Hiflex - система управления

Введение

С каждым днем информационные технологии достигают всё более высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний  используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе систем автоматизированного складского учета.

Первый полиграфический комбинат — одна из крупнейших в России журнально-газетных типографий с полным комплексом услуг для производства высококачественной печатной продукций, включая редакционно-издательскую подготовку и распространение.

В январе 2007 года началось внедрение автоматизированной системы управления Hiflex MIS в структуру предприятия. В результате на типографии были установлены практически все модули автоматизированной системы Hiflex, кроме складского учета и бухгалтерии. Данные модули представлены системой 1С: Предприятие.

В данном дипломном проекте будут  рассмотрены модули складского учета  различных систем управления, проведен их сравнительный анализ и в итоге  будут сформулированы рекомендации по автоматизации складского учета на Первом полиграфическом комбинате.

Сущность  и задачи складского хозяйства

Склад - специализированное здание, сооружение, устройство, предназначенное для  приемки, обработки, хранения и выдачи материалов.

На полиграфических предприятиях производственные склады создаются как внутренние подразделения предприятия, которые являются неотъемлемой частью производственного процесса. В логистических цепочках склад может выступать как в качестве конечного звена, так и в качестве промежуточного звена. Производственные склады выполняют определенные функции и образуют складское хозяйство.

К основным задачам системы складского хозяйства полиграфического предприятия относятся:

• организация постоянного и бесперебойного снабжения внутренних потребителей всеми видами материально-технических ресурсов;
• обеспечение их количественной и качественной сохранности и готовности к использованию;
• максимальное сокращение материальных и трудовых затрат, связанных с осуществлением складских операций.

Структура складского хозяйства

По классификации, принятой в полиграфии, складские помещения делятся на следующие группы:

• склад бумаги и картона,
• склад (база) полуфабрикатов,
• склад готовой продукции,
• склад материалов,
• склад горючесмазочных и легковоспламеняющихся жидкостей.

Автоматизация складского учета

Объемный товарный портфель, большое число обслуживаемых клиентов, непрерывный товарный поток. В любом предприятии данные критерии непременно вызывают ошибки при комплектации и отгрузке заказов, возникновение пересортицы, неверное управление товарными запасами. Данные задачи, в основном возникающие из-за ошибок работающего персонала, успешно решает автоматизация складского учета.

Для наилучшего использования складской  автоматизации особое внимание следует  обратить на использование сканеров штрих кодов, специализированных систем управления. 

Автоматизация складских помещений  позволяет:

• сократить затраты на хранение;
• сократить затраты на персонал;
• упростить внутренние логистические процессы;
• решить задачи адресного хранения;
• оптимизировать управление складскими запасами;
• построить систему учета, используя несколько виртуальных складов.

Результатом автоматизации складского учета является уменьшение количества ошибок персонала, ускорение и оптимизация  отдельных бизнес-процессов, введение дополнительного контроля в учетной системе, улучшение прозрачности и управляемости бизнеса.

Сравнительный анализ автоматизированных систем управления полиграфическим предприятием

Сегодня появляется все больше и  больше интересных предложений по внедрению  автоматизированных систем управления, решающих достаточно широкий круг задач современного полиграфического предприятия.

Если у полиграфического предприятия  возникает потребность в установке  системы управления, для правильного  выбора необходимо сформулировать и  решить ряд задач, которые позволяют исключить риск неправомерного вложения материальных, физических и интеллектуальных средств.

Функции систем управления полиграфическим предприятием

Как видно из полученной таблицы, все  системы управления имеют разные функциональные возможности. Отсюда следует, что все автоматизированные системы  управления можно классифицировать по масштабам предприятия, в зависимости от ее назначения, области применения и способа внедрения.

Назначение и область  применения систем управления полиграфического предприятия

Hiflex MIS – наиболее полная по функциональному содержанию система управления, разработанная специально для полиграфической отрасли. Система Hiflex имеет «гибкое ядро», позволяющее без системных доработок и переделок провести внедрение на любом полиграфическом предприятии, независимо от его размеров и спектра выпускаемой продукции.

Начав проект по внедрению автоматизированной системы управления, службы и отделы Первого Полиграфического комбината сформулировали основные задачи, предъявляемые к системы управления:

• Сокращение времени подготовки калькуляций;
• Минимизация ошибок при подготовке калькуляции;
• Снижение трудозатрат по планированию производства;
• Сокращение времени подготовки и передачи заказов в производство;
• Снижение трудозатрат и повышение качества подготовки заказа к производству;
• Сбор, группировка, хранение и систематизация информации по заказам, составление аналитической и отчетной документации.

Из всех представленных систем управления наиболее оперативно и эффективно эти  задачи решает Hiflex MIS. Немаловажным фактором при выборе АСУ является возможность  сбора информации посредством формата JDF, который значительно сокращает время передачи данных между структурами предприятия. Система Hiflex имеет такую возможность.

В следующей главе, при помощи метода оценки выбора автоматизированной системы  управления, я проведу расчет всех рассмотренных систем управления, в результате которого сделаю вывод о наиболее оптимальной системе управления для ООО «Первый полиграфический комбинат».

Критерии  оценки выбора автоматизированной системы  управления полиграфическим предприятием

Одной из проблем выбора АСУ является поиск такой системы, которая бы отвечала требованиям автоматизации конкретного полиграфического предприятия.

Для того чтобы сделать правильную оценку автоматизированной системы, необходимо производить оценку систем из приблизительно одной стоимостной категории. Стоимостная характеристика системы в первую очередь зависит от того, на какой масштаб производства она рассчитана – малые, средние, крупные. Масштаб производства характеризует такие показатели, как объем выпускаемой продукции, численность рабочих, стоимость основных фондов. По масштабу производства различают крупные (свыше 100 рабочих мест), средние (до 100 рабочих мест) и малые (до 15 рабочих мест) полиграфические предприятия.

ООО «Первый полиграфический комбинат»  относится к предприятию с  крупным масштабом производства, соответственно необходимо выбрать наиболее функциональную, эффективную систему управления. Для того чтобы провести оценку, составим список необходимых задач, которые должна будет выполнять АСУ и расставим коэффициенты значимости выполнения каждой задачи, т.е. ранжирование задач по их значимости выполнения на предприятии.

Коэффициенты значимости выполнения задач

Для каждой из систем рассмотренных  выше определяем коэффициент полноты  выполнения каждой из поставленных задач. Если выполнение задачи не предусмотрено в АСУ, то коэффициент равен 0.

Коэффициенты полноты  выполнения задач

Рассчитаем единый коэффициент функциональности для каждой системы, воспользовавшись формулой:

,  (2.1)

где n – количество задач, определенных заказчиком.

K_n – коэффициент полноты выполнения поставленных задач для системы.

k_n – коэффициент значимости выполнения каждой задачи.

Разбиваем все системы на три  группы: малые, средние и крупные  предприятия.

Среди всех групп определяем самую  дешевую систему – это Армекс. Теперь рассчитаем стоимостной коэффициент  для  всех систем, используя соотношение:  стоимость самой дешевой системы разделить на стоимость данной системы. Следовательно, стоимостной коэффициент системы Армекс равен 1, а все остальные системы будут меньше 1.

Результаты расчетов

Для определения соотношения стоимости и качества для каждой системы воспользуемся формулой:

,   (2.2)

где - стоимостной коэффициент системы.

- единый коэффициент выполнения  для АСУ.

Соотношение стоимости  и качества АСУ

Как уже упоминалась выше, ООО  «Первый полиграфический комбинат»  относится к крупным предприятиям  с численностью рабочих свыше 100 человек. Система управления для  данной типографии должна состоять из подключаемых модулей, выполнять функции управления предприятием, решать административные задачи, обмениваться данными в формате JDF и т. д.

Важным фактом при применении данного  метода является то, что необходимо производить оценку систем из приблизительно одной стоимостной категории. Соответственно, проведя все расчеты и получив таблицу с итоговыми коэффициентами соотношения цены и качества, нам необходимо выбрать те системы, которые удовлетворяют данному критерию (их стоимость примерно одинакова). В таблице 2.6 данные системы выделены серым цветом.

Сравнив коэффициенты выбранных систем, мы можем сделать вывод, что для  реализации поставленных задач лучшим решением является АСУ Hiflex. Система Hiflex выполняет практические задачи и подзадачи с хорошим коэффициентом полноты выполнения, а также обладает высоким ценовым коэффициентом для ООО «Первый полиграфический комбинат». Соответственно, можно сказать, что данная типография сделала правильный выбор при внедрении системы управления.

Сравнительный анализ модулей складского учета  автоматизированных систем управления

Основные функции модулей  складского учета

Судя по данным таблицы, можно сделать  вывод о том, что самым функциональным модулем складского учета является модуль автоматизированной системы  управления Hiflex. Данный модуль контролирует все этапы при складировании и отгрузке, начиная от поступления товаров и до отгрузки готовой продукции. Немаловажным фактом является возможность использования технологии шрих кодирования, которая позволяет ускорить скорость и повысить качество оприходования и отпуска товаров. Данный модуль отлично подойдет для крупных типографий.

Такие модули как Армекс и 1С: Предприятие 8.0. Полиграфия также обладают хорошим функционалом, т.е. позволяют контролировать потоки, проходящие на складе. Имеется учет как материалов, так и готовой продукции. Их использование подходит для средних предприятий.

Остальные системы облают не высокими показателями функциональности, в основном их задача – это контроль получения  материалов  и отпуска готовой  продукции, ведение отчетности. Данные модули подойдут для малых типографий и салонов цифровой печати.

РАЗРАБОТКА  ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ МОДУЛЯ СКЛАДСКОГО УЧЕТА В СТРУКУРУ АСУ  ППК

Автоматизированная система управления Hiflex MIS на Первом полиграфическом комбинате охватывает все этапы производства кроме склада и бухгалтерии. В данной главе мы рассмотрим возможность внедрения модуля складского учета системы Hiflex в структуру предприятия, взамен существущей.

На данный момент помещения склада на Первом полиграфическом комбинате  представлены складом бумаги (листовой и ролевой), складом готовой продукции и полуфабрикатов, также в дальнейшем планируется организация склада материалов. В настоящее время модуль складского учета на типографии представлен системой 1С: Предприятие 8.0. Полиграфия, которая имеет ограниченные возможности. Эффективность склада в разы повышается при использовании технологии штрих кодирования, которая в данной системе не доступна, поэтому рассмотрим возможность внедрения модуля складского учета системы Hiflex.

Характеристика  модуля складского учета автоматизированной системы управления 1С: Предприятие 8.0. Полиграфия

Использование подсистемы управления складом (запасами) позволяет эффективно организовать складское хозяйство  и повысить производительность труда  работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур, а так же предоставляет оперативную и развернутую информацию коммерческому директору предприятия.

В системе реализован детальный  оперативный учет материалов, продукции  и товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов ТМЦ  на предприятии. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов. Подсистема позволяет:

• осуществлять управление остатками ТМЦ в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;
• осуществлять контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов;
• контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;
• задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе складов;
• учитывать ГТД и страну происхождения;
• комплектовать и разукомплектовывать ТМЦ;
• осуществлять функции ордерного учета и резервирования ТМЦ;
• вести учет материалов в разрезе свойств (формат, плотность, расход краски);
• вести учет готовой продукции в разрезе свойств (вид продукции, формат); 
• Хранить и использовать ссылки на макеты и на изображения;         
• производить расчет планового количества материалов по заказам.

Доступна информация по состоянию  складских запасов в любых  аналитических разрезах с высокой  детализацией: до уровня характеристик  товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), или до уровня серийных номеров и  сроков годности товаров. Предусмотрена  возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и  потенциального объема продаж в отпускных ценах.

Средства статистического  контроля запасов позволяют оценить "привлекательность" каждого изделия  по его доле в обороте или прибыли  предприятия (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости. [14]

Характеристика  модуля складского учета автоматизированной системы управления Hiflex

Модуль склада и база данных поставщиков обеспечивают надежную и оперативную систему размещения заказов благодаря точному контролю всех материалов, необходимых для работы предприятия. Непрерывная обработка поступающих сведений способствует своевременному планированию заказов и снижению складских затрат.

• Система автоматического оформления заказов на поставку
• Учет материала, необходимого для выполнения заказа
• Быстрый доступ к имеющемуся ассортименту товаров
• Перенос информации из базы данных бумаг
• Использование различных единиц измерения товаров
• Автоматическое резервирование товара, поступившего на склад
• Автоматическое определение доступного склада товаров
• Интегрированный учет материалов рулонной, офсетной печати
• Возможность работы со штриховыми кодами

Для учета весь имеющийся в наличии  материал делится на определенные, пользователем группы (например, листовая бумага, картон, рулонная бумага). Кроме  того, может быть указан тип бумаги, взятый из сметной документации поставщиков. Расчет количества материалов может выполняться в различных единицах - тонны и листы, тонны и рулоны.

Интегрированная система оформления заказов на покупку товара для  склада или под заказ способствует бесперебойной работе отдела закупок. Одновременно возможно оформление независимых заказов, заказов на основании сметных данных или заказов по требованию производства. По приходу материалов они могут автоматически резервироваться для одной или нескольких работ. Иначе же полученный материал заносится в общую базу хранения с возможностью последующего перераспределения.