Электронный документооборот на предприятии

Министерство Образования и Науки  Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Российский Государственный Университет Туризма  и Сервиса» 
 

Экономический факультет

Кафедра «Корпоративное управление и электронный  бизнес» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине

Информационные  технологии в антикризисном управлении

на тему

«Электронный  документооборот  на предприятии» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011

Содержание

Введение

     Актуальность  внедрения систем электронного документооборота определяется объективными факторами  – активизация и рост информационного  потока, необходимость в принятии руководителями оперативных решений по широкому кругу вопросов, увеличение объема «бумажной» работы, возрастающая трудоемкость получения отчетов, снижение уровня безопасности информации и корпоративных данных, повторение информации.

     Все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Электронный документооборот:  понятие, предпосылки  возникновения, цели, задачи

     В самом общем случае документооборот  — это движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

     Электронный документооборот — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

     Задачи, решаемые с помощью  систем электронного документооборота:

• Обеспечение более эффективного управления, а так же прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии.
• Исключение необходимости или существенное упрощение хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

     Цели  автоматизации процесса документооборота:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов.

     Внедрение СЭД способствует:

• повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;
• созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;
• сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности предоставляемой информации;
• упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
• максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;
• введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
• обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

     При этом эксплуатация СЭД  позволяет исключить  риски:

• несвоевременной доставки информации;
• невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;
• потерь информации при передаче и хранении;
• длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;
• несвоевременного выполнения деловых обязательств;
• внедрения единой корпоративной культуры.

     Основные  принципы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
• Непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.
• Единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

     Внедрение системы автоматизации  документооборота обеспечивает:

• регистрацию, учет и хранение документов;
• оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• эффективное управление процессами движения документов;
• сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• повышение исполнительской дисциплины;
• снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

     В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий  спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

     Существует  множество различных СЭД: некоторые  предназначены для крупных предприятий, какие-то ориентированы на работу мелких организаций, другие предназначены для фирм, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и т. д.

     Среди прочих можно назвать: «Docs Fusion», «Docs Open», «Documentium», «LanDocs», «Microsoft SharePoint Portal Server», «БОСС-Референт», «Евфрат», «1С:Документооборот» и другие. Ниже пойдет речь о таких СЭД как «OPTIMA-WorkFlow» и «Дело». 

2. Программная платформа OPTIMA-WorkFlow

     OPTIMA-WorkFlow — это программная платформа  для создания комплексных автоматизированных  систем управления документами,  применяющаяся для автоматизации:

• документационного обеспечения управления;
• контроля исполнительской дисциплины;
• архивного хранения бумажных и электронных документов;
• управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;
• преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;
• межтерриториального и межведомственного обмена документами;
• формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;
• защиты информации от несанкционированного доступа.

     OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в  число лидирующих систем управления  документами на российском рынке.

     Область применения и функциональные возможности OPTIMA-WorkFlow:

• Делопроизводство и канцелярия;
• Электронный документооборот организации;
• Поручения и контроль исполнительской дисциплины;
• Отчетность и поддержка процессов принятия управленческих решений;
• Массовое (потоковое) сканирование и распознавание документов;
• Архивное хранение бумажных и электронных документов;
• Межтерриториальный и межведомственный обмен документами;
• Информационная безопасность.

     OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование  и модификацию маршрутно-технологических  схем любых деловых процессов  прохождения и исполнения документов.

     Для каждого из пользователей ведутся  индивидуальные списки доступной адресации  при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при  прохождении документа.

     Система автоматически отслеживает и  сопоставляет плановые (нормативные) и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, который позволяет автоматически формировать «хронологическое дерево» событий в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д.

     Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить – кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

     В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

     Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow (представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала):

• Решение «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.
• Типовое решение «Согласование договоров» предназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.
• «Контроль исполнительской дисциплины» на платформе OPTIMA-WorkFlow — это полнофункциональное решение для автоматизации постановки и контроля исполнения поручений.
• Типовое решение «Архив бумажных документов» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии со всеми требованиями.
• Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний. Решение содержит приложения для массового (потокового) сканирования, распознавания, привязки документов и полнотекстового поиска документов с учетом морфологии.

     Архитектура OPTIMA-WorkFlow – это открытая архитектура. Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия платформы OPTIMA-WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами управленческого учета, средствами электронной почты, факсимильной связи, системами гарантированной доставки сообщений и т. д.

     Платформа OPTIMA-WorkFlow обладает полноценным набором  инструментов для создания или развития существующих комплексных систем управления документами, средствами для интеграции со сторонними информационными системами:

• отсутствие ограничений по совместимости с любым офисным и прикладным программным обеспечением;
• поддержка LDAP: наличие средств взаимодействия с Microsoft Active Directory;
• штрих-кодовая или радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов;
• развитой инструментарий для формирования отчетности — SAP Crystal Reports и Microsoft Reporting Services;
• применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической значимости документов, резолюций и решений по документам;
• использование встроенных средств сканирования и распознавания документов, индексирования, морфологического анализа и контекстного поиска;
• простые визуальные средства настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow к специфике применения;
• документированный объектно-ориентированный API (Application Program Interface) и открытая модель хранения данных, позволяющие расширить базовые возможности OPTIMA-WorkFlow, дополнив ее своими собственными прикладными разработками;
• поддержка средств создания и обработки документов, соответствующих стандартам ОLE (Object Link and Embedding), в частности, Microsoft Office;
• поддержка исполнения программных сценариев, разработанных на скриптовых языках Microsoft Visual Basic и Java Script;
• функциональные блоки для встраивания в Web-порталы (в частности, Microsoft SharePoint).

3. Система электронного документооборота «Дело»

     Система «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы», – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

     Система «Дело» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами.

     Задачи, решаемые с помощью СЭД «Дело»:

• Канцелярия – регистрация любых типов документов в соответствии заявленными требованиями.
• Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.
• Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений
• Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов.
• Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов.
• Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа
• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
• Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
• Создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
• Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль их исполнения.
• Электронная цифровая подпись – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

     К целям СЭД «Дело» относятся:

• автоматизация процесса ведения архивов;
• упорядочивание процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) документов, техническая поддержка регламента подготовки и оформления документации;
• упорядочивание процессов контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, техническая поддержка регламента контроля исполнения поручений;
• снижение трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение документации, высвобождение ресурсов;
• повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

     Внедрение СЭД «Дело» позволяет обеспечить:

• объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля исполнения и хранения документов структурных подразделений;
• эффективный контроль над ходом исполнения документов и поручений, обеспечивающий сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
• упрощение маршрутов прохождения документов, повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;
• возможность коллективной работы с документами при достижении высокой степени ее независимости от личных качеств персонала;
• сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов;
• достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доведения их до исполнителя;
• повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения поручений.

Заключение

     Роль  систем автоматизации бумажного  делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

     В заключение отметим, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемых материалов:

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 818 с.
3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
4. http://www.doc-system.ru
5. http://www.documoborot.ru
6. http://www.optima-workflow.ru