Документационное обеспечение

     Введение 

     Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

     Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет  свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным  подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).1

     Служба  делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации.

     Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.2

     Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое  осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.3

 

      Глава 1. Структура службы ДОУ 

     

1. Организационное построение службы ДОУ

 

     При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

• выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
• разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
• разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
• нормирование труда работников службы делопроизводства;
• определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
• выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
• рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
• повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

     Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     Централизованная  форма — это выполнение всех технологических  операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. 4

     К преимуществам централизованной формы  организации делопроизводства относится  возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию  и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.5

     Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

     Самая распространенная форма организации  работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих  и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д. 6

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

     - снизить стоимость делопроизводственных операций;

     - улучшить организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить  его нормирование;

     - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

     - использовать прогрессивные и  производительные технические средства;

     - обеспечить единство организационного  и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

     В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.7

     В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

2. Наименование службы  ДОУ 

     Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д. Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

     – структуру подразделения (имеет  или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или  нет);

     – требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

     – существующие в организации делопроизводственные традиции.

     Например, в Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

     – секретариат (приемная, секретариат  министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре (руководителе ведомства),

     – канцелярия (бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),

     – отдел писем (жалоб),

     – отдел совершенствования работы с документами и внедрения  технических средств,

     – центральный архив;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

     – подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем (жалоб),

     – секретариат,

     – экспедиция,

     – копировально-множительное бюро, архив.8

 

3. Цель, задачи, функции  службы ДОУ 

     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

     – совершенствование форм и методов работы с документами;

     – обеспечение единого порядка документирования;

     – обеспечение единого порядка работы с документами;

     – контроль за исполнением документов;

     – хранение документов;

     – унификация форм документов;

     – сокращение по возможности документооборота;

     – методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

     – внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.9

     В состав типовых функций службы ДОУ  входят разные виды работ, которые можно  разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

     К технологическим функциям относятся:

     – осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

     – регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

     – ведение информационно-справочной работы по документам организации;

     – машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

     – копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

     – разработка и проектирование бланков  документов;

     – подготовка документов к отправке.

     Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

     – подготовка к докладу руководству поступающих документов;

     – организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

     – регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

     – организация хранения документов в  структурных подразделениях;

     – организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

     – повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

     – организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

     – организация делопроизводства по обращениям граждан;

     – разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.10

     К контрольным функциям относят:

     – контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

     – контроль за сроками исполнения документов;

     – осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

     – организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

     – обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

     – обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

     – разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

     – проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

     – проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.11 

     4. Организационная  структура службы ДОУ 

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение  структуры службы документационного  обеспечения управления, её должностного и численного состава.

     Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

     Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.12

     Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

     – секретариат,

     – экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

     – подразделение (отдел, группа) по регистрации  и учету документов,

     – подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

     – подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

     – подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

     – отдел совершенствования делопроизводства,

     – копировально-множительное бюро,

     – протокольная группа,

     – редакционная группа,

     – приемная,

     – архив.13

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

     Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

     – 1-я категория – учреждения с  объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

     – 2-я категория – учреждения с  объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

     – 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

     – 4-я категория – учреждения с  объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

     Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).14

     Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

     5. Должностной и  численный состав  службы ДОУ 

     Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

     – руководители;

     – специалисты;

     – технические исполнители.

     Наименования  должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены  в Квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

     В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

     К категории руководителей, возглавляющих  делопроизводственную службу, относятся:

     – управляющий делами;

     – заведующий канцелярией;

     – заведующий общим отделом;

     – заведующий протокольным отделом;

     – начальник секретариата;

     – заведующий экспедицией;

     – заведующий центром подготовки документов;

     – заведующий копировально-множительным бюро;

     – заведующий машинописным бюро.

     В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

     В категорию специалистов вошли:

     – документовед;

     – помощник руководителя;

     – инспектор по контролю за исполнением поручений;

     – редактор;

     – археограф;

     – инспектор;

     – секретарь коллегии;

     – корректор.

     Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

     К категории технических исполнителей отнесены:

     – экспедитор;

     – делопроизводитель;

     – стенографистка;

     – технический секретарь;

     – курьер;

     – оператор организационной техники;

     – архивариус;

     – секретарь-машинистка;

     – секретарь-стенографистка;

     – секретарь руководителя.

     Задача  технических исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

     Добавить  к должности наименование «старший»  можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

     Указание  в наименовании должности «ведущий»  устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются  функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений  деятельности организации или обязанности  по координации и методическому руководству группами исполнителей.

     Распределение обязанностей между заместителями  руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

     Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом  аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).15