Элементы культуры устной и письменной речи делового человека

Элементы культуры устной и письменной речи  делового человека

Содержание

Слово «речь» имеет множество значений. В некоторых случаях оно понимается как «практическое использование языка». В этом смысле культура речи есть владение словом, языком. Язык часто называют инструментом общения. Речь же можно сравнить с игрой на инструменте. Сколько людей, столько и исполнителей. А ведь речь – один из важнейших факторов, по которым воспринимается и оценивается человек. Вспомним эпизод из известной сказки Пушкина, когда переодетая царевна оказалась в лесной избушке у семи братьев: «Вмиг по речи те спознали, что царевну принимали». Но дело не только во впечатлении, которое производит речь. Слова – оболочка мыслей. Если слова выбраны неудачно, самые ценные мысли так и останутся у их владельца.

Культура устной речи заключается в сознательном отборе и использовании тех языковых средств, которые помогают общению. Подбирая слова для выражения мыслей, оратор, быть может, не осознавая этого, руководствуется следующими соображениями: во-первых, подходит ли слово по смыслу; во-вторых, правильно ли мы его употребляем; в-третьих, уместно ли оно в данной ситуации; и, наконец, выразительно ли оно. Для того чтобы все носители языка хорошо понимали друг друга, необходимо владеть литературным, то есть нормативным, языком.

    Новые экономические  и социальные условия побудили  к коммерческой и организаторской  деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

    Умение успешно вести  деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

    Низкая речевая культура  напрямую связана с низкой  эффективностью совещаний, переговоров,  параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

    Культура речи является  экономической категорией. Высокая  речевая культура и развитая  экономика в передовых странах  неотделимы друг от друга, взаимосвязаны.  И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

В данной работе рассмотрим особенности устной и письменной  речи делового человека, ошибки, которые следует избегать, уместность речи, как сделать речь выразительной.

Понятие  делового  общения.

    Деловое общение —  это самый массовый вид социального  общения. Оно представляет сферу  коммерческих и административно-правовых  отношений, экономико-правовых и  дипломатических отношений.

    Новые экономические  и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

    Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

    Низкая речевая культура  напрямую связана с низкой  эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

    Культура речи является  экономической категорией. Высокая  речевая культура и развитая  экономика в передовых странах  неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Специфические  особенности  делового  общения.

Заберите у меня все, чем я обладаю,

                                                        но оставьте мне мою речь.

                                                                И скоро я обрету все, что  имел.

Д. Уэбстер, английский драматург

    Деловое общение сегодня  проникает во все сферы общественной  жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть профессионального облика.

    Менеджер — это профессиональный  коммуникатор, т. е. человек, для которого речевая деятельность является важнейшей составляющей профессиональной деятельности. Коммуникации в деятельности менеджера занимают более 60% рабочего времени. Поэтому достаточная степень коммуникативной компетентности — это необходимое условие успешной деятельности менеджера любого направления. Причем речь идет об особом типе общения, об управляемом общении.

    «Бизнес — это умение  разговаривать с людьми», —  говорят предприимчивые американцы.

    Один из выдающихся  менеджеров США, президент  крупнейшего в мире автогиганта, компании «Форд и «Крайслер» Ли Якокка в своей книге «Карьера менеджера» пишет: «Управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними».

    Специфика делового общения  заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов  и социальное регулирование осуществляются  в правовых рамках. Чаще всего  люди вступают в деловые отношения,  чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

    Другой специфической  особенностью делового общения  является его регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

    Эти правила определяются  типом делового общения, его  формой, степенью официальности  и теми конкретными целями  и задачами, которые стоят перед  общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.

    Они фиксируются, оформляются  в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых  норм социального поведения, в  виде этикетных требований, ограничений временной рамки общения.

    Важная особенность делового  общения — это строгое соблюдение  его участниками ролевого амплуа. В жизни мы постоянно исполняем,  играем различные роли: жены, мужа, сына, дочери, гражданина, начальника, продавца, покупателя и т.д. В течение дня наши роли могут несколько раз меняться. То же происходит и в деловом общении. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т. п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.

    К особенностям делового  общения относится и повышенная  ответственность участников за  его результат. Ведь успешное  деловое взаимодействие во многом  определяется выбранной стратегией  и тактикой общения, т. е.  умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т. д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела.

    Поэтому в деловом  общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение нравственно-этических норм и принципов.

    Деловое общение требует  и более строгого отношения  к использованшо его участниками  речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.).

Виды    общения делового человека.

    В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

    1. устное — письменное (с точки зрения формы речи);

    2. диалогическое — монологическое (с точки зрения однонаправленности / двунаправленности речи между  говорящим и слушающим);

    3. межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);

    4. непосредственное —  опосредованное (с точки зрения  отсутствия / наличия опосредующего  аппарата);

    5. контактное — дистантное (с точки зрения положения коммуникантов  в пространстве).

   Все перечисленные факторы делового общения формируют характерные особенности деловой речи.

    В большей степени  различаются устная и письменная  деловая речь: обе формы речи  представляют системно различающиеся  разновидности русского литературного  языка. Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь — различные формы гибридных стилевых образований.

    Значительны  языковые различия между диалогической  и монологической деловой речью.  Если монологическая речь в большей степе ни тяготеет к книжной речи, то диалогическая — к разговорной, что отражается в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особенностях речи. Диалогическое общение — это межличностное по преимуществу общение, а публичная речь — это монологическая речь.

    Дистантное, всегда опосредованное общение  (телефонный разговор, почтовое и  факсовое отправление, пейджинговая  связь и т. п.) отличается от  контактного, непосредственного  повышенным вниманием к интонационному  рисунку речи (устное общение), краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и предметов в качестве носителей информации.

    Деловое  общение представляет собой широкий  диапазон жанровых разновидностей  письменного и устного общения.

    Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документа ми, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п.

    Совещание,  собрание представляют собой  особый тип протокольного общения,  в котором по большей части  представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах устной и письменной.

    Сегодня  рамки делового общения расширяются.  Реклама, светское общение становятся  неотъемлемой составляющей делового  общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.

 Синтаксис письменной деловой речи.

Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже - числа. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. 
     При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

• составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
• клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
• клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль выполнения данного постановления возложить на...;
• причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);
• нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону.

Употребление деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий - деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания:

• ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено...;
• невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Конструкции с однородными членами. Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:

• в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие ''бытовая техника" и видовое "телевизоры";
• однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
• недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

В качестве однородных членов не могут  использоваться: причастные и деепричастные  обороты: Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить ваше внимание на условия хранения продукции. 
 
     Структура сложного предложения. В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ...., но и; как.... так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др. 
     Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:

• иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
• встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
• нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. 
  Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например: 
     1. Общие положения. 
     2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний. 
     3. Обязанности. 
     4. Права. 
     5. Ответственность. 
     При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например: 
     1. Общие положения. 
     1.1. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, назначается и освобождается приказом Генерального директора. 
     1.2. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, подчиняется непосредственно начальнику службы информатизации. 
     При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 
     1.1.1.     2.1.1. 
     1.1.2.     2.1.2. 
     1.1.3.     2.1.3. 
     При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д. Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа. 
     Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос, о чем этот документ. Заголовок располагается после реквизитов "дата" и "индекс документа" слева. Он должен быть кратким и не превышать двух строк. Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Особенности устной речи

Выступление только тогда производит благоприятное впечатление и  оказывается действенным, когда  оратор говорит живым языком, мгновенно  учитывает реакцию слушателей, творя  свою речь не при них, а с ними. Именно такая речь производит впечатление разговора с аудиторией. Озвучивание письменных текстов допустимо лишь в особых случаях, например при сообщении большого объема информации.

Устная речь отличается от письменной более короткими предложениями, простотой построения, употреблением разговорной лексики, некоторым отступлением от грамматических и стилистических норм, включением междометий, эмоциональной окрашенностью.

Отличие устной речи от письменной рассмотрим на примере. Автор одной статьи пишет: «Третий элемент образовательной политики в республике – превращение учреждений образования из пассивных получателей бюджетных средств в активных субъектов на рынке образовательных услуг».

Чтобы выразить эту же мысль в  выступлении, нужно преобразовать  предложение в легко воспринимаемое на слух: «Рассмотрим третий элемент образовательной политики в республике. Идея состоит в том, чтобы изменить финансовую политику государства в отношении учреждений образования. Сейчас они пассивно получают бюджетные деньги. Но ведь можно стать активными субъектами на рынке образовательных услуг».

Для устной речи, ориентированной  на слушателя, характерны вопросительные предложения, обращения, диалогизация речи, вопросно-ответный ход, вводные  слова, использование личных местоимений  и глаголов в побудительном наклонении («Мы видим, что...», «Как вы знаете...», «Подумаем...», «Вспомните...»). И конечно, устную речь сопровождают внеязыковые средства: интонация, жесты, мимика, которые дополняют, а порой изменяют значения слов или делают их более выразительными.

Хорошая устная речь обладает достоинствами, которых нет у звучащей письменной речи: она понятна, ее содержание усваивается  сразу же, она побуждает мысль и запоминается.

В какой мере допустимо отступление от строгих языковых норм в разговорной речи? Академик Л. В. Щерба писал: «Когда чувство нормы воспитано у человека, тогда-то он начинает чувствовать всю прелесть обоснованных отступлений от нее». Чтобы воспитать в себе чувство нормы, нужно следить за тем, как ее соблюдают авторитетные в этом отношении люди (писатели, дипломаты, дикторы), внимательно и требовательно относиться к собственной речи, чаще заглядывать в словари и справочники.

Ошибки, которые  следует избегать

Приходится иногда слышать такое мнение: «Ну, скажу я средства, а не средства – и что же, все равно меня поймут». С таким отношением к языку нельзя согласиться. Когда мы слышим слово в непривычной форме, процесс восприятия вдруг прерывается: нужно дополнительное время на его осознание, что создает дискомфорт. Если ошибки встречаются часто, это раздражает примерно так же, как пятна на белой скатерти или камни под колесами велосипеда. Если же слушатели сами говорят столь же неправильно, как выступающий, то они утверждаются в своих ошибках, и оратор вместо образца нормы становится проводником языкового бескультурья, так как любой человек, выступающий публично, наделен авторитетом.

Рассмотрим наиболее типичные, встречающиеся в устной речи.

1. Неправильный выбор слова:

• небрежное отношение к слову: «Через два часа езды стало ясно, что мы начали заблуждаться»;

• употребление лишних слов: «отступил назад», «свободная вакансия»;
• смешение паронимов (близких по звучанию слов): «сравняем наши результаты» (вместо «сравним»);
• непонимание значения слова: «Добьемся плюрализма мнений» (выступающий хотел сказать «согласования мнений», плюрализм означает множественность); «Мне надоели постоянные прерогативы с вашей стороны» (имелось в виду: «мне надоели препятствия, которые вы создаете», прерогатива — это исключительное право)»; «Эта идея мне гармонизирует»; «Я обратно тебе пишу». На этой ошибке следует остановиться подробнее, так как, к сожалению, слово «обратно» нередко употребляют в значении «опять, снова», в то время как «обратно» означает направление в противоположную сторону, назад.

2. Ошибки в произнесении слов (орфоэпические ошибки).

Они сводятся к неправильному произношению звуков и их сочетаний и ошибкам в ударении.

Русское произношение смягчает согласный перед «э» в иностранных словах: [те]ма, [ре]йс, [те]рмин и т. д. Есть и исключения: а[тэ]изм, ин[тэ]наивность, [тэ]мп и др.

В некоторых иностранных словах встречается ошибка наращивания сложности: произносят «компе[н]тентный» вместо компетентный, «э[к]скорт» вместо эскорт и т. д.

В условиях белорусско-русского двуязычия встречаются ошибки в произношении слов, вызванные влиянием белорусского языка: правильно шестьдесят, а не «ш[э]стьдесят»; решено, а не «р[э]шана»; некоторые, а не «некоторые»; детьми, а не «детьми» и т. д.

Ошибки в ударении нельзя оправдать тем, что «все так говорят». Сразу становится ясно, кто эти «все». Д. Р. Паркинсон в книге «Люди сделают так, как захотите вы» пишет: «Наверное, можно скрыть свое происхождение, образование и прочее, но большинству людей это не удается – их выдает речь».

В «Орфоэпическом словаре русского языка» под редакцией Р. И. Аванесова есть система помет, которая указывает, очень ли «страшна» ошибка в произнесении слова. Так, в слове декан [дэ] допустимо, стоит помета «доп.», а в слове демократия [дэ] имеет помету «неправ.»; самое строгое замечание словаря – «грубо неправ.». Оно сопровождает нелитературный вариант «понял» глагола понял и др.

Вопрос о том, что является нормой, что допустимо, а что недопустимо, решают ученые-языковеды на основе законов языка и речевой практики народа. Заглянуть в словарь перед выступлением не менее важно, чем, глянув в зеркало, проверить, как выглядишь. По словарю уточняется произношение малознакомых терминов, а также тех, которые будут часто встречаться в речи.