Идеальное средство для групповой работы
Содержание
Введение ..............................
1. Groupware.....................
1.1. Виды взаимодействия................
1.2. Уровни взаимодействия................
2. IBM Lotus Notes.........................
2.1. Функции Lotus Notes……………....................
2.2. Составные части Lotus Notes..……………………………………………….6
3. Идеальное средство для
групповой работы........................
3.1. Преимущества Notes.........................
3.2. Возможности Lotus Notes при работе с документами………………….....10
3.3. Средства работы с документами в Lotus Notes……………………………11
Введение
Программное обеспечение совместной работы (англ. collaborative software, groupware, workgroup support systems, group support systems) — программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач. Так как устоявшегося русскоязычного термина пока нет, часто используется один из англоязычных без перевода.
1. Groupware.
ПО совместной работы — это область, в значительной степени перекрывающаяся с областью компьютерно-обеспеченой совместной работы (англ. computer-supported cooperative work (CSCW). Часто считается, что эти области эквивалентны. С другой стороны, ПО совместной работы — это часть CSCW, поскольку CSCW направлена на то, «как совместная работа и её координация могут быть обеспечены с помощью компьютеров». Программные системы, такие как электронная почта, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки относятся к этой категории. Предполагается, что к этому типу программного обеспечения применим закон Меткалфа — чем больше людей используют что-либо, тем более ценным оно становится.
В то время, как более общий термин социальное ПО применяется ко всем системам, используемым в том числе и вне рабочего места (сервисы блогов, социальные сети, сервисы онлайн свиданий), использование ПО совместной работы создаёт рабочую среду совместной работы. Рабочая среда совместной работы обеспечивает поддержку как индивидуальной, так и групповой работы людей, вызывая таким образом появление нового класса профессионалов — е-профессионалов, которые могут работать совместно вне зависимости от их географического расположения.
Наконец, ПО совместной работы связано с понятием систем совместной работы, под которыми понимается любая из форм человеческой организации, возникающая всякий раз, когда имеет место сотрудничество и совместная работа, формальная или неформальная, намеренная или ненамеренная. Поскольку ПО совместной работы относится к технологическим элементам CSCW, системы совместной работы становятся полезным аналитическим инструментом в изучении поведенческих и организационных параметров, связанных с более широкой областью CSCW.
1.1. Виды взаимодействия
Можно встретить несколько разных определений совместной работы (англ. — collaboration) в применении к информационным технологиям. Некоторые из них оправданы, другие же настолько обширны, что начинают терять какой-либо смысл. Для того чтобы быть уверенным что выбранные технологии подходят для конкретных нужд, необходимо понимать различия в способах взаимодействия людей друг с другом.
Есть три основных пути, по которым осуществляется взаимодействие между людьми: диалог, совершение сделки и сотрудничество.
1. Диалог — это обмен информацией между одним или несколькими участниками, основная цель которого заключается в выяснении их позиций и установлении взаимоотношений. Происходит свободный обмен информацией без каких-либо ограничений. Для поддержания диалога вполне подходят обычные коммуникационные технологии, такие как телефон, мгновенные сообщения и электронная почта.
2. Заключение сделки предполагает обмен какими-то сущностями, и эта процедура обычно проводится по хорошо определённым правилам и предполагает изменение отношений между участниками. Например, один из участников сделки обменивает деньги на товары и становится покупателем. Новый статус участников операции и обмениваемых сущностей требуется сохранить в каком-либо надёжном хранилище. Такие операции хорошо обслуживаются системами управления транзакциями.
3. Сотрудничество заключается в том, что его участники обмениваются некими общими сущностями (в противоположность сделке, когда предмет обмена принадлежит лишь одному участнику). В качестве примера можно привести продвижение новой идеи, создание новой конструкции, достижение общих целей. При этом сами сущности довольно расплывчаты и неопределённы. Таким образом, технологии для обеспечения совместной работы тоже должны быть достаточно гибкими. Они должны включать в себя управления документами, средства для ведения обсуждений с возможностью сортировки по темам, возможность восстановить историю внесённых изменений и многое другое.
1.2. Уровни взаимодействия
Groupware можно разделить на три категории по уровню обеспечиваемого взаимодействия — средства связи, средства для организации конференций и средства управления.
Электронные средства связи используются для пересылки сообщений, файлов, данных или документов между людьми и, таким образом, содействуют обмену информацией. Например:
- электронная почта
- факс
- голосовая почта
- веб-публикации
Электронные конференции тоже способствуют обмену информацией, но в интерактивной форме:
- Телефонные конференции
- Видео- (и аудио-) конференции — обмен видео и аудио с помощью компьютерных сетей
- Интернет-форумы
- Чаты
Средства управления деятельностью группы:
- электронные календари — составление ежедневников, автоматические напоминания
- системы управления проектами — составление расписаний работ, отслеживание его выполнения, наглядное отображение состояния проекта по мере его выполнения
- управление документооборотом
- базы знаний — сбор, сортировка, хранение и организация доступа к различным формам информации
Groupware может быть обычной программой для персонального компьютера, а может использовать веб-технологии, например wiki.
2. IBM Lotus Notes
IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware), содержащий в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия.
Впервые продукт выпущен в 1989 году американской компанией Lotus Development, которая в 1995 году была поглощена корпорацией IBM.
2.1. Функции Lotus Notes
Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes:
- среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности
- криптозащита (шифрование и электронная подпись)
- клиент электронной почты
- почтовый сервер
- персональный и групповой календари, планировщик задач
- набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций)
- клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)
- веб-браузер
- веб-сервер
- сервер каталогов LDAP
- сервер приложений
- репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных
- службы интеграции данных DECS (Domino Enterprise connection services)
- средство хранения вложенных файлов вне баз данных DAOS (Lotus Domino attachment and object services)
2.2. Составные части Lotus Notes
Технология клиент-сервер получила в последнее время очень широкое распространение, т.к. позволяет возложить "на плечи" мощного сервера наиболее трудоемкие операции по хранению и обработке информации, а рабочие станции сделать ответственными за работу с текущими рабочими материалами. Серверы Lotus Domino (до 1997 года - Lotus Notes Server) и клиенты Lotus Notes вместе составляют интегрированную систему групповой работы, которая является надежной и весьма гибкой при постоянно растущих потребностях предприятий.
В состав Lotus Domino входят:
- средства работы с документами, обеспечивающие занесение, хранение, изменение, удобный просмотр и пересылку информации; надежная система обеспечения безопасности, включающая средства аутентификации, управления доступом к информации и ее выборочного шифрования, использования системы цифровых подписей;
- средства передачи сообщений, обеспечивающие надежную и отлично себя зарекомендовавшую электронную почту, возможность совместной работы в рабочих группах, внимательное отслеживание всех рабочих потоков передачи информации, групповое ведение календаря и планирование;
- средства разработки приложений, включающие возможность проектирования баз данных, создания программ доступа ко всем средствам Notes и удобный отладчик программ;
- система администрирования и управления, позволяющая существенно снизить накладные расходы за счет централизованного управления и снизить потребность в квалифицированных специалистах, особенно на удаленных пунктах.
3. Идеальное средство для групповой работы.
Необходимо сразу оговориться, что идеала никогда и ни в чем достичь не удается. Всегда человеку будет чего-то не хватать, но вот достигнуть результатов, близких к идеальным - задача вполне реальная.
Понятие "средства групповой работы" (groupware) появилось сравнительно недавно, сегодня является одним из самых популярных терминов. Связано это с тем, что, во-первых, объем информации, с которым работают пользователи ПК, уже не может быть эффективно размещен на каком-либо одном компьютере и разработчик вынужден черпать данные из разных источников; во- вторых, время кустарей-одиночек давно "кануло в лету" и сегодня создание серьезных систем требует напряженного труда целой группы разработчиков, для которых необходимы эфффективные, надежные и удобные системы обмена информацией, средства управления документопотоком (workflow) и коллективного планирования.
Современные средства групповой работы масштаба предприятия отошли от традиционных задач, связанных только с хранением и передачей электронной почты. Такие системы должны быть тесно интегрированы с приложениями группового ПО для управления документооборотом и автоматизации деловых процедур, предоставлять широкие возможности по работе в корпоративных сетях Intranet, не должны иметь принципиальных ограничений на количество пользователей системы, устойчиво функционировать на различных сетевых платформах, обеспечивать работу с документами, заданными в самых различных форматах, осуществлять быстрый поиск нужных материалов, иметь высокую надежность, защищенность от несанкционированного доступа и многое другое.
С точки зрения пользователя, идеальная система, с одной стороны, должна быть очень легкой в освоении и удобной в работе, включать технологию репликации, с другой - обладать мощными средствами программирования, требовать минимальных затрат в администрировании. Пользователи хотят иметь не отдельные хорошие программные приложения, а мощный комплексный продукт, позволяющий решить практически любую задачу по надежному хранению, обработке и оперативной передаче информации в любую точку мира.
И еще один важный аспект данной проблемы. Географическая разбросанность подразделений стала свойственна не только для крупных, но и для средних и даже мелких компаний. Возрастает значение функций системы, связанных с обеспечением надежного удаленного доступа из различных филиалов фирмы (включая домашние компьютеры) и с мобильных рабочих мест, а также удаленный контроль и администрирование.
3.1. Преимущества Notes
Система Notes представляет собой операционную среду для создания документов и поддержки рабочих групп, организованную на основе сервера базы документов. По своим возможностям Notes, несомненно, превосходит простой сервер электронной почты для сети предприятия. Система стала своего рода стандартом, в сравнении с которым определяется качество многих средств для поддержки рабочих групп. Она содержит не только сервер базы данных и сервер управления документами, но и средства разработки программ и автоматизации деловых процедур, которые в настоящий момент находятся вне конкуренции со стороны других фирм. Lotus Notes, доля продаж которого на рынке программных продуктов стабильно превышает 50%, сохраняет лидерство уже в течение многих лет.
Неоспоримыми достоинствами системы по сравнению с другими аналогичными разработками являются:
- способность функционировать практически на всех сетевых платформах - Novell Netware, Windows NT, OS/2, Sun Solaris, IBM AIX, HP-UX. Выпущены клиентские версии для Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh, UNIX. Кроме этого, Notes поддерживает огромное количество приложений независимых разработчиков;
- отличная масштабируемость, заключающаяся в том, что система может превосходно работать как на одной рабочей станции, так и в сетях с десятками и сотнями серверов, каждый из которых в свою очередь может обслуживать до 1000 и более пользователей; высокая степень безопасности, обеспечивается пятью уровнями защиты и позволяет не только идентифицировать пользователя, но и гарантирует защиту от несанкционированного доступа к данным в сети Notes;
- возможность неограниченного увеличения численности пользователей независимо от их территориального расположения. Пользователи Notes имеют одинаковый доступ к разделяемым данным независимо от их местонахождения благодаря тому, что архитектура Notes содержит механизм, позволяющий легко синхронизировать работу с базами данных, даже если они расположены на разных компьютерах и в различных офисах (так, например, сотрудники, находящиеся в командировке, могут легко связаться с сервером Notes для внесения изменений в документы или получения необходимой информации);
- построение в соответствии с архитектурой клиент/сервер позволяет оптимальным образом распределить обработку информации между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей: наиболее трудоемкие процессы такие как сортировка и индексирование данных выполняются на мощном сервере, а на настольном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации;
- наличие системы полнотекстового поиска, обеспечивающей возможность быстрого поиска по заданному ключевому слову. Эта особенность является незаменимым средством для подбора материала на заданную тему (например, поиск всех документов, относящихся к проекту; литературы на интересующую тему; подбор аналогичных дел в работе юридической фирмы и т.д.);
- возможность хранения информации практически в любом формате. Это означает, что в Notes Вы сможете хранить данные как в жестко структурированном виде (обычные базы данных), так и в неструктурированном виде (произвольные записки, техническую документацию и даже чертежи и графические картинки).
3.2. Возможности Lotus Notes при работе с документами
Работа с любыми видами и типами документов, включая сообщения электронной почты, факсы, файлы любых текстовых процессоров и редакторов.
Хранимая информация может быть как строго структурированной (базы данных), так и вообще не структурированной (произвольная форма документа).
Наличие средств работы с популярными СУБД.
Полнотестовый поиск информации, даже если она хранится на удаленном сервере или рабочей станции.
Возможность одновременной работы с несколькими версиями документа.
Поддержание целостности информации в распределенной системе благодаря гибкой системе репликации. Вы можете легко отследить все изменения сделанные различными пользователями в одном и том же документе.
Каждый документ Notes может содержать "ссылки" на другие документы в любой базе данных Notes или на документы в WWW.
3.3. Средства работы с документами в Lotus Notes
Работа с любыми типами документов.
Пакет поддерживает архитектуру клиент/сервер, но при этом больше напоминает сервер базы данных, чем просто сервер электронной почты. Lotus Notes умеет работать с широким спектром различной информации, начиная от сообщений электронной почты, дискуссионных баз данных и полностью структурированных, формализованных документов до неструктурированной или "полуструктурированной" информации. Документ Notes допускает любое количество полей и присоединенных файлов, которые могут представлять собой материалы, созданные другими приложениями. Кроме того, документы Notes могут включать объекты OLE и ссылки на другие документы Notes. Не напоминает ли это Вам хранение информации на языке HTML, который используется в гипертекстовой системе World Wide Web? Такая система организации гипертекстовых ссылок была предложена Notes более десяти лет назад.
Расписания, списки срочных дел и другие приложения рабочих групп также укладываются в схему, которая применяется в Notes для работы с документами. Все эти приложения могут создаваться на основе базы данных документов Notes. Более того, клиентская часть Notes поставляется с множеством готовых приложений, что чрезвычайно экономит время пользователей и создает дополнительные удобства в работе.
Функции управления не только обеспечивают доступ к любым документам как внутри организации, так и с удаленных и мобильных рабочих станций, но и гарантируют оперативное отслеживание всего хода движения информации.
Система имеет свой собственный редактор, однако, документы могут храниться и в любом другом требуемом формате. В Notes обеспечивается работа со следующими типами объектов: документами разных видов: жестко структурированными (представляющими совокупность фиксированных полей различных видов:
- дата, текст, числовые поля) и имеющими произвольный формат (например, материалы редактора MS Word, различные изображения и т.д.);
- формами, являющимися удобным средством просмотра информации, не привязанными к конкретным документам;
- видами, обеспечивающими компактный способ представления совокупности документов;
- базами, включающими все вышеперечисленные типы объектов (документы, формы, виды) вместе с элементами дизайна и оформления;
- различными исполняемыми элементами - агентами, действиями (actions), кнопками и т.д.
Присоединенные к сообщению файлы можно просматривать и на компьютерах, работающих на других платформах (например, файлы MS Word под OS/2). Notes обладает мощным встроенным модулем просмотра документов Outside/In и позволяет использовать другие подобные системы, например, QuickViewPlus.
- Идеальные и реальные газы
- Идеальные кристаллы. Симметрия кристаллов
- Идеальные кристаллы. Симметрия кристаллов
- “Идеальные типы” как метод исследования культуры по работам М. Вебера в его избранных произведениях
- Идеальные типы хозяйств и роль протестанской этики в развитии капитализма М. Вебера
- Идеальный газ
- Идеальный газ
- Идеальное государство Платона
- Идеальное государство Платона и Аристотеля
- Идеальное государство Платона и его критика
- Идеальное государство Платона, Цицерона и Аристотеля
- Идеальное государство по мнению Руссо
- Идеальное государство по Платону
- Идеальное государство по Фоме Аквинскому
