Должностная инструкция

Содержание 

Введение …………………………………………………………………….…….3

1. Организационная структура системы управления персоналом………..……4

1.1. Нормативно-методическое  и правовое обеспечение системы  управления персоналом……………………………………………………………………..….5

1.2.. Правовое  обеспечение…………………………………………………….…7

2. Задачи и  цели составления должностной  инструкции………………………9

3. Разработка  должностной инструкции секретаря  …………………………..11

Заключение……………………………………………………………………….16

Библиографический список…………………………………………………  ….17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Характерной особенностью современного состояния  рынка является общий рост конкуренции  на многих его сегментах. Актуальность выбранной темы является то, что в наше время успешность функционирования фирмы, в конечном счете, целиком зависит от правильности принятия решений высшим управленцем, то возрастает степень его ответственности за каждое принимаемое решение, направленное на поиск эффективных путей адаптации системы управления к условиям обостряющейся конкурентной борьбы. В связи с этим требуется большая глубина проработанности в управленческой аналитике, которая невозможна без применения современных методов анализа управленческой деятельности.

      Несмотря  на то, что теоретические основы управления исследовались многими  учеными, до сих пор нет общепринятого определения понятия "управление". Объясняется это тем, что управленческая деятельность как объект исследования, представляет собой сложное, многоплановое явление, и каждый автор выделяет те аспекты, которые более соответствуют его конкретным задачам и избранным методам исследования. По многим из таких аспектов, как свидетельствует история науки управления, развиваются научные направления и школы, но все они в конечном итоге могут быть оценены как односторонние. В итоге в управлении используются самые разнообразные концептуальные модели и требования, которые на практике бывает очень сложно совместить. Рассмотрение управления как системы является одним из достижений современной науки. Это обуславливается, прежде всего, как необходимое требование учета многофакторных проявлений управления как деятельности, находящейся в сложной структуре отношений, сформированных как внутри самой системы управления, так и в отношениях с внешним миром, с внешними системами и надсистемами.

      Систему управления и ее структуру можно рассматривать в различных аспектах, каждый из которых имеет свою специфику исследования.

      В исследованиях систем управления широко используются подходы выделения  структуры управления по функциям, по этапам принятия решения, по контурам управления, по подсистемам, элементам, и т.д.

      Исходя  из вышеприведенных материалов, в  общем виде описывающих современные  взгляды на системы управления, как  на объект исследования. Данная работа, для достижения цели которой по описанию методов и приемов анализа систем управления, предполагает решение следующих задач:

      - Особенности системы управления  предприятием.

      - Сущность нормативно- методического  и правого обеспечения управления персоналом

      - задачи и цели составления должностной инструкции

      - разработка должностной инструкции секретаря.   
 

1. Организационная структура системы управления персоналом 

      Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных  подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения — носители функций управления персоналом — могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

      Этот  организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности. Их объем и иерархический ранг во многом определяются позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе. Они также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

      Авторитет кадровой службы зависит не только от ее полномочий распорядительства, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия на кадровые процессы. Поэтому в зарубежной практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с чисто консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией.

      В зарубежной практике выделяется несколько  таких вариантов. Структурное местоположение кадровой службы зависит от степени  развития и особенностей организации.

      Вариант 1. кадровая служба структурно подчинена  руководителю по администрированию, основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.

      Вариант 2: служба управления персоналом в качестве штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации. Преимуществом второго варианта является близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кадровой службы. Однако при таком варианте следует исключить опасность множественной подчиненности противоречивым указаниям.

      Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления.

      Вариант 4: служба управления персоналом организационно включена в руководство организацией. Данный вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных подсистем управления.

      Формирование  оргструктуры системы управления персоналом включает следующие этапы:

      • структуризация целей системы управления персоналом;

      • определение состава функций  управления, позволяющих реализовать  цели системы;

      • формирование состава подсистем  оргструктуры;

      • установление связей между подсистемами оргструктуры;4

      • определение прав и ответственности подсистем;

      • расчет трудоемкости функций и численности  подсистем;

      • построение конфигурации оргструктуры.

      Важным  этапом построения оргструктуры управления является предварительное формирование состава ее подсистем. Функции подсистемы оргструктуры может выполнять подразделение (ряд подразделений) или должностное лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций управления. 

      1.1. Нормативно-методическое  и правовое обеспечение  системы управления  персоналом 

      Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

      Нормативно-методическое обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно  состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

      Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими  документами несут соответствующие  подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

      На  основе типовых документов с учетом особенностей организации работники  службы управления персоналом разрабатывают  документы для внутреннего пользования. Так. важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу РФ.

      Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт — инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.

      Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый  при непосредственном участии подразделений  службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда  и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

      Порядок и условия заключения коллективного  договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.

      Положение о персонале отражает вопросы  профессионального и социального  развития трудового коллектива, его  взаимоотношений с администрацией, гарантированное™ занятости персонала и др.

      Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) — его задачи, функции, права, ответственность.

      Совокупность  должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним. 
 

      1.2.. Правовое обеспечение 

      Правовое  обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании  средств и форм юридического воздействия  на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной  деятельности организации.

      Основные  задачи правового обеспечения системы  управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

      Правовое  обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных  нормативных и ненормативных  актов  организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

      Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по

      ведению правовой работы в области трудового  законодательства является юридический  отдел.

      Одно  из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

      Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования — Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации, В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др. Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

      В систему нормативных актов о  труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

      Правовые  акты ненормативного характера —  это распоряжения и указания, которые  могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.

      Основными законодательными актами, регулирующими  трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. Задачи и цели  составления должностной  инструкции 

      Для правильной организации и эффективной  деятельности подразделения необходимо, чтобы должностные инструкции работников закрепляли наиболее оптимальное для подразделения на данный момент времени разделение труда, поэтому при регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом или распоряжением руководителя (заместителя руководителя) организации (в зависимости от того, кто утверждал должностные инструкции). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. Одна из задач руководителя подразделения в связи с этим – отслеживание регламентированных нормативными правовыми актами изменений в деятельности организации и ее подразделений в целях их отражения в должностных инструкциях работников.

      Первичным элементом структуры управления является служебная должность, поэтому должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника, например: Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы; Должностная инструкция старшего бухгалтера по учету основных фондов и др.

      Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они обеспечивают четкое разграничение  обязанностей между работниками, позволяют  исключить дублирование и параллелизм  в выполнении отдельных работ, организовать взаимодействие работников при выполнении сложных работ. Должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия, а также позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

      При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Должностная инструкция должна отражать весь круг должностных обязанностей работника, предусматривать определенный комплекс полномочий и ответственность работника. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки.

      При разработке должностных инструкций используется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изменениями).

      Квалификационный  справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом. Справочник подразделяет работников организации на три категории в зависимости от выполняемых ими функций: руководители (преимущественно выполняют организационно-административные функции), специалисты (за ними закрепляются аналитико-конструктивные функции), технические исполнители (их задача – информационно-техническое обслуживание).

      Квалификационные  характеристики каждой должности содержатся в трех разделах: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются основные трудовые функции работника, в разделе «Должен знать» – требования к специальным знаниям, методам, которыми должен владеть работник, в разделе «Требования к квалификации» определяется уровень профессиональной подготовки, необходимый для выполнения функциональных обязанностей.

      В процессе подготовки должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителем подразделения, руководителем отдела кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим работу подразделения, если должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Визы проставляются на первом экземпляре документа. Должностные инструкции могут утверждаться заместителями руководителя организации, если им предоставлено это право. Юридическую силу должностные инструкции приобретают после их утверждения.

      В целях повышения ответственности  работников за выполнение должностных  обязанностей каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией после ее утверждения или при приеме на работу. На первом экземпляре должностной инструкции на последней странице проставляется ознакомительная виза работника по форме: С инструкцией ознакомлен (подпись, дата).

      Первые  экземпляры должностных инструкций хранятся в деле, копии – у  работников.  
 
 
 
 
 
 
 

     3. Разработка должностной  инструкции секретаря руководителя (секретаря-референта) 

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ  

1.1.  Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.  На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

- Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

- Единой государственной системой делопроизводства;

- Правилами и указаниями Росархива;

- Уставом Общества;

- Инструкцией по делопроизводству Общества;

- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

- Приказами, распоряжениями руководства Общества;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.6.  На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.  

II.  ФУНКЦИИ 

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

- контроль исполнения документов и поручений;

- организация работы приемной Генерального директора;

- документирование деятельности совещательных органов Общества;

- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

- организация документов в делопроизводстве;

- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.  

III.  ОБЯЗАННОСТИ