Документационное обеспечение управления

Документационное  обеспечение управления

Введение профессиональной образовательной программы бакалавриата «Документационное обеспечение  управления» (направление подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение) является подготовка специалистов по документационному обеспечению  управления с 1960 года, сначала в рамках МГИАИ, а затем в РГГУ, и открытия этой специальности с середины 1990-х  годов более чем в ста вузах  страны.

Рейтинг профессии, связанной с управлением документами  за последние годы, и трудоустройство  выпускников сразу после окончания  высшего учебного заведения показывают, что относительно молодая специальность  заняла достойное место и пользуется высоким спросом на рынке труда.

Спрос на специалистов в области управления документами  в регионах ежегодно возрастает. Причина  востребованности профессии заключается, во-первых, в постоянном росте объемов  информации, создаваемой и циркулирующей  в обществе, и, во-вторых, в осознании  значимости информации в жизни общества.

Переход на новые  экономические отношения наглядно показал значение информации для  принятия любого управленческого решения, приводящего, в конечном счете, к  экономическим результатам. Качество управления зависит, прежде всего, от разработки пакета документов, организующих и  закрепляющих управленческий процесс. Прописывание процесса управления в  организационных документах, что  сегодня делается путем составления  регламентов выполнения функций  и оказания услуг федеральными и  региональными органами власти и  управления, требуют специальной   углубленной подготовки в области управления документами. Кроме того, одна из самых злободневных проблем сегодняшнего дня – реализации программы «Электронная Россия». Однако внедрение новейших компьютерных технологий требует, прежде всего, упорядочения документопотоков, единообразия  требований к составлению и оформлению документов и работе с ними, что проводится на уровне оргпроектных работ.

Для выполнения всех этих работ нужны специалисты  с высшим образованием, на подготовку которых и направлен профиль  «Документационное обеспечение  управления».

Профиль

Организация делопроизводства в органах государственной  власти и местного самоуправления

Образовательная программа  «Организация делопроизводства в органах  государственной власти и местного самоуправления» предлагается к реализации впервые. Возможность ее осуществления именно в РГГУ заключается в сформировавшейся в вузе универсальной образовательной среде, которая позволяет синтезировать научные, методологические, методические и практические достижения в подготовке специалистов в данной области.

Необходимость подготовки специалистов данного профиля объясняется  масштабной политикой модернизации системы государственного управления, реализация которой в настоящее  время рассматривается как приоритетная задача. Она включает изменение отношений  между властью и обществом, внедрение  информационно-коммуникативных технологий в государственное управление, формирование информационно открытого общества и т.д. В контексте данной политики деятельность государственного аппарата приобретает совершенно новый ракурс. При этом остается актуальным совершенствование  работы органов власти, укрепление вертикали исполнительной власти как  гарантии осуществления важнейших  направлений государственной политики, реализации социально-экономических  задач государства, обеспечении  законности в деятельности государственных  органов и защиты интересов и  прав граждан.

На оптимизацию  системы государственного управления и повышение его эффективности  направлена  административная реформа, которая  внесла существенные изменения в правовое и информационно-документационное обеспечение деятельности государственного аппарата и его взаимодействия с институтами гражданского общества. В рамках реформы издан целый комплекс нормативных правовых актов, регламентирующих те или иные  аспекты  организации и технологии документационного обеспечения деятельности органов государственной власти.  Показательно, что вопросы документирования занимают ведущее место в административных регламентах осуществления государственных функций. Тем самым признается, что решение намеченных задач в области государственного управления непосредственно связано в осуществлением организационно-технологических процессов, в т.ч. документационного и информационного обеспечения, на качественно новом уровне.

В настоящее время  ключевым моментом организации делопроизводства в органах государственной власти является внедрение информационных технологий, в том числе электронного документооборота. Их применение позволит поднять на новый уровень не только  делопроизводство в самих органах власти, сделать более прозрачной деятельность государственного аппарата, но и оптимизировать осуществление государственных функций. В  Обращении Президента России Федеральному Собранию Российской Федерации2009 г. прямо  сказано, что развитие информационных технологий, включая оказание государственных услуг через электронные каналы – это новый уровень государственного управления, который необходимо внедрить в нашей стране в ближайшее время.

Одновременно проведение в стране реформы местного самоуправления привело к созданию стройной системы  муниципальных органов, которые  сосредоточили в своих руках  значительные функции по управлению конкретной территорией. Кроме того, весьма распространена практика наделения  их отдельными государственными полномочиями. Таким образом, муниципалитеты на сегодняшний  день – это самый массовый аппарат  управления, который требует соответствующего кадрового, информационного и документационного  обеспечения.

В этой связи подготовка специалистов в области документационного  обеспечения деятельности органов  государственной власти и местного самоуправления, ориентированных на решение обозначенных выше задач, владеющих  новыми технологиями делопроизводства,  является объективной необходимостью и непременным условием реализации приоритетных направлений государственной политики в области информатизации и модернизации системы государственного управления, создания эффективной системы муниципального управления. 

Принимая во внимание вышеизложенное, РГГУ предлагает к  реализации в рамках  подготовки бакалавров по направлению «Документоведение и архивоведение» самостоятельный профиль подготовки «Организация делопроизводства в органах  государственной власти и местного самоуправления». При этом учитывается, что в РГГУ имеются все возможности с точки зрения требований к кадровому, учебно-методическому и материально-техническому обеспечению учебного процесса для реализации этой образовательной программы.      

Презентация профессии

Бакалавр документационного  обеспечения управления персоналом – это специалист в области  документационного обеспечения  управления работы с персоналом, организации  и управления полного технологического цикла работы с документами, формирующимися в процессе управления персоналом.

Бакалавр документационного  обеспечения управления специализируется на конкретном направлении: истории  документационного обеспечения  работы с персоналом, методике рационализации документирования работы с персоналом, математических методах расчета  работы с персоналом. Некоторые специалисты  занимаются прикладными аспектами  перехода системы управления персоналом к процессной модели системы менеджмента  качества.

В нашей стране документовед – это одна из самых востребованных профессий на рынке труда. Спрос  на бакалавров документоведения устойчив не только в системе высшего образования, но и в науке, политике, системе  государственного и муниципального управления.

Преимущества профессии: разнообразие вариантов специализации, из которых можно выбрать область, наиболее близкую по интересам; самостоятельность  в принятии решений, социальная значимость профессии; интересный, но очень кропотливый  труд в специализированных структурных  подразделениях, архивах и хранилищах; в органах государственного управления, проектно-конструкторских организациях, в аппарате управления предприятиями. Круг обязанностей, выполняемых документоведом в различных учреждениях, организациях и на предприятиях связан с документационным обеспечением. Ограничения профессии: необходимость постоянно развивать  свои навыки и умения, осваивать  новые документационные и информационные источники, новые приемы и методы исследовательской и проектной  работы.

Тип и класс профессии

Профессия документоведа  относится к типу: "Человек-человек" "Человек-знак" "Человек-техника", т.к. связана с работой со знаковыми  системами (тексты, числа, формулы и  т.п.), а также с работой с  людьми и техническими средствами управления и документирования. Для успешного  выполнения такой работы требуется  умение устанавливать и поддерживать контакты с людьми, проявлять активность, общительность, обладать развитыми  лексическими способностями и вербальным мышлением, обладать эмоциональной  устойчивостью; умение обрабатывать документы  и информацию путем проведения исследовательских  работ и изысканий, работать с  архивными материалами и.

Профессия документоведа  относится к классу эвристических. Она предполагает профессиональную деятельность, которая связана с  анализом, исследованиями, планированием  контролем, управлением другими  людьми. Она требует высокой эрудиции, оригинальности мышления, стремления к развитию и постоянному обучению.

Содержание деятельности

- анализ состояния  коллектива, понимание мотивов поведения  своих подчиненных, ориентация  в конфликтных ситуациях;

- сбор и анализ  нужной информации, оценка, сравнение  и ее усвоение;

- постановка целей  и задач, планирование, подготовка  и принятие решений;

- доведение задач  до исполнителей, мобилизация и  стимуляция исполнителей;

- контроль и оценка  результатов правового и документационного  сопровождения принимаемых управленческих  решений;

- проведение переговоров;

- разработка и  внедрение технологических процессов  работы с документами и документной  информацией;

- разработка унифицированных  систем документации различного  назначения и уровня управления;

-участие в отборе  и экспертизе документов, передаваемых  на государственное хранение;

- участие в проектировании, совершенствовании автоматизированных  систем для обработки информации  и систем управления.

Требования к знаниям и умениям  специалиста

Квалифицированный документовед должен знать:

- методы эффективного  планирования индивидуальной и  совместной деятельности;

- практику рационального  контроля деятельности сотрудников  и организации в целом;

- методы инновационной  деятельности в области документационного  обеспечения управления;

- методы исследования, анализа, проектирования и развития  документационных систем;

- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы  ценности документов;

- организацию архивного  дела;

- Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

Квалифицированный документовед должен уметь:

- Осуществлять исследования  и диагностику проблем документационного  обеспечения управления организации;

- исследования процессов  документирования экономической,  политической и социальной жизни  общества;

- осуществлять правовое  и документационное сопровождение  принимаемых управленческих решений.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Для успешной деятельности документоведу в области управления персоналом необходимо обладать следующими  профессионально- важными качествами:

- хорошие организаторские  способности (в основе лежат  такие качества, как твердая воля, целеустремленность, решительность,  настойчивость, творческий подход  и др.);

- способность руководить;

- способность проявлять  качества лидера в общении  с подчиненными;

- коммуникативные  способности (умение входить в  контакт, налаживать взаимоотношения,  развитость каналов вербального  и невербального общения, профессиональная  компетентность и т.д.);

- способность управлять  собой (способность к саморегуляции  в процессе самоуправления и  рефлексии);

- умение проявлять  деловые качества предпринимателя:  ставить перспективные цели, использовать  благоприятные возможности, вовремя  изменять организационную структуру  предприятия);

- хорошо развитые  аналитические способности (умение  получать и обрабатывать нужную  информацию, оценивать, сравнивать  и усваивать ее);

- способность к  абстрагированию;

- высокий уровень  понятийного мышления.

Условия труда

В зависимости от специальности, документовед может  работать в одном и том же здании (чаще всего в структурном подразделении, отвечающем за работу с персоналом), вести прием сотрудников и  сторонних организаций.

Для документоведа  характерна ручная работа с документами, в сочетании с использованием современных технических средств  документирования и АСУ.

Документовед анализирует  информацию и принимает решения  в особых условиях: повышенной моральной  ответственности за персональные данные сотрудников.

Медицинские противопоказания

Медицинские ограничения  для документоведа:

- выраженные нервные  и психические заболевания;

- поздние стадии  гипертонической болезни;

- ощутимые изменения  сердечной деятельности;

- нарушения работы  опорно-двигательного аппарата (нарушение  координации движения кистей  рук);

- нарушения работы  органов движения;

- аллергические  заболевания;

- нарушения зрительного  анализатора.

Для документоведа  также недопустимы:

- невнимательность  к персоналу;

- нетерпимость, эмоциональная  несдержанность;

- жестокость, эгоистичность;

- рассеянность и  безответственность;

- тревожность, неуверенность  в себе, выраженный пессимизм.

Базовое образование

Профессия документоведа  требует получение высшего образования  в профильном образовательном учреждении.

Пути получения профессии

В профессию документоведа  одни люди приходят через обучение по специальности в вузе сразу  после окончания общеобразовательной  школы; другие подступаются к высшему  образованию, начиная свою практическую деятельность в сфере документационного  обеспечения с выполнения  труда секретаря, делопроизводителя.

В Нижневартовске подготовку дипломированных бакалавров документационного  обеспечения управления персоналом осуществляет государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «Нижневартовский государственный  гуманитарный университет».

Области применения профессии

Документоведы востребованы в следующих организациях:

- государственное  и муниципальное управление;

- промышленность;

- туристические  компании;

- гостиничный и  ресторанный бизнес;

- банковское и  страховое дело;

- строительство  и сельское хозяйство;

- фармакологические  и фармацевтические компании;

- брокерские фирмы;

- рекламные агентства.

- Перспективы карьерного  роста

В профессии документоведа  у каждого специалиста складывается свой, индивидуальный путь развития, в  зависимости от выбранного направления  работы и освоения уникальных методов  и умений.

Возможные пути построения карьеры

Специализация и  освоение смежных областей

Научная карьера

Занимаясь практикой  управления персоналом, можно параллельно  участвовать в проведении научных  разработок и исследований, проходить  стажировки, выступать на профильных конференциях и защитить научную  работу. Документовед может получить ученую степень магистра, доктора  исторических наук, ученое звание доцента, профессора.

Управленческое карьерное развитие

Отдельные документоведы  со временем начинают руководить структурными подразделениями в организациях и учреждениях, становятся заведующими  архивов, начальниками отделов по управлению персоналом, руководителями в сфере  управления персоналом на региональном и федеральном уровнях.

Организация собственного дела:

Профессионал с  многолетним стажем практической работы, обладающий уникальным опытом, разработками в области документационного  обеспечения управления персоналом, имеющий определенный круг партнеров  и заказчиков, может создать собственное  дело (например, открыть аудиторскую  организацию). В таком случае рекомендуется  развивать предпринимательские  умения, дополнительно осваивать  такие профессии, как: предприниматель, менеджер проекта.

Специфика обучения

В числе базовых для направления  предметов изучаются документоведение, архивоведение, государственные, муниципальные  и ведомственные архивы, кадровое делопроизводство и архивы. В зависимости  от профиля, основной упор на старших  курсах делается либо на IT-подготовку (информационная безопасность и защита информации специализированные программы  и базы данных), либо на менеджмент (документационное обеспечение управления, организация  государственных учреждений в России). Довольно большой пласт составляют юридические дисциплины: административное, трудовое, гражданское, информационное, архивное право.

Ядро профессии

Выпускники направления работают в архивах разных уровней, в том  числе закрытых государственных. Могут  исполнять обязанности делопроизводителей, администраторов, референтов руководителей, помощников юрисконсультов и нотариусов и т.д. Отдавшие предпочтение информационному  профилю, в содружестве с программистами разрабатывают и совершенствуют программы и базы данных, ведут  учет поступлениям, занимаются логистикой. Составляют отчеты и документы. Владеют  технологиями кодировки «закрытых» данных.

Рынок труда

Делопроизводители и референты требуются как  в коммерческие фирмы, так и в  государственные компании. Средний  уровень зарплаты – 20-30 тысяч рублей. Знание иностранного языка повышает стоимость специалиста до 35-40 тысяч рублей. Сотрудники государственных и ведомственных архивов зарабатывают немного (от 15 тысяч), но, как правило, имеют «дивиденды второго порядка»: неплохой соцпакет. Востребованы специалисты со знанием информационных технологий, систем кодировки, языков программирования.