Документ як інструмент управління

     1. Документ як інструмент управління 

     Документ  у системі управління є засобом  здійснення цієї групової діяльності, накопичування інформації, обміну, контролю, звітності, розпорядчої діяльності, засвідчення (констатування) певних управлінських  дій.

     Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документування.

     На  міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено і затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації.

     Як  і вся система, документ створюється  суспільством лише тому, що він виконує  ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документу – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль. Документ – полі функціональний об’єкти, який виконує ряд взаємопов’язаних соціальних функцій. Серед множинності таких функцій, в рамках моєї теми дослідження хочу окремо наголосити на управлінській (регулятивній) функції. Така функція виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, приписи і т.д. тобто офіційні і ділові документи).

     Документування  – це створення документа з  використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Тобто, документування управлінської діяльності полягає у фіксації управлінських дій на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами.

     Документування  управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв’язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

     Будь-яке  управлінське рішення базується  на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти  поданої інформації; достовірності  інформації; своєчасності її подання.

     Форми управління тісно пов’язані з  видами документів, наприклад: облік – з написанням різних звітів; планування – зі складанням планів; інструктування – з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво – з видами наказів.

     Управлінська  документація в митній службі за своїм  змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

     Особливо  велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи.

     Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Коли зросли обсяги інформації, стали більш жорстокими й вимоги до якості документів, термінів виконання та доведення до виконавців.

     У митній службі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою  справ та необхідний і достатній  для документування її діяльності.

     Управлінська  діяльність у митній службі передбачає видання розпорядчих документів.

     Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями  про органи митної служби. З питань, що становлять взаємний інтерес і  належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

     Організаційно-розпорядча документація, забезпечуючи виконання організаційної та розпорядчої функцій управління, є найбільш уживаною, спільною для багатьох державних органів, уніфікованою.

     Більшість організаційно-розпорядчих документів призначені для безпосереднього сприймання й використання в подальшій роботі, а тому вони мають бути особливо зручними для створення і прочитання. На виконання цієї вимоги розроблено спеціальні технології, напрацьовано уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів, що акумулюють поняття високої культури діловодства й культури мови документів.

     Організаційно-розпорядчий  документ – це насамперед носій  інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина» для обробки. Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм, створюваних у результаті діяльності органів державної влади України унормовує Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів «(ДСТУ 4163–2003).

     Будь-яке  рішення, яке приймається, має свій кількісний або якісний результат, а метою митної діяльності є знаходження  таких організаційно-правових форм, правил, методів та засобів, які могли  б сприяти досягненню певного результату і підвищувати ефективність управління в системі митних органів .

     У практичній роботі працівникам митної служби іноді доводиться приймати рішення  миттєво. Для того, щоб у короткий термін прийняти правильне рішення, необхідна відповідна технологія прийняття управлінського рішення, яка була б універсальною та застосовувалась до різних ситуацій. Процес прийняття і реалізації рішення можна подати у вигляді схеми, зображеної на рис. 1., яку запропонував Є.В. Гармаш.

     Схема процесу прийняття і реалізації рішення 

     Наведена  схема прийняття рішень відображає логіку професійно-посадової діяльності у практичній роботі митної служби. Необхідно відзначити той факт, що деякі управлінські рішення в  митній службі приймаються відповідно до порядків, правил, за певними технологіями, які визначаються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи.

     Якщо  розглядати управлінські рішення, які  лежать у площині управління суспільними процесами в митній службі, то прийняття таких рішень обумовлюється основними завданнями, покладеними на митну службу. Ці рішення займають важливе місце в організаційно-правовому блоці державного управління у сфері митної діяльності, оскільки саме на цей блок проблем припадає найбільший обсяг нормативно-законодавчої бази. 

     1.1 Класифікація організаційно-розпорядчих документів 

     Документ  як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно  від семантики, цільового призначення  групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

     Найважливішою класифікаційною ознакою документа  є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

     Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.

     В даному класифікаторі у другому  розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:

     Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

     Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

     Управлінська  документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

     Уніфікована система організаційно-розпорядчої  документації – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

     Клас  організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД) містить підкласи:

     0201 Документація з організації систем  управління;

     0202 Документація з організації процесів  управління;

     0203 Документація з управління кадрами;

     0204 Документація з оцінки трудової  діяльності.

     Для розуміння технологічного процесу  обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.

     Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

     Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:

     традиційні (з паперовою основою);

     аудіовізуальні;

     електронні.

     Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість  порушуваних питань. За цією ознакою  виокремлюють документи:

     односкладні, що містять інформацію про одне питання;

     складні, які містять інформацію про два  і більше питань.

     Слід  зазначити, що прості документи легше  оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

     За  змістом документи поділяються:

     загальні.

     спеціалізовані.

     Залежно від місця складання розрізняють такі документи:

     внутрішні.

     зовнішні (вхідні, вихідні).

     За  строками виконання документи бувають:

• з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).
• без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).
• документ з відміткою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання.
• з відміткою «Негайно», «Невідкладно» – протягом 3 робочих днів.

     За  рівнем доступу в установі виокремлюють документи:

     загальнодоступні;

     для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;

     секретні  – містять таємну інформацію.

     За  юридичною силою визначають документи, що:

     мають юридичну силу (готуються в установленому  законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

     не  мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

     За  послідовністю створення розрізняють:

     оригінал  – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

     копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;

     витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;

     дублікат  оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

     За  строками зберігання виокремлюють документи:

     постійного  зберігання;

     тимчасового зберігання;

     тривалого зберігання.

     За  належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

     офіційного  походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

     особового походження, що посвідчують особу  власника, його права, обов'язки, службовий  або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

     особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

     Залежно від призначення розрізняють  документи:

     індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

     типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

     Відповідно  до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.

     У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

     – з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

     – кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

     – про надання відпусток;

     – про відрядження.

     Окремо  слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

     Доповідна записка – документ, що містить  інформацію керівництву митного  органу з певними висновками (при  потребі).

     Службова  записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

     Службова  й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються  для реєстрації до загального відділу  з підписом і погодженням безпосереднього  керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).

     Процес  диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування. 
 

      2 Принципи документування управлінської діяльності 

     Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими  інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

     Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

• Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

     Професійна  етика керівників документацією, працівників  діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

     Один  з таких етичних кодексів професійної  відповідальності розроблений Міжнародною  асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

     Згідно  з етичним кодексом, управляючі документацією  повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в  процесі документування управлінської  діяльності.

     1. Соціальні принципи.

     Будучи  відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

     1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.

     Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати  шкоди приватним особам або організаціям.

     Керівники інформацією і документацією  знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно  розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

     2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

     При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану  владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

     3) Підтримують відповідність прийнятого  рішення, задокументованого відповідним  чином вимогам законодавчих актів.

     При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

     Саме  закон є основою прийняття  управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення  і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

     4) Управлінське рішення має бути  наукове обґрунтоване.

     5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

     2. Професійні принципи

     Будучи  відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед  своєю професією особи, що приймають  управлінські рішення і відповідним  чином їх документують:

     1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

     Відповідна  основна освіта – це найважливіший  фактор підвищення рівня знань спеціаліста  і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.

     2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

     Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх  здібностей також неетично і недопустимо.

     3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.

     Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов’язки від особистих почуттів і лояльності.

     4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

     5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

     6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

     Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

     Дотримання  етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності. 
 

      3. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах 

     Нормативне  регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

1. Конституція України.
2. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002
3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.
4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.
5. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.
6. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.
7. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

     Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

     Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

     Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення  наявності та змісту управлінських  дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

     У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою  справ та необхідний і достатній  для документування діяльності митних органів.

     Управлінська  діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.