Документационное обеспечение управления. 8

    Министерство образования и науки  РФ ФГОУ СПО « Лаишевский           

                                 технико-экономический техникум» 
 
 
 
 

              Контрольная работа

по  дисциплине « Документационное обеспечение

управления» 
 

                                                                     Работу выполнил студент

заочного  юридического отделения 34 группы

                                           Ефимова Людмила Ивановна

                                                                     Шифр 1174

\ 

\                                                

                                                  Лаишево 2011 

Контрольные вопросы:

1)Требования  к составлению информационно-справочных  документов. Правила оформления  справок.

2)Правила  составления сдаточной описи  дел и порядок передачи в  архив организации.

3)Задание  4. Составьте факс ЗАО « Сфера»  имеющего адрес: Москва ,ул. Приморская, д. 189,факс 386-25-48 факс составлен в ответ на письмо по заданию 3.(См.приложения №1,№2,№3.№4,№5. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1) Требования к составлению  информационно-справочных  документов. Правила  оформления справок.  

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы, Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки -документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с  информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо  указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени  и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится"\л т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью,

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в  установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются  на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок, Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка "О подведении итогов конкурса в 1997 г.". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные. Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся  ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок, Как и в  справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные  записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта и т.д." или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт-документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных  случаях акт может быть составлен  одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде  всего члены комиссии должны изучить  существо вопроса, подлежащего отражению  в акте, а также законодательные  и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работых письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия43, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание  для составления акта, перечисляются  лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, автор, его дата, номер и заголовок.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются  по алфавиту. В название должности  входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней  излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости  указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна.

Как и во всяком документе, в акте перед  текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел ~ руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТа.

Служебные письма - обобщенное название большой  группы управленческих документов, которые  служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают  связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке писем в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документов, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Главная цель служебного письма - побудить к  действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью  и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие  мешает выделить суть документа.

Приводимые  факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные- точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами  и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение  к адресату помогают выразить деепричастные  обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения", "Тщательно  изучив Ваши замечания".

Несмотря  на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена", "В порядке исключения", "В связи", "В соответствии "ит.п.

Причины принятия решений также формулируются  с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом  бланке.

Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы -инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель  указывает дату и номер инициативного  документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

По  характеру информации письма можно  разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное  письмо-часто составляемый документ, который информирует адресата о  направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить приложенным документам указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем","Направляем?', "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. 

Инициативные  письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем  выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Телеграмма- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются  перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с  уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" \л т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до б часов. В телеграмме дается точный адрес, наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма адресуется более чем  в четыре адреса, прилагается указатель  рассылки, составленный и подписанный  исполнителем, подготовившим тексттелеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента-заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более  точно передающих смысл. Пишется  телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки  слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями, Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк; запятая -зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № - номер;"-" минус;"+" - плюс;! - восклицательный  знак; ? - вопросительный знак; % - проценты;: -деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма печатается с указанием индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная  черта, под которой указываются  служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный отдается для передачи, а второй подшивается в дело. 
 
 

2)Правило  составления сдаточной  описи дел и  порядок передачи  в архив организации. 

Составление описи.

 Вначале  указываются документы, которые  сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления. 
После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. 
 

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации.

Передачу дел  в архив необходимо проводить  только по описям, чтобы исключить  любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для  заполнения граф описи служит информация на обложках дел.. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный  номер. Если дело разделяется на несколько  томов, то каждый том необходимо вносить  под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

В описи документов в архив не принято повторять  одинаковые заголовки. Первый раз заголовок  воспроизводится полностью, затем  повторяющаяся часть заменяется на «То же». Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел  в архив проводится ответственным  за архив по сдаточной описи, в  присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно  в двух экземплярах описи:

· делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),

· указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),

· проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,

· должен утвердить начальник отдела. 

3)Задание 4. Составьте факс ЗАО « Сфера» имеющего адрес: Москва, ул. Приморская, д. 189,факс 386-25-48. Факс составлен в ответ на письмо по заданию 3. (См. приложения №1, №2, №3, №4, №5). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Решение ЗАО  «Сфера»

ЗАО «Сфера»

Москва  ул. Приморская

Факс 386-25-48

ЗАО « Импульс»

Московская  обл. г.Сергиев Посад

ул. Вознесенская д. 35 тел. 4-17-83

факс: 915-38-97

11.01.2012 г.

                       Здравствуйте Уважаемая фирма ЗАО «Импульс»                                     В отношения Вашего письма я хотел бы по благодарить Вас, за примененное вами предложения о покупке персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составления программ.

Я буду рад  принимать то Вас новые предложения  и рассматривать их за короткий промежуток времени.

Поскольку я планирую заказать у Вас( крупную партию) ( ПК) большое количество ПК. Я думаю мы договоримся о более разумной их стоимости. И тогда в этом случаи я сделаю несколько заказов на составления программ для нашей компании. 

Я надеюсь  получить известие от Вас. . 

Наилучшие пожелания

Директор ЗАО  « Сфера»

Сарбаев В.К.

4) Список литературы

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

2. Андреева  В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.

3. Глухов В.В.  Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е  изд. - СПб.: Питер, 2007. - 608с.: ил.

4. Плешкевич  Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

5. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.

6. Кузнецова  Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.

7. Номенклатура  дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.

8. ГОСТ Р  51141-98 Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения.