Информационные связи предприятия

     Кубанский государственный  университет

     Кафедра общего стратегического  инновационного менеджмента  и бизнес процессов 
 
 
 

     Реферат:

     Информационные  связи предприятия. Документооборот. Основные требования к организации  документооборота. Основные потоки документов. 
 
 
 
 
 

     Выполнила студентка 4 курса

     Факультета  управления и психологии

     Специальности ДДОУ

     Улитина Ксения 
 
 
 
 
 
 

     Краснодар 2011 

Информационные  связи предприятия. 

Предприятие имеет  внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и  внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы. В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п. 

Важными элементами в структуре современного предприятия  являются такие понятия  как Front Office и Back Office. Front office (фронт) занимается вопросами продаж и решением других задач, где приходится непосредственно работать с клиентами.  К задачам Back office относится разработка продукта, его производство, взаимодействие с поставщиками и партнерами, то есть все те операции и сервисы, где нет встречи с клиентами и заказчиками. 

Основу  ИТ-инфраструктуры предприятия составляет его собственная (корпоративная) сеть. Многие современные предприятия используют Интернет-технологии как для внешних, так и для внутренних информационных связей. Построенные на базе этих технологий сети для корпоративного использования называются интранет (intranet) и экстранет (extranet).  

В сети Интернет, которая представляет собой  пространство для общего пользования, выполняется поиск внешних материалов, осуществляется связь со средствами массовой информации (СМИ), инвесторами  и конкурентами.  

Интранет, или интрасеть, - это внутрикорпоративная сеть, которая использует стандарты и технологии Интернета, но доступна только для сотрудников компании. Основное предназначение интранет - совместное использование информации во всей компании.  

Экстранет - корпоративная сеть, использующая протоколы и технологии Интернет и общедоступные телекоммуникационные сети для взаимодействия с заказчиками, дилерами и партнерами и для предоставления им необходимой информации. 

Интранет-системы  обеспечивают организации единый способ обмена информацией и доступа к материалам, единое представление документов и единое пространство для хранения документов. Это позволяет создавать системы документооборота для компаний с региональными офисами и большим количеством персонала, расширять функциональность с минимальными трудозатратами. Работа с материалами Интернета ведется прежде всего отделом маркетинга (изучение материалов конкурентов, анализ данных СМИ и т.п.), содержание интрасети активно используется всеми сотрудниками (тогда как доступ к Интернету может быть не у всех). Зона экстранет - это среда, в которой прежде всего работают сотрудники отделов маркетинга и логистики. 

Несмотря  на активное развитие электронных средств  коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в  компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном. 

На любом  предприятии  возникает необходимость  не только вводить документы в  компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служат принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки. 

Для тиражирования  документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую. 

Значительная  часть информации поступает в  ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.  

Все больше офисных  компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.   

Документооборот. 

Документооборот - это движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработки и передачи в  архив. 

Этапы документооборота:

1. Составление  документа на предприятии или  получение со стороны;

2. Проверка  документа: по форме, арифметически;  по существу;

3. Обработка  документа: запись проводок, включение  документов в регистры;

4. Сдача  в архив. 

Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также  достоверность содержащихся в них  данных обеспечивают лица, составившие  и подписавшие эти документы.

Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в  организации графиком документооборота.

Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным  документом весь путь - от оформления и  проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ  по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков выполнения работ. 

Основные  требования к организации  документооборота 

Для правильной организации бухгалтерского учета  и своевременного отражения хозяйственных  операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению  документов.

Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О  бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных  форм первичного учета, форма которых  не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм, то они должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен  документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости  от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой  карандаш. Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, за достоверность  содержащихся в документах данных несут  лица, создавшие и подписавшие  эти документы.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Количество лиц, имеющих  право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному  и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы  можно составлять на машинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление  машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных  документах определен общеотраслевыми  руководящими методическими материалами  по созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе  АСУ предприятий, учреждений.

В том  случае, когда в правоотношении участвует  другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд  или прокуратура, предприятие обязано  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях. В  качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя  контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы  по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы  должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования:

• при  ручной обработке - дату записи в учетный  регистр;

• при  обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам, а также  документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом  или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием  даты (числа, месяца, года).

Дополнительные  требования к порядку создания первичных  документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными  ценностями, кредитных и расчетных  обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами. 

Основные  потоки документов 

   Различают три основных потока документации:

• Документы, поступающие из других организаций (входящие),
• Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

   Документы, поступающие на предприятие, проходят:

• Первичную обработку,
• Предварительное рассмотрение,
• Регистрацию,
• Рассмотрение руководством,
• Передачу на исполнение.

  Служба  документационного обеспечения  управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины  возврата.

  Конверты  от поступающих документов оставляются  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой «лично» и в адрес  общественных организаций.

  Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения  управления с целью распределения  поступивших документов на:

  Направляемые  непосредственно в структурные  подразделения или конкретным исполнителям.

  Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

  На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

  Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

  Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается  работником службы ДОУ и датируется.

  Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

  Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

  Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки  мер по совершенствованию работы с документами.