сопоставимой.

В начале 90-х годов  появление в России большого количества коммерческих структур потребовало  программного обеспечения для ведения  простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. В этой связи появились такие системы как: «1С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Cоло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма

«ДиаСофт»); «АУБИ –  мини бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и другие.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС – квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления пред-

приятием, сохранения финансового  равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские  системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы такие как

«ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию  в 50 – 60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» – для  комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус – предприятие» – вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и другие.

Данный класс бухгалтерских  систем, относится к универсальным  системам, которые легко настраиваются  на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения. Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают:

− возможность настройки  на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

− ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету

объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;

− регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – «от проводки» и «от первичного документа». В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

− несколько вариантов  ввода информации, что облегчает  и ускоряет процесс регистрации  учетной информации:

− вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

− путем копирования  хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

− на основе типовых операций посредством использования справочника  типовых операций;

− путем заполнения бланков  первичных документов, выбранных  из справочника.

Одновременно при вводе  информации создается первичный документ и фор-

мируются проводки в  журнале хозяйственных операций;

− формирование любых  отчетных первичных документов, и  оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно ме-няющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также специфические для данного предприятия;

− формирование графических  иллюстраций результатов финансово-хозяйственной  деятельности посредством использования  графического редактора;

− сбор информации обо  всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

− формирование оперативной  информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных  финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

− надежность и сохранность  информации путем определения для  каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.);

закрытия от изменений  всех данных за определенный период; периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением; проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

− введение многовалютного бухгалтерского учета;

− ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный  подход к управлению финансами и  бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программые комплексы для крупного бизнеса («Scala», «Sun System», «Platinum», «SAP», «Avalon», «Triton»). Например, программный комплекс «Scala» используется для автоматизации учета в транснациональных корпорациях; «Sun System» – для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов, «Platinum» позволяет выполнить разноску нескольких тысяч операций в минуту и может одновременно поддерживать работу до 200 пользователей.

Западные программные  продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построены по модульному принципу. Основными модулями такой системы являются – Главная книга и Расширенный генератор отчетов (Premier Leoger and Frx); Банковская книга (Bank Book); Заказчики

(Customers); Поставщики (Suppliers); Оформление заказов (Order Entry); Расчеты  с заказчиками (Accounts Receivable); Склад (Inventory); Расчеты с Поставщиками (Purchase Order). Настройка системы осуществляется путем задания связи каждого модуля с другими, начиная с «Главной книги». Такой принцип построения делает систему гибкой, позволяет расширять ее возможности без существенной переработки путем добавления других

модулей, например, по учету  основных средств, по учету расчетов по заработной плате, по учету затрат на производство и других.

Основной причиной распространения  западных программ на российском рынке  явилась возможность ведения  бухгалтерского учета в международных  стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета – западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс «Галактика» (фирма «Галактика»).

Дальнейшее развитие возможностей БУИС вызвано необходимостью аналитической обработки учетной  информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами  и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. К ним можно отнести такие программы, как – «ЭкспрессАнализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения данные программы  возможно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими БУИС в качестве приложения для них.

Например, для расширения функциональных возможностей программы  «Парус» (для средних и крупных  предприятий) целесообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов выполнять:

− переоценку баланса  по данным детального описания структуры  активов и пассивов предприятия, что значительно повышает достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

− анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния  предприятия.

При этом рассчитываются показатели ликвидности, устойчивости, рентабель-

ности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяю-

щих проанализировать динамику изменения структуры баланса  с различным

шагом как в абсолютных величинах, так и в процентах;

− приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает результаты анализа понятными  как для российских, так и для иностранных экспертов.

В настоящее время  создание современных БУИС ориентировано  на интегрированность в отношении  автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные  БУИС – это многофункциональные системы для управлением предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна

сегодня уже для значительной части отечественных предприятий, как производственной, так и торговой сферы. Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации,

поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим  алгоритмам, до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимизации. Для создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или SyBase требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на предприятии, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на предприятии с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:

− Чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих  станций.

− Возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений.

− Незначительные требования по модернизации сети.

− Возможность дешевой  и в то же время эффективной  реализации удаленного доступа пользователей.

Использование локальных  и глобальных вычислительных сетей, средств телекоммуникации определят особенности дальнейшего развития современных БУИС.