Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Госсударственная архивная служба

Содержание

Введение 3

Государственная архивная служба 4
Структура, функции и задачи 6
Ведомственные архивы и их функции 11

Заключение 13

Список литературы 14

Введение

Архивная служба России в ее государственном понимании ведет свое начало с петровских времен, хотя она активно функционировала во времена царствования Ивана Грозного и тогда появился первый центральный архив Московского царства, называемый Царский архив.

Принципиально важным является понимание архивной службы страны не только в рамках системы государственных архивов и управляющих ими органов, но как совокупности всех структур, в том числе муниципальных, ведомственных и негосударственных, ответственных за сохранение, использование и организацию архивных документов. Именно в этом смысле мы употребляем соответствующее понятие.

Государственный архив Российской Федерации (далее РФ) - архив России, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти РФ; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв.; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны; особо ценный объект культурного достояния народов России.

Цель работы – рассмотреть государственную архивную службу, ее структуру, функции и задачи.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Познакомиться с правовой основой Государственной архивной службы.

2. Рассмотреть структуру Государственной архивной службы, ее функции и задачи.

Работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка литературы.

1. Государственная архивная служба

Изменение экономической структуры государства, появление наряду с государственной иных форм собственности повлияли на формирование Архивного фонда (АФ). Архивный фонд состоит теперь из двух частей: государственной и негосударственной.

Государственную часть АФ составляют документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах государственных учреждений, организаций и предприятий (собственность федеративная, субъектов Федерации, муниципальная).

Для осуществления организаторских и контрольных функций по охранению и использованию АФ РФ существует Государственная архивная служба (ГАС).¹

В 1994 году создана Государственная архивная служба России (Росархив). Она является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ.

Федеральная архивная служба России руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, а также Положением о Федеральной архивной службе.

В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, и других территориальных образованиях управление архивным делом осуществляется администрацией, которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления архивным делом и решать вопросы архивного дела в своем регионе. Эта самостоятельность нарушила прежнюю стройность архивной системы.²

Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах осуществляется органами власти и прокуратурой.

В 1998 г. Правительством РФ было принято Постановление «Об утверждении «Положения о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее роль и место в системе государственных учреждений РФ.³

Таким образом, Государственная архивная служба сегодня – это созданная система государственного хранения архивных документов, которая обеспечивает решение главной задачи, извечно присущей и решаемой архивами во всем мире - сохранения накопленных столетиями документальных богатств.

2. Структура, функции и задачи ГАС

Структура ГАС

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения.

В систему Государственной архивной службы России входят:

государственные органы управления архивных делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.⁴

В Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсуждения и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России.

При Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов АФ РФ и их экспертной ценности.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемыми Правительством РФ по представлению Росархива.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий.

Органы управления архивным делом (органы архивного управления, архивные органы) - это отраслевые органы государственного управления. Во главе отрасли стоит центральный федеральный орган - Росархив, который осуществляет руководство федеральными госархивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них - местными госархивами.

Задачи и функции ГАС

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда РФ;
анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;
контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела;
осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

Отсюда вытекают и функции Росархива и значительная часть функций республиканских и местных архивных органов. Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ:

экспертиза ценности документов, обеспечивающая поступление на государственное хранение наиболее ценных документов из ведомственных архивов, с привлечением к этой работе экспертных комиссий учреждений и научной общественности;
разработка перечней документов со сроками их хранения;
мероприятия, обеспечивающие пополнение АФ РФ документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан;
организация строительства новых хранилищ, оборудования их, внедрение новых технологий.⁵

С работой по комплектованию госархивов и по сохранности документов тесно связан учет документов. Архивные органы ведут пофондовый учет документов, хранящихся в госархивах, и сводный учет по ведомственным архивам, а также учет наиболее ценных документов негосударственной части АФ.

Росархив осуществляет государственный централизованный учет документов АФ, в целях совершенствования и повышения информативности которого в центральном фондовом каталоге главка внедряется автоматизированная система научно-технической информации (АСНТИ).

Не менее важной функцией Росархива является разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Правила и другие нормативные документы являются обязательными для госучреждений всей страны. Республиканские, краевые и областные архивные органы также разрабатывают инструкции или другие пособия, но на базе основных правил и в пределах своей компетенции.

Основными разработчиками теоретических и методических вопросов являются ВНИИДАД и НИЦКД. Но в разработке отдельных проблем участвуют и другие архивные учреждения, объединенные по регионам в зональные научно-методические советы (ЗНМС), работу которых координирует Росархив.

Использование документов в интересах общества является одной из важнейших функций архивных учреждений, и в организации этой работы архивные органы играют ведущую роль. Они участвуют в публикационной работе, которая проводится совместно с другими научными учреждениями страны (институтами академий наук России, обществом историков-архивистов, учебными заведениями, рядом ведомств). Для публикации используются документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах.⁶

Порядок использования документов устанавливается Росархивом. Гражданам России и других государств разрешается снимать копии с документов или делать заказы на их изготовление. Однако при выдаче копий пользователям госархивы имеют право устанавливать условия их использования. Доступность архивов для широкого круга пользователей заставляет ускорить темпы и методическую разработку по созданию качественного, высокоинформативного научно-справочного аппарата с применением современных технологий поиска нужных сведений.

Таким образом, Государственная архивная служба - построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом. Органы управления архивным делом - это отраслевые органы госуправления. Во главе отрасли стоит Росархив, который осуществляет руководство федеральными госархивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них - местными госархивами. В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, и других территориальных образованиях управление архивным делом осуществляется администрацией. Основной задачей является организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда РФ.

3. Ведомственные архивы и их функции

Помимо государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив.

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функций, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы.

Главные задачи и основные функции ведомственных архивов различных видов изложены в основных правилах и типовых положениях, разработанных ГАС:

Типовом положении об архиве учреждения;
Примерном положении об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения;
Типовом положении о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации.⁷

Согласно типовым положениям о ведомственных архивах для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;
фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;
личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.⁸

Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Единая государственная система делопроизводства».

Главные задачи ведомственного архива:

комплектование архива;
обеспечение сохранности и учет документов;
отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение; использование хранящихся в архиве документов;
осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений и подведомственных учреждений, а также проверка состояния архивов.

Таким образом, ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. Профиль ведомственного архива ограничивается, как правило, документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. В госархивах документы хранятся постоянно, в большинстве ведомственных - временно.

Заключение

Архивные документы стали информационным продуктом, потребляемым масштабно и активно. В этих условиях со всей остротой встают вопросы о целесообразности, границах, характере контроля.

Государственная архивная служба России обеспечивает сохранение архивов, обеспечивает контроль за информацией о государственной тайне, тайне личной жизни в интересах безопасности граждан.

По данным последней паспортизации объем Архивного фонда РФ составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

Ежегодно объем документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивных учреждениях системы Росархива, увеличивается в среднем на 1,6 млн. единиц хранения за счет приема из ведомств документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда РФ.

Архивный фонд РФ - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда РФ являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Список литературы

Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в ред. от 11.02.2013) // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.
Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.1998 № 1562 // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.
Постановление от 04.09.1973 г. № 435 «Единая государственная система делопроизводства» // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.
Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.
Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования [текст] / Е.В. Алексеева. - М.: Академия, 2007. - 272 с.
Козлов, В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ [текст] // Справочник секретаря и офис-менеджера. - М.: Апрель, 2006. - 356 с.
Крайская, З.В. Архивоведение [текст] / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: Просвещение, 2010. - 224 с.
Тельчанов, А.Д. Архивоведение: Конспект лекций [текст] / А.Д. Тельчанов. - М.: Просвещение, 2011. - 160 с.
Щегельский, А.В. К вопросу об архивных документах [текст] / А.В. Щегельский. - М.: Диалог, 2010. - 264 с.

¹ Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в ред. от 11.02.2013) // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.

² Тельчанов, А.Д. Архивоведение: Конспект лекций [текст] / А.Д. Тельчанов. - М.: Просвещение, 2011. – С.56.

³ Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.1998 № 1562 // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.

⁴ Щегельский, А.В. К вопросу об архивных документах [текст] / А.В. Щегельский. - М.: Диалог, 2010. - С.145.

⁵ Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. // СПС «КонсультантПлюс»: [электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление от 1 августа 2013 г.

⁶ Козлов, В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ [текст] // Справочник секретаря и офис-менеджера. - М.: Апрель, 2006. - С.12.

⁷ Крайская, З.В. Архивоведение [текст] / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: Просвещение, 2010. - С.89.

⁸ Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования [текст] / Е.В. Алексеева. - М.: Академия, 2007. - С.111.