Документальное оформление командировок
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение…………………………………………………………
2. Документальное оформление Приказа
(распоряжения) о направлении работника(ов)
в командировку (формы Т-9 и Т-9а)………………………….....2
3. Документальное оформление Приказа
(распоряжения) о направлении работника(ов)
в командировку (формы Т-9 и Т-9а)…………………………….5
4. Оформление командировочного удостоверения
(Форма Т-10)…......……. ..7
5. Оформление авансового отчета (форма
АО-1) …………………..…………..9
6. Использованная литература…………………………………………………
18
Документальное оформление командировок
1. Введение
Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).
Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.
С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).
В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
Т-10 «Командировочное удостоверение»;
Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).
2. Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.
Пример 1.
ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела - менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).
ООО «Лазурь»
________________________
(наименование организации)
Приказ ¦ 001 ¦15.04.2005 ¦
(распоряжение)
L---------------+-------------
о
направлении работника в
Направить в командировку:
Иванова Алексея
________________________
(фамилия, имя, отчество)
плановый отдел ООО «Лазурь» (г. Москва)
________________________
структурное подразделение
________________________
должность (специальность,
РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа»
________________________
место назначения (страна, город, организация)
--------¬
Сроком на ¦ 5 ¦ календарных дней
L--------
с
«18» апреля 2005 года
по «22» апреля 2005 года
с целью заключить договор поставки продукции производственного
______________________________
назначения
________________________
Командировка
за счет средств ______________________________
Основание служебное задание № 001 от 15.04.2005
(документ,номер,дата):__
служебное задание, другое
Руководитель организации _________ _______ ___________________
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) __________________ «15» ______ 2005 года
ознакомлен
Окончание примера.
Наиболее
распространенным основанием для издания
приказа о направлении работника (работников)
в командировку в формах Т-9 и Т-9а является
служебное задание (форма Т-10а).
3. Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)
Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.
Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.
Пример 2.
Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 года (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Унифицированная
форма Т-10а
ООО «Лазурь»
________________________
(наименование организации)
----------------T-------------
Служебное задание ¦ 002 ¦15.04.2005 ¦
для направления в
и отчет о его выполнении
Иванова Алексея
________________________
(фамилия, имя, отчество)
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
начальник
планового
Руководитель отдела Кузнецова С.В. Иванов А.А.
структурного _________ _______ ___________ Работник ___________
подразделения
(должность)(подпись)(
Руководитель организации _________ _______ ___________________
Заключение
о выполнении задания
Задание выполнено полностью
________________________
начальник планового
Руководитель структурного отдела Кузнецова С.В.
подразделения
«26» апреля 2005 года
Окончание примера.
4. Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10)
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Пример 3.
Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А., менеджера планового отдела ООО «Лазурь» (Москва), который находился в командировке на ООО «Альфа» (Таганрог), с 18 по 22 апреля 2005 года.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
Унифицированная
форма Т-10
ООО «Лазурь»
________________________
(наименование организации)
Командировочное
удостоверение L---------------+-------------
Иванова Алексея Александровича ¦ 022 ¦
Работник
______________________________
(фамилия, имя, отчество)
планового отдела ООО «Лазурь» (г. Москва)
________________________
структурного подразделения
________________________
должность (специальность,
командируется в РФ, г. Таганрог, на ООО «Альфа»
______________________________
(место назначения (страна, город,
организация))
для заключения договора поставки продукции производственного
______________________________
назначения
________________________
на
5 (Пять) календарных дней (не считая
времени нахождения в пути)
с «18» апреля 2005 года по «23» апреля 2005 года
Действительно по предъявлении
паспорта.
директор Петров Ю.А.
Руководитель организации __________ _______ ____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения,
выбытии из них и прибытии в
место постоянной работы:
Выбыл из Москвы Прибыл в Таганрог
«18»
апреля 2005 года
«19» апреля 2005 года
директор ООО «Лазурь» директор ООО «Альфа»
________________________ _______ ________________________ _______
(должность) (подпись)
(должность) (подпись)
Петров Ю.А.
________________________
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
М.П.
Выбыл из Таганрога Прибыл в Москву
«21» апреля 2005 года «22» апреля 2005 года
директор ООО «Альфа» директор ООО «Лазурь»
________________________ _______ ________________________ _______
(должность) (подпись)
(должность) (подпись)
Светлов А.К.
________________________
(расшифровка подписи)
М.П.
Окончание
примера.
5. Оформление авансового отчета (форма АО-1)
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. В разделе «Подотчет» мы достаточно подробно рассмотрели, каким образом работник заполняет авансовый отчет формы АО-1. И все-таки нелишне будет напомнить…
Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
- Документальное оформление операций, подлежению денежных потоков
- Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в 1С
- Документальное оформление операций по расчетному счету
- Документальное оформление операций по расчетному счету
- Документальное оформление отпуска и списания строительных материалов на производство строительно-монтажных работ
- Документальное оформление, оценка и учет использованных сырья и материалов
- Документальное оформление поступления и выбытия основных средств
- Документальное оформление выдачи денег
- Документальное оформление дебиторской и кредиторской задолженности
- Документальное оформление инновационного проекта
- Документальное оформление и учет импортных операции
- Документальное оформление и учет поступления материальных запасов
- Документальное оформление и учет поступления товаров в розничнуию торговлю
- Документальное оформление кассовых операций
