Должностная инструкция, положение о структурном подразделении. Разработка и утверждение

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО РЫБОЛОВСТВУ

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет.

                                                                    Кафедра «МКМ и Р»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Кадровое обеспечение деятельности предприятия»

на тему «Должностная инструкция, положение  о структурном подразделении. Разработка и утверждение.» 
 
 
 

                                                                             Выполнила: студентка 5 курса

                                                                             специальности «Менеджмент   

                                                                             организации»                                                                                            

                                                                             Якимушкина Юлия

                                                                             группа Мн-571

                                                                             Проверила:

                                                                             Евграфова Л.Е. 
 
 
 

Мурманск 2011.

Содержание.

1. Введение………………………………………………………………….3
2. Глава 1. Должностная инструкция, ее разработка и утверждение…....4
3. Глава 2. Положение о структурном подразделении, его разработка и утверждение……………………………………………………………..11
4. Заключение………………………………………………………………18
5. Список литературы……………………………………………………...20

Введение.

  Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных подразделениях входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных сотрудников. С ростом компании увеличивается количество сотрудников, поэтому появляется необходимость формализации всех процедур и фиксации их во внутренних организационно-распорядительных документах, одними из которых  является должностная инструкция и положение о структурном подразделении. С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям и положениям о подразделении. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция и положение о структурном подразделении становятся важнейшими инструментами организации эффективной работы персонала. Это документы, которые устанавливают в компании «правила игры» для сотрудников: четко прописывает их функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании.

  Предметом исследования данной работы является кадровое обеспечение деятельности предприятия, а объектом – должностная инструкция и положение о структурном подразделении.

  Цель исследования – изучить порядок разработки и утверждения должностной инструкции и положения о структурном подразделении. Для этого были поставлены следующие задачи:

• рассмотреть понятия «должностная инструкция» и «положение о структурном подразделении»;
• проанализировать процесс разработки и утверждения данных документов

Глава 1. Должностная инструкция, ее разработка и утверждение.

  Должностная инструкция – формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

  Персональные  должностные инструкции, наряду с  положениями о структурных подразделениях и регламентами выполнения рабочих  операций, входят в комплекс корпоративных  нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных  сотрудников.

  Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно  в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в  отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

  Разработка  должностных инструкций осуществляется в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное  определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность  за полноту обеспечения организации  должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

  Не  существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи  с чем каждая организация имеет  возможность самостоятельно формировать  описание той или иной должности.

  Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части  их содержания, эти документы составляются руководством предприятия добровольно, с целью улучшения деятельности предприятия. В то же время инструкция должна быть полезна и работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения  с другими субъектами деятельности. Третье основное применение должностной  инструкции – в отделе кадров, для  выявления соответствия работника  или кандидата конкретной должности  и выработки соответствующих  кадровых решений.

  Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: наименование организации;  наименование документа; дата; место разработки; гриф утверждения;  виза согласования (если согласование предусмотрено); подпись  руководителя структурного подразделения; расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

  Гриф  утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова "Утверждаю" (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего  документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения. При утверждении  должностной инструкции приказом или  распоряжением гриф утверждения  состоит из слова "Утверждено" (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно  также согласовать инструкции с  начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

  Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия.

  В разделе «Общие положения» указывается:

• к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);
• подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;
• порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);
• условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

  В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

  В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

• права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);
• права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);
• права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);
• права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
• права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

  В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника  вносить предложения по совершенствованию  деятельности, связанной с выполнением  его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь  же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах  по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных  решений, направленных на достижение главной  задачи структурного подразделения  или всей организации.

  При необходимости в текст раздела  можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

• право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;
• право на комфортные условия труда;
• право на повышение квалификации;
• право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

  В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

  В данном разделе можно привести подробный  список как общих законодательных  и нормативных актов, так и  внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

  Можно предложить руководителям в этом разделе указать основные критерии и показатели, по которым они будут  оценивать успешность выполнения подчиненными поставленных задач. Критерии и показатели должны быть конкретными, измеримыми и  соответствовать должностным (функциональным) обязанностям сотрудника.

  В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

  В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

  В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

  Согласование  должностной инструкции — это  одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый — технические  согласования, это прежде всего согласование юридическим подразделением, которое  призвано выявить возможные нарушения  трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат.

  Второй  тип — согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько  целей. Прежде всего она направлена на исключение дублирования должностных  обязанностей и на информирование руководителей  смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме  того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к  необходимости корректировки должностных  инструкций и других сотрудников, и  согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке.

  Действующее законодательство не устанавливает  требования о согласовании должностных  инструкций с представительными  органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем  возможных конфликтов, особенно когда  речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций.

  Следующий этап — это утверждение согласованной  инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным  лицом организации. При этом на самой  инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и  непосредственное утверждение должностных  инструкций путем проставления подписи  полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе  документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего потому, что порядок выражения  воли юридического лица путем издания  соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки  зрения облегчения процедуры доказывания  при возникновении трудового  спора. Кроме того, это позволяет  избежать необходимости вести отдельные  книги учета утверждения и  внесения изменений в должностные  инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для  текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют.

  Обычно  это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего  за кадровую работу в организации. При  необходимости должностная инструкция полностью или в части может  быть передана в другие структурные  подразделения.

  Последний этап — это ознакомление с должностной  инструкцией работника, который  занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией  должно производиться одновременно с заключением трудового договора.

  Лист  ознакомления является частью должностной  инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет  доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

  На  обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной  инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Глава 2. Положение о  структурном подразделении, его разработка и  утверждение.

  При создании структуры предприятия  необходимо не только определить функции  каждой структурной единицы, но и  закрепить их в соответствующем  документе. Положение о структурном  подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок  создания подразделения, правовое положение  подразделения в организационной  структуре предприятия, задачи и  функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, ответственность подразделения.

  Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

  Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных  инструкций. Одним из самых простых  является макет, в котором выделяются разделы:

  1. Общие положения.

  2. Основные задачи подразделения.

  3. Функции подразделения.

  Также в макетах положений можно  встретить следующие блоки: организационная структура подразделения, права подразделения, взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями, ответственность подразделения.

  Теперь  кратко по каждому из разделов.

  Раздел 1. «Общие положения»:

  1.1. Место подразделения в структуре управления организацией. Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения

  1.2. Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения. Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения

  1.3. Подчиненность. Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации

  1.4. Руководство подразделением. Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

  1.5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

  1.6. Планирование деятельности подразделения. Указывается, по каким планам ведется работа подразделения

  1.7. Формы отчетности о деятельности подразделения. Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы

  1.8. Пояснения используемых терминов. Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией

  Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

  Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения».

  Структура раздела «Функции подразделения» может  быть представлена в виде текста или  таблиц, схем. Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций  будут проставляться прочерки.

  Для того чтобы одни и те же функции  не дублировались в положениях о  разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при  разработке должностных инструкций. Но, в принципе, использование матрицы  распределения функций управления должно исключать дублирование.

  Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность». Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

  Структура подразделения может приводиться  простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников».

  В разделе «Структура» следует  также определить порядок утверждения  положений о структурных единицах подразделения.

  В небольших организациях подразделения  могут и не структурироваться  на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие  работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком  порядке утверждаются должностные  инструкции специалистов подразделения. В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

  Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций. В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

  Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные  связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в главе «Должностные инструкции» настоящей работы. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).

  Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции. Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются. Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).

  Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений  нет — можно закрепить эту  функцию за юридическим отделом  или отделом кадров. Разработку можно  поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.

  Общий контроль и руководство разработкой  положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

  Положение о структурном подразделении  должно содержать следующие реквизиты:

  1. Наименование организации.

  2. Наименование документа.

  3. Дату и номер.

  4. Заголовок к тексту (наименование  структурного подразделения).

  5. Гриф утверждения.

  6. Текст.

  7. Подпись разработчика.