Функции управления в таможенных органах

Кафедра “Таможенное дело”

Реферат

по дисциплине “Управление в таможенных органах ”

тема: “Функции управления в таможенных органах” 
 
 
 
 
 
 
 

      Содержание 

Введение

1. Общие и  конкретные функции управления  таможенной деятельностью

2. Планирование  и прогнозирование в управлении таможенной деятельностью

3. Организация  и координация управления таможенной  деятельностью

4. Мотивация  в управлении таможенной деятельностью

5. Контроль в  управлении таможенной деятельностью

Заключение

Список литературы 

       Введение 

      В теории управления вопрос о функциях управления – один из центральных, поскольку касается сущности и содержания управленческой деятельности. Анализ функций, их четкая, обоснованная классификация имеют важное значение для разработки научных основ построения аппарата управления, определения его структуры и степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей структурных звеньев (отделов, секторов, групп), каждого управленческого работника и др.

      В зависимости от задач исследования управление может быть подразделено на функции по следующим признакам:

      содержание  процесса управления;

      принадлежность  к сферам (видам) деятельности;

      принадлежность  к различным видам управленческого  труда (технологический, организационный  и т.д.);

      содержание  выполняемых работ и операций внутри функции управления (общее руководство, специализированное, техническое обслуживание). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Общие и конкретные  функции управления  таможенной деятельностью

      Слово «функция» в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение».

      Деятельность  руководителей можно представить  как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.

      Функции управления – специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

      Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку  решения, придание ему формы и  доведение до исполнителей.

      Функции управления характеризуются следующими свойствами:

• осуществляются в каждой хозяйственной системе и на каждом уровне управления;
• присущи управлению любой организацией;
• разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;
• относительно самостоятельны, и в то же время тесно взаимодействуют.

      Дать  исчерпывающий перечень функций  управления весьма затруднительно. В  научной литературе, как иностранной, так и отечественной существуют различные точки зрения на классификацию  функций управления, хотя, в сущности, они отличаются лишь по отдельным параметрам. Например, Е.П. Голубков выделяет такие функции, как:

• определение целей и задач деятельности организации;
• планирование;
• организация;
• мотивация;
• координация и регулирование;
• учет, анализ и контроль.

      В свою очередь М. Мескон относит к  функциям управления следующие виды деятельности:

• стратегическое планирование;
• планирование реализации стратегии;
• организация взаимодействия и полномочий;
• построение организаций;
• мотивация.

      Отдельные авторы причисляют к функциям управления также функцию принятия решений.

      Но  несмотря на многообразие, функции  управления делятся на общие и  конкретные. Общими функциями являются, прогнозирование и планирование; организация; координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ. Они представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда. Из самого их названия вытекает, что они присущи не только сфере таможенного управления.

      Ко  второму классу относятся задачи специфического характера, свойственные только управлению таможенными структурами. Они вытекают из необходимости поддержания непрерывности рабочего процесса в среде таможенной деятельности.

      Конкретные  функции управления как более  обособленные, самостоятельные области  профессиональной таможенной деятельности применительно к новым условиям хозяйствования занимают ключевые позиции. Именно на основе анализа конкретных функций формируют структуру таможенных органов, осуществляют подбор и расстановку кадров, разрабатывают системы информации, организации делопроизводства.

      Конкретные  функции управления позволят четко  определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в  комплексе составляет процесс управления таможенными структурами. Отсюда можно  сделать основной вывод, что выполнение конкретных функций зависит от компетентности, гибкости, оперативности, предприимчивости таможенных руководителей и, отсюда следует, успешное выполнение заданий, качество работы. Функции управления способствуют налаживанию и успешному функционированию всех подразделений действующей структуры управления по вертикальным и горизонтальным связям. Исходя из такой посылки А.Я. Кибанов подразделяет все функции управления на внешние, внутренние, главные, основные, вспомогательные, полезные, вредные, неестественные, дублирующие 

      2. Планирование и  прогнозирование  в управлении таможенной  деятельностью

      Планирование  и прогнозирование занимают ведущее  место среди функций управления. Прогнозирование – это предвидение  хода развития на предстоящий период для конкретной таможенной организации. Планирование – это задача в плане показать то, чего нужно достичь, какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

      Прогнозирование и планирование определяют перспективу  развития и будущее состояние  системы, как объекта, так и субъекта управления, вместе взятое. Являясь активным управленческим процессом оказания воздействия на систему, они усиливают темпы ее развития производства, способствуют вскрытию дополнительных резервов, материальных источников, требуют применения передовых методов и форм воздействия на весь ее организм. Для того чтобы снизить риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации, руководство принимает обоснованные и систематизированные перспективные плановые решения. Планирование на ближнюю перспективу помогает создать единство общей цели внутри организации.

      В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке  и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных  решений, направленных на достижение желаемого результата, предусматривает следующее:

• Цели и задачи.
• Пути и средства. Достижение поставленных целей, которые состоят в выборе методов совокупности взаимосвязанных действий.
• Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.
• Пропорции. Поддержание пропорциональности между отдельными элементами таможенной системы – важнейшее условие ее эффективности.
• Организация выполнения плана и контроль.

      Существуют  три способа планирования: от достигнутого уровня, оптимальное и адаптивное.

      Наиболее  простой – от достигнутого уровня. Он не нацеливаете коллектив на изыскание резервов повышения эффективности производства. Консерватизм проявляется в том, что он не требует особых усилий и знаний для реализации принятых решений. При этом способе планирования не уделяется должного внимания научно-техническому прогрессу.

      Более прогрессивный способ – оптимальное планирование. Он строится на системе научно-обоснованных нормативов, экономико-математических методах, совместном рассмотрении планов взаимосвязаных объектов. Цель его – достижение наиболее высоких конечных результатов. Такое планирование часто связано с коренными качественными преобразованиями в системе, концентрацией ресурсов, сил и средств. Его недостаток – не всегда учитываются возникающие в ходе производства на местах возможности корректировки заданий.

      Широко  внедряется адаптивное планирование – это планирование, которое позволяет гибко реагировать на изменения во внешней среде, т. е. учитывать их в плане и эффективно к ним приспосабливаться. Центр тяжести здесь переносится на факторы и стимулы, обеспечивающие выполнение принятых решений. При этом используются местная инициатива, резервы, изыскиваются пути дальнейшего повышения эффективности деятельности. Большое внимание уделяется самому процессу составления плана, его увязке со смежниками.

В таможенной системе  РБ применяется адаптивное планирование управления таможенными процессами, направленное на перевод таможенных процедур на новый качественный уровень, отвечающий современным условиям экономического роста.

      В период 2008-2010гг. Государственным таможенным комитетом велась активная работа по созданию и внедрению системы  электронного декларирования товаров, основанной на безбумажной технологии таможенного оформления.  
       Применение современных информационных технологий позволило в значительной степени упростить взаимодействие таможенных органов и субъектов хозяйствования, снизить временные и финансовые издержки по осуществлению процедур таможенного оформления и таможенного контроля.  
     В целях дальнейшего поэтапного внедрения и развития перспективных информационных таможенных технологий Государственным таможенным комитетом разрабатывается Концепция проекта «Электронная таможня» (e-Customs) на период 2011-2015гг.  
    В рамках Концепции предусматривается определение приоритетных направлений развития информационных таможенных технологий для обеспечения дальнейшего расширения взаимодействия с участниками международной торговли, создания благоприятных условий для ведения организациями и предприятиями внешнеэкономической деятельности, улучшения социального и информационного обслуживания граждан, ускорение и упрощение таможенных процедур таможенного контроля, внедрения общепринятых мировых стандартов безопасной торговли, повышения качества таможенного регулирования и администрирования в целом.  
Основными задачами, решаемыми в рамках проекта «Электронная таможня» (e-Customs), будут являться:

      развитие информационно-коммуникационной инфраструктуры таможенных органов, обеспечивающей опережающее удовлетворение растущих информационных потребностей таможенных органов, органов государственного управления и участников ВЭД;  
          повышение качества и доступности предоставляемых участникам ВЭД информационных услуг на основе информационно-коммуникационных технологий, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек;

      совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений;  
          содействие внедрению в практику международной торговли и применению участниками ВЭД электронного документооборота и современных информационных технологий; дальнейшее развитие и совершенствование системы электронного декларирования товаров;  
         обеспечение интеграции с информационными ресурсами банковской системы, государственных органов, информационными системами зарубежных таможенных служб для реализации принципов «одно окно», «одна остановка». 

      На  современном этапе экономического развития планирование должно быть комплексным. Сначала дается анализ состояния хозяйства, различных сторон его деятельности, а затем учитываются такие факторы, как общественная потребность, имеющиеся трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Принимается во внимание также нормативная база, сбалансированность планов на основе натуральных и стоимостных балансов, балансов производственных мощностей и труда.

            Виды планирования зависят от направленности и характера организации: стратегическое или перспективное; среднесрочной тактическое или текущее. Вышеупомянутая Концепция относится к стратегическому планированию таможенной деятельности. Целью стратегического планирования является комплекс снование проблем, с которыми может столкнуться организация в перспективе.

      Среднесрочные планы, как правило, охватывают пятилетний срок. В них отражаются количественные показатели, в том числе и в отношении распределения ресурсов, сведения по источникам финансирования. Текущее планирование охватывает детальные разработки (обычно на один год) оперативных планов для таможенной организации в целом и ее отдельных подразделений.

      Методология планирования базируется на широком  использовании программно-целевого подхода. Он требует точных формулировок целей организации и их увязки с ресурсами. Цели ставятся на длительную перспективу и отражают главные направления программы развития организации, в соответствии с которой формулируются конкретные задачи каждому подразделению.

      Благодаря стратегическому и текущему планированию формируются задачи финансово-хозяйственной деятельности на определенный период и конкретные способы их деятельности. В планах предусматриваются необходимые для осуществления задач материальные и финансовые ресурсы и методы их эффективного использования. Методология планирования предусматривает увязку целей с ресурсами, определение последовательности, средств и методов достижения целей.

      В таможенных органах планирование ведется  «сверху вниз». Планирование осуществляется на высшем уровне управления и носит характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения. 

      3. Организация и  координация управления  таможенной деятельностью

      Организация как функция управления на предприятии  охватывает главным об разом исполнительскую  и оперативную деятельность. Ее задача сформировать управляющую и управляемые подсистемы, установит конкретные параметры, режим работы подразделений, организации, отношения между ними.

      Организация выступает как вид деятельности, которая направлена на разработку и  утверждение схем и структур управления, должностных инструкций, положений, других нормативных документов. В ее основе – глубокий экономический анализ существующего положения дел, научный расчет, всестороннее изучение работника и управленческого процесса.

      Посредством организации соединяется люди и  подразделения единый организм. Однако это соединение не случайно, а подчинено законам управления, благодаря действию функции организации устанавливается и взаимодействие между объектом и субъектом управления.

      Функция организации заключается в установлении временных и постоянных взаимоотношений между всеми подразделениями. Она определяет порядок и условия функционирования предприятия. Существует два пути реализации этой функции: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

      Через административно-организационное управление определяется структура, устанавливаются взаимосвязи, распределяются функции между подразделениями, делегируются полномочия и устанавливается ответственность между работниками аппарата управления.

      Оперативное управление заключается в постоянном сравнении достигнутых результатов с показателями текущих планов.

      Организационную структуру составляют подразделения  с их взаимосвязями, которые определяются целями предприятия, его подразделений  и их функциями.

      По нормам, признанным Всемирной таможенной организацией, показателем степени развитости таможенной администрации любого государства является развитая инфраструктура, применение современных информационных технологий, правовая база и квалифицированные кадры. Современная таможенная служба Беларуси полностью отвечает этим критериям.

      Центральным таможенным органом является Государственный таможенный комитет Республики Беларусь. Он направляет, координирует и контролирует деятельность всех таможенных органов республики.

      В структуру Государственного таможенного  комитета входят 10 управлений и 2 самостоятельных отдела.

      Управление  организации таможенного контроля

      Управление  организации борьбы с контрабандой и административными таможенными  правонарушениями

      Управление  развития таможенной инфраструктуры

      Управление  информационных технологий, таможенной статистики и анализа 

      Управление  кадров и подготовки личного состава  таможенных органов 

      Финансово-экономическое  управление

      Управление  тарифного регулирования и таможенных платежей

      Правовое  управление

      Управление  собственной безопасности

      Таможенная  инспекция 

      Контрольно-ревизионный  отдел 

      Организационно-инспекторское  управление

      Государственному  таможенному комитету подчинены 11 таможен, которые непосредственно осуществляют государственный таможенный контроль на территории закрепленных за ними зон оперативной деятельности. 

      Непосредственное  руководство деятельностью ГТК  осуществляет Председатель Государственного таможенного комитета (далее – Председатель), который назначается на должность и освобождается от должности Президентом Республики Беларусь.

      Председатель  по статусу является министром.

      Председатель  имеет заместителей, в том числе  одного первого, которые назначаются  на должности и освобождаются  от должностей Президентом Республики Беларусь.

      Численность заместителей Председателя определяется Президентом Республики Беларусь.

      Сущность  координации заключается в обеспечении  согласованности действий всех звеньев  системы управления, сохранении, поддержании  и совершенствовании установленного режима работы таможенных структур. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления, и необходимого состояния упорядоченности системы деятельности в случае отклонения от заданных параметров. Цель координации и регулирования – установление взаимодействия в работе таможенных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы. Координация осуществляется с помощью совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы между исполнителями.  

      4. Мотивация в управлении  таможенной деятельностью

      Огромное  значение для достижения целей организации  имеет использование функции  мотивации. Под мотивацией понимается процесс стимулирования самого себя и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организации.

      Различают внутреннее и внешнее вознаграждение. Внутреннее вознаграждение человек  получает от самой работы. Это удовольствие от общения с сослуживцами, чувство достижения результата, удовлетворения от полезности произведенного продукта. Внутреннее вознаграждение обеспечивается путем создания хороших условий труда и точной постановкой задачи.

      Внешнее вознаграждение дает организация (предприятие, фирма). Оно может выступать в виде, как материального вознаграждения, так и морального. Материальное – зарплата, дополнительные выплаты, премии, оплата определенных расходов. Моральное присвоение звания «лучший работник», похвала, отметка в приказе и др.

      В общей системе мотивации особую роль играет заработная плата. Рыночная экономика ориентирована на конечные результаты деятельности. Справедливое общество должно стремиться к полной компенсации затраченного труда, которая реализуется через заработную плату. А сама заработная плата удовлетворяет многие потребности – физиологические, безопасности, защищенности и другие.

      В настоящее время в таможенных структурах РБ применяются следующие меры стимулирования служащих:

      а) повышение престижа труда в таможенной сфере;

      б) достаточно высокая, регулярно выплачиваемая  и индексированная заработная плата, повышаемая с ростом квалификации служащего;

      б) создание нормальных условий труда;

      в) государственное страхование, гарантированное повышение пенсионного обеспечения;

      г) обеспечение служебной перспективы (повышение по службе и в звании).

      Специальные звания имеют цель повышения ответственности  сотрудника к выполнению своего долга  и стимулируют это стремление. Присвоение звания или повышение в должности напрямую связаны с аттестацией, которая бывает общая и персональная.

      . Аттестация должностных лиц таможенных органов проводится в целях определения объективной оценки их служебной деятельности, соответствия занимаемой должности, уровня профессиональной подготовки, правовой культуры и служебной перспективы.

      . Аттестация Председателя Государственного таможенного комитета, первого заместителя, заместителей Председателя Государственного таможенного комитета проводится в порядке, установленном Президентом Республики Беларусь для аттестации руководящих кадров государственных органов системы обеспечения безопасности Республики Беларусь.

      Аттестация  должностных лиц таможенных органов, не указанных выше, проводится периодически каждые три года аттестационными комиссиями, создаваемыми в Государственном таможенном комитете и таможнях. Порядок проведения аттестации таких должностных лиц таможенных органов, порядок создания и деятельности аттестационных комиссий устанавливаются Государственным таможенным комитетом.

      Аттестация  руководителя контрольно-ревизионной  службы Государственного таможенного  комитета осуществляется аттестационной комиссией Государственного таможенного  комитета с участием руководителя или  заместителя руководителя главного контрольно-ревизионного управления Министерства финансов.

      В таможенных органах устанавливаются: следующие персональные звания:

      государственный советник таможенной службы I ранга;

      государственный советник таможенной службы II ранга;

      государственный советник таможенной службы III ранга;

      советник  таможенной службы I ранга;

      советник  таможенной службы II ранга;

      советник  таможенной службы III ранга;

      инспектор таможенной службы I ранга;

      инспектор таможенной службы II ранга;

      инспектор таможенной службы III ранга;

      инспектор таможенной службы IV ранга; 

      Звания  присваиваются в следующих случаях:

      1) истек установленный срок службы  в предыдущем звании;

      2) новое звание соответствует должности;

      3) служащий положительно себя зарекомендовал.

      Кроме того, очередное звание может быть присвоено до истечения срока выслуги в предыдущем звании как поощрение за добросовестное исполнение должностных обязанностей.