Делопроизводство. 2

Делопроизводство

  1.АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР

  Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

  Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық-бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетті орындауға қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады. 

  ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

  К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению. 

  2. Қызметтiк құжаттардың құрастыруы басқару аппаратының қызметкерлерiнiң жұмыс уақытының едәуiр бөлiгiнде орналасады және үлкен күштер талап етедi. Ең алдымен бағалы құжаты сұрақ жарықтандырылатын құжатта жақсы бiлу және жеткiлiктi мәлiметпен бiлуi керек құрау үшiн. Келесi ережелермен құжаттың құрастыруына кiрiсе негiзге алады. Бiрiншiден, құжаттың орындылық, мақсаты және мәселелер ауқымы, жататын шешулердi анықтайды. Бұл мәтiннiң мазмұндамасының стиль және сипат көпшiлiгiнде анықтайтын құжаттың түрiнiң басқару шешiмнiң бекiтуi, оның формасы үшiн таңдауға дұрыс мүмкiндiк бередi. Екiншiден үкiметтiң шешiмi, мұндай түрдiң мәселенiң шешiмiнiң рет реттейтiн мекемелiк нормативтiк актiлер заң акттерi талқылану керек. Егер тәрiздес мәселе тұңғыш рет құрастырушымен ұйғарылса құжат даярлайтын кәсiби бiлiм көрсететiн сонымен бас кезең әсiресе. Бiлiм заң шығару - нормативтiк актiлер сәйкестiкпен қамтамасыз етедi мәселенiң шешiмi, сауаттылық оның қойылуы үшiн осы мекеменi құзыр, адресаттың дұрыс таңдауы құжаттың мазмұныды. 

      Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников  управленческого аппарата и требует  больших усилий. Чтобы составить  полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

      Приступая к составлению документа, руководствуются  следующими правилами.

      Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения  текста.

      Во-вторых, необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. 

  3. ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚТАР 

  Лауазымдық  нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Қызметкермен еңбек келісімшарты лауазымдық нұсқаулық негізінде жасалады.

  Лауазымдық  нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.

  1. Жалпы  ережелер

  1.1. Хатшы-референттер кәсіпорын мамандарының  санатына жатады, оларды жұмысқа  директор қабылдайды және шығарады.

  1.2. Хатшы-референттердің негізгі міндеттері  басқару қызметін ұйымдық және  құжаттамалық қамтамасыз ету  болып табылады.

  1.3. Хатшы-референт тікелей кәсіпорынның директорына бағынады.

  1.4. Өз қызметінде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:

  - Қазақстан Республикасының заң  актілері;

  - кәсіпорын жарғысы;

   - «Қызметкерлер туралы» ереже;

  - кәсіпорын басшысының бұйрықтары (өкімдері);

  - ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру  жөніндегі нормативтік-әдістемелік материалдар;

  - осы лауазымдық нұсқаулық.

  1.5. Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта білімі бар және 1 жыл еңбек өтілі бар немесе еңбек өтілі жоқ, бірақ хатшы-референттердің курсынан өткен тұлғалар тағайындалады.

  1.6. Хатшы-референт төмендегі мәселелерді білуі керек:

  - құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды  жинақтап құрастыру;

  - басқару жұмысын ұйымдастыру;

  - есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана білу;

  - қызметтік құжаттамаларды коммерциялық  әріптестердің тіліне аудару;

  - еңбек мәдениеті және қызмет әдебі;

  - еңбекті қорғау, қауіпсіздік және өртке қарсы қорғаныс техникасы. 

  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция – документ, в котором  определяются функции, права и обязанности  сотрудника предприятия. Должностная  инструкция необходима в случае возникновения  споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной  инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия. 

  1. Общие положения

  1.1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется директором.

  1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности.

  1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

  1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

  - законодательными актами Республики  Казахстан;

  - уставом предприятия;

  - положением «О персонале»;

  - приказами (указаниями) руководителя  предприятия;

  - нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

  - настоящей должностной инструкцией.

  1.5. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим,  средним специальным образованием, стажем работы не менее 1 года  или без стажа, но при условии  прохождения обучения на курсах  секретарей-референтов.

  1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

  - работы с документами, составления  документации;

  - организации управленческого труда;

  - применение средств вычислительной  и организационной техники;

  - перевода служебной документации  на иностранный язык коммерческого  партнера;

  - культуры труда и служебной  этики;

  - охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты. 

  4. Заңды тұлғаның қызметi үшiн негiздiң бұл құжаттар, қызметшiлерi құрылтай құжаттары. Мұндай құжаттардың құрамы құрылған заңды тұлғаның ұйымдастыру - заңға сүйенген формасынан тәуелдi болады. 

  Заңды тұлғаның құрылтай құжаттарында заңды  тұлғаның аты, оның (бейресми атау - заңды  мекенжай) табылуын орын анықталуы  керек, заңды тұлғаның қызметiн басқаруды  рет, сонымен бiрге тиiстi түрдiң  үшiн заң ескерiлген заңды тұлғаларының басқа мәлiметтерiнде болу. Зат  және заңды тұлғаның қызметiнiң мақсаттары болу анықталған тиiстi коммерциялық ұйымдар  тағы басқалар заң ескерiлген жағдайлардағы  коммерциялық емес ұйымдар және бiртұтас кәсiпорындардың құрылтай құжаттарында тиiстi. Зат және коммерциялық ұйымның  қызметiнiң нақтылы мақсаттары құрылтай құжаты және заң бойынша бұл сөзсiз  болып табылмағанда жағдайлардағы  ескерiле алады. 

  Учредительные документы — это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит  от организационно-правовой формы  создаваемого юридического лица. 

  В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения (неофициальное название - «юридический адрес»), порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций, должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

   5.

  6.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  7. Демек, жарғы заңды тұлға негiзде жұмыс iстеген құжат құрылтай құжаты болады.

  Жарғы оның (қатысушылармен ) құрылтайшыларымен  бекидi, құрылтайшылармен болатыны құрылтай келiсiм шартқа қарағанда. Жарғының бiр құрылтайшы жасалған заңды тұлғалары  үшiн сонымен бiрге жалғыз құрылтай құжаты болып табылады. Сонымен қатар  кез келген басқа құрылтай құжаттарында, жарғыда заңды тұлғаның аты, оның табылуын орын, заңды тұлғаның қызметiн  басқаруды рет анықталуы керек, сонымен бiрге тиiстi түрдiң үшiн  заң ескерiлген заңды тұлғаларының басқа мәлiметтерiнде болу. 

  Устав представляет собой учредительный  документ, то есть документ, на основании  которого действует юридическое  лицо. Устав утверждается его учредителями (участниками), в отличие от учредительного договора, который учредителями заключается. При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, Устав является единственным учредительным документом. Как и в любом другом учредительном документе, в Уставе должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

  8. 3. Қызметкердің құқықтары мен міндеттері

  3.1. ________ қаласы ___________ ауданы көріктендіру  және құрылыс бөлімі туралы  Ережеге сәйкес атқаратын лауазымы  бойынша Қызметкердің төмендегідей  құқықтары мен міндеттемелері  болады:

  3.2 Қазақстан Республикасының Конституциясы мен заңнамаларын сақтауға міндетті.

  3.3. Азаматтар мен заңды тұлғалардың құқығын, еркіндігін және заңды мүдделерін сақтауға және қорғауға, азаматтардың өтініштерін заңнамада белгіленген тәртіпте және мерзімде қарап, олар жөнінде қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

  3.4. Құзіретін өзіне берілген құқықтың шегінде және лауазымдық міндеттемелеріне сәйкес жүзеге асыруға міндетті.

  3.5. Қызметкер еңбек туралы заңнамада бекітілген тәртіпте осы Еңбек шартын өзгертуге және бұзуға құқылы.

  3.6. Істеген бірдей еңбегі үшін тең құқығынан ешқандай айырусыз тең жалақы алуға құқылы.

  3.7. Гигиена және қауіпсіздік талабына жауап беретін еңбек жағдайында жұмыс істеуге құқылы.

  3.8. Еңбек міндеттемелерін орындауға байланысты денсаулығы мен жеке мүлкіне келтірілген зиянды өтеп алуға құқылы.

  3.9. Еңбек дауларын екі жақтың келісімімен немесе сот тәртібінде шешуге құқылы.

  3.10. Қызметкер атқаратын лауазымдық  қызметіне немесе орындайтын жұмыстарына байланысты Жұмыс беруші тапсырған құнды заттарды қорғау, сақтау, сату, тасымалдау немесе қолдануға байланысты мүліктің сақталуын қамтамасыз ету үшін толық материалдық жауапкершілік туралы шартқа қол қоюға міндетті (№1 қосымша).

  3.11. Қызметкер мемлекеттік құпияны және заңмен қорғалатын құпияларды жұмыс істеген уақыттары да, сондай-ақ мемлекеттік қызметтен кеткеннен кейін де жария етпеуге міндетті.

  3.12. Қызметтік міндеттемелерін тиімді орындау үшін Қызметкер кәсіби деңгейін және кәсіптік біліктілігін көтеруге құқылы.

  3.13. Мемлекеттік және еңбек тәртібін сақтауға міндетті.

  3.14. Басшылардың бұйрықтары мен өкімдерін,  жоғары тұрған органдардың және лауазымды тұлғалардың шешімдері мен нұсқауларын орындауға міндетті.

  3.15. Қызметкер өрт қауіпсіздігі, еңбекті  қорғау және қауіпсіздік ережелерінің  талаптарын орындауға міндетті.

  3.16. Қызметкер мүлікке ұқыпты қарап,  оның сақталуын қадағалауға, жұмыс  барысында оған материалдық зиян келтірілуіне жол бермеуге, материалдық базаны нығайтуда атсалысуға міндетті.

  3.17. Қызметкер ауруына немесе басқа себептерге байланысты жұмысқа келуінің, өзінің лауазымдық міндеттемелерін атқарудың мүмкін еместігін Жұмыс берушіге уақытында хабарлауға міндетті.

  3.18. Қызметкер ҚР Еңбек кодексінің 160-бабының 1-3-тармақшаларында бекітілген жағдайларда Жұмыс берушіге келтірген зияны үшін толық мөлшерде материалдық жағынан жауап береді. 

  3. Права и обязанности работника

  3.1. Работник имеет права и обязанности  по занимаемой должности согласно  Положению об отделе благоустройства  и строительства;

  3.2. Соблюдать Конституцию и законодательство  Республики Казахстан;

  3.3. Обеспечивать соблюдение и защиту  прав, свобод и законных интересов  граждан и юридических лиц,  рассматривать в порядке и  сроки, установленные законодательством,  обращение граждан, принимать  по ним необходимые меры;

  3.4. Осуществлять полномочия в пределах  представленных им прав и в  соответствии с должностными  обязанностями;

  3.5. Работник имеет право в порядке,  установленном законодательством  о труде изменять и расторгать  данный Трудовой договор;

  3.6. На равную оплату, на равный  труд без какой-либо дискриминации;

  3.7. На условиях труда отвечающие  требованиям безопасности и гигиены;

  3.8. На возмещение вреда, причиненного  его здоровью или имуществу  в связи с исполнением им  трудовых обязанностей;

  3.9. На разрешение трудовых споров  по соглашению сторон или в  судебном порядке;

  3.10. Работник обязан подписать договор  о полной материальной ответственности  за обеспечение сохранности имущества,  переданного ему Работодателем,  в связи с заниманием должности  или выполняющим работы, непосредственно  связанные с охраной, хранением,  обработкой, продажей, перевозкой или  применением в процессе производства  переданных ценностей (Приложение  №1);

  3.11. Работник обязан хранить государственные  секреты и иную охраняемую  законом тайну, в том числе  и после прекращения государственной  службы;

  3.12. Работник имеет право повышать  свой профессиональный уровень  и квалификацию для эффективного  исполнения служебных обязанностей;

  3.13. Соблюдать государственную и  трудовую дисциплину;

  3.14. Выполнять приказы и распоряжения  руководителей, решения и указания  вышестоящих органов и должностных  лиц;

  3.15. Работник обязан выполнять требования  правил безопасности и охране  труда, пожарной безопасности;

  3.16. Работник обязан бережно относиться  и заботиться о сохранности  имущества, не допускать в процессе  работы нанесения ему материального  ущерба, принимать участие в укреплении  материальной базы;

  3.17. Работник обязан своевременно  информировать Работодателя о  невозможности по болезни или  иным причинам явиться на работу  и выполнять свои должностные  обязанности;

  3.18. Работник несет материальную  ответственность в полном размере  вреда, причиненного Работодателю  в случаях, определенных ст. 160 пп. 1-3 Трудового Кодекса РК. 

  9.Берілген құжаттардан жеке азаматтың құжаттары: мінездеме, өмірбаян, түйіндеме.

      Характеристика, автобиография, резюме. 

  10. Шешім мен қаулы тек қана дербес құжат емес, сонымен бірге мынадай ережелер бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:

  Хаттама – жиналыстарда, отырыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат. Коммерциялық кәсіпорындарда Директорлар (құрылтайшылар) кеңесінің отырыстарының хаттамасы, акционерлердің жалпы жиналыстарының хаттамасы, түгендеу комиссиясы отырысының және тағы басқалардың хаттамасы жасалады.

  Түрлі комиссиялардың құрамына кіретін бухгалтерия  қызметкерлері отырыстардың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез келген деңгейдегі мәжілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет. Талқылаудың  босқа өтпеуі үшін күн тәртібінде енгізілген мәселелер бойынша ақпарат  материалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.

  Хаттаманы отырысқа қатысушылардың сөздерін жазып  отыратын (стенограмма жасайтын) немесе диктофонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.

  Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің  нысанында таза параққа, төмендегідей негізгі деректемелерді ескере отырып ресімдейді:

  – мекеменің атауы;

  – құрылымдық бөлімшенің атауы;

  – құжат түрінің аты (хаттама);

  – отырыстың күні;

  – құжаттың тіркеу нөмірі;

  – отырыстың орны;

  – мәтін тақырыбы;

  – құжаттың мәтіні;

  – қойылған қолдар.

  Бірқатар  жағдайларда хаттама бекітуге жатады және оның бекіту грифі болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен  күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл басынан  бергі).

  Хаттаманың  тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс) көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады. Мысалы, «… түгендеу комиссиясының  отырысы», «… бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы». Хаттаманың тақырыптық бөлігін  отырысқа дейін ресімдеуге болады. Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөлімнен тұрады: біріншісі – кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлғаның, хатшының, қатысушылардың аты-жөні, күн тәртібі, екінші бөлімде отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе болады.

  Хаттамалар  отырыс барысын көрсету толықтығына  қарай толық және қысқаша болады.

  Толық хаттама ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе таза парақта жасалады, оның мынадай деректемелері болады:

  – мекеменің атауы;

  – құжат түрінің атауы (хаттама);

  – отырыстың күні;

  – құжаттың тіркеу нөмірі;

  – мәтіннің тақырыбы;

  – құжаттың мәтіні;

  – қойылған қолдар. 
 

  Решение и постановление являются не только самостоятельными документами, а как правило, – составной частью протоколов, которые составляются по следующим правилам:

  Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы заседаний инвентаризационной комиссии и т.п.

  Работникам  бухгалтерии, входящим в состав различных  комиссий,  нередко приходится оформлять  протоколы заседаний. Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее  подготовить и раздать информационный материал по вопросам, включенным в  повестку дня.

  Протокол  ведется, как правило, во время заседания  секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

  Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия  на чистом листе бумаги с соблюдением  основных реквизитов:

  – наименование учреждения;

  – наименование структурного подразделения;

  – название вида документа (протокол);

  – дата заседания;

  – регистрационный номер документа;

  – место заседания;

  – заголовок к тексту;

  – текст документа;

  – подписи.

  В ряде случаев протокол подлежит утверждению  и содержит гриф утверждения. Датой  протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а номером  протокола – порядковый номер  заседания коллегиального органа (с  начала года).

  Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной  деятельности (заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в родительном падеже. Например: «… заседание инвентаризационной комиссии», «… собрание работников бухгалтерии». Заголовочную часть протокола можно  оформить до начала заседания. Основным является текст протокола. Он содержит две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы председательствующих, и повестка дня, вторую – основную, фиксирующих ход заседания.

  По  полноте освещения хода заседания  протоколы могут быть полными и краткими.

  Полный  протокол составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаге, содержит следующие реквизиты:

  – наименование учреждения,

  – название вида документа (протокол),

  – дата заседания,

  – регистрационный номер документа,

  – заголовок к тексту,

  – текст документа,

  – подписи.