Электронный документооборот малых предприятий

                                                         Введение

    21 век – век информационных технологий. Он набирает обороты и уже, пожалуй, нет ни одной области человеческой деятельности, где они не нашли бы свое применение. Педагогические технологии не остались в стороне от всеобщего процесса компьютеризации. В Стратегии модернизации образования подчеркивается необходимость изменения методов и технологий обучения на всех ступенях, повышения веса тех из них, которые формируют практические навыки анализа информации, самообучения, стимулируют самостоятельную работу учащихся, формируют опыт ответственного выбора и ответственной деятельности. Возникла необходимость в новой модели обучения, построенной на основе современных информационных технологий, реализующей принципы личностно-ориентированного  образования.   Важнейшее из условий, которое способствует возникновению заинтересованного отношения к любому изучаемому предмету, в том числе и русскому языку и литературе, — мотивация учебно-познавательной деятельности учащихся, а также их активные и сознательные действия, направленные на освоение материала.

   Информационные технологии, рассматриваемые как один из  компонентов целостной системы  обучения, не только облегчают  доступ к информации, открывают  возможности вариативности учебной  деятельности, ее индивидуализации  и дифференциации, но и позволяют  по-новому организовать взаимодействие  всех субъектов обучения, построить  образовательную систему, в которой  ученик был бы активным и  равноправным участником образовательной  деятельности.  Внедрение новых информационных технологий в учебный процесс позволяет активизировать процесс обучения, реализовать идеи развивающего обучения, повысить темп урока, увеличить объем самостоятельной работы учащихся. Поэтому использование информационно- коммуникационных технологий (ИКТ) в учебном процессе является актуальной проблемой современного  образования. Сегодня необходимо, чтобы каждый преподаватель по любой дисциплине мог подготовить и провести урок с использованием ИКТ, так как теперь  представилась возможность сделать урок более ярким и увлекательным.  Особую роль в управлении качеством образования могут сыграть именно современные информационные технологии, основой которых являются компьютеры и компьютерные системы, различные электронные средства, аудио- и видеотехника. Внедрение компьютерных технологий на уроках литературы позволяет повышать интерес учащихся, развивать творческое мышление, формировать целостное отношение к информационным знаниям и навыкам информационной деятельности, к образованию и самообразованию с использованием информационных технологий и мультимедиа – и  Интернет-ресурсов.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему.

Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Системы документооборота обычно внедряются с определенными целями, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.

Цели системы электронного документооборота:

- снизить риски потери  документов, централизовать доступ к документам;

- снизить затраты как  на само производство, так и  на повседневную работу с документами;

- повысить качество оперативного  управления предприятием;

 Задачи:

· наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);

· необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры;

· наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д;

· наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов;

· наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;

· необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;

· требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах;

· требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования;

· необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия;

· необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов;

· требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота;

· требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации;

Предмет:

 Теория и практика  использования методов и средств  перехода к безбумажной технологии  управления: автоматизации процедур  работы с электронными документами, организации хранения и поиска  электронных документов, организации  электронного делопроизводства  и документооборота и обеспечения  управления деловыми процессами  в экономической системе. [http://rudocs.exdat.com/docs/index-33249.html]

                                             1. Определение малого предприятия

     Малые предприятия — это не организационно-правовая форма, термин «малое» характеризует лишь размер предприятия, а критериями отнесения предприятия к малым являются численность работающих и доля государственной, муниципальной собственности и собственности общественных объединений в уставном капитале этих предприятий, которая должна составлять не более 25%. Численность работающих на МП определяется по среднесписочной численности основного производственного персонала и сотрудников, работающих по договорам и совместительству. К малому бизнесу относятся предприятия с численностью работающих не более 200 человек в промышленности и строительстве, до 100 человек — в науке и научном обслуживании, до 50 человек — в других отраслях производственной сферы, до 15 человек — в непроизводственной сфере.

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

 Вывод: В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас – достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот. [http://ioj.narod.ru/01.html]

              1.1 Системы электронного документооборота для малого предприятия

 
     В небольшой компании система делопроизводства и документооборота ориентирована, в первую очередь, на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами. Таким образом, хорошо настроенная система электронного документооборота может выполнять значительную часть функций CRM. Ведь традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции. 
Компания с 15 сотрудниками теоретически может работать так, что всю необходимую информацию они держат в голове, все занимаются всем и каждый знает, что делают остальные (хотя и это практически невозможно). Но компанию с большей численностью при подобной организации работы ждут нелегкие времена, поскольку с ростом числа сотрудников бизнес-процессы (точнее, их прообразы) быстро выходят из-под контроля и начинается хаос. Иногда говорят о пределе в 4-5 тысяч документов в год. 
Чем больше объем документооборота, тем более оправдано использование автоматизированных систем (как и наоборот). Однако эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности компании, насколько разные программные модули могут быть интегрированы в единую автоматизированную систему масштаба предприятия. 
Современная компания подобна сложному механизму, состоящему из сотни деталей. И действие каждой его «шестеренки» сопряжено с оформлением соответствующего документа.

Преимущества электронного документооборота лежат на поверхности. СЭД дает возможность руководителям и сотрудникам не заблудиться в лабиринтах электронных и бумажных документов и всегда держать под контролем, как свой участок работы, так и весь процесс в целом. Особенно эффективен электронный документооборот в организациях, состоящих из нескольких крупных подразделений-департаментов. Отдел маркетинга, финансисты, департамент безопасности, кадровики, сотрудники службы технической поддержки, менеджеры по закупке и реализации – все они связаны единой цепью документов, разрыв которой чреват серьезными последствиями. В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший рынок комплексных IT-решений Российской Федерации, Украины, Казахстана и других стран бывшего СССР. Особенной популярностью программы для документооборота пользуются у крупных корпоративных клиентов – госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте легко угадывается: значительные объемы обрабатываемой информации, автоматизация бизнес-процессов и увеличение производительности труда, стратегический анализ и принятие решений, большая цена ошибок вследствие потери информации или ее несвоевременной обработки, защита документов от несанкционированного доступа и распределение полномочий и т.д.

В то же время крупным клиентам приходится идти на серьезные расходы при внедрении СЭД. Стоимость систем достаточно высока, внедрению предшествует длительный период изучения предприятия и формализации его бизнес-процессов. Далее – не менее длительный период опытной эксплуатации и обучения сотрудников и, наконец, постоянная техническая поддержка в процессе штатной эксплуатации.

Вследствие перечисленных выше факторов малый и средний бизнес, как правило, весьма скептически настроены к идее внедрения у себя электронного документооборота. От присутствующего на рынке ПО небольшие компании ожидают бесплатных демо-версий, которые можно легко установить и развернуть на отдельных машинах. Такие клиенты ждут простых настроек и возможности администрирования специалистами с невысокой квалификацией. Немаловажным обстоятельством является наличие подробной документации и обучающих роликов, позволяющих быстро ознакомить с основной функциональностью системы и начать работу без какой-либо поддержки со стороны разработчика ПО. Только после такого малозатратного, но эффективного изучения преимуществ СЭД, небольшие компании могут согласиться на покупку лицензий и полномасштабное внедрение у себя электронного документооборота.

Одной из систем, присутствующих на рынке и позиционируемых в качестве СЭД для малого и среднего бизнеса, является система электронного документооборота FossDoc разработки украинской компании ФОСС-Он-Лайн (г. Харьков). Наша компания ФОСС-Он-Лайн давно и хорошо известна как разработчик корпоративных систем передачи данных, прежде всего в государственных органах и крупном банковском бизнесе Украины. Система FossDoc, "продолжая традицию" предшествующих ей продуктов, также изначально была ориентирована на работу в больших организациях. Полная функциональность системы включает в себя практически все аспекты современного электронного делопроизводства и документооборота:

• создание виртуальной структуры предприятия, которая соответствует реальной, и поддержка "ролевых" действий сотрудников с возможностью замены одного сотрудника другим в процессе работы;

• распределение прав доступа к папкам, содержащим документы, к самим документам и полям в документе;
• работа с входящей/исходящей корреспонденцией, служебными записками, обращениями граждан: регистрация, учет, автоматизация процесса подготовки и наложения резолюции на документ. Осуществление контроля над исполнением документов;
• поддержка нескольких канцелярий, которые расположены в отдельных подразделениях организации с регистрацией документов в каждой из канцелярий;
• мощный поисковый сервис с возможностью просмотра вложенных и связанных документов;
• гибкая настройка маршрутов документов с указанием порядка выполнения документов;
• интеграция с популярным офисным программным обеспечением;
• ведение истории и статистики изменения документа;
• поддержка электронной цифровой подписи;
• доступ к базе данных через Web-интерфейс;
• и многие другие функции.

В тоже время, как показывает практика, полная функциональность современных СЭД вряд ли будет востребована клиентами от малого и среднего бизнеса. Большая часть таких клиентов вообще готова рассматривать СЭД всего лишь как "продвинутую" систему хранения и учета электронных документов. И только в последнее время наметилась тенденция восприятия системы документооборота в качестве важного компонента управления бизнес-процессами предприятия. Ведь на этапе внедрения СЭД наши заказчики начинают моделировать свою организационную структуру и документопотоки в терминах объектной модели FossDoc. Такая формализация бизнес-процессов заставляет наших клиентов по-новому взглянуть на свои управленческие механизмы и, по возможности, их оптимизировать.

Система представлена линейкой продуктов. Каждый продукт состоит из набора модулей, отвечающих за выполнения определенных функций. Чем больше модулей в продукте – тем выше его стоимость. Например, продукт Start состоит из минимального набора модулей: базового и хранилища документов. Данный продукт полностью "перекрывает" все потребности маленьких компаний (5-10 чел.), которые нуждаются в хранилище документов с распределением прав доступа для сотрудников и простой системе коллективной работы с документами. С помощью данного продукта Вы можете уже создавать маршруты исполнения документов, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Продукт интегрирован с почтовым клиентом и другим популярным офисным ПО. При этом стоимость серверной части СЭД оказывается намного ниже, чем у присутствующих на рынке аналогов.

Существует еще два продукта, рекомендуемых нами для малого и среднего бизнеса: Standard и Professional. Кроме функций, содержащихся в Start, данные продукты имеют

возможность автоматизированной подготовки проектов документов. А продукт Professional позволяет также работать с резолюциями по документу и служебными записками, что соответствует уровню делопроизводства в организации с разветвленной структурой (много отделов разного уровня подчинения, несколько канцелярий).

Более того, у заказчика есть возможность покупки отдельных модулей, содержащихся в более дорогих продуктах для крупного, банковского бизнеса и государственных структур (Corporative, Enterprise, Banking и Government). Например, можно дополнительно внедрить у себя электронную цифровую подпись или поддержать отдел контроля над исполнением документов.

Вывод: Одним из основных приоритетов при разработке СЭД для небольших компаний было максимальное упрощение процессов установки, настройки ПО и быстрое освоение пользователями основных возможностей системы без непосредственного участия разработчика. [http://rudocs.exdat.com/docs/index-380111.html?page=5]

                 2. Системы управления электронным документооборотом

          Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости  документационного обеспечения  управления предприятием за счет  перехода от бумажного делопроизводства  к электронному, снижения стоимости  копирования и передачи бумажных  документов;

- уменьшения стоимости  и сокращения времени поиска  бумажных оригиналов документов  в архивном хранении за счет  получения точной адресации в  электронном виде;

- интеграции информационных  процессов в рамках кооперации  предприятий;

- создание качественно  новой информационной базы для  последующего совершенствования  процессов документационного обеспечения  управления и технологии работы  с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая: процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»); управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации  и архивного хранения, поиска  и получения организационно –  распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов; работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы1.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

· оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

· оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

· передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

· реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

· хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

· адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

· поиска и извлечения документов из электронного архива;

· вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

· связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

· проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

· потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

· создание электронных документов средствами подсистемы;

· ведение версий (редакций) документов и их авторства;

· защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

· электронное визирование документов (электронная подпись);

· связывание документов в логические группы;

· организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

· допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

· протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

· управление маршрутами движения документов;

· контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

· передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

· средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

· средства для создания электронных документов;

· средства для организации и работы с электронным архивом;

· технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

· технологические средства, ориентированные на управление документами;

· инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами. Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом

Виды систем электронного документооборота.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них?

И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО

Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS( )- системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборотаявляется то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS(система управления электронными документами; система электронного документооборота)-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

· практическая неограниченность размера электронного архива;

· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

· поддержка версий и подверсий документов;

· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

· возможность ведения журналов действий пользователей.

На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы1.