Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Информатизация управления финансами

Министерство образования и науки Российской Федерации

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Заочно-вечерний факультет

Кафедра «Экономической теории и финансов»

Допускаю к защите

Руководитель ______________

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Финансы»

На тему «Информатизация управления финансами»

Выполнили студент группы __________

подпись

Нормоконтроль: __________

подпись

Иркутск, 2014

Содержание

Введение

Постоянно растущий интерес к современным технологиям управления предприятием коснулся и сферы управления финансами. В настоящее время информационные процессы являются активными силами взаимосвязи внутри и между экономическими объектами хозяйствования. Такие процессы в основном строятся на использовании разнообразных технологических решений.

Автоматизированная информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Информационная система (или система информационного обеспечения) финансового менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информационных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия.

Информационная система предприятия обеспечивает согласованность и оперативность действий всех служб на каждом этапе, предоставляя единую базу данных и мгновенно отображая вносимые изменения. Результирующим эффектом использования информационной системы будут значительное сокращение сроков планирования, снижение его трудоемкости, расширение возможностей по анализу различных версий плана и выбору оптимального варианта. Главной задачей современных информационных технологий финансового управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

В связи с необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия, что обуславливает актуальность настоящей работы.

1. Управление финансами в деятельности предприятия

Управление финансами является важной частью финансово-хозяйственной деятельности предприятия и его целью обеспечение деятельности предприятия финансовыми ресурсами, необходимыми для его бесперебойного функционирования.

Для достижения этой цели применяются:

контроль и поддержание ликвидности предприятия – его способности расплачиваться по своим долгам;
контроль доходности предприятия – соответствия уровня расходов объему доходов;
оптимизация использования денежных средств и других финансовых ресурсов предприятия.

Схема 1.1

Управление финансами взаимосвязано с другими областями финансово-хозяйственной деятельности через предоставление и контроль использования финансовых ресурсов. Управление финансами широко использует данные как бухгалтерского, так и оперативного учета деятельности предприятия.

Управление финансами, как правило, организуется и осуществляется Финансовым директором предприятия. Для выполнения необходимых функций и процедур на средних и крупных предприятиях при Финансовом директоре организуется функциональное подразделение – Финансовая служба (Финансовый отдел, Финансовое управление).

В небольших организациях функции управления финансами могут выполняться в рамках Планового (Планово-экономического) отдела; в ряде случаев функции Финансового директора могут быть возложены на Главного бухгалтера организации.

В крупных предприятиях в рамках финансовой службы возможно выделение отделов (секторов) бюджетного, инвестиционного, налогового планирования, управления платежами, взаиморасчетами и т.п.

Финансовая служба выполняет следующие функции:

финансовое планирование: планирование на очередной период (год, квартал, месяц) доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозного баланса организации;
инвестиционное (проектное) планирование – расчет объемов, сроков и источников инвестиций, графиков их возврата;
налоговое планирование – расчет сумм и сроков налоговых платежей, сборов и отчислений с учетом штрафов и санкций;
управление дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия – установление лимитов ее возникновения и погашения, контроль их соблюдения;
оперативное планирование и управление платежами – составление платежного календаря, визирование счетов к оплате и заявок на платежи;
оптимизация использования финансовых ресурсов: расчет потребности и организация получения заемных средств, размещение временно свободных средств;
контроль соблюдения показателей финансового плана, анализ его выполнения;
финансовый анализ текущего и прогнозируемого состояния предприятия, расчет и анализ финансовых коэффициентов, план-факт анализ.

Финансовая служба взаимодействует со следующими функциональными подразделениями по следующей схеме:

Схема 1.2

Бухгалтерия:

передает финансовой службе фактические данные бухгалтерского учета в качестве исходных данных планирования и для анализа выполнения планов;
получает от финансовой службы распоряжения на оплату, завизированные счета к оплате и другие документы по движению денежных средств в рамках оперативного управления финансами.

Планово-экономический отдел:

передает финансовой службе плановые затраты на производство продукции и плановые объемы закупок сырья, материалов и товаров для текущего финансового планирования.

Отдел продаж (сбыта):

передает финансовой службе планы реализации в стоимостном выражении для текущего финансового планирования;
получает от финансовой службы утвержденные контрольные показатели поступлений денежных средств.

Отдел закупок (материально-технического обеспечения) и другие подразделения с правом расходования денежных средств:

передают финансовой службе заявки на платежи для обеспечения своей деятельности;
получают от финансовой службы утвержденные лимиты расходования денежных средств;

передают финансовой службе на визирование поступающие счета к оплате.
2. Сущность информационных технологий

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

оптимизировать планы работы;
быстро вырабатывать решения;
четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;
создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;
формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология. Автоматизированная информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

3. Информационная система финансов

Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля финансовых ресурсов фирмы для обеспечения их эффективного использования. Все или почти все менеджеры фирмы несут финансовую ответственность в рамках своих основных функций. По меньшей мере они обязаны соизмерять свои расходы с бюджетными ограничениями данного года. Однако финансовое состояние фирмы волнует не только ее работников. Многие частные лица и организации зорко наблюдают за финансовым положением фирмы, имея в этом свой собственный интерес. Это прежде всего держатели акций фирмы, финансовые организации, поставщики, конкуренты, правительственные чиновники и т. п. Информационная система финансов фирмы должна удовлетворить информационные потребности как менеджеров фирмы, так и ее окружения в отношении финансового состояния фирмы.

ИС финансов предназначена для обеспечения соответствующей финансовой информацией работников и заинтересованных лиц как в самой организации, так и за ее пределами. Информация при этом может быть представлена в виде периодических и специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации и советов ЭС. Структура ИС финансов изображена на рис. 3.1.

Рис. 3.1 Структура ИС финансов

Так же, как и другие функциональные подсистемы ИС организации, ИС финансов включает в себя ряд входных и выходных подсистем. Среди входных подсистем - бухгалтерская подсистема и подсистема внешней информации. Третья входная подсистема оригинальна. Ее целью является внутренний аудит (проверка) правильности обработки финансовых данных.

Три выходные подсистемы ИС финансов созданы для управления потоками финансовых средств в организации. Подсистема прогнозирования создана для предвидения поведения фирмы совместно с ее окружением в долгосрочной перспективе. Подсистема управления финансами имеет целью достижение сбалансированности потоков средств, циркулирующих между фирмой и ее окружением. Подсистема контроля призвана контролировать эффективность использования менеджерами всех доступных им видов финансовых ресурсов. Выходные подсистемы ИС финансов содержат различные типы программного обеспечения, трансформирующего данные, содержащиеся в базе данных, в информацию, обеспечивающую поддержку принимаемых решений.

Программное обеспечение ИС финансов более разнообразно, чем для других функциональных подсистем ИС организации. Реализуя в основном информационный и модельный вид поддержки, оно может включать в себя разнообразные стандартные пакеты (общие или специализированные по отраслевому принципу) прикладных программ, такие, как расчет зарплаты, управление дебиторскими счетами и запасами. Финансовые менеджеры широко используют электронные таблицы как программные средства повышения персональной производительности труда. Строки в этих таблицах используются для выражения таких финансовых показателей, как объем продаж, себестоимость, прибыль и др., а столбцы - для интерпретации временных периодов (годы, кварталы, месяцы).

Использование готовых программных продуктов даёт возможность даже небольшим фирмам эффективно использовать ИС финансов без значительных затрат на содержание компьютерных специалистов.

3.1 Подсистемы информационной системы финансов

Бухгалтерский учет контролирует все события, происходящие в организации и имеющие экономическое содержание. Бухгалтерские данные могут анализироваться различными функциональными менеджерами в различных направлениях. Менеджер по маркетингу анализирует данные об объемах продаж. Менеджер по производству анализирует затраты производства при создании продукции в цехах. Финансовый менеджер анализирует движение дебиторских счетов. Поскольку бухгалтерские данные являются единственным общим входным компонентом всех функциональных ИС организации, можно сказать, что бухгалтерская информационная система является фундаментом их работы.

Подсистема внутреннего аудита. Обычно для проверки правильности финансовых расчетов фирмы обращаются к внешним аудиторам, специализирующимся в делах такого рода. Однако часто большие фирмы создают свои собственные подразделения внутреннего аудита. Поскольку задачей таких подразделений является своевременная оценка работы фирмы с финансовых позиций, то целесообразно включить их с состав входных подсистем ИС финансов.

Подсистема внешней информации. Подсистема внешней информации создана для нахождения дополнительных внешних финансовых источников, которые могут быть использованы для финансирования деятельности фирмы. Главными источниками информации при этом оказываются держатели акций фирмы и ее финансовое окружение (банки, поставщики, конкуренты, потребители). Как и аналогичные подсистемы внешней информации других функциональных ИС, подсистема внешней информации ИС финансов получает также информацию от правительственных организаций.

Подсистема прогнозирования. Прогнозирование является одним из наиболее ранних количественных приложений в бизнесе. Существует значительное число методов прогнозирования, но в рамках настоящей работы они не представляют интереса.

Подсистема управления финансами. Управление потоком средств, следующих из фирмы в ее окружение и из окружения в фирму, преследует две цели: убедиться, что поток доходов превышает поток расходов; убедиться, что положение фирмы стабильно.

Подсистема контроля. Менеджеры, имея определенные цели, которых они должны достигнуть в течение текущего периода, могут действовать лишь в рамках установленных для них финансовых ограничений. Такие ограничения формируются бюджетом текущего года. Бюджет фирмы является основой подсистемы контроля ее расходов.

4. Отечественные информационные системы финансов

Рынок отечественного ПО для автоматизации управления финансами в настоящее время наводнен различными решениями. В рамках настоящей работы я рассмотрю программные продукты отечественных разработчиков, предназначенные для компаний с оборотом от 500 млн. до 5 млрд. руб. в год.

Если разделить наиболее известные отечественные продукты по сегментам потребителей с годовым оборотом до 15 млрд. в год, то картина получается следующая:

малые (оборот до 500 млн.руб в год): Bplan, «Клиент-Коммуникатор», система Organic, «КИС Бюджетирование»;
средние (оборот от 500 млн. до 5 млрд руб. в год): «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «1С Управление корпоративными финансами», «ИТАН Управленческий баланс», «БИТ.Финанс»;
крупные (оборот от 5 до 15 млрд руб. в год): Галактика, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», PlanDesigner, «Парус-Предприятие».

В сегменте средних компаний для автоматизации финансов доминируют продукты, функционирующие на платформе «1С: Предприятие», что неудивительно, учитывая распространение продуктов 1С в России и в среднем бизнесе. У всех продуктов неплохо выстроены контуры анализа финансовых данных, интеграция с 1С, поддержка пользователей. Но вот, например, возможности моделирования, безопасности, построения отчетности – существенно разные. Также продукты значительно отличаются по функционалу автоматизации бизнес-процессов, да и вообще по возможности их использования для задач, отличных от управления финансами. Например, на более широкое понятие - управление эффективностью бизнеса, могут претендовать вообще всего лишь два продукта из рассматриваемого сегмента: Plandesigner и «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Для более полного понимания функционала необходимо рассмотреть некоторые продукты подробнее. Подчеркну, что рассматривается ПО и функционал только с точки зрения применения к задачам управления финансами предприятия. Это означает, что реальные возможности продуктов для автоматизации управленческой деятельности на предприятии могут быть в ряде продуктов значительно шире, но это остается за рамками настоящей работы.

4.1 ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент

Разработчик: «ИНТАЛЕВ» (www.intalev.ru)

Продукт представляет собой решение по управлению эффективностью бизнеса, функционирующее на платформе «1С: Предприятие 8». Управление финансами в этом продукте - лишь одна из подсистем, но основная. Это один из старейших представителей рынка программного обеспечения для автоматизации финансового управления и из существующих решений на базе «1С» наиболее независим от учетной системы. Продукт имеет также отраслевые решения.