Деловой документ. 2

1. Понятие о деловом  документе

Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство  используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем  фиксированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

- информационные;

- документы коллегиальных  органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные,  пояснительные и служебные записки);

- распорядительные (постановления,  решения, приказы, распоряжения);

- организационные (положения,  уставы, инструкции);

- документы по личному  составу (заявления о приеме  на работу, характеристики, приказы  по личному составу, по контрактной  системе найма работников);

- документы по хозяйственно-договорной  деятельности (договор поставки, подряда,  о материальной ответственности,  хозяйственные договоры в посреднической  деятельности, комплект договоров  по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях  предприятия и банка);

- документы по хозяйственно-претензионной  деятельности (протоколы разногласий  к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

- учетно-финансовые (оформление  открытия счета в банке, заявление-обязательство,  отказы от акцепта, акты, трудовые  соглашения, поручения);

- документы по внешнеэкономической  деятельности (по организации внешнеэкономических  связей и созданию совместных  предприятий).

Деловые документы часто  называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы  документов (потоки и массивы) или  функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного  оформления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные  документы с учетом возможности  их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные  системы документации.

Зачастую документы под  одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления  на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся  к различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

Деятельность по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск  и хранение документов, объединяются под общим названием — организация  работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.

2. Классификация деловых  документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям  создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые  документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным  лицом и оформляется в установленном  порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и  занимает должность, связанную с  выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения  создается лицом вне сферы  его служебной деятельности или  выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают  документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для  функционирования внутри создавшей  его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на входящие и  исходящие. Входящий документ поступает  в организацию, исходящий — направлен  из учреждения (организации, предприятия).

деловой документ

По стадиям создания различают  черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние  признаки или часть их, в т. ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом  отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов  копий: выписки-копии, воспроизводящие  часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько  вопросов) документы.

По срокам исполнения документы  делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и  несрочные.

По назначению различают  документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также  и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и  т. п.).

По гласности различают  документы обычные, секретные, для  служебного пользования. Секретные  документы имеют особую отметку  и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые  имеют разрешение и ознакомлены  со специальной инструкцией по секретному делопроизводству. Документы служебного пользования, содержащие несекретные  сведения, не подлежат огласке в  открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного  предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают  стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан  на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное  удостоверение, справка).

Индивидуальные документы  создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат  творчества исполнителя (докладная  записка).

3. Текст делового документа

Текст — главный элемент  документа. В любом деловом документе  он состоит из логически выстроенных  частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится  к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и  т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми  расчетами, ссылками на законодательные  акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или  пассивным, формулируется цель составления  документа: активное заключение точно  определяет действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

Текст документа, состоящий  только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы —  сложным.

В зависимости от содержания документа используется прямой или  обратный порядок размещения логических элементов. В первом случае после  вступления идет доказательство и заключение. При обратном порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе отсутствует.

По способу изложения  материала документы делятся  на две категории: с высоким и  с низким уровнем стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

Типизация текстов — процесс  создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться  документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются  основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются  в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты — дословное  воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для  дальнейшего конкретного заполнения.

По способу изложения  документы с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической  последовательности, в которой они  происходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

В описании характеризуются  явления (предмет, люди, события) с перечислением  признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

Размышлением называется вид текста, в котором логические определения, мысли и умозаключения  раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают  два основных вида доказательств  — дедуктивный, когда мысль развивается  от общего к частному, и индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.

Текст делового документа  отвечает следующим основным требованиям: достоверность и объективность  содержания, нейтральность тона, полнота  информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом  предложения или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно  составленное письмо может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

4. Реквизиты и оформление  делового документа

Деловой документ имеет юридическую  силу, когда его правовая функция  дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и  территориальными границами и объектами  его действия.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Оформление документа  — это проставление необходимых  реквизитов, их написание и расположение на бланке.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки  и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно  действующий бланк документа  — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

При составлении и оформлении документов обязательно указываются  учреждение-автор (как правило, указывается  на бланке), вид документа (кроме  писем), заголовок, адрес и дата, отметка  о согласовании текста, удостоверение  документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении  и исполнении.

Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается  перечень необходимых для его  оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень  обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление  и т. п.).

Автор делового документа  — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский  государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных  органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном  ряду тремя парами арабских цифр в  такой последовательности: день, месяц, год.

Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность  и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где  первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр структурного подразделения автора документа, 12 — номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

Место составления или  издания. Этот реквизит включает в себя название города или другого населенного  пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный  документ.

Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» —  название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

Гриф утверждения. Утверждение  — способ удостоверения документа  после его подписания, санкционированное  расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций  или служебных лиц. Элементы грифа  утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность  лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения  через структурные подразделения  к его реальному исполнителю.

Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Подпись. Формой выражения  законности документа и ответственности  за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов — подпись, утверждение и приложение печати.

Документы, отправляемые в  вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы  подписывает руководитель учреждения или его заместитель.

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни  и другие документы справочного  или аналитического характера может  подписывать исполнитель, если рассматриваемые  вопросы не выходят за пределы  его полномочий.

Документы коллегиальных  органов (постановления, решения, протоколы  и др.) подписывают два лица —  председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы  коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Печать прикладывается к  документам, требующим особого освидетельствования  их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права  лиц или устанавливающим затраты  денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным  актам, необходимо наличие оттиска  печати. Простые печати могут иметь  различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим  за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с  места работы и т. д.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую  справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления  документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или  исполнителя.

В отдельных документах может  отсутствовать часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.

5. Характеристика отдельных  видов деловых документов

5.1 Информационный деловой  документ и документ коллегиального  органа, их реквизиты

К информационным деловым  документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное  и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также  телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

Документы коллегиальных  органов это — протоколы, стенограммы, справки.

Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и  оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций  и учреждений.

Содержание письма носит  индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Основные реквизиты письма:

1) название и адрес  организации-отправителя;

2) номер и дата;

3) название и адрес  получателя;

4) заголовок письма;

5) номер и дата письма, послужившего причиной составления  ответа;

6) текст письма;

7) перечень приложений  с указанием количества страниц;

8) виза исполнителя (подпись  на копии).

Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках  или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:

1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение,  требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо);

2) письма, не требующие  ответа (информационное письмо).

Телеграммы посылаются в  срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную  доставку информации адресату.

Телефонограмма — срочное  сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров  и является одним из видов деловой  корреспонденции.

Справка — документ информационного  характера, описывающий или устанавливающий  факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка  служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей  организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается  составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию —  руководителем учреждения.

Справка, направляемая за пределы  учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место  составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки личного характера  оформляются на бланках и имеют  следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена  справка.

Докладная, пояснительная  и служебная записки информируют  руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся  ситуации.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так  и на основе указаний руководителя.

С учетом адресности различают  докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей организации.

Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника  по требованию руководителя, а в  некоторых случаях — по инициативе подчиненного.

Пояснительная записка, не выходящая  за пределы учреждения, оформляется  на бланке или на стандартном листе  бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.

Если пояснительная или  служебная записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют  на бланке и регистрируют.

Одним из распространенных документов коллегиальных органов  является протокол. В нем фиксируется  место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления  по заслушанным вопросам.

Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь  и т. п.).

По объему фиксированных  данных различают три вида протоколов:

1) краткие, в тексте  которых записаны лишь постановления;

2) полные, в тексте которых,  кроме постановлений, кратко записывают  выступления докладчиков и других  участников собрания, совещания,  заседания;

3) стенографические, где  все выступления записаны дословно.

В протоколе указываются  следующие реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее собрание, производственное совещание, расширенное  совещание и т. п.); название предприятия, организации, где проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совещания. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконичным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.

5.2 Распорядительный документ

Одной из важнейших подсистем  управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.

Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

Постановление — нормативный  акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами  в коллегиальном порядке для  решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями  также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе принципа единоначалия, государственными органами, общественными организациями  и т. д.).

Круг вопросов, по которым  принимаются постановления местных  советов народных депутатов, довольно широк, поскольку последние осуществляют государственное руководство всеми  отраслями хозяйственной и социально-культурной жизни. Постановления и распоряжения исполкомов, принятые в рамках предоставленных прав, являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями, функционирующими на территории, подчиненной совету, а также для выполнения служебными лицами и гражданами.

По своим юридическим  свойствам постановления исполкомов могут быть нормативными или индивидуальными. Нормативные — это постановления  о режиме работы предприятий торговли и бытового обслуживания населения, индивидуальные — о принятии к  эксплуатации того или иного домостроительства, назначении опекунства и др.

Постановления местных советов, их исполкомов составляются по единой форме. Отличие между ними состоит  лишь в том, что постановления  советов не нумеруют, а исполкомов — имеют порядковую нумерацию.

Постановление содержит такие  основные реквизиты:

1) изображение герба Украины;

2) название местного совета  народных депутатов или его  исполкома;

3) указание места издания;

4) название вида документа  (постановление);

5) дата (для постановления  местных советов) или дата и  номер (для постановления исполкома);

6) заголовок;

7) текст постановления  (решения);

8) подписи председателя  и секретаря исполкома;

9) печать.

Постановления состоят из вступительной части, в которой  констатируется состояние рассматриваемого вопроса, и постановляющей, содержащей перечень мероприятий с указанием  сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за своевременное  их исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем  предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в  пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.

По назначению они подразделяются на приказы по личному составу  и по общим вопросам.

Приказы по общим вопросам в свою очередь делятся на инициативные и издаваемые во исполнение распоряжений вышестоящих органов.

Полное представление  об этом документе дает инициативный приказ, который издается для оперативного влияния на процессы, возникающие  внутри организации (предприятия). Его  реквизиты: название организации и  документа; дата; место издания; номер  заголовка к тексту; текст; подпись; виды согласований.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.