Документационное обеспечение управления. 7

Введение 

     Документационное  обеспечение управления - есть важнейшая  составляющая всех видов и уровней  управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

     В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства.

     Однако  происходящий процесс реализуется  противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера. Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документарное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

     Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.  
 

     Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

     Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства включает в себя:

- конституцию РФ. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации;

- другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;  
 

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;      

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

     Все они должны учитываться при организации  кадрового делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Классификация и общая характеристика нормативно-методических документов. 

   Кадровое  делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Эффективное управление персоналом организации невозможно без системы нормативно-методического обеспечения работы с персоналом, начиная от поиска сотрудника до его увольнения.

   Правовое  регулирование всех правоотношений между сотрудниками организации и ее администрацией осуществляется на основе правовых норм централизованного и локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования: Закон о труде Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, акты Минтруда Российской Федерации.

   К актам локального характера относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.

   В настоящее время разрабатывается  серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. Семейство международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

   В России в 1997 году было принято постановление  Минтруда и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

   Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы:

   1) федеральные нормативные акты  и 

   2) документы конкретных организаций.

   К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабо- 

чих и  др. В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.

   В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный  орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.

   В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.

   Казалось  бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивает- 
 

ся; ввести какую-либо произвольную форму документа  по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.

   В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы:

   1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.;

   2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, каровой документации и др. К ним относятся:

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

- Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

- Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

- общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

- Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ);

- информации о населении (ОКИН);

- специальностей по образованию (ОКСО);

- управленческой документации (ОКУД);

- предприятий и организаций (ОКПО) и др.;  

- государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации; - Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- Требования к оформлению документов” с дополнением № 1;

- Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения”;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); основные правила работы ведомственных архивов;

- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

     Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

     3 группа – литература  по трудовому праву,  документационному  обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др. Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.). Нормативная база: ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.:

Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995.

     В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.  

     На  основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.

     Перечень  сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

     Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в  Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников. Выделяют 3 группы нормативно-методических материалов (см. табл. 1).

Таблица 1 Нормативно-методические документы системы управления персоналом.  

     Внутренние  нормативно-методические документы  могут быть классифицированы на группы в зависимости от цели (см. табл. 2).

Таблица 2

     Кадровой  службе необходимы также Постановление  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

     Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться  

всеми юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

     Предприятие имеет право при необходимости  вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

     Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы. 
    В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при  

расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст.252 НКРФ).

     Кроме того, подробно составленные должностные  инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров. 
        Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

     Особое  внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.

     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Основные нормативно-методические документы кадрового делопроизводства. 

     Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового  права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.

     Документы, которые ежедневно должны быть под  рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

     В первую группу входят законодательные  и подзаконные акты, содержащие нормы  трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

     Ко  второй группе относятся документы  методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

     В блоке "Документы по трудовому  праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.

     Первый  — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

     Второй  — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников.

     Персональные  данные - любая информация, относящаяся  к определенному или определяемому  на основании такой информации физическому  лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и  

место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

     Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

     Необходимо  обратить внимание на определение в законе терминов "использование персональных данных", "уничтожение персональных данных" и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами.

     Федеральный закон "О персональных данных" ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, "связанные с обработкой персональных данных... с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации". Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.

     Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

     Коммерческая  тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.  

     Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

     - обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;

     - предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.

     Должностные лица, государственные или муниципальные  служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных. целях. 
            Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны