Информационные технологии в управлении и для принятия решений

Содержание. 

Введение…………………………………………………………………………………………………………………………………..2.

I. Влияние психологических факторов на процесс принятия решений в организации………….3.

I.I. Личностные факторы в принятии решений………………………………………………………………………..3.

I.II. Субъективная рациональность - индивидуальное восприятие ситуации

      принятия решения………………………………………………………………………………….…………………………….4.

I.III Адекватные решения……………………………………………………………………………………………………………9.

II. Информационные технологии в управленческой деятельности…………………………………………12.

II.I. Классификация информационных технологий и систем……………………………………………………12.

II.II. Применение информационных технологии в управлении организацией……………………….13.

II.III. Информационные технологии как инструмент формирования

      управленческих решений………………………………………………………………………………………………….….15.

III. Заключение…………………………………………………………………………………………………………………………...20.

Список литературы………………………………………………………………………………………………………………………21. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

Моя курсовая работа «Информационные технологии в управлении и для принятия решений»  состоит из  двух частей по дисциплинам:  «Управленческая психология» и «Управление персоналом». Первая часть курсовой работы «Влияние психологических факторов на процесс принятия решений в организации»  показаны мои знания и умения по дисциплине «Управленческая психология»  Подробно рассматриваются следующие понятия:

1. Личностные факторы в принятии решений.
2. Субъективная рациональность — индивидуальное восприятие ситуации принятия решения.
3. Адекватные решения.

Во второй части курсовой работы «Информационные технологии в управленческой деятельности» я показываю свои знания и умения по дисциплине «Управление персоналом». Здесь рассматриваются такие понятия как:

1. Классификация информационных технологий и систем.
2. Применение информационных технологии в управлении организацией.
3. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений.

I. Влияние психологических факторов на процесс принятия решений в организации.

  I.I. Личностные факторы в принятии решений.

Чтобы понять процесс  принятия решения, необходимо рассмотреть  личностные факторы. Эти факторы  отражают индивидуальные качества человека. Их влияние на принятое решение становится очевидным в нескольких случаях, но все они выявляют личностное восприятие организационных проблем. Восприятие - отношение человека к окружающему миру. Люди принимают решения и действуют на основе того, как они «видят» ситуацию, т. е. восприятия окружающего мира. Личностное восприятие может мешать рациональному процессу принятия решения.

Важными составляющими  восприятия являются стереотипы и явления  ореола. Такие утверждения, как: «Все шофёры грубы», «Все женщины слишком  эмоциональны» или «Все агенты по продаже товаров жадны до денег» - примеры стереотипов.

Если руководитель уверен, что все женщины слишком эмоциональны, даже если объективные исследования доказывают обратное, он все равно будет относиться к женщинам, как к слишком эмоциональным существам. Если ему придется выбирать, кого продвинуть по службе, мужчину или женщину, он, вероятно, предпочтет служащего-мужчину, даже если женщина - более квалифицированный работник. В результате действия такого стереотипа фирма может лишиться ценного и перспективного работника.

Этот пример показывает, что стереотипы могут привести к пагубным или неэффективным решениям. Стереотипность мышления может повлиять на выбор курса действий, выработку альтернатив и даже  на  идентификацию проблемы. Однако она может упростить чей-либо взгляд на мир, что может оказаться более полезным.

Явление ореола - другой пример того, как личностное восприятие может повлиять на административные решения. Оно проявляется, когда руководитель видит в сотруднике только положительные или только отрицательные качества.

Допустим, бухгалтер  не пропустил ни одного рабочего дня в течение трех лет, но плохо готовил ежемесячные отчеты. Если такая хорошая посещаемость приведет к тому, что главный бухгалтер начнет считать бухгалтера очень хорошим служащим, то он окажется под влиянием явления ореола. В данном случае отменная посещаемость доминирует над плохой подготовкой отчетов. Примеры явления ореола можно найти во многих организациях, особенно это заметно во время  проведения аттестации служащих. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I.II. Субъективная рациональность - индивидуальное восприятие ситуации принятия решения

Субъективная рациональность - это рациональность, ограниченная рамками мышления только одного человека. Слово «субъективный» значит «эмоциональный, произвольный, предвзятый», а «рациональный» - «беспристрастный, логичный, последовательный». Поэтому руководитель, которому присуща субъективная рациональность, думает логично, но в рамках собственного мышления.

Концепция субъективной рациональности указывает, что два  человека могут использовать логику для принятия одного и того же решения и прийти к различным выводам. Это происходит потому, что один человек придает большее или меньшее значение различным факторам. Если человек придает особое значение тем или иным факторам, он использует при этом свой собственный механизм принятия решения. Жесткий, автократичный руководитель уволит  служащего без колебаний, в то время как лояльному и либерально настроенному менеджеру это сделать будет нелегко.

Личностные факторы, связанные с индивидуальным восприятием  проблемы, проявляются на всех ключевых этапах принятия решений: при оценке вероятностей случайных событий,  оценке альтернатив, общей оценке эффективности принятого решения

С  вероятностными оценками событий связаны следующие  психологические эффекты:

• эвристика репрезентативности;
• эвристика доступности;
• иллюзия контроля;
• феномен «валентности»;
• феномен сложных событий.

Эвристика репрезентативности.

Обычно в процессе принятия решений люди субъективно  оценивают исходы и вероятности  случайных событий, применяя для  этого несложные правила, или  эвристики. Их преимущество состоит в значительном сокращении времени и усилий по сравнению с рациональным процессом сбора и обработки объективной информации. Подобные эвристики нередко дают достаточно хорошие результаты, поскольку в большинстве случаев люди не стремятся к оптимальным решениям, и поэтому высокая точность оценок не требуется. Вместе с тем довольно часто использование эвристик вместо «точных измерений» приводит к серьезным ошибкам и смещениям в оценках.

Одно из таких  правил, с помощью которого оцениваются исходы и вероятности событий, называется эвристика репрезентативности. Ее сущность заключается в том, что люди обычно завышают оценки исходов или вероятностей случайных событий, которые в большей мере соответствуют их личному опыту и сложившимся представлениям.

Эвристика доступности. 

Суть данного эффекта  заключается в том, что человек  оценивает вероятность событий  в зависимости от того, насколько  легко эти события или подобные им приходят на ум, представляются или  всплывают в памяти. Обычно такая эвристика работает хорошо, поскольку часто происходящие и, следовательно, более вероятные события легче вспомнить и представить, чем события редкие и маловероятные. Но в некоторых случаях эвристика доступности дает «сбои» и приводит к систематическим ошибкам в оценке вероятностей событий. Дело в том, что некоторые события оцениваются нами как более вероятные просто потому, что их легче вспомнить. Но это объясняется не тем, что они происходят чаще, а влиянием совсем других факторов. Например, событие является для нас более доступным и поэтому кажется более вероятным, если оно произошло недавно, оставило о себе яркое впечатление или оказало на нас сильное эмоциональное воздействие.

Иллюзия контроля.

Этот феномен связан с тем, что субъективная оценка вероятности случайного события зависит от того, насколько сам человек верит, что своими действиями он может повлиять на исход данного события. Другими словами, оценка субъектом вероятности того или иного события зависит от его веры в контролируемость этого события. При этом возможны два варианта.

Во-первых, если исход  события желателен для нас, то мы считаем его тем более вероятным, чем больше верим в его контролируемость. Например, вероятность совершения выгодной сделки будет оцениваться нами достаточно высоко, если мы действительно можем заинтересовать своего партнера и повлиять на его поведение.

Во-вторых, если мы верим  в контролируемость события, но его  исход имеет для нас негативное значение, то вероятность этого события  субъективно занижается. Например, вероятность потери всех вложенных средств мы будем оценивать ниже, если знаем, как распорядиться этими средствами, и уверены в успехе. В большинстве ситуаций такие оценки вероятностей вполне адекватны, поскольку человек, имеющий возможность определенным образом влиять на ход событий, действительно делает положительный исход более вероятным, а отрицательный исход менее вероятным. Однако довольно часто вера в контроль над событиями оказывается иллюзорной. В целом было установлено, что иллюзия контроля обычно возникает в повторяющихся, но случайных по своей природе ситуациях, например в азартных играх, в условиях конкурентной борьбы или неопределенности потребительского спроса. Это неизбежно приводит людей к ошибкам в оценке вероятностей случайных событий.

Феномен «валентности».

Субъективная оценка вероятности случайного события  зависит от его «валентности», т.е. положительной или отрицательной  оценки человеком исхода этого события. Исследования показывают, что люди завышают вероятность событий с  положительными исходами и занижают вероятности событий с отрицательными исходами. Другими словами, приятные и желательные события кажутся людям более вероятными, чем неприятные и нежелательные.

Одно из объяснений этого явления состоит в том, что информация о желаемом событии легче и быстрее переводится в кратковременную память человека, становится более доступной, и поэтому вероятность такого события получает завышенную оценку. С другой стороны, информация о нежелательном событии подавляется и блокируется в долговременной памяти. При этом у человека срабатывают механизмы психологической самозащиты от травмирующей, эмоционально негативной информации. Поэтому такая информация становится менее доступной, и вероятность соответствующего события получает заниженную оценку. Проявление данного феномена часто приводит к необоснованному оптимизму в личной и деловой жизни людей. 

Феномен сложных событий.

Случайное событие называется сложным, если оно состоит из нескольких простых событий. Причем если сложное событие заключается в том, чтобы произошли все простые события, то оно называется произведением этих событий. Если сложное событие заключается в том, чтобы произошло хотя бы одно из простых событий, то оно называется суммой этих событий. Таким образом, феномен сложных событий состоит в том, что люди обычно завышают вероятность произведения и занижают вероятность суммы нескольких простых событий.

Субъективная составляющая  широко проявляется  также при  оценке альтернатив. С ней связаны  следующие феномены психологии принятия решений:

• якорный эффект;
• эффект восприятия риска;
• инерционный эффект;
• эффект реактивного сопротивления.

Якорный эффект.

 Данный эффект  возникает в задачах принятия  решений при оценивании людьми  как вероятностей случайных событий,  так и последствий альтернатив.  Его сущность заключается в том, что в процессе оценивания люди непроизвольно «привязываются» к некоторым исходным оценкам, которые были даны кем-то ранее или вообще получены случайным образом. По этой причине якорный эффект также называется эффектом привязки. Оценки, которые играют роль «якоря», как бы притягивают к себе мнение людей, которые, ничего не подозревая, подгоняют под них свои суждения.

Эффект  восприятия риска.

Данное явление  наблюдается в условиях неопределенности, когда принятие решений связано  с риском, т.е. возможностью неблагоприятного исхода. В «рискованных» ситуациях важную роль играет такое личностное качество людей, как склонность к риску. Исследования показывают, что она может изменяться в зависимости от того, как человек оказался в проблемной ситуации. Если он добровольно ставит перед собой цели и принимает решения для их достижения, то его склонность к риску увеличивается. Другими словами, в этом случае люди воспринимают риск положительно и готовы примириться с ним ради возможности достигнуть значимую для себя цель.

Инерционный эффект.

Это явление известно также под названием феномен  «самоукрепления первой альтернативы». Он состоит в том, что люди, как правило, переоценивают значимость той альтернативы или идеи, которая первой пришла им в голову при решении проблемы. Поэтому во многих случаях они не утруждают себя поиском других вариантов решения, и процесс принятия решения на этом заканчивается. Если же для решения проблемы генерируются новые идеи, то они оцениваются с точки зрения достоинств первой альтернативы. Такая оценка носит критический, предвзятый характер, что и служит причиной отказа от этих идей и самоукрепления первой альтернативы.

Эффект  реактивного сопротивления.

Это общее социально-психологическое  явление состоит в том, что любое внешнее давление, которое выражается в ограничении свободы действий или выбора, порождает сильную ответную реакцию со стороны человека. Эта реакция проявляется двояко. С одной стороны, она заключается в стремлении человека совершить именно то действие и принять именно то решение, на которые накладываются ограничения или запрет. Это происходит потому, что субъективная ценность и привлекательность таких «запретных» решений значительно выше, хотя объективно они могут быть хуже, чем иное решение проблемы. С другой стороны, если человеку навязывать или «усиленно рекомендовать» какое-либо решение, то возникает реактивное сопротивление не принимать это решение. В данном случае субъективная ценность такого решения резко падает, хотя на самом деле оно может оказаться наилучшим.

Эффект реактивного  сопротивления может использоваться в качестве реального механизма  управления другими людьми. С его  помощью можно попытаться «заставить»  другого человека принять некоторое  решение или, наоборот, отказаться от него.

Личностные характеристики и субъективные факторы  играют важную роль и на заключительном этапе  процесса принятия решений - оценки и контроля за исполнением решения. Здесь выделяются следующие психологические феномены:

• эффект чрезмерной уверенности;
• эффект «трудности-легкости»
• феномен диссонанса после трудного решения;
• эффект поведения, противоречащего отношению.

Эффект  чрезмерной уверенности.

Этим термином обозначается тот факт, неоднократно проверенный  и воспроизведенный экспериментально, что большинстве случаев люди переоценивают правильность своих решений, таким образом, что оценка руководителем правильности уже принятого решения нередко очень далека от истины. В этом нетрудно убедиться, если объективные критерии правильности решений имеются, и таким образом имеется также возможность сравнить субъективную оценку с результатом применения объективного критерия. В частности, это возможно в экспериментальных условиях, когда испытуемым задают общие вопросы, на которые уже известны правильные ответы.

Эффект  «трудности-легкости».

Дальнейшие исследования эффекта чрезмерной уверенности  показали, что оценка людьми правильности принятого решения зависит от трудности решаемой задачи. Было установлено, что при увеличении трудности  число правильных решений сокращается, но степень уверенности людей в их правильности возрастает. Вместе с тем при уменьшении трудности задачи число правильных ответов естественно увеличивается, но степень уверенности людей в их правильности почему-то снижается. Если задача очень легкая, то может наблюдаться обратное явление - эффект недостаточной уверенности, то есть в среднем оценка людьми правильности своих решений вообще оказывается ниже, чем процент правильных решений. На первый взгляд возникает парадокс: в трудных задачах люди демонстрируют уверенность, а в легких задачах - неуверенность в своих решениях. Данный феномен получил название эффекта «трудности-легкости».

Объяснить это интересное явление можно следующим образом. Когда человек должен принять  решение, он в определенной степени  уже представляет себе ту проблему, с которой имеет дело, и поэтому может примерно оценить свою компетентность в этой области. Предварительная самооценка компетентности соответствует уверенности человека в том, что он сможет успешно решить данную проблему. Вместе с тем, эта первоначальная оценка выполняет функцию «якоря», который привязывает к себе все последующие оценки уверенности. Если же проблема оказывается труднее, чем ожидалось вначале, то уверенность в ее успешном решении снижается, но не сильно: ее держит «якорь». В итоге средняя оценка уверенности в принятом решении будет несколько ниже, чем первоначальная, но все-таки выше, чем действительная правильность решений. Как следствие, при решении сложных задач наблюдается эффект чрезмерной уверенности.

Феномен диссонанса после трудного решения.

Данный эффект связан с появлением и снятием когнитивного диссонанса после принятия решения. Под когнитивным диссонансом  понимается некоторое противоречие между любыми знаниями, мнениями, убеждениями человека. При этом произвольные элементы, входящие между собой в противоречие, называют «когнициями». Люди переживают это противоречие как состояние дискомфорта и поэтому стремятся избавиться от него и восстановить свое «душевное равновесие». Именно это стремление часто мотивирует людей на принятие решений и выполнение соответствующих действий.

Чтобы снять или  уменьшить когнитивный диссонанс, существуют три основных способа:

во-первых, можно  изменить одну из когниций, входящих в  противоречие. Например, отказать данному  кандидату в приеме на работу или скорректировать свои убеждения по этому вопросу.

во-вторых, можно  снизить значимость когниций, входящих в противоречие. Например, решить, что  этот человек не такой уж плохой работник и со временем он всему  научится или что на этой должности высокая квалификация вовсе и не требуется.

в-третьих, можно  добавить новую когницию, снижающую  противоречие между существующими. Например, хотя принятое решение и  противоречит убеждениям руководителя, оно позволит сохранить хорошие  отношения с «нужными» людьми.

Эффект  поведения, противоречащего  отношению.

Если человек добровольно  принимает решение или совершает  какой-либо поступок, не соответствующие  его принципам и убеждениям, то следствием этого будет диссонанс  между знанием человека о принятом решении или совершенном действии и его индивидуальными предпочтениями. В этом случае когнитивный диссонанс может быть снят двумя способами. Во-первых, человек может оправдать свои решения, идущие вразрез с его убеждениями, тем, что эти решения направлены на достижение значимых внешних целей, ради которых «можно поступиться своими принципами». Во-вторых, если принятое решение не имеет достаточно разумного и сильного оправдания, то в дальнейшем предпочтения, ценности, убеждения могут сами измениться так, что они будут соответствовать реальному поведению человека. Например, если человек принял решение, противоречащее его нравственным установкам, то в последующем они могут измениться в сторону понижения нравственности. 
 
 
 
 

I.III Адекватные решения.

Вместо поиска и выбора лучших решений, многие руководители принимают решения, которые просто «достаточно хороши», «приемлемы». Можно возразить на это, что, раз в процесс принятия решений вовлечены люди, то «лучшие» решения редко принимаются. Вместо этого имеют место «удовлетворяющие условиям» решения.

Человек замечает что-либо привлекательное, что ему хотелось бы иметь, и, если цена воспринимается им как приемлемая, немедленно принимает  решение о покупке.  Такая стратегия  поиска приемлемого или «адекватного»  решения не ставит во главу угла оптимизацию самого процесса принятия решений: все, что требуется - это перебрать  несколько вариантов возможных решений, пока не появится тот, который выглядит «приемлемым».

  Удовлетворительные  решения. 

В противоположность  определению оптимального выбора принятие удовлетворительных решений  - это принятие просто «достаточно хороших» решений. Присущие человеку ограниченные возможности  предвидения последствий  принимаемых решений и добывания информации обо всех доступных альтернативах заставляют его принимать  за «подходящий» любой курс действий, который обеспечит улучшение положения дел по сравнению с настоящим.

Менеджеры часто  настолько боятся неопределенности, связанной с выбором,  который  кажется лучшим, что предпочитают забыть о нем в пользу более привычного, пусть даже и не лучшего выбора, зато связанного с меньшим беспокойством или меньшей вероятностью неодобрения. Таким образом, следование принципу удовлетворительности  не исключает перебора большого числа вариантов, но они исследуются поочередно, и попыток взвесить аргументы «за» и «против» не предпринимается.

Удовлетворяющее условиям решение принимается по нескольким причинам:

 - сжатые временные сроки для принятия решения;

- желание разрешить данную проблему и перейти к другим вопросам;

- нежелание заниматься детальным анализом, который требует большего опыта и высокой квалификации.

Руководители также  часто прибегают к решениям, удовлетворяющим  заданным условиям, чтобы избежать неудач и ошибок, которые могут  помешать повышению заработной платы или продвижению по службе.

Принятие удовлетворительного  решения - уже шаг к достижению цели, пока продолжаются поиски лучшего  решения. Если все альтернативы имеют  негативные последствия, удовлетворительные решения дает возможность не выбирать лучшее из худшего, но продолжить поиски лучшей альтернативы.

Ограниченная  рациональность.

Причиной того, что  руководители принимают удовлетворительные решения, является ограниченная рациональность. Их мышление ограниченно, т. к. человеческий ум не способен распределить и переработать слишком большой объем информации. Поэтому, тот, кто принимает решение, пытается работать с более или менее ограниченным количеством информации. Вместо анализа шести или восьми альтернатив, руководитель может рассмотреть только две-три, чтобы избежать путаницы. По существу, люди думают логически и рационально, но в достаточно ограниченных пределах.

Ограничения индивидуального восприятия.

Ограниченные возможности  познания, денежные ограничения, нехватка времени, недостаточная или избыточная информация, беспорядочная информация о конкурентах и неясные цели организации - все это приводит к ограниченно рациональным решениям. Опираясь на упрощенный и уменьшенный объем информации, можно принимать «ограниченное» решение. Это решение будет, скорее всего, удовлетворительным решением, поскольку невозможно принять во внимание все факторы. Поэтому можно упустить важные факторы и условия, которые могли бы привести к лучшему решению.

Другой подход к  принятию адекватных решений получил название эвристического. Люди, принимающие решения, распознают знакомые черты в ситуациях, с которыми они сталкиваются, и применяют правила подходящего поведения, ранее опробованные в сходных ситуациях.

Исследования показывают, что эксперты часто подменяют встретившуюся ситуацию уже знакомой и действуют ранее опробованными способами. Хорошие шахматисты способны просчитывать развитие позиции на большее число ходов вперед, чем новички, но их главное преимущество перед новичками заключается не в глубине анализа, а в способности распознать тип позиции и отыскать в своей памяти правила действий, подходящих к позиции данного типа. Хотя действия опытных продавцов в процессе решения проблем менее изучены, они, по-видимому, аналогичны действиям опытных шахматистов.

Эвристический подход.

Большинство людей не умеют рассчитывать вероятность будущих событий с помощью сложных «деревьев» вариантов. Тем не менее, они, как правило, умело пользуются подсказками собственной памяти, сообщающей им, насколько часто то, или иное событие происходило в прошлом. Люди используют собственную память в качестве заменителя теории вероятности.

Подобные способы  решения проблем или принятия решений в литературе принято  называть «эвристическими». Эвристические  методы принятия решений обычно упоминаются при обсуждении ограниченной рациональности, поскольку они могут интерпретироваться как реакции на познавательные ограничения, но столь, же легко они могут быть интерпретированы и как разновидность запрограммированного поведения, следующего логике, весьма отличной от последовательной логики.

Декомпозиция  проблемы.

Люди, принимающие  решения, стремятся разложить проблему на части, т.е. свести сложную проблему к нескольким более простым. Неявное  предположение, лежащее в основе этого приема, заключается в том, что совокупность решений отдельных элементов проблемы представляет собой приемлемое решение общей проблемы. Например, люди, принимающие решение относительно распределения ресурсов, выделяемых на рекламу товаров фирмы, могут сначала разделить рекламную программу на рекламные подпрограммы, связанные с отдельными продуктами, а затем разделить каждую такую подпрограмму на части, связанные с отдельными регионами.