Деловой этикет в управлении
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное
государственное бюджетное обра
высшего профессионального образования
«Владимирский
государственный университет
имени Александра Григорьевича и Николая
Григорьевича Столетовых
(ВлГУ)
Основы теории управления
Кирсанова И.А.
Ст. гр. ЗУПд-112
Деловой этикет в управлении
Руководитель:
к.э.н., старший преподаватель
Гундорова М.А.
Владимир, 2013
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Понятие ЭТИКИ УПРАВЛЕНИЯ, основные ПРИНЦИПЫ И функции СЛУЖЕБНОГО ЭТИКЕТА
1.1 Понятие служебной этики и этики
управления………………………..5
ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
2.1 Совершенствование делового этикета………………………………….10
2.2 Предложения
по применению новых методов обучения
деловому общению……………………………………………………………
2.3 Правила деловой переписки…………………………………………….16
Заключение……………………………………………………
Список использованных источников…………………………………………..20
Введение
Этикет деловой беседы относится, по своей сущности к этике- науке о морали и нравственности.
В современном мире, когда в деловой сфере, быту, правительственных кругах, на производстве, в международных отношениях, возникают конфликты, все чаще разрешение их ведется путем деловой беседы, переговоров.
Сущность конфликтов, причины их возникновения в деловых сферах и пути улаживания конфликтов относятся к науке управления- менеджменту.
Важным моментом в ведении переговоров имеют также эмоции, которые необходимо подавлять так называемым методом «выпуска пара», что позволяет освободится от чувства гнева, страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки.
Эффективное общение невозможно без владения нормами этикета. Оно пронизывает всю профессиональную деятельность руководителя. Ведь он не сам выполняет работу за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы с помощью других людей. Эффективное деловое общение и владение нормами этикета - это связующие процессы среди четырех основных функций управления - планирования, организации, мотивации, контроля.
Появление специалистов по работе с кадрами - управлению персоналом - связано с реализацией принципов научной организации труда, поставившей перед собой задачу максимально эффективно использовать всех работников в рамках высокоорганизованного, высокотехнологичного производства. Соответствующее отношение к работнику со стороны кадровых служб состоит в том, что средний человек предпочитает, чтобы им управляли, старается не брать на себя ответственности, имеет относительно низкие амбиции, ленив, желает находиться в безопасной ситуации. Его надо готовить к выполнению строго определенной профессиональной роли и по возможности минимизировать социальные конфликты и прочие негативные явления, влияющие на снижение производительности труда или повышение издержек производства. Ответственность и обязательства по отношению к целям организации зависят от вознаграждения, получаемого за результаты труда. Наиболее важным вознаграждением является то, которое связано с удовлетворением потребностей в самовыражении и самоактуализации.
Целью исследования являются деловые отношения.
Задачей данной работы является проанализировать теоретические аспекты этики деловых отношений.
Теоретической и методологической основой данного исследования являются труды Иванова Н. С., Кибанова А.Я.
Методология данного исследования состоит в системном и функциональном подходах.
В работе использованы такие методы, как анализ, синтез, индукция.
Структура исследования обусловлена целью и задачами. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ И ПРИНЦИПЫ СЛУЖЕБНОЙ ЭТИКИ И ЭТИКИ УПРАВЛЕНИЯ
- Понятие служебной этики и этики управления
«Служебная этика – самое широкое понятие в сфере профессиональной этики. Под служебной этикой понимают совокупность наиболее общих норм, правил и принципов поведения человека в сфере его профессиональной, производственной и служебной деятельности. Эти нормы должен соблюдать каждый человек, начавший работать. Количество этих норм невелико. Подавляющая часть их формулируется в предельно общем виде, с тем, чтобы быть детализированными применительно к конкретным видам деятельности»1. Требования служебной этики:
Дисциплинированность. Конкретизация этого понятия происходит в зависимости от специфики и содержания труда. Например, в животноводстве понятие дисциплинированности будет определяться жизненными циклами тех животных, за которыми ухаживают.
Сбережение материальных
ресурсов, предоставляемых работнику
для осуществления
Корректность межличностных отношений. Человек в сфере своей трудовой деятельности должен вести себя таким образом, чтобы как можно меньше возникало межличностных конфликтов, и чтобы другим людям было комфортно работать рядом с ним при прямом и косвенном межличностном контакте.
Тут главное требование к подчинённому – признание самого права руководителя отдавать распоряжения, что включает функциональные обязанности, принятые на себя человеком по трудовому договору.
Подчинённый должен, исходя из этих обязанностей, соответствующим образом строить своё поведение, и не использовать различные формы уклонения от исполнения распоряжений. Уклонение может быть гласным, публичным, с выставлением определённых условий руководителю. Может быть скрытым, принимать характер тайного (с помощью мимики, жестов, отдельных слов) провоцирования руководителя на открытые действия против подчиненного. В этих ситуациях подчинённый для окружения часто может представляться страдающей стороной, а реакция на него руководителя – неадекватной. Одной из причин подобного поведения подчинённых может быть стремление нажить определённый социальный капитал, выглядеть гонимым, приобрести статус неформального лидера, добиться каких либо льгот для себя и т.д.
Этика управления – второе по объему понятие после служебной этики. «Это совокупность норм, правил, принципов, идеалов, определяющих поведение людей в сфере осуществления властно – распорядительных полномочий, т.е. в сфере управления»2.
Все нормы этики управления можно разделить на две группы: нормы, связанные с процессом принятия решения и нормы, регулирующие процесс общения с подчинёнными и другими руководителями (по горизонтали и вертикали).
Нормы, регулирующие процесс принятия решения условно можно разбить на три подгруппы:
а) Нормы, регулирующие процесс выдвижения проблемы и подготовку решения.
Все решения руководителя должна пронизывать ответственность. Требования этики управления распространяются на все уровни управления, от низового до самых высоких, и варьируются в зависимости от уровня управления. Объём этических требований изменяется в зависимости от уровня управления, на верхних уровнях он выше. На низовых уровнях требования не очень существенно различаются в различных видах деятельности, а на верхних – специфика вида деятельности накладывает существенные различия на нравственные требования. Управленец не всегда отдаёт себе отчёт в сложности тех механизмов, которые мешают принятию решения.
Следующее необходимое
качество руководителя – умение предвидеть
последствия принимаемых
В широком смысле руководителю необходимы такие качества как профессионализм, компетентность, уверенность в своей компетентности, воля, организаторские способности и общий набор качеств лидера: уверенность в себе, умение увлечь людей, умение «зажечь» интерес к делу и т.д. Но любое из этих качеств, представленное в избытке, способно превратится в свою противоположность. Так воля к достижению цели превращается в навязывание своих желаний, уверенность в своей компетентности – в веру в свою непогрешимость.
Вера в непогрешимость, соединённая с избыточной волей, порождает специфический тип руководителя, который ощущает себя всегда правым и стремится при любых условиях и, не взирая на возможные последствия, настоять на своём во что бы то ни стало.
Противоположный тип
людей среди управленцев
На первом этапе подготовки управленческих решений часто возникает противоречие между знанием о необходимости конкретных изменений и незнанием конкретных путей, методов и средств этих изменений, незнание механизма функционирования объекта, которым надо управлять. Необходимо чёткое осознание того факта, что любая возникающая управленческая проблема имеет как минимум два, а чаще – множество возможных решений. Решения различаются:
• Продолжительностью достижения желаемого результата;
• Материальными затратами;
• Количеством привлекаемых средств и структур;
• Особенностью удовлетворения палитры интересов различных людей, социальных групп, организаций, политических сил, заинтересованных в данном решении.
Общество становится всё более раздробленным. Это касается и конкретной организации, в которой отражаются процессы, происходящие в обществе. Из-за наличия большого числа различных групп появляется раздробленность интересов, что меняет само понятие профессионализма. Под профессионализмом управленца (в особенности в сфере государственной службы) всё чаще понимается умение в процессе подготовки и принятия решения общаться с представителями различных групп интересов, и в процессе этого общения стремиться осознать природу интересов, специфику их возможного учёта в управленческих решениях, возможность достижения согласия интересов в различных вариантах решения. Чем больше разрастается общество, тем сложнее становится процесс принятия решения (нужно стремится удовлетворить как можно больше групп населения, а вместе с тем возрастает количество вариантов в принятии решения).
в) Нормы, регулирующие процесс обсуждения и принятия решения.
На этапе обсуждения и принятия решения руководитель должен стремиться, чтобы в обсуждении принимали участие, по возможности, представители всех групп, слоёв населения, все те, чьи интересы могут быть затронуты принимаемым решением. Необходимо, чтобы на обсуждение были представлены, возможно, более полные данные экспертизы и статистические данные по возможным вариантам решения.
При подготовке экспертиз и обзоров каждого из вариантов решения, необходимо, чтобы были представлены аргументированные позиции «за» и «против» каждого варианта решения во всём, что касается материальных затрат, необходимых ресурсов, вовлечённости различных структур и специфики возможных позитивных и негативных следствий.
Если в процессе обсуждения становится, очевидно, что предпочитаемый руководителем вариант решения менее удовлетворяет интересам различных групп, чем какой – либо другой, руководитель, ведущий обсуждение, должен иметь мужество отказаться от своего мнения в пользу большинства, а не настаивать на неправильном варианте решения, который выбрал именно он.
с) Исполнение и контроль за исполнением решения.
Существует точка зрения, что исполнение решения – чисто административный процесс, в который входят оформление решения, определение исполнителей, доведение до их сведения поставленных задач, составление плана выполнения решения и т.д. На самом деле главное в исполнении решения то, что в момент своего исполнения решение, принятое в отношении какой либо организации (системы) может ввести эту систему в состояние нестабильности. Главная обязанность управленца в процессе контроля за исполнением решения – контролировать состояние системы для обнаружения признаков нестабильности. В случае появления таких признаков необходимо либо прекращать процесс исполнения решения, либо проводить какие-либо корректирующие действия.
ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
2.1 Совершенствование делового этикета
Если талантливый мужчина
Модный костюм - еще не гарантия быстрого продвижения по службе, но если женщина лишена вкуса, ее шансы равны нулю. Практика показывает, что у многих женщин отсутствует вкус в выборе одежды. Причина этого - недостаток необходимых знаний. Обычно женщины формируют свой стиль методом проб и ошибок, которых может оказаться слишком много.
Женщина пользуется значительно большей свободой в выборе фасона одежды, материала и цвета ткани, нежели мужчина, одежда которого в большинстве случаев бывает однообразного покроя. Это представляет женщине более широкие возможности подобрать такие фасоны одежды, которые наиболее соответствуют ее индивидуальным вкусам и подходят к особенностям ее фигуры. Хороший фасон одежды должен подчеркивать соответствующую красоту форм и исправлять имеющиеся недостатки фигуры. Консервативный костюм был и остается главным предметом гардероба деловой женщины. Современный гардероб деловой женщины должен содержать пять типов костюмов: костюм первого типа – традиционный атрибут гардероба. Он имитирует цвета и дизайн мужского костюма, жакет может быть с лацканами и без них. Жакет с лацканами подходит для работы в фирме, в штате которой преобладают мужчины, жакет без лацканов хорош во всех случаях жизни; костюм второго типа отличается ярким цветом - красным, пурпурным, малиновым, фиолетовым или эффектным узором. Он может быть из ткани в крупную елочку или с рисунком в виде крупной клетки; костюм третьего типа представляет собой стильную профессиональную модель. Различные цветовые оттенки и покрой обусловливают создание имиджа, символизирующего мягкость и женственность деловой женщины. Жакет костюма третьего типа носят, как правило, без блузки; к четвертому типу относят изысканные костюмы пастельных тонов (бледно-желтого, кремово-белого), изысканность и женственность которых подчеркивают маленькие воротнички из бархата, оригинальная отделка выреза или рукавов; пятый тип костюма консервативного покроя предпочитают преуспевающие деловые женщины. Он может быть темно-сливовым, темно-бордовым и т. п., его элегантность, безупречность незаменимы при работе с самыми высокопоставленными особами. Деление костюмов на пять типов достаточно условно и не отражает фактического многообразия. Тип одежды следует определять исходя из сложившейся ситуации. Конечно, хорошо иметь в своем гардеробе все пять типов костюмов, но многим женщинам такая роскошь не доступна. Тем, кто хочет заниматься бизнесом долго и всерьез, следует приобрести хотя бы две-три модели, дополняющие друг друга.
Рекомендуются свободные, а не облегающие юбки, которые не так вытягивались бы при ходьбе или сидении. Дня весны и лета необходим светлый костюм. Рекомендуемые цвета: слоновой кости, серовато-бежевый, серовато-коричневый. Чем костюм светлее, тем более качественного пошива он должен быть. Любая женщина, невзирая на свои природные данные, может носить серовато-бежевый или серовато-коричневый костюм.
Предпочтительность для официальной обстановки костюма не означает, что для деловой женщины в этой ситуации неприемлемо платье. Оно также подходит, но платье больше подвержено моде, а ее изменчивость влияет на стабильность и определенность впечатления. На легкое платье из шелка, вискозы или джерси следует надевать жакет. Деловая женщина платье или костюм строгих и скромных тонов может надевать не только на службу, но и на дневные приемы. На приемы, организуемые после 20 часов, рекомендуется надевать более нарядные и открытые (вечерние) платья. Они могут быть длинными и обычной длины. Одежда в этом случае дополняется вечерними туфлями из кожи или замши на удобном каблуке и маленькой сумочкой. Элегантно выглядит пояс под цвет туфель.
Так как менеджер по персоналу является наглядным примером для всего персонала фирмы, то соблюдение всех предложенных рекомендаций приведет к высокому уровню делового этикета всех сотрудников фирмы, что может привести к более доверительным и устойчивым отношениям деловых партнеров.
2.2 Предложения по применению новых методов обучения деловому общению
Существуют различные средства и способы повышения уровня делового общения. Необходимо постоянно заботиться о подготовке нового персонала и повышении квалификации сотрудников, давно работающих в компании. Образование и повышение квалификация персонала стоят дорого. В этом случае можно предложить использование обучающих тренингов на компакт-дисках, единовременная покупка которых обойдется компании значительно дешевле, чем приглашение тренера-преподавателя.
Тренинги - это активные методы обучения, которые позволяют в короткие сроки освоить приемы эффективного общения. Они помогают заметно повысить инициативность и деловую активность персонала, изменить стереотипы поведения сотрудников. В основе этих методов - интенсивная тренировка, в ходе которой имитируются реальные ситуации из практики делового общения. Бизнес тренинги – это специально разработанные учебные видеофильмы и отдельные сюжеты; звуковые комментарии специалистов, объясняющие, промахи и удачи в деловом общении; практические упражнения и задания, контролирующие усвоение материала и закрепление навыков;
Для начала рекомендуется провести тренинг по навыкам успешной коммуникации, цель которой является: развитие коммуникативных навыков и умений в деловом общении, повышение их эффективности, расширение поведенческого репертуара участников. Если руководству понравится такой способ обучения, то после можно периодически покупать компакт- диски по другим, более конкретным видам делового общения, например "Правила ведения переговоров". При проведении групповых занятий предпочтительно использовать телевизор с телеприставками или проекционный телевизор с системным блоком.
Одним из наиболее эффективных способов обучения деловому общению - является использование игровых методов обучения, в частности деловые (бизнес) игры. Деловая игра - средство моделирования разнообразных условий профессиональной деятельности (включая экстремальные) методом поиска новых способов ее выполнения. Деловая игра имитирует различные аспекты человеческой активности и социального взаимодействия. Проведение деловой игры занимает не мало времени, от двух часов до нескольких дней, в зависимости от игры. Необходимо заранее предупредить весь персонал и подготовить все необходимое. Очень важна продуманность и организованность её хода, правильный выбор временного режима проведения игры, воссоздание реальной обстановки. Опыт, полученный в игре, может оказаться даже более продуктивным в сравнении с приобретенным в профессиональной деятельности. Информация, которой пользуется человек в реальности, неполная, неточная. В игре ему предоставляется хотя и неполная, но точная информация, что повышает доверие к полученным результатам. В игре формируются установки профессиональной деятельности, легче преодолеваются стереотипы, корректируется самооценка.
Необходимо проводить
дни вежливости. Совокупность этих
мероприятий будет
В процессе подготовки и ведения деловых переговоров, поведение менеджера по персоналу заключается в степени самостоятельности, в принятии решений на переговорах, если это в его компетенции.
Незнание национальных особенностей делового этикета может произвести на партнеров нежелательное впечатление, затруднить взаимодействие как на стадии переговорного процесса, так и при реализации тех или иных совместных проектов. В основе особенностей делового этикета и деловой культуры в целом лежат не только традиции, но и черты национального характера. Если учитывать все эти особенности, то переговоры могут пройти на высшем уровне и в последствии будут заключены договора на более выгодных условиях, нежели раньше.
Таким образом, хорошо организованное деловое общение в организации является одной из весомых причин эффективного функционирования и даже выживания предприятий в условиях жесткой конкуренции. Овладение навыками делового общения является необходимым для всех будущих деловых людей. Знания в области делового общения могут сыграть важную роль и стать конкурентным преимуществом. Для конечного успеха делового общения большое значение имеет совпадение целей сторон. Полное совпадение не всегда возможно, однако правильный выбор форм, инструментов и методов делового общения позволяет максимально сблизить цели. У каждого человека индивидуальные позиции, интересы, потребности и ценности, поэтому нет единого шаблона эффективного общения. В настоящее время добиться успеха, игнорируя проблему делового общения, нельзя. Осуществление программ обучения деловому общению всегда требует больших затрат, но эффект, который они могут принести, значительно больше. Ведь именно сотрудники являются главным ресурсом любой компании. Эффективность их общения определяет результат деятельности всей организации.
2.3 Правила деловой переписки
Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связана с управлением. Отношение к документам — это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По тому, как составлено и оформлено письмо, как с ним работают, можно судить о том, что происходит в организации. Если говорить о традиционной деловой переписке, то ее можно разделить на официальную и личную. Личная - это, например, рекомендательные письма, благодарности, поздравления, соболезнования. Кроме того, письма бывают разными по содержанию: просьба, приглашение, запрос, гарантийное, сопроводительное, рекламное и т. п. Деловая переписка включает в себя письма, телеграммы, телефонограммы, факсовую, телетайпную, электронную связь. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т. е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций, и исходящую, формируемую непосредственно в учреждении.
По видам выделяются письма циркулярные, директивные, информационные, гарантийные, претензионные, рекламационные, коммерческие, договорные, сопроводительные, а также письма-ответы, письма-запросы, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, просьбы.
Существуют определенные каноны написания официальных писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать решению важных вопросов, заключению выгодных контрактов. Каждое деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, иметь ряд обязательных атрибутов: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.
Мысль - это содержание написанного вами или то, о чем вы говорите в своих письмах. Деловое письмо имеет определенную цель и определенную направленность - побудить адресата к каким-то действиям и получить определенный ответ на это письмо. Для этого необходимо четко и ясно формулировать идеи, которые вы стремитесь выразить, в противном случае вам не удастся донести эти идеи или сведения до других. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они должны быть по смыслу отделены друг от друга и указаны в порядке их важности.
Еще один критерий качественного текста делового письма - это внятность, т. е. доступность текста для понимания. Корректность - это тон написанного вами. Тон задается выбранными словами, официальностью или неофициальностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата вашего письма, точно так же, как покрой вашего костюма будет соответствовать кругу общества, к которому принадлежат ваши клиенты.
Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз. Короткое, грамотное, логичное деловое письмо — знак уважения к адресату. Такое важнейшее требование к деловому письму, как грамотность, отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Разумеется, деловые письма должны быть написаны без ошибок (в тексте не допускаются подчистки и исправления), аккуратно отпечатаны.
Таким образом, деловая переписка является составной частью межличностных отношений в обществе, процесса коммуникации, в котором участвуют все люди посредством своих поступков, сказанных и написанных слов.
Заключение
Этика делового общения вообще и деловые беседы (переговоры) в частности к науке этике- наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений.
В настоящее время
возрастает значение профессиональной
этики в регулировании
Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенному поводу.
Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны.
Разрешение конфликтов чаще всего производится методом переговоров, деловой беседы.
Изучая природу конфликтов,
специалисты составили
В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных вариантов и т.п.
Из всех методов наиболее действительным считается метод принципиальных переговоров, на базе объективных критериев.
Список использованных источников
- Архангельская, Н. Д. Бизнес-этикет или игра по правилам / Н. Д. Архангельская. – М.: ЭКСМО, 2006. – 176 с.
- Базарова, Б.Л. Управление персоналом: Учебник для вузов / Т.Ю. Базарова. - - М.: ЮНИТИ, 2007. – 156 с.
- Барышева, А. Д. Этика и психология делового общения / А. Д. Барышева. – М.: Инфра-М., 2009. – 256 с.
- Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений : учеб. пособие / Р. Н. Ботавина. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 208 с.
- Бухалков, М. И. Управление персоналом: Учебник для вузов / М. И. Бухалков. - М.: ИНФРА - М., 2008. – 234 с.
- Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка // http://slovardalja.net
- Дружинин, В. Ф. Этика: курс лекций / В. Ф. Дружинин. – М.: Экзамен
- Иванов, В. Г. Этика / В. Г. Иванов. – СПб.: Питер, 2006. – 176 с.
- Иванова, Н. С. Профессиональная этика и этикет : учеб. пособие / Н. С. Иванов. – СПб.: СПбАУЭ, 2008. – 79 с.
- Ионова А.И. Этика и культура государственного управления. Учеб. пособие / -2-е изд.–М.: Флинта: МПСИ, 2005.
- Кибанов, А.Я. Этика деловых отношений: учебник /А. Я. Кибанов. – М
- Кузнецов, И. Н. Деловая этика и деловой этикет / И. Н. Кузнецов. – Ростов – н/Д.: Феникс, 2007. – 251 с.
- Мартова, Г. В. Этика деловых отношений: учеб. пособие / Т. В. Мартова. – Ростов – н/Д.: Феникс, 2009. – 252 с.
- Маслов, Е.В. Управление персоналом предприятия / Е.В. Маслов. – М – 45 с.
- Мальханова И.А. Деловое общение: учебное пособие.- 4-е изд.-М,: Трикста, 2005.

- Деловой этикет в Японии
- Деловой Этикет в Японии
- Деловой этикет, его правила, место и роль в общении
- Деловой этикет, его функции. Правила общения по телефону
- Деловой этикет и деловой протокол
- Деловой этикет и деловой протокол
- Деловой этикет и деловой протокол
- Деловой этикет во Франции
- Деловой этикет в разных странах
- Деловой этикет в республике Корея
- Деловой этикет в России
- Деловой этикет в странах Африки
- Деловой этикет в телефонном разговоре
- Деловой этикет в уголовном процессе