Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Україні

   ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМІКИ  ТА ПРАВА 

   КАФЕДРА  обліку і аудиту 
 

                                                                          Робота допущена до захисту

                                                                          _________________________

                                                                          на доопрацювання

                                                                          _________________________ 
 

   ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ 

   з навчальної дисципліни

   “Бухгалтерський облік” 

   Варіант № 3 
 
 
 
 
 

                                                                 Студентки

                                                                 Бородай Євгенії Олександрівни

                                                                   Спеціальність Міжнародна економіка,

                                                                 група МЕК-08-3

                                                                 Керівник роботи старший викладач

                                                             Дробязко Світлана Ігорівна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Дніпропетровськ

   2010

    Зміст 

Теоретична частина…………………………………………………….3

Вступ…………………………………………………………………….3

1. Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Україні…………..4
2. Вимоги до бухгалтерської системи………………………………...5
3. Елементи комп'ютерної системи…………………………………...6
4. Особливості комп'ютерної обробки даних………………………...7
5. Програма "1С Бухгалтерія"…………………………………………8

Висновок………………………………………………………...............13

Практична частина……………………………………………………...14 

    Теоретична частина

   Вступ

   Проблеми  підвищення прибутковості підприємства, ефективності роботи персоналу, створення  оптимальної структури управління хвилюють будь-якого керівника. Йому доводиться приймати рішення в умовах невизначеності і риски, що вимушує  його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарській діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є певною мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпаки, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

   Впровадження  бухгалтерських пакетів і програм  дозволяє автоматизувати  не лише бухгалтерський облік, але і навести лад в складському обліку, в постачанні і реалізації продукції, товарів, відстежувати договори, швидше розраховувати заробітну плату, своєчасно здавати звітність.

   Із-за недбалості в бухгалтерському обліку підприємство може сильно постраждати  або навіть потерпіти крах. Прикладів тому і дуже багато, причому часто страждають підприємства, прагнучі працювати чесно. Страждають із-за недбалого ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. Страждають також із-за незнання і відповідно невиконання останніх законів і розпоряджень. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і прості арифметичні помилки.

   Звичайно, комп'ютер не може замінити досвідченого і грамотного бухгалтера, але дозволить  упорядкувати бух облік, збільшити кількість отримуваної інформації, підвищити оперативність бух обліку, зменшити число арифметичних помилок, оцінити поточне фінансове положення підприємства і його перспективи.

1. Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Україні

   У світі  існує більше тисячі тиражованих  бухгалтерських пакетів різної потужності і вартості, підприємці віддають перевагу вітчизняним пакетам, як найбільш відповідні для умов перехідної економіки і швидкої зміни законодавчих актів, регулюючих порядок бухгалтерського обліку.

   Автоматизація бухгалтерського обліку відбувалася у декілька етапів. Перший етап розробки програм автоматизації бухгалтерського обліку співпав за часом з перебудовою, коли з'явилася реальна потреба в програмних продуктах такого типу для потреб малих підприємств і кооперативів, обслуговування тимчасових трудових колективів і інших нових суб'єктів бухгалтерського обліку. Цей період характеризувався масовим ввезенням в нашу країну персональних комп'ютерів, що значною мірою зумовило вибір останніх в якості основної апаратної платформи для бухгалтерських розробок. Більшість програм створювалися у вигляді АРМ (автоматизованих робочих місць) і призначалися для експлуатації на автономних комп'ютерах. В цей час були популярні перші бухгалтерські програми: "Фінанси без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

   Другий  етап був пов'язаний з розвитком  комерційних структур і початком приватизації. Десятки тисяч створюваних  ТОО, АОЗТ і кооперативів потребували  бухгалтерського обліку. На хвилі  загальної комерціалізації спостерігався бурхливий ріст тиражованих розробок, що значною мірою витіснили замовлені. Ентузіастів-одинаків і тимчасові трудові колективи змінили професійні групи фахівців, що об'єдналися у власні компанії, які хотіли отримувати прибуток з накладу бухгалтерських програм, що продавався. Саме тоді були утворені сьогоднішні фірми-лідери: "1С", "Диасофт", "Омега", R - Style Software Lab.

   Третій  етап розвитку бухгалтерських систем характеризується створенням інтегрованих програмних засобів, що об'єднують декілька предметних областей автоматизації.

2. Вимоги до бухгалтерської системи

   Хороші  бухгалтерські системи незалежно  від їх масштабу, програмно - апаратної  платформи і вартості повинні  забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

   Вони  повинні безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздрук первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкарської форми в іншу; робити накопичення підсумків і числення відсотків довільної міри складності; забезпечувати звернення до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

   Залежно від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати раз особисту структуру, але в обов'язковому порядку  повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, задаючого основні параметри налаштування системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, які прийняті в поточний час.

   Надійність  системи в комп'ютерному плані  означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від  умисного псування даних. Як відомо, сучасні  персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна достовірно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротші терміни.

   Не  менш важливо, щоб фірма - розробник  бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи слід враховувати ту обставину, що надалі до продавця доведеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії нової. 

3. Елементи  комп'ютерної системи

   1 Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD - ROM, принтери, мереживі карти і тому подібне.

   2 Програмні  засоби.  
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, зазвичай відносять операційні системи, системи управління базами даних (СУБД), і сервісні програми. Системні програми зазвичай розробляють постачальники апаратних засобів або фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (призначені для користувача) програми - це набори машинних команд для обробки даних, які організація--користувач розробляє  самостійно або придбаває у зовнішнього  постачальника.

   3. Документація - опис системи і структури  управління стосовно введення, обробки  і виведення даних, обробки  повідомлень, логічним і іншим  командам.

   4. Персонал - працівники, які управляють системою, проектують її і забезпечують  програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

   5. Дані - відомості про господарські  операції і інша необхідна  інформація, яку вводять, зберігають  і обробляють в системі.

   6. Процедури  контролю - Процедури, що забезпечують  відповідний запис операцій, застережливі або реєструючи помилки. 
 

4. Особливості комп'ютерної обробки  даних

   Спосіб  обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського  обліку робить істотний вплив на організаційну  структуру фірми, а також на процедури  і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

   Однакове  виконання операцій. Комп'ютерна обробка  припускає використання одних і тих же команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивих ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (чи інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) призводять до неправильної обробки усіх ідентичних операцій за однакових умов.

   Розподіл  функцій. Комп'ютерна система може здійснити  безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У результаті комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим розподілом функцій. До подібних заходів може відноситься система паролів, які запобігають діям, не допустимим з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи і облікові документи через термінал в діалоговому режимі.

   Потенційні  можливості появи помилок і неточностей. В порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи відкритіші для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого або непрямого отримання інформації про активи. Чим менше чоловік втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці або коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими упродовж тривалого періоду.

   Потенційні  можливості посилення контролю з  боку адміністрації. Комп'ютерні системи  дають в руки адміністрації широкий  набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати в цілях контролю обробки операцій бухгалтерського обліку.

   Ініціація виконання операцій в комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому  їх санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в неавтоматизованих  системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

5. Програма "1С Бухгалтерія"

   Програма "1С: Бухгалтерія" - універсальна бухгалтерська  програма, що є найпоширенішою (за даними "Фінансової газети", газети "Софтвер-маркет" та ін.) бухгалтерською програмою в Росії. "1 С: Бухгалтерія" може бути налагоджена самим бухгалтером на особливості бухгалтерського обліку на своєму підприємстві, на будь-які зміни законодавства і форм звітності. Один раз освоївши універсальні можливості програми, бухгалтер зможе автоматизувати різні розділи обліку : касу, банк, матеріали, товари, основні засоби, розрахунки з організаціями, зарплату і так далі "1 С: Бухгалтерія" успішно використовується на малих підприємствах, в торгівлі, в бюджетних організаціях, в СП, на заводах і так далі

   У базовий  комплект постачання входять одна або  дві дискети, посібник користувача  і реєстраційна анкета. Для установки  і експлуатації програми комп'ютер повинен мати:  
- операційну систему Windows;  
- процесор Intel - 80386DX або вище:  
- оперативну пам'ять не менше 4 Мбайт  
-жорсткий диск (використовується близько 4 Мбайт) 
- накопичувач на гнучких магнітних дисках  
- принтер  
- дисплей.

   Для запобігання  можливості незаконного тиражування "1 С: Бухгалтерія" надається користувачам в захищеному від копіювання виді (ключова дискета, апаратний ключ та ін.)

   Основні особливості "1 С: Бухгалтерія":  
- введення синтетичного і аналітичного обліку стосовно потреб підприємства  
- можливості ведення кількісного і багатовалютного обліку  
- отримання усієї необхідної звітності і різноманітних документів по синтетичному і аналітичному обліку  
- повна настроюваність: можливість змінювати і доповнювати план рахунків, систему проводок, налаштування аналітичного обліку, форми первинних документів, форми звітності;  
- можливість автоматичного друку вихідних первинних документів.

   Початковими даними для програми є проводки, що вносяться в журнал господарських  операцій. У програму слід вводити усі проводки, що відбивають господарську діяльність підприємства. Програма розрахована на зберігання великого числа проводок - десятків і сотень тисяч, проте серед них завжди можна знайти потрібні по даті, рахункам дебету і кредиту, сумі або змісту. Окрім цього можна обмежити "видимість" проводок за рік, півроку, квартал і так далі.

   Програма  дозволяє вводити проводки наступними способами:

• при ручному введенні проводок в журнал вказується дата, кореспонденція рахунків, сума і зміст операції. Якщо по вказаних рахунках ведеться аналітичний облік, то програма зажадає ввести ознаки аналітичного обліку (субконто). Якщо по рахунках проводки ведеться кількісний і валютний облік, то програма зажадає ввести кількість і суму у валюті
• використання типових операцій дозволить автоматизувати введення стандартних або часто використовуваних операцій. При введенні типової операції створюються одна або декілька проводок, причому суми цих проводок можуть обчислюватися автоматично. Наприклад - можна оприбутковувати матеріали і відразу ж списати по них ПДВ, нарахувати зарплату і відразу ж визначити відрахування до пенсійного фонду і інших фондів і т. д. За допомогою типових операцій можна також закрити рахунки, розрахувати прибуток.

   За  допомогою режиму "Документи і  розрахунки" в журнал операцій можна  ввести дані про деякий документ (платіжному дорученні, накладній і так далі) або розрахунок (прибутку, податків, переоцінки валюти і т. д.) і пов'язані з ними проводки, які автоматично розраховуються по заданих формулах. Можна встановити автоматичний перерахунок проводок, пов'язаних з документом або розрахунком. Ця можливість дуже зручна для таких операцій як переоцінка валюти, розрахунок прибутку і податків і так далі.

   Програма  дозволяє при введенні дріт автоматично  формувати і роздруковувати вихідні  документи. Один раз ввівши реквізити операції (кількість, суму, дату і так далі), можна відразу отримати і проводки в журналі операцій, і вихідний (первинний) документ (платіжне доручення, накладну, рахунок, витратний або прибутковий ордер).

   На  підставі введених проводок формується звітність і різні допоміжні документи :  
-оборотно - сальдову відомість  
-шахматку  
- аналіз рахунки  
- обороти рахунки  
- журнал - ордер і відомість по рахунку  
-сводні проводки  
- аналіз рахунки по датах  
- звіт по журналу операцій  
- карточку рахунки.

   Документи можуть містити відомості за місяць, квартал, рік або будь-який інший період часу.  
Окрім журналу операцій програма підтримує декілька списків довідковою  
інформації (довідників) :  
план рахунків;  
список видів об'єктів аналітичного обліку;  
списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);  
констант і так далі.

   У програмі існує режим формування довільних  звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст  звіту, включаючи в нього залишки  і обороти по рахунках і по об'єктах  аналітичного обліку. За допомогою цього режиму реалізовані звіти, що надаються в податкові органи, окрім цього цей режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

   При найпростішому  використанні "1 С: Бухгалтерії" можна обмежитися тільки простим веденням синтетичного обліку. При цьому можна вводити проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, картки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні документи і видавати звіти для податкових органів.

   Повністю  можливості програми "1 С: Бухгалтерія" розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволить відстежувати розрахунки з конкретними покупцями і  постачальниками, враховувати наявність і рух товарів і основних засобів, виконання договорів. Розрахунки по зарплаті і з підзвітними особами і так далі  
Окрім цього програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

   Разом з продуктом пропонується широкий  перелік заповнюваних форм первинних  документів, але якщо користувача  не влаштовує який-небудь документ, він може змінити його друкарську форму і алгоритм заповнення. Користуючись внутрішньою макромовою, можна описати практично будь-який документ. Реалізовані в базовому комплекті алгоритми переоцінки валюти і нарахування амортизації вимагають від користувача суворого дотримання правил віддзеркалення інформації на рахунках. Система формує усю звітність, що надається в податкові інспекції. Для цього використовується генератор звітів, в якому за допомогою внутрішньої макромови створюються власні звітні документи. Щоб розширити функціональне наповнення САБУ, можна розробити власні алгоритми переоцінки валютних пасивів і активів залежно від чинного законодавства, нарахування амортизації по нематеріальних активах, формування облікових регістрів.

   Окрім описаного продукту, існують наступні автоматизовані системи: "АУБИ", Суперменеджер, ИНФО-бухгалтер, ФОЛІО, Инфин - Бухгалтерія, БОС, БЭСТ, АКОРД.

   Висновок

   Нині  існує широкий вибір різних систем автоматизації бухгалтерського  обліку. Не слід ділити їх на погані і  хороші, сильні слабкі. Усі вони хороші і їх можливості знаходять практичне  застосування на підприємствах різного  розміру, профілю і роду діяльності. При автоматизації слід вибрати необхідну САБУ, виходячи із завдань і наявних ресурсів.

   Практична частина

Залишки по рахунках головної книги

Журнал  господарських операцій