Информация и технические средства управления

План работы: 
 

-  Роль информации  и технических средств в управленческой деятельности;

-  Сущность  и основные виды информации  используемой в управленческом      процессе;

-  Современные  информационные системы, используемые в менеджменте;

-  Технические обеспечения управления;

-  Повышение  эффективности управления трудовыми  процессами посредствам научной организации труда; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                   2 
 

Введение. 

Современное общество живет в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация. 

Информация есть знание об особом факте, событии или  ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать  и решать проблемы. Они зависят  от информации. Люди имеют обыкновение думать об информации не больше, чем они думают о воздухе, для того, что бы дышать. 

Целью моей работы было рассмотреть сущность информации и технических средств управления в менеджменте. Для достижения поставленных целей в своей работе, я поставила пять задач:

Люди не делают различия между информацией и  данными. Данные являются характеристиками фактов и событий, они являются источником информации. Но сами по себе, данные ничего не значат. Они всего лишь заметки  на бумаге или биты на компьютерном диске. 

Для людей или  организаций, связанных с финансами, решающее значение приобретают связи  со средствами массовой информации, они  помогают распространять информацию, добиться положительного общественного  имиджа, овладеть техникой достижения этих целей и т.д. 

Информационный  материал – основа предпринимательской  деятельности.

Управление информацией  представляет собой процесс разработки и отслеживания стратегий, которые  извещают целевых потребителей о  преимуществе данного товара по сравнению с аналогами конкурентов. На российском рынке потребители ежедневно подвергаются воздействию сотен коммерческих сообщений. Эти сообщения мы получаем из рекламы, которую мы слышим по радио, когда едем на работу или возвращаемся с нее, с рекламных щитов расставленных вдоль дороги, из купонов раздаваемых владельцем кафе, расположенного по соседству с офисом, из телефонного звонка коммивояжера, предлагающего, например, систему очистки воды. То есть качественное управление информацией и людьми ею обладающими, на сегодняшний день является основной задачей менеджера по управлению информацией.

Правильно переданная информация поможет вам как производителю, достичь необходимых результатов, а потребителю правильно с аррентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический прогресс вносит существенные изменения как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии. Из перечисленных факторов можно понять насколько важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более.

Современные средства механизации и автоматизации  инженерного и управленческого  труда представляют собой комплекс машин, аппаратов, устройств, приспособлений и различных систем технических  средств, начиная от простейших карточек до быстродействующих электронно-вычислительных машин.

Технические средства составляют материальную основу прогрессивных систем управления производством. При выборе этих средств должен соблюдаться комплексный подход, т.е. технические средства должны применяться для всех работ по управлению, которые могут быть выполнены с их помощью. 

                                                              3 

Роль  информации и технических  средств в управленческой деятельности. 

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией. 

Коммуникация  — это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).  

Отсутствие эффективных  коммуникаций приводит к тому, что  организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций. 

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия.

Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности  работы управленческого и технического персонала. 

Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т.к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т.е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции. 

Итак, в настоящее  время имеют место, с одной  стороны, насущная необходимость использования  современной техники и технологии в управленческих процессах, с другой - объективные предпосылки для их реализации. 

                                                              4

Сущность  и основные виды информации используемой в менеджменте. 

В приложении на Схеме1 изображены типы информационных систем в зависимости от

Функционального признака с учётом управления. 
 

Существует два  основных подхода к пониманию  информации: математизация понятия информации и возведение категории «информация» в ранг общефилософской категории, отражающей всеобщее свойство мира. 

В социально-экономическом  плане информацию связывают с  отражением в сознании человека окружающего мира, его познанием. В таком ее понимании информация является необходимым условием трудовой деятельности человека, где она выступает средством коммуникации между людьми. Это и определяет ее роль в управлении, осуществление которого было бы невозможно без связей. В процессе управления информация - совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением. 

Одна и та же информация может вызывать различные  эмоции и представлять разную ценность, поэтому введение ее количественной меры является весьма сложной задачей.

Информацию об объекте можно рассматривать  как отображение этого объекта  в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована.  

Однако если информация как некоторое отображение  может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, ее потребительской стоимости можно  только в связи с человеком, который  эту информацию потребляет, в связи с процессом, где она используется. Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. 

В человеко-машинных системах можно выделить следующие  характерные особенности информации. 

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для пользователя. Принятие решения, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - являются основными целями информации в человеко-машинных системах. 

Ценность информации. Под ценностью информации, или ее потребительной стоимостью, понимают тот материальный эффект, который дает ее использование. Ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщения. Она зависит от способа и скорости ее передачи, надежности, старения и прочих факторов. 

Надежность и  достоверность. Надежность характеризует  технические возможности средств  передачи и обработки информации. Достоверность — это степень  отражения истинного состояния  объекта. 

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значение при построении систем. В системе, в которой стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь практическое значение, должно быть предусмотрено создание значительной избыточности информации. 

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации человеком определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте.  

                                                              5

Скорость работы технических устройств системы определяется количеством данных, обрабатываемых или передаваемых в единицу времени.

Периодичность. Это частота передачи информации. Плановая информация требуется сравнительно редко. На уровнях оперативного управления информация должна поступать с периодичностью, соответствующей происходящим реальным событиям.

Затраты на информацию определяются тем общественно полезным трудом, который затрачивается на ее сбор, хранение, обработку и поиск. 

Непрерывность. Информация может быть представлена в непрерывной форме для выдачи непрерывных данных. 

Основными способами  выдачи информации в человеко-машинных системах являются визуальный и звуковой. 

Управление на основе информации, строящейся по принципу обратной связи, представляет собой основную и важнейшую особенность систем и имеет существенное значение для построения управленческой информационной системы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу. 

Объект управления осуществляет свою деятельность в целях  реализации поставленных перед ним задач по заданным критериям эффективности.  

Окружающая среда  постоянно оказывает воздействие  на объект управления, а он в свою очередь для достижения намеченных целей также стремится оказывать  соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно изменяет формы своей деятельности. 

Для правильного  определения целей и эффективных  методов деятельности объект управления в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой - о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях). 

Для изучения, идентификации  и анализа внешней и внутренней обстановки используется входящая информация, а исходящая информация является средством воздействия на эту обстановку или приспособления к ней объекта управления. 

Деятельность  объекта управления, его реакция  на изменение внешних и внутренних обстоятельств основывается на анализе, обработке и синтезе информации об изменениях внешних и внутренних условий. 

Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании  ресурсов. Она предназначена для  выявления и устранения «узких» мест в производстве. Благодаря этой информации руководителям предприятий предоставляется возможность быстро определять отклонения от запланированного хода производства. На основе экономической информации дается оценка деятельности предприятия, производственных подразделений. 

Информация может быть дифференцирована по аспектам управления. По этому признаку выделяют экономическую, организационную, социальную, техническую информацию. В практике управления при разработке решений недостаточно используется социальная информация, которая не всегда имеет оптимально организованную форму учета и использования.  
 

                                                                 6

Это отрицательное  явление в процессе управления. Встречаются  недостатки, связанные с несвоевременным  обновлением экономической и организационной информации. 

По характеру  предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную.

Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, характеризуется  повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости.

 В результате  использования наглядных форм  отображения информации совершенствуется  информационное обеспечение управления. 

Аудиоинформация — это информация, воспринимаемая на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации —  использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов.  

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления. 

По форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную, и кодированную информацию.  

Цифровая информация играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в  предоставляемую информацию. Но в  процессе управления невозможно все  свести к цифровым формам предоставления информации.  

Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой  системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. 

Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию. 

Информация может  быть классифицирована по времени ее активного использования. Здесь  можно выделить постоянную и переменную информацию.  

Постоянная информация часто используется в форме нормативных  и регламентирующих актов, долгосрочных заданий.

Переменная информация — это текущая, оперативная информация, используемая сравнительно небольшой  промежуток времени. Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики разных производственных операций. 

 Она используется  в одном цикле обработки оперативного  управления и регулирования хода  производства и «живет» лишь  незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять производством, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать.

Условно-постоянная информация остается неизменной или  подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления.  
 
 

                                                               7

Часто одна и  та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать централизованный информационный фонд предприятия для удовлетворения всех информационных потребностей пользователей - работников аппарата управления. 

По отношению  к системе управления информация подразделяется на входную и выходную. Информация, поступающая на объект управления, - входная, от объекта управления — выходная. В зависимости от назначения того или иного вида информации предъявляются определенные требования к структуре входной и выходной информации, форме и периодичности ее предоставления (носитель), системе кодирования.

По отношению  к операциям обработки входная  информация классифицируется на обрабатываемую (активную) и необрабатываемую (пассивную), непосредственно не используемую для воздействия на объект управления.  

Обрабатываемая  информация по стадиям образования  бывает исходной, которая используется для проведения различного рода расчетов, логической обработки, и производной, которая получается в результате расчетов. В свою очередь исходная информация подразделяется на две группы: первичную и промежуточную. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу же использоваться для обработки, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях. 

По возможности  продуктивного использования можно  выделить информацию полезную, ложную и избыточную. В информационном обеспечении  процесса управления присутствуют все эти виды информации. Необходимо стремиться к минимальному получению ложной информации, затрудняющей разработку управленческого решения, или к определению правильного объема необходимой информации. При избыточности информации в информационном обеспечении процесса управления также создаются дополнительные трудности его осуществления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                              8

Современные информационные системы, используемые в менеджменте. 

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой. 

Система - это  упорядоченная совокупность разнородных  элементов или частей, взаимодействующих  между собой и с внешней  средой, объединенных в единое целое  и функционирующих в интересах достижения единых целей. 

В приложении на рис.2 отмечены требования к современным информационным системам управления. 

Целенаправленное  воздействие на систему, ведущее  к изменению, либо сохранению ее состояния  обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов.  

Субъект или  система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения. 

Основными функциями  управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д.  

Совокупность  взаимосвязанных органов, выполняющих  частные функции управления, определяет организационную структуру системы  управления.

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование.

На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются  среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.  

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между  объектом и субъектом управления экономического объекта, а также  между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления. 

Система управления, на основе информации о состоянии  экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). 

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).  

                                                                     9 

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается  и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс  управления.  

Информационный  процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация в  этом процессе рассматривается и  как предмет (исходная информация) и  как продукт труда (результатная информация) системы управления.  

Исходная, первичная  информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. 

Информационный  процесс управления реализуется  путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. 

Информационная  технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде. 

Автоматизированная  информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.  

Для организации  и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять  его процедуры, а также соответствующие  средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).  

Информационная  система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов  ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс. 

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система". 

Процедуры информационного  процесса могут выполняться в  ИС вручную и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации.  

Поэтому различают  неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы. 

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими  работниками без использования  или с минимальным использованием технических средств обработки  информации.  

                                                                 10

В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве  человека.