Деловой документ

  ВВЕДЕНИЕ

  1. Понятие о деловом документе

  2. Классификация деловых документов

  3. Текст делового документа

  4. Реквизиты и оформление делового  документа

  5. Характеристика отдельных видов  деловых документов

  5.1 Информационный  деловой документ и документ  коллегиального          органа, их реквизиты

  5.2 Распорядительный документ

  5.3 Организационный документ

  6. Заключение

  7. Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ВВЕДЕНИЕ

     Цель  работы – рассмотреть понятие  о деловом документе; уметь выполнять  классификацию деловых документов; рассмотреть составление текста делового документа, его реквизиты  и оформление; произвести краткие  характеристики отдельных видов  деловых документов, а именно:

  - информационного делового документа  и документа коллегиального органа;

  - распорядительного документа;

  - организационного документа. 

  1. Понятие о деловом  документе

     Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

     Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

  К деловым документам относятся:

  - информационные;

  - документы коллегиальных органов  (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные  и служебные записки);

  - распорядительные (постановления, решения,  приказы, распоряжения);

  - организационные (положения, уставы, инструкции);

  - документы по личному составу  (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному  составу, по контрактной системе  найма работников);

  - документы по хозяйственно-договорной  деятельности (договор поставки, подряда,  о материальной ответственности,  хозяйственные договоры в посреднической  деятельности, комплект договоров  по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях  предприятия и банка);

  - документы по хозяйственно-претензионной  деятельности (протоколы разногласий  к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

  - учетно-финансовые (оформление открытия  счета в банке, заявление-обязательство,  отказы от акцепта, акты, трудовые  соглашения, поручения);

  - документы по внешнеэкономической  деятельности (по организации внешнеэкономических  связей и созданию совместных  предприятий).

     Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы документов (потоки и массивы) или функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

     Деловой документ отличается совокупностью  внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного  оформления и начертания знаков письма.

     Большинство деловых документов оформляются  согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные  документы с учетом возможности  их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные  системы документации.

     Зачастую  документы под одним названием  входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к  различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

     Деятельность  по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск  и хранение документов, объединяются под общим названием — организация  работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.

2. Классификация деловых  документов

     Деловые документы классифицируются по различным  признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

  По  поступлению деловые документы  делятся на официальные (служебные) и личные.

     Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется  в установленном порядке. Должностное  лицо осуществляет функцию представителя  власти и занимает должность, связанную  с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

     Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или  его права, обязанности, а также  служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

     Документ  личного происхождения создается  лицом вне сферы его служебной  деятельности или выполнения служебных  обязанностей (письмо, записка).

     По  происхождению различают документы  внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний  документ предназначен для направления  за пределы организации, в которой  он создан (письмо, телеграмма, запрос).

     По  направлению деятельности документы  делят на входящие и исходящие. Входящий документ поступает в организацию, исходящий — направлен из учреждения (организации, предприятия).

     Деловой документ по стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

     Копия воспроизводит информацию документа  и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его  правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

     Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

     По  сложности выделяют простые (рассматривают  один вопрос) и сложные (два или  несколько вопросов) документы.

     По  срокам исполнения документы делятся  на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и  несрочные.

     По  назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

     По  гласности различают документы  обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы  имеют особую отметку и гриф секретности  — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и  ознакомлены со специальной инструкцией  по секретному делопроизводству. Документы  служебного пользования, содержащие несекретные  сведения, не подлежат огласке в  открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного  предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

     По  срокам хранения выделяют: документы  постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

     По  форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный  документ содержит однородные вопросы  и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где  имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).

     Индивидуальные  документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат  творчества исполнителя (докладная  записка).

3. Текст делового  документа

     Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе  он состоит из логически выстроенных  частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится  к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и  т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми  расчетами, ссылками на законодательные  акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или  пассивным, формулируется цель составления  документа: активное заключение точно  определяет действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

     Текст документа, состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы — сложным.

     В зависимости от содержания документа  используется прямой или обратный порядок  размещения логических элементов. В  первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При  обратном порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе  отсутствует.

     По  способу изложения материала  документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем  стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений  рационализации документов воплощается  в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

     Типизация текстов — процесс создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты — дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.

     По  способу изложения документы  с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

     В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической  последовательности, в которой они  происходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

     В описании характеризуются явления (предмет, люди, события) с перечислением  признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

     Размышлением  называется вид текста, в котором  логические определения, мысли и  умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида доказательств — дедуктивный, когда  мысль развивается от общего к  частному, и индуктивный, в котором  мысль направлена от отдельных фактов к общему.

     Текст делового документа отвечает следующим  основным требованиям: достоверность  и объективность содержания, нейтральность  тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения  или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленческого  решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.

4. Реквизиты и оформление  делового документа

     Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется  соответствующим составом и расположением  реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его  действия.

     Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

     Оформление  документа — это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.

     Для унифицированных форм документов применяют  бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

     Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

     Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

     Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

     При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его  прохождении и исполнении.

     Наименование  вида документа. Во всех документах, кроме  писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его  содержания. Исходя из наименования, устанавливается  перечень необходимых для его  оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень  обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление  и т. п.).

     Автор делового документа — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

     Дата.Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.

     Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный  справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр структурного подразделения автора документа, 12 — номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

     Место составления или издания. Этот реквизит включает в себя название города или  другого населенного пункта, где  создается распорядительный, организационный  или коллегиальный документ.

     Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

     Гриф  утверждения. Утверждение — способ удостоверения документа после  его подписания, санкционированное  расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций  или служебных лиц. Элементы грифа  утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность  лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

     Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.

     Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе  бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

     Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов — подпись, утверждение и приложение печати.

     Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а  также распорядительные и важнейшие  внутренние документы подписывает  руководитель учреждения или его  заместитель.

     Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного  или аналитического характера может  подписывать исполнитель, если рассматриваемые  вопросы не выходят за пределы  его полномочий.

     Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают  два лица — председатель и секретарь  коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

     Печать  прикладывается к документам, требующим  особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические  и физические права лиц или  устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые  печати могут иметь различную  форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы  организации, к размноженным экземплярам  распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку  о выполнении, слова «в дело» и  номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа  в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

     В отдельных документах может отсутствовать  часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.

5. Характеристика отдельных  видов деловых  документов

  5.1 Информационный деловой  документ и документ  коллегиального органа, их реквизиты

     К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная  записка, справка, сводка, обзор, пояснительная  записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

     Документы коллегиальных органов это —  протоколы, стенограммы, справки.

     Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

     Содержание  письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

  Основные  реквизиты письма:

  1) название и адрес организации-отправителя;

  2) номер и дата;

  3) название и адрес получателя;

  4) заголовок письма;

  5) номер и дата письма, послужившего  причиной составления ответа;

  6) текст письма;

  7) перечень приложений с указанием  количества страниц;

  8) виза исполнителя (подпись на  копии).

     Письма  могут быть написаны на стандартных  печатных бланках или чистых листах бумаги.

     Они подразделяются на два  вида:

  1) письма, требующие ответа (запрос, обращение,  предложение, требование, подтверждение,  распоряжение, сопроводительное письмо);

  2) письма, не требующие ответа (информационное  письмо).

     Телеграммы  посылаются в срочных случаях, когда  другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

     Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

     Справка — документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.

     Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок  к тексту, текст, подпись.

     Справки личного характера оформляются  на бланках и имеют следующие  реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена справка.

     Докладная, пояснительная и служебная записки  информируют руководителя учреждения или структурного подразделения  о явлениях, фактах, выполненной  работе, сложившейся ситуации.

     Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.

     С учетом адресности различают докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей организации.

     Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях  — по инициативе подчиненного.

     Пояснительная записка, не выходящая за пределы  учреждения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.

     Если  пояснительная или служебная  записка направляется за пределы  учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

     Одним из распространенных документов коллегиальных  органов является протокол. В нем  фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления  по заслушанным вопросам.

     Протокол  составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и  т. п.).

  По  объему фиксированных  данных различают  три вида протоколов:

  1) краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;

  2) полные, в тексте которых, кроме  постановлений, кратко записывают  выступления докладчиков и других  участников собрания, совещания,  заседания;