Распределение часов по темам и видам учебных  занятий

Исходные понятия  делопроизводства

      Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.

Рис. 1. Классификация делопроизводства

Этапы делопроизводства в  России

 В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Унификация  и стандартизация управленческих документов

      Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

      Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

      Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Для совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве  проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

     УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

      В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

      С 01.07.1998 года в Российской Федерации  был введен в действие ГОСТ Р6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации, в связи с компьютеризацией делопроизводства. В настоящее время используется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

     Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

     Основная  цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Документирование. Документооборот.

Общие нормы и правила  оформления документов

     Документ  – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

      Понятие делопроизводства базируется на понятии  документирования.

      Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её силу.

      Создание  документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

      Средства  документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

• простые средства (ручки, карандаши)
• механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
• средства автоматизации (компьютерная техника).

     В зависимости от используемых средств  документации различают способы  документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

     Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

     Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление. 

      Размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

      Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности  и белизны).

      ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских  форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842х1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Размеры полей, используемые в документах

      В соответствии с требования ГОСТ Р6.30-2003 для организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – не менее 20 до 35 мм, верхнее и нижнее поле — не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм.

      Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют  на случай износа бумаги; верхнее —  для указания страниц в многостраничных  документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая размеры полей. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Нумерация страниц в документах

      В соответствии со сложившейся практикой  установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

      Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р6.30-2003: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.). Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Сокращения  слов, допускаемые  в документах

      В содержании управленческих документов применяются сокращения двух типов: лексические (так называемые аббревиатуры, функционирующие как самостоятельные слова) и графические.

      Примеры наиболее типичных сокращений:

      А) лексические сокращения:

      - буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, КБ, АКБ;

      - звуковые (при чтении произносятся  звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ, ВУЗ;

      - буквенно-звуковые (при чтении часть  слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, НИОПИК;

      - слоговые сокращения (образованы  из частей слов, слогов слов): зампред, главбух, техред, Мосжилстрой, Мосинтур);

      - частично сокращенные слова (образованы  из части или частей и полного  слова): профсоюз, рембаза, хозрасчет, Москоллектор, Мосгоркомспорт);

      - усечения: зам., зав., спец.;

      - телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника);

      - смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО,  МосгорБТИ.

      Б) графические сокращения:

      - точечные: стр. – страница, др. –  другие, т.п. – тому подобное, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица;

      - дефисные: г-н – господин, гр-н  – гражданин;

      - косолинейные: п/о – почтовое  отделение, а/я – абонентский  ящик;

      - нулевые или курсивные (как  правило, так обозначают физические  величины): т, кг, см, л;

      - комбинированные: ж.-д. – железодорожный, об./мин – оборотов в минуту, сев.-зап. – северо-западный и  др.

      Употребление:

      - слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.);

      - слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф. доцент — доц., начальник — нач., и т. д.

      - слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подп. 1.1., рисунок 5— рис. 5., раздел 2 — разд. 2.

      Слова при указании денежных единиц: рубль  — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион  рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.

      Можно использовать сокращения, принятые в  данном документе. При этом в скобках  указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно  после первого упоминания полного  написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

      Не  допускаются также следующие  сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. — текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

Оформление  в документах написания  чисел

      В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

      При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три  цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических  устройств на группы не разделяются  и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

      Простые дроби пишутся через косую  черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после  запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

      При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую  черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

      Порядковые  числительные, обозначаемые арабскими  цифрами, пишутся с падежными  окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

      Если  арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис  с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

      Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

      В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено  цифрой, то следующее за цифрой слово  пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Оформление  в документах знаков препинания и символов

      Знаки препинания (точка, запятая, точка с  запятой, вопросительный и восклицательный  знаки) пишутся и печатаются без  пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие  за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно. Знак "тире" может быть применен как знак дефиса, как знак, заменяющий слово "есть" и в качестве знака переноса. Знак "тире" при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: "социально-политические методы", "финансово-экономический факультет"). Знак "тире" при использовании его в качестве заменителя слова "есть" отделяется пробелами с двух сторон ("демократия — путь к процветанию"). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова. В документах, где повторяющиеся слова в столбик, их можно заменить кавычками или словосочетанием "То же". Комбинацию из знаков тире и кавычек (—»—) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

      Примеры правильного оформления: 

      Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки "№" и "%" ставятся только при  цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки "№" и "%" также приводятся текстуально (например: двадцать пять процентов избирателей).

Документооборот

Понятие документооборота и  его основные этапы

     Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

      Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

     Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждении с момента их создания исполнения или отправки.

      В рациональных целях организации документооборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

      Документопоток  – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

      Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: 

      1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

      2. Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения.

      3. Рациональное движение документов внутри организации.

      4. Обработка исполненных и отправляемых  документов.

      Основные  принципы организации  документооборота:

      — прохождение документов должно быть оперативным;

      — каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения документов;

      — порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов должны быть единообразными.

      Таким образом, основная задача организации  документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

      В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

      Входящие  документы – поступают на предприятие от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц, например: постановления органов власти (управления), приговоры суда, письменные обращения граждан и т.п. Поступление входящих документов происходит по каналам почтовой либо электрической связи (в том числе по электронной почте, телеграфу, телефону, телефаксу и несколько реже, по телексу и радио). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 1).

      Рис. 1. Схема прохождения входящей документации

      После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в следующих  случаях: если на документе отсутствует дата, если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.), если адрес отправителя есть только на конверте. В остальных случаях конверты уничтожаются.

      При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.  Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.