Документооборот. 5

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ »

 

 

 

 

 

 

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

 

 

По дисциплине делопроизводство

 

 

 

 

 

 

 

 

Автор курсовой работы                                                Суровцева О.И.

 

Группа                                  4348

 

 Научный руководитель                                                    Хайруллина Ф.Х.                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Набережные Челны 2012г.

                                      Система документации.

    Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

 

Система организационной  документации.

 

    Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.

    Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

     Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

    Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

 

Виды организационных  документов: 

     Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

     Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

      Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

     Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

      Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.). Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

   Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

     Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

     Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

     Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие  разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)

 Инструкция является документом  постоянного или длительного  действия (до замены новой).

     Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

 Инструкция  содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

     На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

     Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

 Основные  разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;

     В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

    Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

    В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

    В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

    Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

    Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

                      Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы;
• подпись.

     Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

 Изменения в штатное расписание  вносятся приказом руководителя  предприятия. 

    Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

    Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

    Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

 

Система распорядительной документации.

 

     Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

     Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 

 Схема  подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
• согласование текста и его подписание;
• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

    Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

    Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

    Основную нагрузку несет распорядительная часть.

    Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.

  ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

 

                               Виды распорядительных документов:

       Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

    Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

 Формуляр  постановления имеет следующие  реквизиты:

• герб РФ или субъекта;
• наименование организации, издавший документ;
• наименование вида документа;
• место составления;
• дата документа, регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• визы согласования.

     Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

     Приказ (по основной деятельности) -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

    Приказами оформляются:

• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.

     Приказы издаются только при необходимости.

 Изменения, дополнения, отмена  приказов производится только  приказами. Подписывает приказ  руководитель организации или  его заместитель. Приказ вступает  в силу с момента подписания, если в тексте не указан  другой срок введения его в  действие.

    Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

    Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

    Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

    К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;

 Б. Организация исполнения  инструкций.

   Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии».

    Распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

   Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.

   Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.                         В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ  на отдельной строке.

 Распорядительная часть делится  на пункты. Каждый пункт строится  по схеме: действие- исполнитель  - срок исполнения.

 Решение подписывают председатель  и секретарь коллегиального органа.  

 

               Система информационно-справочной документации.

 

     Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

     Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

 

              Виды информационно-справочных документов:

      Акт - информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

 Акт утверждается распорядительным  документом или руководителем,  по указанию которого составлен  документ.

    Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

   Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

    В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.       Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

    Протокол -  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

     Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

     Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

    Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.

    Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

     Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

      По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

 В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

     Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

     Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

     Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
• выводы, предложения организации или должностного лица.

     Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

    Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

    Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

 В справке не даются выводы  и предложения. В справке фиксируют  сведения определенного периода  времени.

 

    Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

    Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

    Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

   Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

    Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.

   Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа правила оформления.

    Цели доклада: информирование и убеждение.

   Элементы доклада:

• вступление
• основная часть
• выводы
• рекомендации.

    Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

    Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

 Текст телеграммы должен  быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте  опускаются.

     В первой части телеграммы указываются:

• Отметка о категории телеграммы;
• Адресат;
• Текст;
• Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

    Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

• Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
• Наименование должности;
• Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
• Печать;
• Дата

    Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

     При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;
• проверять правильность записи обратной связью;
• текст - не более 50 слов;
• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

                                 Бланк документа.

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков  документов используются два формата  бумаги – А4 и А5, Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5- 148x210.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь  поля не менее (мм):

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.'

Бланки документов изготавливаются  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

ГОСТ устанавливает  два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - вдоль верхнего поля документа.                                                                                                                     Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

•    центрованным (начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ 
  зоны расположения реквизитов);
• фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения 
  реквизитов).

ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:

• общий;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки разрабатываются  для организации в целом, ее структурных  подразделений, должностных лиц. В  первом случае реквизит «Наименование  организации» включает только официальное название организации, во втором - наименование организации и название структурного подразделения, в третьем - название организации и наименование должности лица или наименование территории и название должности лица. Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае, если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.                                                           Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации),эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации,эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
•    код организации;
•    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер  налогоплательщика/код причины  постановки на учет 
  (ИНН/КПП);
• наименование организации,
• справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать ограничительные отметки для реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;

  - заголовок к тексту;

• отметка о контроле;
• текст документа.

     Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации),эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле.

На бланках субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться  любым способом: на пишущей машинке  или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более  чем на двух страницах вторая и  последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может  использоваться и оборотная сторона  листа.

 

 

Реквизиты документа.

      Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

      Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

 Совокупность  реквизитов, из которых состоит  документ, называется формуляром  документа.

     Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.                                                                         Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.   Требования  к  оформлению  документов установлены  государственным  стандартом - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют:                                                                                                                   - состав реквизитов документов;                                                                                           - требования к оформлению реквизитов документов;                                                               - требования к бланкам документов.