Информационные технологии в управлении

Министерство  общего и профессионального образования  Российской Федерации

Красноярский  государственный педагогический университет

им. В.П Астафьева

ИППУО, Менеджмент организации.

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

Тема: «Информационные  технологии в управлении»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 Студент 5курса, 54 группа,

ИППУО, Менеджмент организации,

Кузнецова Анастасия  Михайловна

 

Руководитель:

Пушкарева Татьяна  Павловна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Красноярск, 2011

 

 

 

 

Введение

 

  В настоящее время наблюдается усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России. К ним можно отнести следующие: экономическую нестабильность, «пробелы» в законодательном обеспечении, недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий, дефицит специалистов в области информации, недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ, пока еще явное отставание по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

 

Тем не менее, интеграция России в мировое  информационное пространство не может  не способствовать внедрению автоматизации  во все управленческие процессы, включая  управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческий сфере сопровождается рядом проблем, решать которые, в настоящий момент, вынуждено каждое предприятие.

 

Информация – это отражение внешнего мира с помощью знаков или сигналов. 
Информационная ценность сообщения заключается в новых сведениях, которые в нем содержатся (в уменьшении незнания).

 

Понятие "технология” в переводе с греческого означает искусство, мастерство, умение. Технология, как процесс, означает последовательность ряда действий с целью переработки чего-либо. Технологический процесс реализуется различными средствами и методами.

 

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических,  энергетических,  трудовых факторов производства, способах их  соединения  для  создания  продукта  или услуги, отвечающих определенным требованиям. Поэтому  технология  неразрывно связана с машинизацией  производственного  или  непроизводственного,  прежде всего управленческого процесса. Управленческие  технологии  основываются  на применении компьютеров и телекоммуникационной  техники.    

1. Программные возможности, представленные на мировом рынке для автоматизации торговых предприятий.

Не вызывает сомнений тот факт, что выбор руководителем  стратегии роста сопряжен с борьбой  за выживание в жесткой конкурентной среде, где на современном этапе  главным оружием являются технологии. На первый план выходит управление информационными потоками, эффективность  которого обеспечивается автоматизированными  системами управления.

Как и любой  процесс реформирования (переход  предприятия на новые подходы, методы и инструменты функционирования), сопряженный с внедрением программного продукта, имеет свою логику и последовательность.

Здесь первой ступенью выступает формирование стратегии, которое (кроме непосредственно  постановки целей) включает четкое видение  того, какая концепция управления будет положена в основу будущей  системы, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать в рамках данной концепции, какие ограничения (финансовые, временные, кадровые, технические) необходимо учесть при подготовке к реализации и  в процессе реализации проекта. Что касается самих целей, то они должны быть, во-первых, измеримы в количественных и качественных показателях, во-вторых, включать конкретные критерии их достижения, включая срок. Каждая поставленная цель должна быть не просто пожеланием руководства, а обоснованным, количественно определенным результатом.

Таким образом, именно на этапе постановки целей  и задач руководитель должен четко  определить, какой путь автоматизации  будет наиболее оптимальный для  его бизнеса с учетом размеров компании, постановки менеджмента, перспектив развития, состояния конкурентной среды.

Авторы большинства  статей подобной тематики в решении  вопроса управления компанией отдают «пальму первенства» комплексной  системе автоматизации (преимущественно  класса ERP). Однако существует также  достаточное количество аргументов в пользу простых систем товарно-складского учета или собственных разработок. Выделим основные преимущества и  недостатки применяемых сегодня IT-решений (табл. 1).

\

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1. Сравнение основных типов ИТ-решений в области  автоматизации.

Преимущества		Недостатки
Автоматизация «своими силами»
- низкая стоимость разработки - более оперативная и  часто более эффективная поддержка  в период эксплуатации - оптимальный функционал системы, отвечающий требованиям конкретной системы (как следствие, скорость и удобство работы пользователей)	- большие трудозатраты - зависимость от разработчика  системы  - длительность внедрения - ненадёжность - малая перспективность - небольшое количество  рабочих мест  – не более 10 - подходит только малым  предприятиям
«Коробочный вариант» (1С)
гарантия производителя доступная цена быстрое внедрение совместимость с другими системами индивидуализация управленческого учёта Оперативность корректирования настроек после изменения законодательства		- сложность и дороговизна доработки - невозможность обеспечения  необходимой информацией для  принятия управленческих решений - слабая ориентация на  предприятие - неполнота решений - отсутствие планово-аналитических  функций средств прогнозирования спроса - малая перспективность,  - нестабильность системы  на 20-30 рабочих мест - устраивает временно, как  «кусочный» вариант
Локальный вариант
- доскональное изучение заказчиком  каждой группы оборудования, как  по техническим характеристикам,  так и по ценовым - адаптивность - клиентоориентированность		- неспособность обрабатывать большие  массивы информации - необходимость в постоянной  доработке - ненадёжность - большие трудозатраты
Комплексная автоматизация
- полнота решений - комплексная база данных  предприятия, интегрирования с  системами планирования, финансового  анализа, бухгалтерии - обеспечение оперативного  управленческого учёта - обеспечение набора программно-аппаратных  средств - гарантия производителя  и внедренца - совместимость с другими  системами - наиболее эффективно  для крупных торговых сетей		- большие финансовые затраты - недоверие или отсутствие  внедряющих фирм - преимущественно очень  долгое время внедрения - высокий риск неудачного  внедрения - риск морального устаревания  оборудования и ПО за время внедрения - большие затраты на  подготовку и обучение персонала - сложность и дороговизна  технической поддержки - избыточный функционал, который не всегда оправдан - длительный период возврата  инвестиций

 

 

Из таблицы  видно, что каждый вариант автоматизации  имеет как значительные преимущества, так и неоспоримые недостатки. В таком случае, руководителю компании необходимо отталкиваться от четко  сформулированного комплекса целей  и стратегии их реализации. Важно  определить, куда предприятие хочет  прийти как в самое ближайшее  время, так и в более далекой  перспективе. В соответствии с этим следует спрогнозировать размер компании, объем продаж, численность  ее персонала, необходимое оборудование. Безусловно, очевидным является тот  факт, что крупной торговой компании, а тем более динамично растущему  сетевому оператору розницы необходимо рассматривать варианты внедрения  интегрированной системы предприятия. На сегодняшний день ERP становится привычным  не только в производстве, но и в  торговле. В то же время, несмотря на невероятные темпы развития торговой отрасли в России, динамика развития рынка автоматизации торговых предприятий значительно отстает. Последнее сказывается как на уровне формирования розничными компаниями своих IT-бюджетов (которые обычно не превышают 1% от годового оборота — по сравнению с 3-5% в развитых странах), так и на качестве самих программных продуктов.

Как известно, первая ERP-система была создана немецкой компанией SAP AG (продукт R/3). Среди наиболее мощных и авторитетных представителей рынка выделяют Oracle, Baan и J.D. Edwards. Отечественные же разработчики также любят использовать в представлении своих продуктов термин ERP, прикрывая им недостаточную полноту и незавершенность решений. В результате — высокий процент неудачных внедрений и последующий поиск виноватых, коими обычно выступают консультанты и разработчики продукта. Однако, взглянув на эту проблему объективно, следует отметить, что в подобных ситуациях большая доля вины лежит на самих руководителях предприятий, которые недостаточно глубоко изучили рынок и выбранный ими программный продукт. Больше того, отдавая предпочтение отечественному внедренцу, следует осознавать тот факт, что пока ни одна украинская компания не может реализовать «под ключ» комплексный

 

1. Выбор программного продукта.

Несмотря  на широкое внедрение автоматизированных систем управления в компаниях различных  отраслей, в частности, торговой, одной  из основных проблем автоматизации  торговли сами ритейлоры называют недостаточную осведомленность о существующих решениях в данной сфере, отсутствие четких критериев выбора систем.

Как известно, средства в проект по автоматизации  вкладываются немалые, однако достаточно часто внедрение системы не приносит желаемых выгод. Причиной этого во многих случаях выступает именно низкий уровень компетентности представителей компании-внедренца. К сожалению, продавец программного продукта злоупотребляет неосведомленностью клиента в некоторых аспектах функционирования системы, своевременно сконцентрировав внимание, на которых дало бы возможность избежать дальнейших трудностей при работе на базе инсталлированного программного обеспечения. Попробуем выделить наиболее важные критерии выбора системы управления предприятием, что позволит уже на стадии исследования рынка четко определиться с предложениями, которые действительно максимально полно удовлетворяют потребности конкретной компании.

Итак, при  сравнении систем, необходимо обратить внимание на такие аспекты:

• Факторы, относящиеся к разработчику/поставщику:

o опыт работы на рынке. История компании-разработчика, компании-поставщика программного обеспечения;

o количество успешных внедрений поставщиком;

o уровень компетентности специалистов поставщика в предметной области бизнеса, знание модели расчета стоимости проекта, возможностей проведения бизнес-тренингов, возможностей по сопровождению и поддержке ПО, организации и управлению проектом внедрения;

o спектр дополнительных услуг, которые предоставляются компанией-поставщиком программного обеспечения;

o деятельность разработчиков в отношении развития, модификации программного обеспечения. Гарантированность дальнейшей разработки и развития системы.

 

• Факторы, относящиеся к функциональным характеристикам системы:

o завершенность разработки, функциональная полнота;

o масштабируемость — возможности по наращиванию функционала добавлением дополнительных модулей, сохранение мощностных показателей при расширении массива данных, увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов;

o комплексность решения задачи;

o интегрированность — возможность обмена данными с другими программами, экспорта данных для их дальнейшего анализа;

o открытость системы — система должна быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки, что поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия; поддержка иностранных валют и курсов их перерасчета;

o соответствие требованиям национального законодательства, оперативность учета изменений законодательной и нормативной базы.

 

• Факторы, относящиеся к техническим характеристикам системы:

o класс системы;

o платформа, на базе которой разработан программный продукт (система управления базами данных);

o высокая производительность, эффективная обработка больших и интенсивно возрастающих массивов данных;

o быстродействие (затраты времени на решение задачи пользователя);

o уровень требований к комплексу технических средств (занимаемый объем памяти, быстродействие процессора, свободное пространство на диске, др.);

o степень и простота настройки;

o количество пользователей;

o возможность работы в сети.

 

• Факторы, относящиеся к составу системы:

o имеющиеся модули системы;

o набор отчетов, отображающих состояние сложных взаимосвязанных массивов данных;

o сферы использования (главные параметры: область и размер предприятия, на которые в большей мере сориентирован данный программный продукт);

o соответствие системы критериям достаточности и «неизбыточности»;

o качество пользовательского интерфейса;

o трудоемкость освоения пользователями.

 

• Факторы, относящиеся к характеристикам надежности системы:

o наличие средств защиты от несанкционированного доступа;

o контроль над правами доступа к системе и действиями пользователей;

o надежность функционирования при беспрерывной круглосуточной работе;

o возможность в реальном режиме времени отслеживать состояния элементов системы;

o возможность оптимального и оперативного пополнения товарных запасов;

o возможность быстро и гибко делегировать права доступа пользователям системы.

При выборе системы автоматизации торговой отрасли программному продукту следует  предъявлять особые требования. Среди них выделим следующие:

• возможность ведения учета в организации с разными формами торговли (розничной, оптово-розничной, оптовой) и схемами учета;

• возможность учета по покупным ценам или ценам продажи для предприятий розничной или оптово-розничной торговли;

• ведения продаж и учета по дополнительным признакам товара: сорт, размер, вид;

• необходимость ведения полного учета взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, комитентами и комиссионерами в разрезе договоров, которые заключаются с конкретной фирмой и обеспечивают правильное формирование проводок по каждому типу договора;

• возможности ведения учета договоров, в которых указываются даты начала и окончания договора, валюта, общая стоимость, возможность отнесения услуг на затраты обращения или на себестоимость, срок отсрочки платежа (если это необходимо) и дополнительная информация на усмотрение заказчика;

• обеспечение проведения полного складского учета (инвентаризации, списания, перемещения между складами, между складом и торговым залом, переоценки товаров);

• возможность выбора метода учета товарных запасов;

• учет остатков товаров в отделах по ценам продажи;

lign:justify">• учет товара, который возвращается покупателями;

• прогнозирование спроса на основе количественных расчетных методик;

• автоматическое пополнение запасов при помощи заложенной в программе системы решений о времени и количестве заказываемых товаров; этот блок задач должен включать планирование ассортимента по результатам анализа рентабельных и неходовых товаров, а также с учетом цен, условий и периодичности поставок, вариации спроса;

• комплекс показателей эффективности управления товарным потоком;

• работа по программам лояльности, маркетинговым мероприятиям, поддержка дисконтных и кредитных карточек.

 Исходя из перечисленных критериев, менеджер получает возможность провести более глубокий анализ программного продукта, а также поставщика и разработчика системы автоматизации.

 

2. Краткий обзор существующих систем.

Среди наиболее популярных систем, представленных на отечественном

рынке программного обеспечения, можно выделить следующие решения для розничной торговли (табл. 2) — среди них продукты, разработанные исключительно для торговой отрасли и декларирующие свою универсальность — использование в различных отраслях.

Все эти системы  относятся к классу MRPII/ERP и являются лидерами на международном и, в частности, российском рынке.

•  R\3 от SAP AG

На сегодняшний  день компания SAP лидирует среди независимых  производителей бизнес-приложений и  занимает 36% этого рынка ПО. В России инсталлировано более 100 SAP  систем, на локализацию систем R\2 и

R\3 компания  затратила более 6 млн. немецких  марок.

Описание  системы:

Основные  модули:

• контроллинг
• управление материальными потоками
• техническое обслуживание и ремонт оборудования
• продажа, отгрузка, фактурирование
• система проектов
• управление, планирование и контроль основных средств
• управление персоналом
• финансовая бухгалтерия.

 

Базовая система R\3 предоставляет набор функциональных возможностей для решения организационно-экономических  задач, включая гибкое производство, планирование производственных мощностей  и техническое обслуживание предприятия, систему сбыта, прием и исполнение заказов в условиях существования  различных валют, языков, прочих особенностей, планирование и осуществление транспортных операций.

•  Oracle Applications от Oracle

Представляет  собой набор из более чем 35 интегрированных  приложений, в которые входят:

o приложения для управления финансами

o приложения для управления материальными потоками

o приложения для управления производством

o приложения для управления проектами

o приложения для управления персоналом

o приложения для управления маркетингом

Данные программные  модули для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

Базовая система BAAN IV создана для комплексной  поддержки системы управления предприятием. Все подсистемы конфигурируются  под конкретные процедуры и задачи управления. Самое главное в системе  – ее гибкость и функциональное наполнение.

Состав базовой  системы BAAN IV.

o программные инструментальные средства

o производство

o сбыт, снабжение, склады

o сервис

o финансы

o транспорт

o проект

o организатор

Несомненным плюсом системы является то, что  она легко может быть адаптирована к любому пользовательскому интерфейсу. Доступ к базе данных системы возможен из любых прикладных программ.

Программно обеспечение BAAN может применяться в широком диапазоне предприятий – от средних до самых крупных.

Функциональные  возможности комплексной интегрированной  системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:

• управление и бухгалтерский учет

• финансовый менеджмент

• управление персоналом

• логистика

• маркетинг и продажи

• управление производством

• делопроизводство и документооборот.

Система состоит  из отдельных, полностью самостоятельных  и  в то же время интегрированных  продуктов. Это позволяет создавать  систему предприятия поэтапно, начиная  с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна  в настоящий момент.

БОСС-КОРПОРАЦИЯ – полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит  из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и  персонал).

Эту систему  отличает легкость настройки и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета. Таким образом, мы рассмотрели лишь один из аспектов автоматизации — процесс выбора средства, позволяющего решить поставленные компанией задачи. Однако именно на подготовительном этапе внедрения системы и реорганизации бизнес-процессов компании наиболее важна правильная расстановка акцентов, что позволит избежать ошибок в дальнейшем. Революционные изменения, произошедшие в последнее десятилетие, связанные в первую очередь с удешевлением вычислительной техники, приближением вычислительных мощностей к рабочим местам сотрудников и развитием программного обеспечения, привели к переосмыслению роли ИТ в деятельности современных предприятий

Основные игроки рынка систем управления предприятие
Система	Разработчик
Российские
1С-Предприятие	1С
Босс	АЙТи
БЭСТ	Интеллект-Сервис
Галактика	Галактика
Парус	Парус
СУПЕРМАГ	Сервис Плюс
Западные
Advanced Store@Retail	NCR
Axapta	Navision (Damgaard)
Baan	Baan
Concorde	Damgaard
IPS Applications	IPS
J. D. Edwards EnterpriseOne	J. D. Edwards EnterpriseOne
Max	Max
Oracle Applications	Oracle
Platinum	Platinum SoftWare
R/3	SAP AG
Renaissance	Ross Systems
Scala	Scala
Sun Systems	Systems Union

 

 

 

Таблица 2. Основные игроки рынка систем управления предприятием

 

 

 

 

 

3. Методы внедрения системы

Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать  как можно скорее, в срок и в  рамках бюджета. Некоторые организации  избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а  если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.

2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.

3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.

5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Прежде чем  приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную  структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.

5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

Обеспечить  создание необходимой технической  инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

4.        Пользоваться полученными документами,  чтобы убедиться, что реализованные  функции отвечают потребностям.

Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.

2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого — попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.

3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.

4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

После проведенных  мероприятий можно приступать непосредственно  к внедрению системы. Типовой  план внедрения был разработан в  компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.

Данный план состоит из следующих этапов:

•  Предварительное  обследование и оценка состояния  компании.

•  Предварительная  переподготовка.

•  Техническое  задание (анализ проблемы построения системы)

•  Технико-экономическое  обоснование (анализ «затраты-эффект»)

•  Организация  проекта (назначение ответственных  лиц , состав комитетов)

•  Выработка  целей (что мы ожидаем от проекта)

•  Техническое  задание на управление процессами

•  Начальная  переподготовка (переподготовка сотрудников)

•  Планирование и управление верхнего уровня

•  Управление данными 

•  Одновременное  внедрение различных технологий организации и управления

•  Программное  обеспечение 

•  Опытный  пример

•  Получение  результатов 

•  Анализ текущего состояния 

•  Постоянная переподготовка

Заключение

Несмотря на сравнительную молодость  отрасли как таковой, это уже  вполне сформировавшийся рынок, с брэндами-лидерами и лидирующими продуктами. На настоящий  момент существует достаточно широкий  спектр продукции, призванной удовлетворить  самые разнообразные нужды, как  небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом. Для решения определенных проблем, испытываемых организацией при переходе к новой информационной системе управления или введении оной в эксплуатацию,  уже разработана методика преодоления, позволяющая сравнительно легко осуществлять внедрение ИТ.

 

Список источников:

http://www.cfin.ru/itm/kis/tops.shtml

www.imis.ru

www.terna.ru

www.parus.ru

www.altrc.ru

21. www.bankreferatov.ru

22. www.it.ru

23. www.itk.ru