Бухучет на малых предприятиях

Бухгалтерский учет - это система наблюдения и обобщения фактов финансово хозяйственной деятельности предприятия, отражаемых с помощью специальных документов для получения итогов или каких - либо данных о работе предприятия, а также контролю за его деятельностью.

Бухгалтерский учет представляет собой систему приемов и методов непрерывного взаимосвязанного, сплошного документированного отражения в денежном выражении имущества и хозяйственных процессов в целях контроля и управления ими.

Основными правилами ведения и организации бухгалтерского учета в организациях установлены Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”, Планом счетов бухгалтерского учета и некоторыми другими нормативными документами.

Процесс учета состоит из нескольких этапов (стадий). Это, прежде всего, наблюдение за хозяйственными явлениями и процессами, затем их измерение в определенных числовых показателях. Полученную информацию надо зарегистрировать и сгруппировать по заранее принятой и научно обоснованной системе. Учетный процесс завершается соответствующим обобщением полученных учетных показателей. Только посредством сгруппированной и обобщенной в соответствии с требованиями хозяйственного руководства учетной информацией можно управлять деятельностью объединений (предприятий).

Из всех зарегистрированных в России юридических лиц около одного миллиона подпадает под понятие малое предприятие. Эти предприятия работают во всех регионах страны и занимаются в основном предоставлением различных услуг и торговлей, а также небольшим производством.

Существуют различные формы бухгалтерского учета на малых предприятиях. Самые распространенные из них – журнально-ордерные формы бухгалтерского учета. Для сравнения преимуществ и недостатков этих форм учета необходимо рассмотреть их в отдельности.

На малых предприятиях, где общая численность работников составляет более 15 человек, бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации".

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

- объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах ордера. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости – по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкции по его применению.

В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволит осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных на этих операциях.

Однако следует особо отметить, что при журнально-ордерной форме учета записи в соответствующих учетных регистрах ведутся вручную.

Преимущества журнально-ордерной формы учета позволяет уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмена ряда регистров, облегчает составление отчетов.

Многие малые предприятия имеют число работников, не превышающее 10-15 человек, и обслуживаются всего одним бухгалтером. При этом бухгалтер совмещает функции главного бухгалтера и всех остальных работников бухгалтерии, ему приходится выполнять все учетные операции – от составления первичной документации до сдачи отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Зачастую работу бухгалтера в мелких фирмах выполняет работник, не имеющий специального образования, по совместительству с другими обязанностями.

Естественно желание упростить ведение бухгалтерского учета и сократить до минимума ведение документации. Но не всегда, получается, довольствоваться упрощенными данными, и связано это прежде всего с тем, что налоговое законодательство для небольших предприятий и для больших организаций отличается только наличием некоторых льгот для малых предприятий.

Малым предприятиям предоставлено право представлять в упрощенной форме статистическую и бухгалтерскую отчетность. Информация, содержащаяся в отчетности малых предприятий, должна отражать, в основном, данные, необходимые для решения вопросов налогообложения.

В состав годового бухгалтерского отчета малого предприятия включаются только формы №1 "Бухгалтерский баланс" и №2 "Отчет о финансовых результатах". В составе годового бухгалтерского отчета малого предприятия пояснительная записка не представляется.

Установление этой льготы связано с тем, что число потребителей отчетности малого предприятия очень ограничено по сравнению с потребителями отчетности других организаций.

Для малых предприятий, у которых общая численность работников, включая совместителей, меньше 15 человек, и отвечающих другим критериям отнесения к субъектам малого предпринимательства (в части участия в уставном капитале), Федеральным законом от 29 декабря 1995 г. №222-Ф3 "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства" предоставлено право перейти на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности с отменой уплаты всех установленных федеральных, региональных и местных налогов и уплатой только единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности.

Малое предприятие ведет бухгалтерский отчет в соответствие с едиными методологическими основами и правилами. Методологические основы и правила бухгалтерского учета установлены:

а) положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;

б) положениями по бухгалтерскому учету, регулирующими порядок учета различных объектов бухгалтерского учета (например, положение по бухгалтерскому учету №2 "Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство");

в) планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

Основы методологии бухгалтерского учета на малых предприятиях изложены в Указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (далее по тексту – Указания), утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 1995 г. №131. Эти Указания предназначены для всех малых предприятий независимо от предмета и целей деятельности, организационно-правовых форм и форм собственности.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации организации самостоятельно устанавливают организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования, а также определяют в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации.

Руководитель малого предприятия определяет, каким образом будет осуществляться ведение бухгалтерского учета на малом предприятии:

- бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером (которая может состоять из одного главного бухгалтера);

- специализированной организацией (централизованной бухгалтерией);

- соответствующим специалистом на договорных началах;

- работником, уполномоченным на это письменным распоряжением малого предприятия.

Хотя ответственность за организацию бухгалтерского учета на малом предприятии лежит на руководителе, как правило, разработка системы ведения бухгалтерского учета и порядок документооборота на вновь создающемся малом предприятии ложится на назначенного руководителем главного бухгалтера (или иного работника, ведущего бухгалтерский учет на малом предприятии).

Система бухгалтерского учета, которая включает рабочий План счетов бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета (форму счетоводства), состав и виды применяемых форм первичных учетных документов, систему документооборота и другие необходимые для организации бухгалтерского учета учетные процедуры, а также положения учетной политики, в большинстве случаев разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом об учетной политике малого предприятия, который подписывает руководитель (директор).

Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из применяемых в Российской Федерации, исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работников.

Большинство малых предприятий имеет простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и проводит незначительное количество хозяйственных операций.

Таким предприятием, имеющем, как правило, не более трехсот хозяйственных операций в месяц, Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ рекомендовано применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись по простой форме бухгалтерского учета – без использования регистров бухгалтерского учета имущества предприятия. Простая форма рекомендована для малых предприятий, совершающих, как правило, не более ста хозяйственных операций в месяц и не осуществляющих производства продукции и работ. Связанного с большими затратами материальных ресурсов. При этом учет всех операций предприятиями ведется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета хозяйственных операций (типовая форма № К-1).

Кроме Книги (журнала) учета хозяйственных операций, обязательным является также ведение ведомости учета заработной платы (типовая форма №В-8) для учета расчетов по оплате труда с работниками и по подоходному налогу с бюджетом (форма № В-5).

Предприятия сферы обращения (торговля, услуги) могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т.п.), журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

- единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

- взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

- сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятие может составить рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций.

В Указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства для малых предприятий всех видов деятельности рекомендован для использования сокращенный План счетов бухгалтерского учета, в котором некоторые счета выполняют функции нескольких счетов типового Плана счетов, в частности:

Таблица 1

В зависимости от специфики деятельности малого предприятия некоторые счета из сокращенного Плана счетов могут не использоваться или приведенный План счетов может быть несколько расширен.

При ведении бухгалтерского учета по простой форме используется только один единый учетный регистр синтетического и аналитического учета – Книга учета хозяйственных операций.

Книга учета хозяйственных операций может вестись двумя способами.

1. В форме ведомости, которая открывается на каждый месяц (при необходимости используя листы для учета операций по счетам).

2. В форме Книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, заверенное подписями руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.

Во многих случаях удобнее вести ведомости за месяц. В ведомости указывается месяц, в котором она заполняется. Ведомость на месяц открывается записями сумм остатков по дебету и кредиту каждого счета. Все хозяйственные операции за месяц записываются в хронологической последовательности позиционным способом на основании первичных документов.

Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные малыми предприятиями, содержащие обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

Суммы каждой операции отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" соответствующих счетов Книги учета хозяйственных операций. По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов.

Хотя, согласно Указаниям Минфина РФ, финансовые результаты от реализации должны выявляться ежемесячно, многие малые предприятия определяют финансовые результаты только по итогам квартала. Это оправдано тем, что практически все обязательства по уплате налогов малое предприятие определяет только поквартально, а для целей анализа хозяйственной деятельности и для целей управления, как правило, данные о финансовых результатах малого предприятия на каждый месяц не требуются.

Заработная плата группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств.

В разделе ведомости "Кредит (начислено)" отражаются начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

Одновременно производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе "Дебет (удержано)" в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетных лицам сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и других) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

Ведомость № В-8 используется также в качестве платежного документа. Она предназначена для оформления выдачи заработной платы. При наличии не выданных работникам малого предприятия сумм по оплате труда (по истечении 3 рабочих дней со дня, установленного для ее выплаты) в графе этой ведомости "Расписка в получении делается запись: "Депонировано", и указанная сумма переносится по каждому работнику в ведомость следующего месяца в графу "Остаток сумм на оплату труда на начало месяца"

Если на малом предприятии число работников (в том числе не состоящих в штате) превышает 10 человек, то удобнее вести учет начисленных сумм оплаты труда и удержаний из нее в расчетно-платежной ведомости (типовая форма №Т-49) или расчетной ведомости (типовая форма № Т-51). Для учета доходов и правильного расчета подоходного налога на всех работников малого предприятия, а также на всех лиц, получающих доход на малом предприятии, должны вестись налоговые карточки по установленной форме. На основании данных из налоговой карточки при необходимости составляют справки о доходах физических лиц, учет доходов которых ведется на предприятии.

В ведомости по форме № В-8 также определяются суммы отчислений на социальные нужды (органам государственного социального страхования, пенсионного фонда, государственного фонда занятости и медицинского страхования) в установленном порядке от сумм оплаты труда работников.

В заключение хочется напомнить о дополнительных льготах малым предприятиям по сравнению с другими организациями, предоставляемых в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

По налогу на добавленную стоимость малым предприятиям предоставлена льгота в виде уплаты налогов только один раз в квартал – до 20-го числа месяца следующего за последним месяцем отчетного квартала, независимо от размера платежей по налогу. Кроме того, не облагаются налогом на добавленную стоимость платежи малых предприятий по лизинговым сделкам.

Льготы малым предприятиям по налогу на прибыль более обширны.

Малые предприятия освобождены от уплаты авансовых взносов налога на прибыль и соответственно от корректировки налогооблагаемой прибыли по итогам квартала на ставку рефинансирования Центрального банка РФ.

В первые два года работы не уплачивают налог на прибыль малые предприятия, осуществляющие производство и одновременно переработку сельскохозяйственной продукции; производство продовольственных товаров, товаров народного потребления. Строительных материалов, медицинской техники, лекарственных средств и изделий медицинского назначения; строительство объектов жилищного, производственного, социального и природоохранного назначения (включая ремонтно-строительные работы) – при условии, если выручка от указанных видов деятельности превышает 70 % общей суммы выручки от реализации продукции (работ, услуг). При этом днем начала работы предприятия считается день его государственной регистрации.

Указанные льготы не предоставляются малым предприятиям, образованным на базе ликвидированных (реорганизованных) предприятий, их филиалов и структурных подразделений.

При прекращении малым предприятием деятельности, в связи с которой ему были предоставлены налоговые льготы, до истечения пятилетнего срока (начиная со дня его государственной регистрации) сумма налога на прибыль, исчисленная в полном размере за весь период его деятельности и увеличенная на сумму дополнительных платежей, определенных исходя из ставки рефинансирования Центрального банка РФ за пользование банковским кредитом, действовавшей в соответствующих отчетных периодах, подлежит внесению в федеральный бюджет.

К льготам по налогу на прибыль можно отнести право малых предприятий включать в себестоимость (что соответственно уменьшает налогооблагаемую базу прибыли) дополнительные амортизационные отчисления.

Субъекты малого предпринимательства вправе применять ускоренную амортизацию основных производственных фондов с отнесением затрат на издержки производства (обращения) в размере, в два раза превышающем нормы, установленные для соответствующих видов основных средств. Наряду с применением механизма ускоренной амортизации субъекты малого предпринимательства могут списывать до 50% первоначальной стоимости основных средств со сроком службы более трех лет.

Малые предприятия могут при определении выручки от реализации использовать метод начисления либо кассовый метод по своему выбору. Тогда как все остальные предприятия обязаны применять при введении бухгалтерского учета и для начисления налога на прибыль метод начисления, согласно которому исчисление выручки от реализации производится с момента наступления более ранней даты:

      получения предоплаты (аванса);

      отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг).