Делопроизводство. 4
Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования
- процесса создания, исполнения и оформления документов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
Система делопроизводства в Казахской ССР строилась на единообразном подходе всех хозяйствующих субъектов и регламентировалась государственными стандартами и правилами. В период перехода к новым экономическим отношениям, в условиях массового появления различных государственных и частных структур эти правила были забыты, и если в государственных организациях этот вопрос пытаются как-то решить, то каждая частная фирма устанавливает свои порядки в оформлении, подготовке и ведении учета документов. Ситуация усложняется требованием Закона РК “О языках” от 11.07.97 г. № 151-1 о переводе
делопроизводства на казахский язык.
Внедрение казахского языка в делопроизводство оказалось на практике более сложным процессом, чем предполагалось.
Вся система делопроизводства в Казахстане базируется на русском языке, и оформление корреспонденции на казахском языке требует грамотных переводчиков, оргтехники, необходимых словарей, справочников, а также единообразного подхода к составлению документов как в государственных, так и в частных структурах. Тормозят процесс перехода еще и языковые проблемы, как-то: различное толкование терминов и поиск аналогичных слов в казахском языке, особенно в изобилии появившихся в лексиконе в связи с рыночными преобразованиями.
Естественно, в таких условиях необходимо унифицировать документацию сначала на русском языке, а затем переводить ее на казахский язык, хотя бы элементарные и наиболее распространенные документы и системы.
Опираясь на действующие официальные документы, составители настоящего издания сделали попытку дать минимум знаний по основам документирования на русском и на казахском языках, используя которые любой специалист, занимающийся делопроизводством, сможет оформлять всевозможные документы.
Внутренняя структура пособия построена по принципу алгоритмов, которые позволяют пользователям на их базе грамотно составлять внутрифирменный документ по организации делопроизводства, т.е “Инструкцию по делороизводству” без особых затрат времени.
1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в РК установлены приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 29 апреля 2003 г. № 33 “О типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан”.
Данные правила введены в действие взамен Правил, утвержденных постановлением Кабинета министров РК от 30.06.92 г. № 562, которые были признаны утратившими силу согласно постановлению Правительства РК от 26.02.03 г. № 204.
Однако в этом документе сохранены основные требования к оформлению документов, которые излагались в постановлении КМ РК от 30.06.92 г. № 562, но обновленные и расширенные с учетом требований реалий современного делопроизводства. На базе этих правил разрабатываются и утверждаются инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях, для которых требования правил являются обязательными. Этими правилами могут пользоваться и организации негосударственного сектора, но с учетом особенностей своей деятельности и с целью достижения единообразия в общей системе документооборота Республики Казахстан.
При переходе организации на систему создания электронных документов необходимо использовать ЗРК от 07.01. 2003 г. № 370-ІІ “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
При разработке инструкций по делопроизводству необходимо учитывать требования государственных стандартов СТ РК 1037-2001 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, СТ РК 1042-2001 “Организационно-
2.1. Делопроизводство должно быть простым и оперативным, система которого устанавливается внутрифирменным документом- инструкцией “О делопроизводстве”, составленной в соответствии с требованиями приказа Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 29 апреля 2003 г. № 33 и утвержденной высшим должностным лицом организации.
2.2. В зависимости от объекта документооборота и организационной структуры субъекта делопроизводство может осуществляться:
- управлением делами;
-канцелярией;
- секретариатом;
- общим отделом;
- секретарем-референтом;
- любым сотрудником, в порядке совмещения должностей (ответственный за делопроизводство).
2.3. Функциональные обязанности и права сотрудников служб делопроизводства устанавливаются должностными инструкциями. Согласно ГК РК 01-99 от 16.10,99 г. № 22 к работникам этой службы относятся:
• руководители:
- заведующий;
- заместители заведующего;
• специалисты:
- помощник руководителя фирмы;
- инспектор;
- методист;
- заведующий архивом;
- редактор;
- корректор;
• технические работники:
- секретарь-референт (стенографист);
- делопроизводитель;
- секретарь-машинистка;
- экспедитор;
- курьер.
2.4. Ответственность за делопроизводство возлагается на первого заместителя руководителя или на конкретного исполнителя согласно структуре по п. 2.3. и фиксируется в индивидуальном трудовом договоре.
2.5. Все работники фирмы, которые по должности работают с корреспонденцией, обязаны знать инструкцию “О делопроизводстве” и оформлять служебную документацию в соответствии с ее требованиями.
2.6. Инструкция “О делопроизводстве” является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в фирме, и справочно-методический материал: перечень документов, подлежащих утверждению, перечень документов, накоторых ставится печать, и т.п.
2.7. Внутрифирменная служебная переписка допускается в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан, например Законом РК “О труде” от 10.12.99 г. № 493-1.
Не рекомендуется служебная переписка между структурными подразделениями организации.
2.8. Служебная переписка с другими организациями и гражданами может производиться:
- на государственном языке РК;
- на официальном языке;
- на том языке, на котором написан поступивший запрос, письмо, заявление и т.п.
2.9. Унифицированная система делопроизводства устанавливает несколько подсистем формирования документации:
- плановую;
- отчетно-статистическую;
- первичную учетную;
- финансовую и бухгалтерскую отчетную;
- расчетно-денежную;
- организационно-
- налоговую;
- проектно-сметную (строительство);
- внешнеторговую;
-техническую (новая техника, рационализация, изобретение, ОИС и т.п.);
- труда и социальных вопросов;
- охраны труда и техники безопасности;
- ценообразования;
- по кадровым вопросам;
- по бытовому обслуживанию населения.
В настоящем издании мы рассмотрим более подробно организационно-
Каждый субъект устанавливает для себя такие подсистемы, которые ему необходимы в практической деятельности, т.к. этот перечень подлежит расширительному толкованию.
2.10. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией МО РК, КНБ РК и др. госорганами.
2.11. При смене лица, ответственного за делопроизводство, он обязан передать по акту имеющиеся у него дела и архив вновь принятому работнику.
Такой же порядок предусматривается для любого работника фирмы, имеющего в своем ведении любые документы: организационные, распорядительные, бухгалтерские, налоговые, финансовые и т.п.
§2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Вся корресгюнденция оформляется на фирменных бланках субъекта, которые он разрабатывает самостоятельно с учетом требований устава и инструкции “О делопроизводстве”.
Бланком называется чистый лист бумаги. как правило, формата А4 или А5, на котором заранее воспроизведено название юридического лица - автора, от имени которого документ издается.
1.2. Каждый субъект разрабатывает и применяет два вида бланков: для писем и для остальных документов.
Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит “индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, Е-mаіl РНН, номер телефона, номер счета в банке” и постоянная часть реквизита “ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на
бланках для других документов эти положения должны быть оставлены свободными для заполнения реквизитами “наименование вида документа” и “место составления или издания”.
В учреждениях с большим количеством документов рекомендуется применять бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например постановление решение, приказ и т.п.
Для организаций, работающих с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера.
Если документ составляют два и более юридических лица, то оформляется он на чистом листе бумаги с применением общих правил.
1.3. Все бланки и документы должны иметь поля:
- левое и верхнее - 20 мм;
- правое и нижнее - 10 мм.
1.4. Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать порядку и количеству, установленных приказом КУАи Д от 29.04.03 г. № 33, которое составляет 29 единиц.
Однако это максимальный набор и на практике применяется гораздо меньший, в зависимости от вида документа.
1.5. Наиболее важными реквизитами, используемыми в практике, являются:
01 - Государственный герб Республики Казахстан:
02 - изображение наград РК;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
05 - код формы Документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14-адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как “Дата документа”, “Подпись”, “Печать”, “Гриф утверждения документа”, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
- заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
- основную (включает реквизиты “Текст документа” и “Отметки о наличии приложения”);
- оформляющую (содержит реквизиты, расположенные ниже текста документа, и отметки
о наличии приложения).
Расположение реквизитов на формате А4 представлено на схеме, которая устанавливает угловое расположение реквизитов. Если бланки изготавливаются с реквизитами на казахском и русском языках, то используется продольное (центральное) расположение.
01 - герб Республики Казахстан
Изображение герба РК могут воспроизводить только организации, которым дано такое право
официальным правовым актом, -это, как правило, предприятия со 100% госсобственностью.
Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименований предприятия, а на бланках с продольным расположением - в центре верхнего поля.
Диаметр изображения герба должен быть не более 20 мм.
На бланках с продольным расположением, составленных на казахском и русском языках,герб располагается на верхнем поле бланка в середине, т.е. между разноязычными наименованиями предприятия.
02 - изображение наград
Изображению на бланках подлежат только награды Республики Казахстан. Не рекомендуется на бланках печатать одновременно герб, эмблему и изображение правительственных наград. Допустимое сочетание
наград и эмблем.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации (товарный знак) -условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы.Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговаямарка фирмы), рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент),улучшает эстетичный вид бланка. Следует иметь в виду, что эмблемой нельзя заменить наименование организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.
При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.
06 - наименование организации
Каждое юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах (уставе предприятия или учредительном договоре,свидетельстве).
В наименовании обычно используются сокращения типа ТОО (товарищество с ограни-
ченной ответственностью), АО (акционерное общество) и т.п.
Обычно в бланке указывается только наименование организации. Кроме этого реквизита, над ним более мелкими буквами может называться еще и вышестоящая инстанция, например наименование финансово-промышленной группы.
Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
На внутренних документах, например в протоколах, докладных или объяснительных записках, чаще всего указывают лишь название структурного подразделения.
Реквизит “Наименование организации” располагается под реквизитом “Эмблема организации”.
07 - справочные данные об организации
Совокупность перечисленных в этом реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Данный реквизит расширен введением номера факса, адреса электронной почты, других сведений по усмотрению организации. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским
способом или с помощью персонального компьютера (ПК).
Бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм имеют свои особенности. В них указываются страны и адреса входящих в объединение сторон. Реквизиты таких бланков изготавливаются на двух языках.
Этот реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом “Наименование организации”, вдоль верхнего поля документа или на нижнем поле документа.
08 - наименование вида документа
Данный реквизит дает общее представление о назначении документа, определяет
состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита “Наименование организации” и юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля, например АКТ, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ.
Этот реквизит является одним из важнейших. Он проставляется на всех документах, за
исключением факсов и писем, Для последних он используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
09 - дата документа
Дата документа - обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом.
Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем,факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для инструкций, положений, протоколов, актов).
Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все стадии оформления и обработки документа также датируются. Эти даты позволяют установить, где именно произошла задержка в работе с документом. Дата входит составной частью в реквизиты:”Гриф согласования документа”, “Гриф утверждения документа”, “Виза согласования документа”, “Отметка о поступлении документа в организацию” и “Отметка для автоматического поиска документа”.
В организационно-
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа в верхней заголовочной части листа ниже реквизита “Название вида документа” и печатается от границы левого поля.
Дата необходима для определения момента,с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности юридического лица или сотрудников предприятия, указанных в документе.
Отсутствие даты на некоторых видах документов - бесспорное основание для признанияих недействительными. Так, недействительной является доверенность, в которой не указана дата ее выдачи.
10 - регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например порядковый номер). Он проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом “Дата документа”.
Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.п., например: № 1, № 2, № 3... В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют от дельную нумерацию в пределах своей группы.
Например, К-1, л/с и т.д.
Чаще всего индекс исходящего документа состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения, составившего документ, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа, например 04-19/194, где 04 - индекс структурного подразделения (бухгалтерии); 19 – номер дела по номенклатуре; 195 - порядковый номер отправляемого документа.
Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например № 18/42, где 18
порядковый номер документа в одной фирме; 42 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте, при этом первая цифра указывает фирму, которая готовит проект договора.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
На документах, составленных совместно несколькими юридическими лицами, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Рекомендуется вести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих.В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо,зарегистрировавшее этот документ, сроки его деиствия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции или суду, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма за-
труднительно.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой)письмо.
Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на № 25/01-25 от 12.06.2005.
Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит “Ссылка на регистрационный номер и дату документа” располагается от границы левого поля под реквизитами “Дата документа” и “Индекс документа”.
13 - гриф ограничения доступа к документу
Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.
Реквизит размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов “Адресат” и
“Гриф утверждения документа” и состоит из слова (грифа) “Конфиденциально” или “КТ”
(коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить номер экземпляра данного
документа.
Грифы “Секретно”, “Совершенно секретно” проставляются на документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию.
14-адресат
От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом, и быстрота решения поставленных в документе проблем.
Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие
организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяс-
нительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
Этот реквизит оформляется на письмах,факсах и содержит указание почтового адреса
получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименования учреждения, организации в именительном падеже;
- наименования структурного подразделения в именительном падеже;
- указания должности получателя в дательном падеже;
- фамилии в дательном падеже и инициалов, которые указываются после фамилии;
- почтового адреса.
Каждая составная часть данного реквизита размещается с новой строки на расстоянии 1,5
межстрочного интервала. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.
Состав реквизита “Адресат” изменяется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Например:
Министерство государственных доходов
Республики Казахстан
Таможенный комитет
473000, г. Астана, ул. Отырар, 69-1.
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно,кто конкретно занимается данным вопросом.
АО “Казцинк”
Центральная бухгалтерия
главному бухгалтеру
г-ну Кунаеву С.Б.
320005, г. Усть-Каменогорск,
ул. Металлургов, 45.
Адресование может быть в иной форме:
Директору ТОО “Мираж”
г-ну Абашеву Т.М.
480064, Алматы,
проспект Абая, 59.
Если документ адресуется в несколько адресатов циркулярно, то их следует указывать обобщенно и без слова “копия”:
Администраторам республиканских бюджетных программ
Местным исполнительным органам областей, городов Астаны и Алматы
Если документ адресуется частному лицу,то сначала указывается адрес:
642000, Петропавловск,
ул. Кирова, 154, кв. 15,
г-ну Бурумбаеву Г.М.
Слово “господину” в адресе печатается сокращенно “г” или “г-ну”. В том случае, если документ направляется в правительственное__
учреждение или постоянным адресатам, - почтовый адрес не указывается.
В последнее время в практике написания адреса применяются правила почтовой связи
в следующем порядке:
- наименование организации (для юридического лица), фамилия, имя, отчество (для физического лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области, республики);
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании писем в несколько адресов слово “копия” перед адресом не указывается.
15 - гриф утверждения документа
После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так,утверждения требуют почти все организационные документы, а также планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или специальным оформлением (проставлением грифа утверждения). Возможны два варианта написания грифа утверждения:
Утверждено
постановлением общего
собрания акционеров АО “Гранит”
Протокол №17 от 05.05.2005 г.
Утверждаю
министр юстиции Республики Казахстан
(личная подпись) (инициалы и фамилия)
(дата)
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Затем в зависимости.от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи и дата. При утверждении другим документом указываются
название документа в именительном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа. Как правило, гриф утверждения заверяется печатью предприятия.
16 - резолюция
- Делопроизводство
- Делопроизводство (белпроф.лексика)
- Делопроизводство в древнерусском государстве
- Делопроизводство в Древнерусском государстве
- Делопроизводство в Древнерусском государстве
- Делопроизводство в Древнерусском государстве
- Делопроизводство в Древнерусском государстве
- Делопроизводство
- Делопроизводство
- Делопроизводство
- Делопроизводство
- Делопроизводство
- Делопроизводство
- Делопроизводство