Документирование в бухгалтерском учете

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАЗАНСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ.А.Н.ТУПОЛЕВА – КАИ

НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ ФИЛИАЛ 

Кафедра Экономики и Менеджмента 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Бухгалтерский учет»

На тему:  «Документирование в бухгалтерском  учете» 
 

                                                 Выполнила:

                                                 студентка 3 курса, гр. 23305

                                                 экономического факультета

                                                 Кубышкина Н.Н.

                                                 Проверила:

                                                 Ермакова Н.А. 
 
 
 
 

Набережные  Челны 2011 год

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ           3

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

1.1. Роль документов в бухгалтерском учете      4

1.2. Первичные документы и их классификация     5

1.3. Понятие и график документооборота               8

1.4. Вторичные документы (учетные регистры)                       9

1.5. Формы бухгалтерского учета                       10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                  14

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ             15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.

    Документирование – процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.

    Документ (от лат. documentum – свидетельство, доказательство) – письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, его законченность и хозяйственную целесообразность. 

    Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ 

1.1 Роль  документов в бухгалтерском учете 

    Документы являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.  Так,  требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т.д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движение материальных и денежных средств, состоянием расчетов.

    Подписывая  документ,  руководящий работник контролирует законность и целесообразность операции,  оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность  за совершаемые им действия.

    Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений.  Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных  (учетных)  данных с фактическими позволяет выявлять недостачи или излишки. 

    Документы используются и для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица:  изучаются факторы,  способствующие выполнению показателей деятельности или явившиеся причиной их невыполнения.  Для установления таких причин нередко,  кроме отчетных данных,  привлекаются документы,  послужившие основанием для учетных записей.  Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, и способствует более эффективному их использованию. Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже.  Используются документы и в судебно-бухгалтерской экспертизе,  которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел.  Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае,  если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.   

    1.2 Первичные документы и их классификация

    По  назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские, комбинированные.

• Распорядительные документы - дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
• Оправдательные документы – подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.
• Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
• Комбинированные документы – сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

    По  порядку формирования различают первичные и сводные документы.

• Первичные документы - находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся "Инвентарная карточка учёта основных средств" (унифицированная форма № ОС-6) , "Акт о приёмке материалов" (типовая межотраслевая форма № М-7) и др.
• Сводные документы - составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

    По  способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

• Разовые документы - фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные, накладные на отпуск материалов на сторону и др.
• Накопительные документы - формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

    По  месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

• Внутренние документы - оформляются в организации и имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
• Внешние документы - составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.

    По  количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

• Однопозиционные документы - носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.
• Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

      По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

• Унифицированные документы - это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты , платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

1.3 Понятие  и график документооборота

    Документооборотом называется движение документов с момента  составления или получения от других предприятий до передачи в  архив.

    Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Он включается в учетную политику предприятия.

    Работники производственных подразделений и  функциональных служб организации  заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения предприятия.

    Контроль  за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно п. 3 ст. 7 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

    Согласно  ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», первичные  учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

    Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 

    1.4 Вторичные документы (учетные  регистры)

    Учетные регистры – отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных данных для отражения на бухгалтерских счетах. В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных фактов в учетных регистрах является очень ответственным этапом учетной работы. В условиях автоматизации бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и способу записи. 

    1.5 Формы бухгалтерского учета

    Упрощенная  форма бухгалтерского учета. Предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета и отчетности, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров – книгу учета хозяйственных операций и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета. Схема упрощенной системы бухгалтерского учета дана на рис. 1.

Рис.1. Упрощенная форма бухгалтерского учета   

 Мемориально-ордерная форма учета. При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в главную книгу. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которых делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой. Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на рис.2.

Рис. 2. Схема мемориально-ордерной формы учета   

   Журнально-ордерная форма учета. Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и главной книги.

    Журналы-ордера  представляют собой листы большого  формата со значительным количеством  реквизитов. Открываются они ежемесячно  на отдельный синтетический счет  или на группу синтетических  счетов. Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно из первичных документов, либо из вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Схема журнально-ордерной формы учета представлена на рис. 5.3.

Рис. 3. Схема журнально-ордерной формы учета   

 Акционерные  общества и крупные предприятия  ведут учет по полной журнально-ордерной форме. Эта форма содержит 16 журналов-ордеров. Журналы-ордера делятся на следующие группы.    

1. Журналы-ордера  по денежным расчетам. Журнал-ордер  № 1 –кредит счета 50. Журнал-ордер  № 2 – кредит счета 51. Журнал-ордер  № 3 – кредит счетов 55, 57. Журнал-ордер № 4 – кредит счетов 66, 67.   

2. Журналы-ордера по расчетным операциям. Журнал-ордер № 6 –кредит счета 60. Журнал-ордер № 7 – кредит счета 71. Журнал-ордер № 8 – кредит счетов 58, 73, 76 и др.   

3. Журналы-ордера по калькулированию себестоимости, отгрузке и реализации продукции. Журнал-ордер № 10, 10/1 – кредит счетов 02, 10, 20, 23, 25, 26, 28, 97, 70, 94 и др. Журнал-ордер № 11 – кредит счетов 40, 41, 43, 45, 62, 90 и др.   

4. Журналы-ордера по учету основных и прочих фондов, а также финансовых результатов.   

5. Журнал-ордер № 12 – кредит счетов 80, 82, 83, 96 и др. Журнал-ордер № 13 – кредит счетов 01, 04, 91 и др. Журнал-ордер № 15 – кредит счетов 99, 91, 98.   

6. Журналы-ордера по прочим операциям. Журнал-ордер № 9 – кредит счета 79. Журнал-ордер № 14 – кредит счета 14. Журнал-ордер № 16 – кредит счетов 07, 08, 11. Кроме полной журнально-ордерной системы, применяется сокращенная журнально-ордерная форма учета, которая содержит 8 журналов-ордеров.    

 Автоматизированная форма бухгалтерского учета. Автоматизированная форма используется на предприятиях, где приобретены программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Турбо бухгалтер» или разработаны собственные программы. Автоматизированная форма бухгалтерского учета ускоряет процесс учета и позволяет бухгалтеру в любое время контролировать движение по аналитическим и синтетическим счетам, быстро осуществлять поиск любого документа, суммы и т. д. Компьютерные программы бухгалтерского учета обеспечивают автоматизацию учетного процесса, высокую точность учетных данных, оперативность, повышение производительности труда учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставляют большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Так как особенностью бухгалтерского учета  есть сплошное и беспрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями, которые осуществляются на предприятии, то для обеспечения такого наблюдения каждую хозяйственную операцию оформляют соответствующим документом. Документ является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления, иначе говоря документация. Документы имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранением имущества хозяйства, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использование денежных средств, осуществление расчетов только на основании надлежащих образом оформленных документов предотвращают злоупотребления со стороны должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостача, растраты и бесхозяйственность, разные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005. – 527 с.
2. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие/ М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с.
3. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – 391 с.
4. Теория Бухгалтерского учета: Учебное пособие. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2003 – 134 с.
5. Бородина В.В. Документирование в бухгалтерском учете: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008
6. Бухгалтерский и налоговый учет для практиков (4-е изд., перераб. и доп.)/Под ред. Г.Ю. Касьяновой. – М.: АБАК, 2010. – 656 с.
7. http://www.vseblanki.ru/sistemaorganizatsiipervichnogouchyota/klassifikatsiya-pervichnyih-dokumentov.html

   8.http://edu.dvgups.ru/METDOC/EKMEN/FK/SOC_ETICH_PR_SPEC/METOD/UP/frame/5.htm

9. http://www.birael.narod.ru/metod/fond/borodina1.pdf