Діловодство на підприємстві

Зміст 

Вступ

1. Загальна характеристика діловодства на підприємстві
2. Організація діловодства в банку

Висновки

Список  використаних джерел 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП 
 

     Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами,  різних форм власності та банками . Реалізація цих процесів пов’язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства.

     0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.    

     Документаційне  забезпечення управління — важлива  складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення  діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора.

     Тому  нині надзвичайно важливим є удосконалення  системи діловодства. Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів.

     Зафіксована в документах інформація становить  основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є  юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

     Одні  документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих  органів, судові, прокурорські, нотаріальні  й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи  й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Загальна  характеристика діловодства на підприємстві

     Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності - це створення документів або фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових чи магнітних носіях. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів. Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях ведеться відповідно до індивідуальної Інструкції з діловодства, яка створюється на підставі нормативних документів і державних стандартів. Інструкція з діловодства визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою ПК. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах застосовується повна або часткова централізація діловодства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

     У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів , як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства . Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством .

     Графік  документообігу може бути оформлено  у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

     Працівники  структурних підрозділів підприємства заповнюють і додають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства.

     Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ.

     Контроль  за дотриманням виконавцями графіка  документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер .

     При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

Документ  – інформація зафіксована на матеріальному  носії, основною функцією якого є  зберігати та передавати її в часі та просторі.

     Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

     Документообіг – рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання  до дати завершення виконання або  надсилання.

     Реєстрація  документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

     Бланк документа –це зафіксована форма  службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації.

     У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

внутрішні;

що надходять (вхідні);

що відправляються (вихідні).

     Кожна з цих груп має свої особливості  обробки і проходження. Порядок складання й узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вхідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправлення адресату.

     Реєстрація  може проводитись для всіх груп документів, але насамперед для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

     Робота  з виконання і контролю виконання  охоплює внутрішні, вхідні документи  і тільки як виняток – вихідні. Від стадії формування справ усі  групи документів проходять ті самі операції, крім вхідних документів, що, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

     Процес  руху документів від моменту їх створення (одержання) до моменту передання  до архіву (знищення) можна подати у вигляді схеми.

     Вимоги  до потоків документів:

- рух  документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

- принцип  однократного перебування документа  в одному структурному підрозділі  чи в одного виконувача.

     Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити  час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документних потоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу в залежності від обсягу документообігу. 

Обсяг документообігу та вимоги до нього

     Всі потоки обігу документів в організації  рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається  документним масивом або обсягом  документів організації за визначений період.

     Обсяг документообігу – кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. Облік обсягу документообігу здійснюється з метою  отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловиробничого  процесу, вибору технічних засобів для механізації діло виробничих процесів, діяльності підприємства в цілому.

     Окремо  рахують вхідні, вихідні та внутрішні  документи, з них примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження . Вираховуються всі документи  оскільки на виготовлення опій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час. Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (внутрішні, вхідні та вихідні), а знаменник – кількість копій.

     Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати  в певні періорди календарного року. Підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім – за рік. Це набагато спростить роботу в  структурних підрозділах та проілюструє  прогресію або спад чисельності 

  Етапи документообігу

     Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається  канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках,

коли  лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.  
 

Попередній  розгляд документів

     Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно. У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення . Інші документи переда-ються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам. Після розгляду документів канцелярія повинна їх зареєструвати. 

     Реєстрація  документів

     Реєстрація  документівполягає у фіксації факту  створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки. За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів  керівника установи з основного  складу;

в) наказів  щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колега установи;

е) актів  ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

     Автоматизована  реєстрація документів проводиться  централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст;резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець;термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції".

Наступною складовою документообігу є контроль за виконанням документів. 

Контроль  за виконанням документів та його терміни

     Контроль  за виконанням документів і прийнятті  рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації  управлінської діяльності і складова частина дідо виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Стосовно  контролю розрізняють дві групи  операцій:

першу групу контрольованих операцій виконують  самі курівники;

другу – діловиробничі служби підприємства.

     Контролю  підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці  та завдання. Обов’язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови  подання та інші документи.

     Дії з контролю включають в себе:

- поставлення  документа на контроль;

- своєчасне  направлення документа виконавцю;

- перевірка  та регулювання ходу виконання;

- облік,  узагальнення та аналіз результатів  контролю;

- інформування  керівника;

- підготовка  матеріалів для зняття документів з контролю.

     Кожен документповинен виконуватися в  терміни, зазначені безпосередньо  в ньому, або терміни, визначені  нормативними документами (інструкціями, положеннями). Терміни виконання  вимірюються календарними днями  з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів (один місяць).В окремих випадках виконання документів може здійснюватись з відхиленням в межах 10 днів (одної декади). Більш тривалий термін може бути встановлений для документів, складених за характером виконання.

     Терміни виконання можуть бути впроваджені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. В такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як 3-5 днів до закінчення терміну звернутися з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним .  
 

2. Організація діловодства в банку

   Відповідно  до Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України, в усіх структурних підрозділах системи Національного банку України впроваджена автоматизована система контролю і організації діловодства (АСКОД). В умовах зростання обсягів документообігу досягнуто певної оперативності і підвищення культури в роботі з документами. Напрацьована нормативна база з цього питання.

   Інструкція  встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в центральному апараті та установах Національного  банку України і регламентує  порядок роботи з документами  з часу їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи.

     Інструкція  визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються  на всю службову документацію, а  також на звернення громадян. Але положення Інструкції не поширюються на нормативні документи (положення, інструкції, правила) з грифами "Таємно" і "Для службового користування". Правила роботи з такими документами визначаються окремими інструкціями в банківських установах.

     Відповідальність  за організацію діловодства у  структурних підрозділах центрального апарату та установ банку несе керівник структурного підрозділу, установи.

Ведення діловодства відповідно до вимог  державних стандартів, Інструкції та нормативно-розпорядчих документів з питань діловодства установ банку покладається на управління загального діловодства, загальні відділи, канцелярії або секретарів. 

     Упарвління  діловодством

     В установах банку, їх структурних  підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з  діловодства, ця робота наказом керівника покладається на спеціально виділену для цього особу.

     Загальне  керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками  установи банку, методичне керівництво  і контроль за дотриманням Інструкції - управлінням загального діловодства, загальними відділами, секторами, канцеляріями.

     Керівники установи банку, діловодні служби в  межах наданих їм прав зобов'язані:

- вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

- не допускати без нагальної потреби вимагання від підпорядкованих та інших установ, комерційних банків інформації та звітності, не передбаченої нормативно-правовими актами;

- вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних процесів;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установ банку та їх структурних підрозділів з метою підвищення кваліфікації.

     Діловодство у центральному апараті банку  та його установах ведеться засобами комп'ютерної техніки (автоматизованої  системи контролю і організації діловодства - АСКОД). Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів, звернень громадян, обліку і одержання статистичних даних документообігу, оперативного пошуку документів.

     Управлінська  діяльність установ банків здійснюється шляхом видання розпорядчих документів:наказів, розпорядження, рішень колегіальних органів, реєстрація яких ведеться в системі АСКОД - АРМі "Внутрішня" за встановленою реєстраційною карткою відокремлено, починаючи з початку року.

Порядок роботи з вхідною  кореспонденцією

     Уся кореспонденція, що надходить до установи банку, приймається, попередньо обробляється і розподіляється за призначенням тільки службами діловодства (експедиція, канцелярія, загальний відділ).

     У разі надходження кореспонденції у  неробочий час вона приймається  черговим працівником.

     Кореспонденція, що надсилається засобами електронної  пошти, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових скриньок, засобами факсимільного і  телексного зв'язку - відповідними службами зв'язку або адресатами.

     Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва установи банку і  в разі необхідності передаються  до канцелярії для реєстрації.

     Приймати  службові документи іншим структурним  підрозділам установ банку та працювати з незареєстрованими документами не дозволяється, за винятком документів прямого призначення.

     У випадках, якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні керівництва  установи банку або його структурних  підрозділів, вона підлягає обов'язковому передаванню до канцелярії (за винятком прямого призначення).

     Розкриття конвертів одержаної кореспонденції здійснюється експедицією і канцелярією, за винятком тих конвертів, що мають  гриф "особисто".

     У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, інших порушень або пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з яких разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається в експедиції, канцелярії. Якщо документ без додатків термінового характеру - він передається на реєстрацію з відповідним записом у картці.

     Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою  документи повертаються відправнику  або пересилаються за належністю.

     Конверти  від одержаних документів знищуються, за винятком листів громадян, судових  справ, позовних заяв, наказів арбітражу, договірно-фінансових та у разі, якщо лише за конвертом можна встановити реквізити відправника.