Информационные технологии в управлении персоналом

    Введение

    Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Процесс управления персоналом можно  представить в виде множества  согласованных, постоянно принимаемых  и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Процесс управления можно представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка информации, тем эффективнее управление. Информационные технологии участвуют в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом:

    1. Планирование штанных расписаний  с формированием должностных  инструкций.

    2. Учет персонала (персональные  данные о сотрудниках).

    3. Подбор новых сотрудников и  перемещения.

    4. Планирование и учет использования  трудовых ресурсов.

    5. Расчеты с персоналом (расчет  выплат по оплате труда, пособия,  контроль выплат, подотчетные лица).

    6. Учет подотчетных сумм и депонентов.

    7. Систему управления документами.

    8. Персонализированный пенсионный  и налоговый учет

    Ключевые  слова: информационные технологии, корпоративные  Веб-сайты, электронная почта, социальные сети, профессиональные сообщества, программы  мгновенного обмена сообщениями, справочно-правовые системы, экспертные системы, отдельные  программы авторизации, специализированные комплексные программы, ERP-системы, кадровый учет, табельный учет, фонд оплаты труда.

    Основная  часть

      Современные методы управления  организацией предполагают широкое  использование информационных технологий. Компьютерная техника, телекоммуникационные  линии связи, а также персонал, владеющий навыками работы с  информацией и информационными  технологиями, являются необходимыми  атрибутами конкурентоспособного  предприятия.

      Широкое распространение информационных  технологий в сфере управления  персоналом за последние 15-20 лет  обусловлено стремлением предприятий  соответствовать общемировым тенденциям  экономического развития, в которых  информационно-технологическому аспекту  ведения бизнеса уделяется значительное  внимание.

    Информационные  персонал-технологии сделали жизнь  специалистов в сфере HR значительно  легче. Их можно разделить на 2 основные группы: Интернет-технологии и специализированное программное обеспечение (рис. 1).

    Рис. 1- Информационные технологии, используемые HR-менеджерами

    Интернет-технологии

    Корпоративные Веб-сайты являются важнейшим элементом  информационной системы компании. Его  можно считать виртуальным офисом компании, работающим круглосуточно  и доступным посетителям со всего  мира.

    Многие  передовые корпорации создают на своих сайтах в Интернете хорошо различимые HR-бренды, представляя совместно  рекламу как продуктов, так и  рабочих мест для их производства. Страницы корпоративных сайтов создаются  с учетом интересов потенциальных  работников и на них указываются  преимущества, которые предоставляются  сотрудникам компании: гибкий график для работающих матерей, особенности  социального пакета и компенсационных  систем и т. п.

    Электронная почта— технология и предоставляемые  ею услуги по пересылке и получению  электронных сообщений по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети. Для облегчения процесса ведения  электронной переписки, сотрудникам  отделов кадров рекомендуется пользоваться специализированными почтовыми  программами.

    Почтовая  программа— программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений  электронной почты одного или  нескольких пользователей или нескольких учётных записей одного пользователя.

      Правила ведения электронной переписки несколько отличны от ведения бумажной переписки. Например, не смотря на то, что массовая рассылка является достаточно эффективным и дешёвым способом привлечения новых сотрудников, данный метод никогда не создаст о компании хорошего впечатления.

    Программы мгновенного обмена сообщениями— программы  для обмена сообщениями через  Интернет в реальном времени через  службы мгновенных сообщений. Могут  передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео. Многие из таких программ могут применяться  для организации групповых текстовых  чатов или видеоконференций.

    Профессиональные  Интернет –сообщества представляют собой порталы или группы сайтов, взаимосвязанных по тематике и профессиональным интересам посредством ссылок –  своеобразные виртуальные клубы, сообщества, сетевые профессиональные организации.

      Деятельность сетевого сообщества  в сети предоставляет возможности  для знакомства с составом  и характеристиками составляющих  его пользователей, специалистов  в разных областях. При определенной  активности в рамках подобного  сообщества можно решать задачи  и целевого подбора кадров. Для  того чтобы найти носителя  знаний, например по управлению  персоналом, можно обратиться на  определенные профессиональные  ресурсы.

      Существуют также профессиональные  сети, организации, по своему содержанию  не относящиеся к управлению  персоналом, но они объединяют  квалифицированный персонал, который  может оказаться нужным компании. Профессиональное сообщество не  решает задачи трудоустройства  своих членов, но если кто-то  испытывает потребность в квалифицированных  кадрах в данной сфере профессиональных  знаний, если нужна целевая аудитория  определенного уровня, то, войдя  в подобную сеть, кадровый специалист  или руководитель найдет массу  экспертов по самым разным  вопросам.

      Таким образом, можно сказать,  что профессиональные сообщества  являются новым, еще только  формирующимся пространством для  поиска кадровых ресурсов, тем  не менее, уже сегодня многие  рекрутеры ведут активную работу  с форумами и блогами, так  как там зачастую можно встретить  узкоспециализированных специалистов, которых можно переманить в  свою компанию/компанию-заказчика.

      В течение последних нескольких  лет особенно популярными стали, так называемые социальные сети. Их появление дало массу новых возможностей для HR-менеджеров. Большинство социальных сетей поддерживает возможность создания профессиональных сообществ и объявлений о поиске новых сотрудников. Помимо обычных социальных сетей, появляются также специализированные профессиональные социальные сети. Наиболее популярной социальной сетью для поиска и установления деловых контактов на сегодняшний день является LinkedIn. В LinkedIn зарегистрировано свыше 75 миллионов пользователей, представляющих 150 отраслей бизнеса из 200 стран.

      Пользователи LinkedIn могут использовать  список контактов в различных  целях:

      Быть представленным через существующие  контакты и расширить связи.

      Осуществлять поиск компаний, людей,  групп по интересам.

      Публиковать профессиональные резюме  и осуществлять поиск работы.

      Рекомендовать и быть рекомендованным.

      Публиковать вакансии.

      Создавать группы по интересам (например: Russianconnection, Russianspeaking professional sabroad, Harvard Clubo fRussia и т. д.). [1, с. 60-62 ]

    Специализированное программное обеспечение

    Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз  данных, содержащих тексты указов, постановлений  и решений различных государственных  органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др. На сегодняшний день существует множество справочно-правовых систем.

    СПС нельзя назвать специализированными  системами по управлению персоналом, но они активно используются в  работе кадровика.

    Экспертные  системы - это программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в  конкретных предметных областях и тиражирующие их для консультирования менее квалифицированных  пользователей.

    Основная  разница между информационно-поисковыми и экспертными системами заключается  в том, что первые осуществляют лишь поиск имеющейся в их базе заданной информации, а вторые - еще и логическую переработку ее с целью получения  новой информации.

    Экспертные  системы для кадровой деятельности условно можно разделить на следующие  группы в зависимости от решаемых задач:

     - многофункциональные системы (решаемые  задачи: профориентация, профотбор,  аттестация работников, формирование  резерва и т.д.);

     - системы для группового анализа  состояния персонала (задачи стратегические: анализ и оптимизация структуры  организации, определение тенденций  развития подразделений и т.  д.);

     - системы для специалистов-психологов (выявление негативных проявлений  работников, в т.ч. криминальных  наклонностей, скрытой конфликтности,  негативных тенденций в подразделениях  и организации в целом).

    Отдельные программы авторизации - это программные  продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации Зарплата - Кадры.

      В соответствии со Словарем APICS (American Productionand Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), - это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства и оказания услуг. Важное значение при выборе ERP-системы для организации является наличие HRM-модуля. В общем контексте, HRM - это комплекс мероприятий, включающий в себя: выработку политики по персоналу, планирование развития персонала (включая карьерный рост и формирование кадрового резерва), подбор, обучение, аттестацию, учет трудозатрат и оплату труда, поддержание дисциплины труда, разработку мотивационных схем и компенсационных пакетов, планирование и реализацию социальной политики. [2, с. 20-25]

    Дадим характеристику основных информационных систем, используемых в менеджменте  персонала.

    Решения "ПАРУС" для автоматизации управления персоналом, позволяют оптимизировать управление человеческими ресурсами в крупных предприятиях и холдинговых структурах.

    Информационные  системы ПАРУС для автоматизации  управления персоналом обеспечивают решение  следующих задач:

    Организация труда и заработной платы: формирование штатного расписания; ведение часовых тарифных сеток; формирование производственного календаря; аттестация и паспортизация рабочих мест; формирование статистических и аналитических отчетов по труду и заработной плате; разработка систем материальной мотивации персонала.

    Расчет заработной платы: расчет оклада, тарифа, надбавок; оплата сдельных работ; оплата по среднему заработку; начисление премий; удержания из зарплаты: НДФЛ, алименты, штрафы, ссуды; формирование перечислений: зарплата, алименты, штрафы; формирование отчётов во внебюджетные фонды, ЕСН; формирование справок и сводов по заработной плате.

    Учет  кадров: оформление движения персонала; учет военнообязанных; учет очередных отпусков; учет работников, имеющих инвалидность; учет пенсионных прав; формирование индивидуальных сведений и списков льготных профессий; формирование отчетов по учету кадров; анализ качественного состава кадров.

    Управление  развитием персонала: ведение кадрового резерва; обучение персонала; аттестация персонала; подбор кандидатов при приеме /переводе; награждение; анализ причин увольняемости; разработка систем нематериальной мотивации персонала.

    Управление  режимом: формирование графиков работы; ведение табеля учета рабочего времени; учет простоев; учет и оформление нарушений и принятых мер; учет листков нетрудоспособности; формирование суточного рапорта; управление системой электронного доступа.

    Преимуществами  ИС "Парус" является то, что данная система позволяет:

    Руководителю 

    Повысить  эффективность работы предприятия  за счет правильной расстановки кадров.

    Сократить время принятия управленческих решений  и контролировать их исполнение.

    Снизить затраты на управление персоналом и  произвести их полный учет.

    Менеджерам  по персоналу:

    Заметно снизить трудоемкость работ.

    Автоматизировать  кадровый документооборот и подготовку внешней и внутренней отчетности.

    Повысить  производительность труда и исполнительскую  дисциплину.

    Экономисту

    Консолидировать информацию о структуре и динамике заработной платы в различных  срезах.

    Оперативно  получать аналитические данные, возможность  влиять на ФОТ предприятия в режиме реального времени.

    Бухгалтеру:

    Снизить трудоемкость работ.

    Снизить количество ошибок и неточностей  в расчетах, и как следствие  штрафных санкций.

    Обрести уверенность в каждой цифре.

    Сотруднику:

    Своевременно  получать заработную плату.

    В любой момент получить необходимые  сведения о своей зарплате, а также  документы для предоставления в  различные организации. [3]

    Работа  с системой

    Система может быть запущена только зарегистрированным пользователем. При регистрации пользователь получает определенные права доступа к средствам Системы. Действия, необходимые для регистрации пользователя и формирования его прав, выполняет Администратор Системы1. Поэтому, если при запуске Системы возникли какие-либо затруднения, следует обратиться к ее Администратору.

         Для запуска Системы  следует:

    2. В появившемся окне:

    Автоматизированная  система управления персоналом "Фараон" - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

    Учет  сотрудников

      Фараон ведет учет работников  следующих категорий:

      Кандидаты  на работу

      Внештатные  сотрудники

      Штатные  сотрудники

      Временно  неработающие сотрудники (в декретных  отпусках и  т.п.)

      Уволенные  сотрудники 

      Понятие личного  дела включает  в себя анкету сотрудника и  набор дополнительных форм. Анкета  сотрудника построена в точном  соответствии с унифицированной формой Т-2, и при необходимости выводится в Word для распечатывания. Для государственных (муниципальных) организаций, в Фараоне предусмотрено преобразование анкеты в форму "Личная карточка государственного (муниципального) служащего" Т-2 ГС (МС). А для образовательных учреждений подключается форма "Учётная карточка научного, научно-педагогического работника" Т-4.  Для того, чтобы исключить  ошибки при вводе адресов сотрудников, Фараон содержит адресный классификатор МНС РФ (КЛАДР). Благодаря ему Фараон будет подсказывать названия населенных пунктов, улиц, а также автоматически указывать индексы.

      При этом можно не ограничивать себя и конструировать произвольные дополнительные формы для учета всей необходимой вам информации (например, карточку учета контрактов, трудовых книжек и т.п.). Помимо этого можно приложить к личному делу сотрудника различные документы, а также файлы любого формата, например: фотографию, резюме, отсканированную копию диплома и т.п.

    Управленческий  учет

      Фараон автоматизирует планирование  и учет всех операций с сотрудниками. Для универсальности  базовая  конфигурация системы настроена   на автоматизацию следующих операций:

      Прием на работу

      Перевод

      Увольнение

      Очередной отпуск

      Отпуск без сохранения заработка

      Отпуск по беременности и   родам

      Отпуск по уходу за ребенком

      Больничный лист

      Командировка

      Повышение квалификации

      Профессиональная переподготовка

      Изменение заработной платы

      Изменение ФИО

      Поощрение

      Аттестация  

      При этом в Фараоне  предусмотрена  настройка автоматизации  любых  кадровых операций в соответствии  с принципами управления персоналом  организации. 

    Учет  рабочего времени 

      Фараон позволяет создавать и изменять рабочие  графики различных категорий  или смен сотрудников. В соответствии с рабочими графиками и проведенными кадровыми операциями Фараон автоматически  выводит в Excel табель учета рабочего времени сотрудников любого подразделения или всей компании. Табель четко отображает информацию о приемах, переводах, увольнениях, отпусках, больничных, командировках, и других операциях, касающихся рабочего времени, наложенную на сведения о рабочих графиках сотрудников.

    Автоматизация делопроизводства

      Фараон автоматически создает  различные кадровые документы.  Тексты документов выводятся  в Word. Каждый документ создается  по шаблону, который автоматически заполняется Фараоном. При необходимости легко можно создать шаблоны любых других документов, требуемых законодательством или внутренними положениями организации.

    Поиск информации

      Принятие решений  по многим  кадровым вопросам связано   с обработкой больших объемов   информации. Важным достоинством  Фараона является то, что он  позволяет выполнять поиск по  любым введенным в систему  данным. В Фараоне предусмотрены  следующие виды поиска:

      Поиск  по личным делам

      Поиск  по кадровым операциям

      Поиск  по документам 

      Результаты поиска представляются  в виде списка сотрудников,  который легко можно вывести в Excel и распечатать в виде отчета.

    Построение  всевозможных кадровых отчетов 

      Отчеты выводятся  в такие  привычные пакеты, как Word и Excel, поэтому их можно редактировать  и оформлять по своему вкусу. Если же окажется недостаточно предусмотренных  стандартных форм отчетов, то легко можно создать новые отчеты с помощью встроенного в Фараон генератора отчетов.

      Специальный планировщик напоминает  о приближении дат начала запланированных  очередных отпусков, аттестаций, обучения, дней рождения сотрудников, окончания  испытательных сроков и срочных  трудовых договоров. [5]

    “Резюмакс” - корпоративная система подбора персонала, спроектированная с учетом современных тенденций распределения трудовых ресурсов, не имеющая аналогов на отечественном рынке ПО. Система объединяет руководство компании, сотрудников управления персоналом, руководителей подразделений, участвующих в подборе персонала, а при необходимости партнёров и клиентов фирмы. 

      Программа “Резюмакс” устанавливается  на сервере компании, и может  удаленно использоваться из других  офисов и даже из дома. Для  каждого пользователя, в соответствии  с введенным им паролем, определяется  набор функций, которые он имеет  право использовать. Это даёт  возможность выстроить систему  централизованного управления процессом  подбора персонала, позволяет  вести удалённый контроль хода  работ по подбору персонала,  и подключать к работе сотрудников,  находящихся вне офиса. Последнюю  возможность можно использовать  для экономии фонда оплаты  труда. Особенно удобна программа  компаниям, имеющим филиалы и  централизованную систему управления HR-процессами. 

      Для кандидатов на работу “Резюмакс”  создает на Web-сайте компании полностью  автоматизированный раздел "Работа".

    Ниже  перечислены основные функции, выполняемые  программой “Резюмакс”:

      Принимает от руководителей подразделений   заявки на заполнение вакансий, и автоматизирует процесс их  утверждения.

      При необходимости предоставляет  сотрудникам ограниченный доступ  к базе данных кандидатов на  работу.