Формирование и хранение дел в делопроизводстве. 2

2.7. Формирование и  хранение дел в  делопроизводстве

Номенклатура  дел

Делами называют совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом  называют один документ [1, 3, 5, 9].

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество документов различных видов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения  и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или  нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

• по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
• по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;
• по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;
• по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;
• по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

Основным видом  работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление  номенклатуры дел.

Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный  перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с  указанием срока их хранения, оформленный  в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий  и организаций, независимо от специфики  его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура  дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и  дел и ведения справочной картотеки  документов. Она используется для  учета и обеспечения сохранности  дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и  видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия  и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические  документы и печатные издания.

Номенклатуры  дел подразделяются на:

• типовые;
• примерные;
• конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает  единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих  различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура  конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его  области деятельности. На больших  предприятиях могут составляться отдельные  номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура  дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или  специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной  структуры учреждения, комплекса  документов, на основе которых будут  формулироваться наименования дел  и определяться принципы их формирования.

Номенклатура  дел подписывается ответственным  составителем, архивистом, согласовывается  с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в  службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный  архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура  дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и  руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения  структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных  подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»). Остальные  структурные подразделения располагаются  после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с  присвоением им индексов. Каждое подразделение  имеет свой порядковый номер (индекс).

В номенклатуре дел небольших организация (без  деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия  или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора  и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

Внутри разделов располагаются заголовки дел  с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

В начале каждого  раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел  должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных  в следующей последовательности:

• название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;
• краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;
• дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»;
• название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
• слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она  ведется. В заголовках не рекомендуется  употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения  дел заголовки могут дополняться.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием  сроков хранения» со ссылкой на соответствующую  статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия  и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной  экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой  или примерной номенклатурой  дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная  система документационного обеспечения  управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая  инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия  по составлению номенклатуры дел.

Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 2.2).

Первая графа  содержит индекс дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения  и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце  раздела номенклатуры оставляют  резервные порядковые номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел.

Во второй графе  перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к  одному делу накапливается большое  количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третья графа  заполняется в конце года и  содержит сведения о количестве томов.

В четвертой  графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в  соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа  заполняется в течение года. В  примечаниях указываются отметки  о заведении ( незаведении ) дел, об ответственных  за эти дела, о передаче дел в  другое подразделение или другому  лицу, о делах, переходящих на следующий  год, изъятых или утерянных делах  и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа  и номер полки, где оно хранится.

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго  тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного  хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается  и одобряется экспертной комиссией  предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в  государственный архив (если документы  поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 2.3, 2.4).

Если организация  не сдает документы на государственное  хранение, номенклатура дел может  согласовываться с экспертной комиссией  вышестоящей организации. 

Формирование  дел

Формирование  дел - это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [5, 9].

Формирование  дел способствует оперативной обработке  и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает  порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики  отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел  и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный  архив.

При формировании дел придерживаются определенного  порядка:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия  и другие учредительные документы  формируются в самостоятельное  дело.

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (табл. 2.5). В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса  документа, его даты, содержания и  номера листа. 

Контракты предприятия  делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом  объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и  факты. Переписку предприятия делят  на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие  документы) корреспонденцией. Если число  предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.

Переписку систематизируют  в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после  документа-запроса.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают  единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят  специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к  которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления  или утверждения. Например: отчет  за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут  формироваться централизованно (в  канцелярии) и децентрализованно (в  структурных подразделениях). При  составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению  присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных  подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное  за архив.

Документы в  личных делах размещают в следующей  последовательности:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.
3. Анкета, листок по учету кадров.
4. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении).
5. Дополнение к личному листку по учету кадров.
6. Дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места  жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного  значения группируются отдельно от личных дел.

В пределах групп  личного дела документы располагают  по хронологии. Копии приказов о  наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.

Дела формируются  с начала года. На каждое названное  в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом  количестве документов из них формируют  самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Скоросшиватели  рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать  в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут  вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также  включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки  вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать  последовательности расположения дел  в номенклатуре. При поиске сначала  находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке  папки) - необходимые документы.

Сведения о  делах заносятся в опись дел (табл. 2.6). 

Оформление  дел

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента  заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный  архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел  проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному  составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной  надписи.

Полное оформление дел включает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного  хранения и по личному составу) указывается:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в  именительном падеже (или указывают  официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и  номер дела переносят на обложку  из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют  и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность  документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части  документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при  полистном просмотре дела. При  наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок  дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к  заголовку дела пишется после  него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного  года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата  дела» содержит годы заведения и  окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также  датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного  дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое  оно заведено. Датой дела, содержащего  протоколы заседаний коллегиальных  органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого  дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе  составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с  указанием должности составителя, даты составления и подписывается  составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе  и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи  со ссылкой на соответствующий акт. 

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в  ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в  годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией  соответствующего учреждения государственной  архивной службы. До этого он проставляется  карандашом.

Архивные шифры  на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному  составу проставляются чернилами  после включения дел в годовые  разделы сводных описей дел. Сводные  описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы  с постоянной экспертной комиссией  соответствующего учреждения государственной  архивной службы (для описей дел  по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре  указываются номер фонда, номер  описи номер дела.

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения. 

Перед подшивкой  дел из них удаляют металлические  скрепления (булавки, скрепки) и в  конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для  заверительной надписи. Все листы  дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем  углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный  пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного  хранения должны быть переплетены и  подшиты прочной ниткой в твердую  обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден  при подшивке, к листу подклеивается  полоска прочной бумаги, за которую  документ и будет подшит. 

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для  временной работы, как сотрудникам  предприятия, так и сторонним  организациям.

Сотрудникам предприятия  дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся  на оперативном хранении дела. При  выдаче дел сотрудникам с них  берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам  структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят  карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись  исполнителя, срок возврата, отметку  о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу  и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе  в этом случае указывают дополнительно  наименование организации, запрашивающей  документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность  документов несут ответственность  руководители структурных подразделений  и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы  с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.