Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

ERP - системы

Введение

По мере структурирования промышленных компаний все более популярными становятся современные автоматизированные системы поддержки управленческой деятельности, так называемые, ERP-системы (от Enterprise resources planning – Управление ресурсами предприятия).

ERP-системы – набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий – планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

Основными требованиями, предъявляемыми к ERP-системам являются: централизация данных в единой базе, близкий к реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

Целью настоящей работы является описание структуры, механизмов использования и перспектив развития ERP-систем.

ERP-системы – это компьютерные системы, созданные для обработки деловых операций организации и для содействия комплексному и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и обслуживанию клиентов. В частности, ERP-системы имеют следующие характеристики: это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях; эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов; они обрабатывают большую часть деловых операций организации; эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды; они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени: в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование).

Более того, ERP-системы все чаще имеют такие дополнительные характеристики, как: поддержка многочисленных валют и языков (что очень важно для транснациональных компаний); поддержка конкретных отраслей (например, SAP поддерживает большое число отраслей, включая нефтяную и газовую отрасли, здравоохранение, химическую промышленность и банковское дело); способность к настройке (кастомизации) без программирования (например, установкой «переключателей»).

Перечислим основные преимущества внедрения и использования ERP-системы: ERP-системы интегрируют виды деятельности фирмы.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Если один из пользователей не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность – подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени. В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.

ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями.

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP-системы могут быть использованы для содействия таким обменам.

1. Стандартный пакет QAD EA

1.1. Базовая система (стандартный пакет)

QAD ENTERPRISE APPLICATIONS (QAD EA)

Все решения QAD для предприятий разработаны с глубоким и детальным пониманием всего производственного цикла с целью упрощения процесса управления производственными процессами, цепочками поставщиков, финансами, клиентами, технологиями. Решения QAD дают производителям возможность быстро получать актуальную и своевременную информацию, которая нужна им для планирования будущих действий по мере решения текущих производственных задач.

Комплексное решение для предприятий, предлагаемое QAD, представляет собой полный набор функциональных бизнес-приложений, направленных на решение задач как национальных, так и транснациональных компаний и обеспечивает предприятия полностью интегрированным базовым решением, которое соответствует новым стандартам совместимости, функциональности и простоты эксплуатации.

Компания QAD предлагает большое количество программных продуктов для управления бизнесом, которые полностью интегрированы в единый пакет на основе системы QAD EA.

QAD EA включает в себя набор базовых процессов обеспечения безопасности системы и контроля, разработанных для приведения системы в соответствие с жесткими требованиями регулирующих органов. Процессы обеспечения безопасности и контроля охватывают все модули системы. Это сделано с целью стандартизации всех операций в системе. Установив, внедрив и постоянно используя эти процессы, производитель закладывает основы внутреннего контроля.

Благодаря комплексному решению QAD EA, исчезает необходимость внедрения отдельных решений по оптимизации различных бизнес-процессов, а также снижается стоимость доработки и усовершенствования системы. Определение внедряемых модулей происходит на этапе формирования бизнес-процессов, исходя из практических потребностей предприятия, на котором внедряется система QAD EA.

QAD ЕА является открытой, полностью интегрированной ERP-системой и объединяет несколько блоков.

В свою очередь каждый из этих блоков состоит из групп родственных бизнес-процессов, которые формируют модули системы. Некоторые модули системы QAD ЕА могут поставляться отдельно.

1.2. Структура стандартного пакета QAD EA

Основная задача, которую решает система QAD EA, заключается в эффективном планировании и управлении ресурсами предприятия.

Компаниям любой отрасли промышленности необходимо в первую очередь контролировать производство и продажи товаров. Именно поэтому система QAD EA построена вокруг бизнес-процессов, которые связаны с управлением производством и дистрибуцией.

Главное меню в системе QAD EA состоит из описанных ниже блоков, каждый из которых, в свою очередь, состоит из групп родственных бизнес-процессов, которые формируют модули системы.

1. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ (DISTRIBUTION)

Некоторые основные области, входящие в блок «Распределение»:

Продажи (работа с покупательскими заказами) - Заказы на Продажу/Накладные и Счета
Закупки (работа с закупочными заказами).
Предложения о продаже.

Модуль Предложений о Продаже позволяет отвечать на запросы ценовых предложений, контролировать состояние выполнения, рассчитывать валовую прибыль, сохранять историю по позиции и клиенту и отслеживать неудачные ценовые предложения.

Графики Закупок и Продаж.
Анализ Продаж.
Конфигурированные Изделия
Отгрузка
Прогнозы
Формирование прогноза продаж с учетом статической информации о продажах за прошедшие периоды.

2. ПРОИЗВОДСТВО (MANUFACTURING).

Блок «Производство» используется для управления производственной деятельностью предприятия. Пользователи могут планировать, отслеживать любой продукт на каждом этапе производства, снизить накладные расходы и существенно повысить производительность.

Позволяет компаниям снизить издержки и повысить производительность за счет внедрения новых технологий производственного планирования, в том числе возможность полностью перейти на «бережливое» производство.

Модули блока Производство управляют внутренним спросом и предложением. Материалы перемещаются со склада в производство, а изготовленная товарная продукция и комплектация перемещается из производства на склад. Эти модули используются при производстве на склад, сборке под заказ, в процессном, единичном и поточном типах производства, и предназначены для:

фиксирования статической информации по производственным процессам и материалам, применяемым при изготовлении изделий
определения потребностей в имеющихся материалах и ресурсах, используемых в производстве
отслеживания изготавливаемых позиций.

3. ФИНАНСЫ (FINANCIALS).

Обеспечивает возможность управления и контроля за предприятием на местном, региональном или мировом уровне, используя приложения для бухгалтерского учета, проверку соответствия требованиям регулирующих органов, составление финансовой отчетности и для других необходимых аспектов ведения коммерческой деятельности, предлагая инструменты для управления финансами и удобную систему создания отчетов.

Соответственно, с помощью модулей блока Финансы пользователь управляет финансовой деятельностью предприятия, что позволяет контролировать финансовые результаты производственной и складской деятельности предприятия и управлять ими.

Благодаря возможности работы с разной валютой, все проводки могут регистрироваться в нужной пользователю валюте, а отчеты могут создаваться как в валюте сделок, так и в базовой валюте. В рамках единой базы данных разные проводки можно номинировать в разной валюте. Разные пользователи могут использовать одну и ту же базу данных, но на разных языках, выбрав язык в настройках своего интерфейса.

Блок «Финансы» напрямую связан с модулями Распределения, Планирования и Производства, что позволяет осуществлять управление и контроль за финансовой деятельностью предприятия.

4. ОБЩИЕ ДАННЫЕ.

Модули блока Общие Данные обеспечивают доступ к базовым данным и справочникам, которые используются другими блоками и модулями, и используются для формирования основной бизнес-информации по хозяйственной и торгово-производственной деятельности предприятия – коды позиций, адресов, подразделений (производственных, маркетинговых), информация о состоянии запасов. Также блок Общие Данные используется для администрирования системы; управления правами доступа в систему, безопасностью, принтерами и другими системными функциями.

2. Дополнительные модули QAD EA

Корпорация QAD предусматривает дополнительные решения для мониторинга деятельности предприятий, которые полностью интегрируются с основными бизнес-приложениями QAD, повышая уровень безопасности и позволяя развивающимся глобальным компаниям решать возникающие задачи.

Продукты корпорации QAD могут использоваться как международными компаниями – производителями, так и местными компаниями. Это основной принцип, на котором разрабатываются данные программные продукты. Для некоторых стран и регионов создаются локализованные версии или дополнительные модули продуктов, обеспечивающие соответствие местным законодательным нормам или бизнес-требованиям.

Существуют следующие дополнительные модули системы QAD EA:

QAD Advanced Pricing Management - Medical (Управление ценообразованием – Медицина)
QAD Logistics Accounting (Логистический учет)
QAD European Accounting (Европейский бухучет)
QAD Lean Manufacturing («Бережливое» производство)
QAD Total eCommerce Solution and Electronic Data Interchange (EDI) (Электронный обмен данными)
QAD Kanban Management (Управление по методике «Канбан»)
QAD Just-In-Time Sequencing (Планирование процессов точно в срок)
QAD Service and Support Management (Сопровождение и поддержка)
QAD Project Realization Management (Управление реализацией проектов)
QAD Fixed Assets (Основные средства)

2.1. QAD Advanced Pricing Management - Medical (Управление ценообразованием – Медицина)

QAD Advanced Pricing Management, Medical (QAD APM Medical) предоставляет поставщикам, работающим в области медицины, полный диапазон функциональных возможностей по руководству деятельностью в сфере управления контрактами, ценообразовании и продвижении продукции – от планирования и исполнения до ведения и оценки.

Торговые расходы - это 15-30% валовых продаж для перегруженных производителей, работающих в сфере медицинских товаров. На втором месте по величине – издержки компаний, связанные с расходами из-за реализованной продукции. Во многих случаях производители либо принимают издержки, связанные с расследованием претензий, либо полностью списывают суммы иска. Розничные торговцы и отраслевые закупочные группы зачастую играют на этом, так что производители выделяют им виртуальные кредитные линии, тем самым увеличивая их размер прибыли. Программа APM Medical позволит производителям играть на равных с продавцами.

Особенности QAD APM Medical:

Легко определить каналы сбыта с целью улучшения структуры ценообразования и контроля за ними.
Можно использовать большое количество методов стимулирования с целью облегчить управление контрактами и предоставление отчетности.
Менеджеры смогут без труда сравнить реальные торговые расходы с предварительно заданным бюджетом, чтобы своевременно обнаружить излишние затраты.
Динамическая способность структурировать и поддерживать членство GPO или IDN уменьшает время содержания и обеспечивает адекватное ценообразование.
Гибкая конфигурация контрактов по закупочным группам, клиентам или группам клиентов.
Уменьшаются сроки, расходы и риск, связанные с судебными разбирательствами по причине несоблюдения контрактов.
Рост доходности благодаря уменьшению операционных ошибок и непригодных платежей.

2.2. QAD Logistics Accounting (Логистический учет)

Модуль QAD Logistics Accounting (Логистический учет) обеспечивает больший обзор и контроль над затратами, имеющими отношение к поставщикам в сфере транспортировки товаров в процессе получения, отправления и перемещения между пунктами. Эти расходы типа фрахта и пошлин, известны как логистические расходы.

Для работы компании необходимо создать эффективную, рентабельную сеть транспортировки. Фрахтовые расходы могут составлять от 3 до 8 процентов. Чтобы убедиться в том, что дистрибьюторские линии рентабельны, компании необходимы инструменты для отслеживания каждого шага, для того, чтобы гарантировать простую, эффективную и точную ревизию приходящих и исходящих счетов.

Решение QAD: Модуль QAD Logistics Accounting (Логистический учет) обеспечивает определение и отслеживание всех затрат, связанных с транспортировкой товаров в местоположение и из местоположения компании. Модуль включает логистический учет для отслеживания входящих транспортных расходов, а также фрахтовый учёт на основе начисления. Модуль QAD Logistics Accounting (Логистический учет) помогает управлять логистическими затратами компании и автоматизирует администрирование сбережений, которые непосредственно влияют на итоговую прибыльность.

Значение модуля QAD Logistics Accounting (Логистический учет):

Улучшает эффективность благодаря полному отслеживанию, контролю, накоплению и выставлению счетов по всем затратам, связанным с фрахтом.
Улучшает обозримость путем включения всех связанных с транспортировкой расходов в стандартную стоимость продукта.
Улучшает процесс планирования и составление бюджета.

Основные характеристики модуля QAD Logistics Accounting (Логистический учет):

Затраты на транспортировку являются обязательными при перемещении товаров.
Определяет логистические затраты для любого вида транспортных расходов и дополнительно связывает их с элементами стоимости при закупках.
Дополнительно обновляет данные логистического поставщика во время отгрузок и оформления документов.
Автоматически регистрирует соответствующие поступления при отгрузке и оформлении соответствующих документов.
Сличает начисления в соответствии с логистическими инвойсами поставщиков.
Может распределять отклонения в инвойсах между различными позициями.

2.3. QAD European Accounting (Европейский бухучет)

В дополнение к стандартному пакету финансовых инструментов QAD EA, компания QAD дает возможность предприятиям вести учет в различных странах Европы без необходимости внедрения новых систем.

Сложность задачи: Системы учета разных стран, требования налоговых и государственных органов часто очень сильно отличаются друг от друга. Несмотря на движение в сторону унификации бухгалтерских стандартов стран Европейского сообщества, специфические особенности учета остаются. Различия в электронном банковском обслуживании, статистические отчеты и постоянные изменения национальных законов и правил создают сложные ситуации для ведения бизнеса. Бухгалтерский учет для многонациональных стран Европы требует интегрированных, многофункциональных систем, которые могут быть быстро и несложно внедрены, и настройки которых могут быть быстро изменены, при малейшей необходимости (изменения законов, ставок, условий).

Решение QAD: QAD European Accounting (Европейский бухучет) – интегрированный модуль QAD EA, который расширяет возможности финансового модуля и позволяет вести учет в одной системе, с соблюдением требований различных стран. Модуль предлагает множество драйверов для обеспечения обмена электронной документацией для осуществления различных способов платежей внутри Европы. Драйверы для формирования отчетности, учитывающие специфические особенности отдельных стран, также представлены, что позволяет формировать декларации для разных стран из одной базы данных QAD EA.

Ценность модуля QAD European Accounting (Европейский бухучет):

сокращает стоимость первоначальной настройки и обновлений системы для соответствия внутренним требованиям страны;
производительность увеличивается за счет использования автоматизированных процессов ведения платежей и формирования отчетов;
быстрое согласование системы с изменяющимися требованиями законов.

Ключевые особенности QAD European Accounting (Европейский бухучет):

Поддерживает основные требования закона и правил ведения бизнеса в Бельгии, Франции, Германии, Италии, Люксембурге, Нидерландах, Польше, Испании, Великобритании и др.
Электронный банкинг поддерживает расчеты с поставщиками, покупателями, включая расчеты чеками.
Формирование файлов в формате банка клиента, используя готовые банковские драйверы.
Формирование статистической отчетности в форматах разных стран, возможности сдачи отчетности в бумажной и электронной форме.
Согласование чеков и платежей.
Возможность изменения выписанных счетов.
Согласование бухгалтерских проводок Главной книги.
Возможность закрытия и последующего открытия бухгалтерских счетов в конце года.

Особенности:

Возможность использовать систему в разных странах Европы
Используя контрольные настройки, пользователи могут активировать/деактивировать отдельные функции в определенных ситуациях.
Модуль может быть использован в новой среде - eB2.1 Shared Services Domain
Пользователь может контролировать активацию функций по Доменам (предприятиям)

Даже если таможенные формальности между странами исчезнут, торговая статистика остается жизненно важной для правительств. Все торговые корпорации должны предоставлять статистические отчеты каждый месяц. Информация, требуемая для предоставления, отличается от страны к стране. Модуль QAD European Accounting позволяет формировать статистические отчеты разных стран не выходя из одной базы данных QAD EA. В тех случаях, когда возможна электронная форма сдачи отчетности – система формирует файлы для отправки. QAD периодически обновляет и дополняет драйверы для формирования отчетов.

Банковские драйверы

Осуществление банковских платежей требует создания файлов определенного формата. В странах Европейского сообщества, счета к оплате и счета фактуры могут быть переданы в банк для оплаты. В некоторых странах существуют определенные стандарты для осуществления платежей внутри страны, но чаще всего каждый банк имеет свои форматы. Модуль QAD European Accounting содержит драйверы для обмена информацией в электронной/бумажной форме для производства платежей в любой форме внутри Европы.

2.4. QAD Lean Manufacturing («Бережливое» производство)

В настоящее время возникает необходимость в принципиально новом подходе к управлению производством, который направлен на эффективность производимых действий. Этот подход, который принято называть «бережливое» производство (lean manufacturing), направлен на достижение следующих целей:

Совершенствование производственных процессов и повышение качества.
Сокращение разрывов и переработок.
Сокращение циклов производства.
Редукция незавершенного производства.
Устранение избыточного хранения и избыточного перемещения материалов.
Повышение производительности и гибкость.
Устранение излишнего учета и бумажной «волокиты».

Внедрение принципов «бережливого» производства часто связано с общей реорганизацией предприятия, согласно потокам от поставщика к покупателю, для устранения излишних процедур и перемещения материалов от одного рабочего участка к другому без необходимости выполнения дополнительных мероприятий. Для управления потоками, в таких случаях, используется метод “Кanban”, основанный на визуальном управлении по картам, специальной транспортной таре и вовлечении работников непосредственно в процесс управления.

Система QAD EA позволяет, на основе предполагаемого спроса, моделировать размер буферов между участками, и размер KANBAN партий (оптимальное количество, производимое одновременно). Также KANBAN позволяет определять циклы вместе с источниками и целями, причем ресурсом может быть или поставщик, или рабочий участок, а целью, например, другой участок, склад или заказчик.

На основе спроса и настроенных параметров QAD EA затем генерирует KANBAN-карты, включающие позицию, количество, источник и цель, штрих-код, который идентифицирует карту. Карты затем “тянут” из указанного источника входные количества и перемещают их через участки в цель.